1. Новые возможности систем управления
корпоративным контентом - от управления
документами к нацеленности на
достижение результатов
«CompanyMedia4You - Нити управления»

2. Управление документами. Предметная область
СЭД: Документирование ЕСМ: Управление
деятельности неструктурированной
в интересах управления информацией
1. Электронные
регистрационные журналы
2. Хранение электронных “…Enterprise Content Management
(ECM) –
образов и подлинников это технологии, используемые для
3. Процессы жизненного захвата, управления, хранения,
цикла документов: сбережения и предоставления
контента и документов.
1. электронное
согласование и Инструменты и стратегии
визирование ЕСМ призваны управлять
неструктурированной информацией
2. электронные поручения организации, где бы эта информация
и уведомления не находилась…”.
4. Электронный контроль
Источник www.aiim.org
исполнения
5. Автоматизация деловых
процессов

3. Пути расширения горизонтов
От документационного обеспечения… …К управлению деятельностью
Документ Взаимодействие
Точность и полнота Высокая
(исключение потерь и искажений) доступность
Упорядочение и
Произвольность формы
регламентированное хранение
Индивидуальное Коллективное
авторство творчество
Обеспечение
долговременной В границах процесса
целостности

4. Управление документами и управление
деятельностью
«Сложность убивает. Сложность высасывает жизнь из пользователей
и разработчиков. Сложность приводит к тому, что продукты трудно
проектировать, создавать, испытывать и использовать. Сложность тянет
за собой проблемы безопасности. Сложность разочаровывает руководство»
Рэй Оззи (Создатель Lotus Notes)
Мечта СЭД/ЕСМ – достичь того «совершенного мира, когда нужная
информация находит вас в нужном месте и нужном контексте.
В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными
людьми в нужное время посредством правильной информации и
с использованием правильных инструментов».
(Ken Bisconti is IBM’s Vice President, ECM Products and Strategy)
В то время как системы управления деятельностью порождают все большие
объемы цифровой деловой информации, системы управления документами
должны быть рядом, чтобы эффективно ею управлять

5. Бизнес-ценность – во взаимодействии компонент
Корпоративные вычисления
2010-2020
•Управление Согласно новым воззрениям AIIM
документами:
•Формализованн •Социальная
ая обработка среда:
ответственных
•Контекстное
документов
взаимодействие
людей,
документов,
задач
•Кейс •Аналитика
менеджмент: контента:
•Управляемая •Принятие
нацеленность решений,
на результат основанное на
фактах

6. СЭД. Ключевые элементы
•Современный
пользовательский •Кейс
интерфейс: менеджмент:
•управление
•Управляемая
задачами,
временем,
нацеленность
активностями на результат
•Документирование как
сервис:
•Персонализация
•корпоративная
контента:
архитектура
•мультиязычность •персональные
динамические
•безопасная СЭД
коллекции
•«кроссвзаимодействие»
документов
(межведомственность)
•Социальная
среда:
•Мобильная СЭД:
•сервис
обсуждения •доступ из
любого места в
любое время

7. Организация работы с точки •К
зрения современной СЭД
ор
ре
сп
•С о н
Корпоративные
Процессы лу дБД е
пе ж нц
•Э •О •С р е и
тч иг е п б н я
Должностные обязанности ле п н и а
кт еты ро ал ск я
ы а
ро
нн и цес о
с т
ая во сов
к о •З д
Исполнение заданий
•С мм ам по ки
ен етк чта
Информация ин пр т и
ф ав ар и
Регламентированные о р о ч ии
ма на
Персональные
процессы
ци я коллекции
я
документов
б о ая
ла е р нт ада а
ра вн
Случайные процессы
т
и
ч
ат
Активности
ле ов ни ь
ци
ол нир ше ол
з
ни
й
р
•К е
Проекты
и
•И
е
ен
ив ни
о
лн
ая
а
е
та
ра н
по
бо
ы
ти
кт
•В
ня
ри
•П
•П
•К

8. Новые требования к управлению
документами
•Сокращение усилий, направленных на учет
(больше пользы меньшими ресурсами)
•Сокращение ручных операций
•Снижение операционных затрат
•Ускорение обработки запросов
•Соответствие изменяющимся требованиям
внешнего регулирования
•Ориентированность на требования
бизнеса
•Ускорение доставки до множественных
адресатов

9. Пользователи СЭД
• Повышение прозрачности процессов.
• Повышение скорости доставки управленческих
решений.
• Своевременное получение информации,
необходимой для принятия решений.
ТОП- • Автоматизация профессиональной
менеджеры деятельности
• Согласование и контроль
• Работа с проектами документов,
Делопроизводители
согласование
Секретари Служба
ДОУ • Контроль работы исполнителей
• Автоматизация своих
процессов
Руководители среднего звена • Прозрачность хода
исполнения документов,
направленных в другие
подразделения.
• Взаимодействие
Сотрудники функциональных подразделений друг с
подразделений другом в рамках
«сквозных» процессов

10. Основные участники документооборота
Роль в системе Тип рабочего места
АРМ «Руководителя высшего
Руководители высшего звена звена» и мобильное рабочее
место руководителя на I-Pad
Линейные руководители Универсальные рабочие места
подразделений Компании и участников электронного
исполнители документооборота
Специалисты по предметным
областям (делопроизводители, Специализированные рабочие
сотрудники договорных служб, места предметных специалистов,
юристы, сотрудники служб по направлениям деятельности
контроля и т.п.)

11. Новый образ ключевого потребителя СЭД
•«Эффективный управляющий»
человек, который в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний
отвечает за деятельность, «непосредственно влияющую на способность
организации функционировать и добиваться результатов»
(П.Друкер)
•Бизнес аналитики
Люди, ответственные за бизнес процессы
организации
•Бизнес специалисты
Люди, участвующие в создании ценностей

12. Интерфейс. Мнение эксперта
«До настоящего времени многие
заказчики по-прежнему в своих
тендерных запросах подробно
расписывают требования к карточкам
документов, равно как и российские
производители не стремятся изменять
ситуацию». Эксперт приводит в качестве
примера единственный известный ему
прорыв за последнее время от
"ИнтерТраста" в системе CompanyMedia,
которая имеет гибкий и современный
пользовательский интерфейс
http://doc.cnews.ru/top/2012/11/09/rynok
_ecm_podtyanut_kompozity_i_oblaka_5093
19
Александр Бейдер,
директор по развитию направления ECM
Terralink

13. Адаптация рабочего места
•Индивидуальный,
настраиваемый внешний
вид рабочего места.
•Доступ ко всем текущим
активностям
•Единая точка входа:
•к поручениям,
заданиями, состоянию
дел, результатам работ
•приближение
пользователя к его
данным

14. Персонализация:
 Каждый настраивает внешний вид
и расположение панелей под свои
текущие задачи или предпочтения.

15. Персонализация:
 Рабочее пространство
делиться по вертикали или по
горизонтали
 Доступ к последним
поступившим уведомлениям
из любого раздела системы
 Пользователь знакомится
с поручениями и заданиями,
узнает их подробности
и отправляет результаты
работ, открыв только одну
страницу
 Список разделов
настраивается под нужды
сотрудника
 Ссылки на объекты, которые
полезно всегда иметь под
рукой, доступны из отдельной
панели

16. Управление рабочим временем,
нацеленность на результат
•Повышение продуктивности работы
•Освобождение головы от запоминания текущих
задач
•Корреляция с кейс-менеджментом

17. Кейс менеджмент. Мнение эксперта
«Для меня появление системы
(CompanyMedia)
представляется знаковым
событием потому, что в новой
версии кейс-менеджмент
позиционируется как одно из
основных нововведений».
«Период, когда кейс-
менеджмент больше походил
на идею, чем на класс
приложений постепенно
завершается».
http://mxsmirnov.wordpress.co Максим Смирнов,
m/2012/10/09/company- главный архитектор ВымпелКом
media-4-0/

18. Advanced (Adaptive) Case Management
•Оптимизация достижения
результата в любом деле Процессы Люди
•Простой просмотр всех
документов кейса
•Динамическое управление
рабочим циклом
•Инструментарий для быстрой
разработки шаблонов кейсов
•Изучение опыта на основе
анализа прошлых дел
•Контроль состояния дел,
высокая скорость реакции
Информация
системы на запросы

19. Компоненты адаптивного кейс-
•Метаданные кейс-файла; менеджмента
•Контакты -
заинтересованные лица и
организации;
•Документы и
электронные формы;
•Бизнес-процессы
(Основной процесс в
котором кейс-файл
участвует как целое и
вспомогательные
процессы по отдельным
документам и задачам);
•Бизнес-правила;
•События/Действия);
•Коммуникации по кейсу;
•Отчеты по кейсу

20. Мобильная СЭД. Мнение эксперта
«Ускорение
взаимодействия играет
для нас принципиальную
роль. Решение, которое
предложено компанией
ИнтерТраст, изумительно
ложится на нашу
действительность».
Юрий Кулаков,
Начальник управления документационного
и информационного обеспечения
аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого
автономного округа

21. Физические типы рабочих мест
Клиент Notes
WEB-браузер
1. Обычный компьютер - 2. Планшетный –
работа с мышкой и работа стилусом
клавиатурой
3. iPad
4. Смартфоны и КПК

22. Мобильная СЭД
Приложение iDocs на планшете Apple iPad
•Предоставляет руководителю все необходимые возможности
для удалённой и оперативной работы с документами.
•Позволяет руководителям работать вне своего рабочего места
и в режиме offline.
•Простой, удобный, «нативный» интерфейс
•Поддержка русского, англиского и других языков
•Высокая оперативность принятия решений
•Доступ к необходимой информации в любой момент времени
•Непрерывная включенность в бизнес-процессы организации.

23. Мобильная СЭД
При работе с документами пользователь может выполнять
следующие задачи:
•Просматривать поступившие на его имя документы и выдавать
резолюции или присваивать им статус "принято к сведению"
•Принимать решение об утверждении или отказе в подписи
документа.
•Согласовывать проекты документов или перенаправлять на
"согласование до визы".
•Исполнять поступившие от вышестоящего руководителя
документы или делегировать исполнение.

24. iDocs

25. Задачи социальной среды для СЭД
•Коллективное создание
корпоративных документов в
дружественной удобной среде
•Снижение бюрократических
барьеров в коммуникациях
•Независимость от третьих
сторон, непосредственно не
участвующих в достижении
целей совместной
деятельности
•Взаимодействие с сервисами
документационного
обеспечения
•Предоставление
документационному
обеспечению новых видов
атрибутов: теги, рейтинги,
ранжирование

26. Сервис «Обсуждение».
Первый шаг к социализации

27. Изменение роли
«управляющего документами»
•От регистрации и учета к
прямому участию в
создании бизнес ценностей
•Новые зоны
ответственности
•Документирование всей
значимой для организации
информации
•Органичное подключение
сервисов СЭД к деловым
взаимодействиям
•Поддержка принятия
решений