その報連相はムダ？プロジェクトを成功へと導く21世紀型「報連相」のあり方【後編】先生：木下斉

その報連相はムダ？
プロジェクトを成功へと導く
21世紀型「報連相」のあり方
【後編】
2014.4

本日の目標
(C) 2014 Area Innovation Alliance
脱・報連相教
神頼みならぬ
報連相頼みからの卒業

アジェンダ
1. 自己紹介-短縮版-
2. おさらい
3. いきなり全部をやろうとしない。全社的にできないか
ら無理ということもない。
4. プロジェクト・マネジメント基礎
5. 海外
1. コミュニティ・オーガナイズ
2. スケールアウト戦略

自己紹介
大規模
非営利
小規模
営利
エレクトロニクス系
のグローバル企業
【事業戦略】
地方都市再生企業
(地権者の共同出資会社等)
【投資・開発・運営】
政府(内閣府等)
【政策立案】
財団法人
【調査】
生協
【経営企画/調査】
NPO法人
【事業開発】
社団法人
【事業開発支援】

AIAのワークスタイル
AIA HQ 
(品川)
札幌
熱海
名古屋
城崎
北九州
熊本
石垣
アライアンスという 
独立したネットワーク
リモートワークが基本

自分の会社、部署単位で
人数生産性× = 成果
人件費の増大
いかに
効率的に働くか
× 時間
人件費の増大

重要なのは「生産性の改善」
目的は
「情報の上下横の伝達」による「生産性の改善」
!
↑
!
『情報の非対称性の排除』
各人が持つ情報を共有し、確認を相互に行うことで問題の回
避、問題の早期解決、機会の創出を実現する。
「報告・連絡・相談」は単なる１手段

チェックリスト
1. 口は出すが責任をとらない上司が多い!
2. 自分の部門の利害に固執している中間管理職が多い!
3. 1人でもごねると、意思決定にかかる時間が異常に増える!
4. 自分の部門には戦略審美眼に優れた中間管理職が少ない!
5. 自分の部門の利益を上げていないことを自分の痛みとして感じない人が多い!
6. 我社のトップマネジメントは的確な意思決定を行う能力が低い!
7. 顧客や競争の問題よりも内向きの合意をとりつけることに真剣に配慮している局
面がしばしばみられる!
8. 部門内の調整を行う際に、経営的な利害の問題ではなく、単にメンツだけの問
題解決を図ろうとしているような気持ちになる!
9. 我社のトップ周辺には奇妙な政治力学が働いている!
10.決めるべき人が決めてくれない!
11.激しい議論は大人げないと思われる!
12.正当な意見を忌憚なくいう人よりも、対立回避のための気配りをする人の方が
出世する

組織の重さ
「過剰な和の尊重」!
「経済合理性から離れた内向きの合意形成」!
「フリーライダー問題」!
「経営リテラシー不足」
→業績は悪化の一途をたどる

報連相の言い出しっぺの終わり
1982年「報・連・相」を提唱した山崎富治氏が会長を務
めた山種証券はバブル崩壊後、含み損を抱えた有価証券
を転売する「飛ばし」問題が発覚し、経営危機に陥った。
そして山崎氏自身、その責任をとって92年に会長を辞
任、93年には取締役を退いた。!
!
(日経ビジネス『報・連・相（ほうれんそう）を禁止せよ。決断力のない上
司が部下に求める無駄な作業』より)
32年の前の話

まずは「常識」の破壊

前提を破壊する
・同じオフィスでずっと四六時中働く!
・紙で資料を保管する!
・連絡方法は電話/FAX/メールである!
・資料作成や議事録作成を誰かに任せて確認する!
・スケジュールなどの管理は個々人でやる!
・会議は集合して1時間単位!
・報告は下から上にするもの!
・責任者が全てを把握する!
・頑張れば情報は伝わる

階層によって導入変化
・トップマネジメント!
・ミドルマネジメント!
・スタッフ(プロジェクト・マネジメント)!
!
→いきなり全社は逆効果。論より証拠。!
→変化は部分からしか作れない

割り切る
自分で変えられる範囲で!
変化を起こすことが大切

2つのクロス
グループワーク×パーソナルワーク!
→どちらもルール/スタイルが大切
GW B-PWA-PW

パーソナルワークルール

即決の大切さ
悩むと考えるは別物!
下手な考え休むに似たり!
クオリティよりデリバリー!
!
→決断してやって修正が基本

脱パワポ
サマリー1-2枚に終える : Word!
→本読んでサマライズし続ける訓練有効!
!
詳細資料は生データ : Excel!
→シミュレーターを作ってその場で操作

脱メール
⃝全部メールでやりとりはNG 
→外部とはメールは仕方ないとしても。!
→すぐに電話かけない。(無駄に時間使う)!
!
⃝情報量と所用時間で使い分ける!
→システム>メッセ>メール>通話の優先順位で最
短のものを選択する。

一人で考える時間
内向的時間を意識的に持つのが大切!
人に聞く前に自分で結論を出す!
→GWの基本ルール

ツリーで整理
物事は構造化で整理する!
!
活用ソフト/サービス:Treeその他

タイマーを活用
タイマー方式!
集中力が続く時間には限りがある!
→45分ルール

質問
行っている!
個人ワークの効率的な実施法

道具は使う人の問題
ツール × スタイル → 改善
ITで
安価で便利に
人間
の変化
は難しい

簡素なルール化
問題は、!
不明瞭かつ複雑化する恣意的な運用。!
いくらツールをどんどん導入しても無意味。
!
まずは、!
引き算したルールを決める

ファクトに基づく
膨大な量の平凡な情報を!
日常的に人間はさばけない!
!
→膨大なccメールは読まない/読めない!
→日・週・月報はちゃんと書かない、読まれない!
→細かな報告書は読まれない!
!
一定水準以上の情報共有効果はない。!
足し算のルールNG

増やしたら減らす
1つルールを増やしたら、2つ減らす!
!
1増2減の原則

認知限界と軍隊組織
8人以内、30人以内、150人以内
3つの範囲を意識する

心理的対立の解消
作る人、見る人という固定的関係の打破!
!
→共通ルール下で動く
縦横関係ない共通作業化

時間的制約の徹底
・会議時間単位を15分単位にする!
・週一で1時間の会議を毎日10分にする!
・電話会議などの積極採用!
・事前作業を義務付ける!
→資料確認・アイデア出しなど個々人で!
!
(変化球)!
・立ちながら会議!
・対局時間制!
・部屋の会議施錠!
・時間給換算

報告+連絡とか区分なし
1. 事前 
重要なのは「タスク」と「担当」と「期限」の設定。 
→誰が何をやるのかを決定すれば、それ以上必要なことはない。!
2. 経過 
上記設定状況を各人が更新して、上の人間は確認すれば
終わり。!
3. 事後 
報告書の作成→履歴で十分
→個別に細かな報告/連絡しても誰も聞かない

質問
ツール導入で生産性が!
あがるための条件は!
何でしょうか?

例外処理のないツール活用
使う人、使わない人を産むと!
ツール導入の意味はない!
!
→全員が使うことが基本

事例
グループワークハック

リモートワークルール
全てをリモートワークに合わせる!
→物理的制約(コスト)を破壊する

ペーパーレス
紙媒体資料→スキャン+OCR解析→共有

ITを活用した自動化
紙を排除し!
「記録、共有、検索」!
を自動化/効率化する!
!
! ! → 記録(保存コストの低減)!
! ! → 共有(送付・確認コストの低減)!
! ! → 検索(探索コストの低減)

データ共有
ローカル保存禁止→共有サーバー保存

保存ルール
1.全て共有フォルダに入れる。!
オフライン作成を禁止。リアルタイムオンライン保存を基本。!
!
2.ファイル/フォルダ名ルールを作る。!
ex)ファイル:日時_内容_作成者.拡張子!
ex)フォルダ:PJ番号_PJ名!
!
3.検索可能化を義務付ける。!
スキャンファイルはOCR解析して文字検索可能化。

Skype / Googlehangout
⃝ 繋ぎっぱなしリモートオフィス!
→基本的にリモートワークの定例日は繋ぎっぱなし!
!
⃝ 打ち合わせ!
→時間限ってSkype/googlehangout活用!
→移動時間短縮、時間厳守にもつながる

Skype / Googlehangout
モバイルでも十分会議可能な高機能/高品質!
繋ぎっぱなしだとリモート感が希薄に!
画面共有などでプレゼンなども可能

googledriveの活用
⃝議事録作成!
→GoogleDriveのような複数人同時加筆修正可能なアプ
リで会議中に発言者が記載し、終了時点で終わり。別途
作成して確認作業などもいらなくなる。!
!
⃝報告書!
→分担決めてGoogleDriveで同時執筆で進めていって完
成。リアルタイムで相互読みながら修正すれば、確認会
議など必要なくなる。

GoogleDriveの活用
秀逸なのは同時編集機能!
(テレビ会議しながら一気に作成してしまうとかも可能)

目的で使い分け
1.ちょいとした連絡: ショートメッセージ!
(LINE,FB,Googlehangout)!
!
2.記録したい連絡 : メール、ML!
!
3.コンタクト状況確認 : cc専用MLに流しておく(個々
人はサマリーのみで検索可能にしておくだけ)!
!
4.進の確認 : プロジェクトマネジメントツール
(asanaなど)

Asana
プロジェクト>タスク>担当>期限
個別の進確認とか聞かなくて済む

サイボウズLive!
外部メンバーとの簡易的なプロジェクト管理!
いいね!で確認(fb同様)

定期的な集中mtg
四半期などの定期的な!
集中mtgを設ける

質問
皆さんの使っている!
オンラインツールと活用方法!
をご紹介ください

重要なのは
情報の非対称性の解消
ツールとスタイルを変えて両立を目指す!
→いかに手間かけずに実現するか
生産性の改善

部分から変える
(1)パーソナルワーク→自分で変えられる!
(2)グループワーク→自分で導入できる範囲
からスタートする

先週の講義の主要な参考文献
できれば来週までに読んでみてください

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!
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様々な団体企業の方々など多様なお立場の方々にお読みいただいております。さらに北九州市立大学を皮切りに宮城大学、徳島大学等での採用も決まり、まちづくり教
育の教材として活用されています。
!
ネットとリアルコミュニティで現場に活用できる
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える情報メディア&コミュニティにもなっています。
!
試し読みが可能
初月無料のため、まずは試し読みが可能です。関心が有る方はまずはご登録を。
!
⃝読者の方の声
「有料メルマガを購入は初めてで、抵抗もありましたが内容に驚き、そして納得しています。感想としては、豊富な実例に裏打ちされている点読みやすくわかりやすいと
思います。自分は店舗の販売促進を手掛ける立場から街の活性化を考えているが、これまでに無い事例や考え方があり、毎回参考になることが多いです。」(S.Yさん)
!
「規模の大小に関わらず、事例が紹介されているので、地元に照らし合わせることができる。また、事業を進める中で出てきた問題点と、考えられる解決策等も紹介さ
れているので、地元のまちづくりの参考にしやすい、という点です。」(N.Kさん)

まち会社の経営の計画と実務をまとめた一冊
6刷『まちづくりの「経営力」養成講座』
結果を出さなきゃ意味がない!
「補助金頼み」「ボランティア任せ」「イベントばかり」の活動から抜け出し、継続して成
果を出せる事業にするための考え方がわかる! 中心市街地(商店街)活性化から、景観、交通、
防犯、環境、コミュニティづくり... まちづくりにはいろいろな分野がありますが、NPOなど
の市民の方から商店街、自治体まで、まちづくりに取り組む人たちが共通して抱いている思い
があります。 
「人がいない」「お金がない」「アイデアがない」などなど。 
こうした疑問・悩みも、"経営"の考え方を取り入れることで、具体的な解決策が見えてくる!
本書は、「戦略」「組織」「財務」など、経営のエッセンスをまちづくりに活かし、継続して
成果を出せる事業へ成長させるための考え方・方法をやさしく解説します。
⃝内容 
原因と結果から問題を見極める論理的思考、価値あるサービス・商品を作るための戦略、事
業に適した“人が活きる”組織づくり、収益を上げ、適切に投資する事業会計。計画を着実に実行
するプロジェクト・マネジメント。「補助金頼み」「ボランティア任せ」「イベントばかり」
の活動から抜け出し、継続して成果を出せる事業にするための考え方がわかる。
⃝目次 
論理性を身につける―ロジカル・シンキング 
まちづくり事業の戦略を立てる(まちづくりに戦略はどのように役立つのか 
取り巻く環境から事業を分析する 
自分たちの制約から事業を考える 
目標を立てる 
戦略を立てる 
まちづくり事業の組織をつくる(まちづくり組織の設計) 
まちづくり組織の運営 
まちづくり事業に会計を活かす―財務・管理会計 
計画を着実に実行する―プロジェクト・マネジメント

まちの既存建築物を活用したリノベーションメソッドをまとめた
2刷『まちづくり:デッドライン』
まちを新しい時代に対応できるカタチにつくり変えるために。 
必要なのは昔の常識識とは“真逆”の⽅方法と⾏行行動。時間の猶予はない。
本書は、日本の各地方都市の中心部分である「まち」の衰退に対して問題意識を持ち、今後も生活
の場所として持続させるために何らかの行動が必要だと感じている全ての人に向けてまとめている。
デッドラインとは「最後の限界線」。今「まちづくり」に取り組むにあたって意識すべき２つの危
機的な限界線を意味している。１つは時間。人口が減少し、内需が縮小するなかで、日本のまちの多
くは、いつ消えてもおかしくない状況にある。ひとたび悪循環が始まると周辺のまちに人や産業を
奪われてしまい、まち全体を失う結果になりかねない。もう１つは空間。今のまちの規模を温存し、
その全体に再び活気を取り戻すのは非常に難しいはずだ。「まち」のうちでも、自分たちが最終的
に守リ抜きたいエリアはどこなのか。明確にラインを引き、その内側を守るために戦わなければな
らない。全国の８割以上のまちは今のまま続けることは難しいだろう。
しかし、まちを「会社（事業体）」に見立て、合理的に経営できるカタチにつくり変えれば、生
き残る可能性はまだある。本書は、段階を追って現在の課題を認識した上で、まちを守り、変革を
起こすための方法を学んでいく構成になっている。
⃝目次 
■CHAPTER 1 
お金とお客は「正直」だまちの姿にはワケがある 
■CHAPTER 2 
まちはなぜ大きくなった? 統計の「数字」から遡る 
■CHAPTER 3 
まちの「仕組み」をまずは頭に入れよう 
■CHAPTER 4 
全てがひっくり返った発想を逆転させよう 
■CHAPTER 5 
日本の各地で胎動がそれぞれの「守り方」 
■CHAPTER 6 
すぐに実行に移そう変革を導くステップ

レポート課題
私が明日から実践すること

その報連相はムダ？プロジェクトを成功へと導く21世紀型「報連相」のあり方【後編】先生：木下斉

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