Download to read offline
![[Webinar] Reporting - How to slide and dice your data](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/reporting-150429140123-conversion-gate01-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
CM4
- 1. От управления документамик нацеленности на достижение результатов «CompanyMedia4You - Нити управления»
- 2. Управление документами. Предметнаяобласть СЭД: Документирование ЕСМ: Управление деятельности неструктурированной в интересах управления информацией •Электронные регистрационные журналы •Хранение электронных образов “…Enterprise Content Management •Процессы, сопровождающие (ECM) – жизненный цикл документов: это технологии, используемые для •электронное захвата, управления, хранения, согласование сбережения и предоставления контента и документов. •электронное визирование Инструменты и стратегии •электронные ЕСМ призваны управлять уведомления неструктурированной информацией •электронные поручения организации, где бы эта информация не находилась…”. •Электронный контроль исполнения Источник www.aiim.org •Электронные подлинники •Автоматизация деловых процессов
- 3. Пути расширения горизонтов Отдокументационного обеспечения… …К управлению деятельностью Документ Взаимодействие Точность и полнота Высокая (исключение потерь и искажений) доступность Упорядочение и Произвольность формы регламентированное хранение Индивидуальное Коллективное авторство творчество Обеспечение долговременной В границах процесса целостности
- 4. Управление документами иуправление деятельностью «Сложность убивает. Сложность высасывает жизнь из пользователей и разработчиков. Сложность приводит к тому, что продукты трудно проектировать, создавать, испытывать и использовать. Сложность тянет за собой проблемы безопасности. Сложность разочаровывает руководство» Рэй Оззи (Создатель Lotus Notes) Мечта СЭД/ЕСМ – достичь того «совершенного мира, когда нужная информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации и с использованием правильных инструментов». (Ken Bisconti is IBM’s Vice President, ECM Products and Strategy) В то время как системы управления деятельностью порождают все большие объемы цифровой деловой информации, системы управления документами должны быть рядом, чтобы эффективно ею управлять
- 5. Бизнес ценность –во взаимодействии компонент Корпоративные вычисления 2010-2020 •Управление Согласно новым воззрениям AIIM документами: •Формализованн •Социальная ая обработка среда: ответственных •Контекстное документов взаимодействие людей, документов, задач •Кейс •Аналитика менеджмент: контента: •Управляемая •Принятие нацеленность решений, на результат основанное на фактах
- 6. CompanyMedia 4. Ключевыекомпоненты •Современный пользовательский •Кейс интерфейс: менеджмент: •управление •Управляемая задачами, временем, нацеленность активностями на результат •Документирование как сервис: •корпоративная •Персонализация архитектура контента: •мультиязычность •персональные •безопасная СЭД динамические •«кроссвзаимодействие» коллекции (межведомственность) документов •Социальная среда: •Мобильная СЭД: •сервис обсуждения •доступ из любого места в любое время
- 7. •К Организация работы с точки зрения CompanyMedia 4 ор ре сп •С о н Корпоративные Процессы лу дБД е пе ж нц •Э •О •С р е и тч иг е п б н я Должностные обязанности ле п н и а кт еты ро ал ск я ы а ро нн и цес о с т ая во сов к о •З д Исполнение заданий •С мм ам по ки ен етк чта Информация ин пр т и ф ав ар и Регламентированные о р о ч ии ма на Персональные процессы ци я коллекции я документов б о ая ла е р нт ада а ра вн Случайные процессы т и ч ат Активности ле ов ни ь ци ол нир ше ол з ни й р •К е Проекты (кейсы) и •И е ен ив ни о лн ая а е та ра н по бо ы ти кт •В ня ри •П •П •К
- 8. Новые требования куправлению документами •Сокращение усилий, направленных на учет (больше пользы меньшими ресурсами) •Сокращение ручных операций •Снижение операционных затрат •Ускорение обработки запросов •Соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования •Ориентированность на требования бизнеса •Ускорение доставки до множественных адресатов
- 9. Картотека –новый принципорганизации рабочего места •Вспомогательные базы "Картотеки" содержат дубликаты основных документов исходных прикладных баз, но не "один к одному", а в агрегируемом виде из несколько прикладных БД разных последовательных периодов в одну Картотеку
- 10. Картотека –новый принципорганизации рабочего места •Для обеспечения высокой скорости работы пользователя респонсы в Картотеку не добавляются. Это в несколько раз сокращает объемы индексов основных представлений и частоту их обновлений в Картотеке
- 11. Картотека –новый принципорганизации рабочего места •Картотеки делятся прежде всего по типам отображаемых документов: ВхД, ИсхД, ВнД. ОРД.
- 12. Картотека –новый принципорганизации рабочего места •Каждая картотека создается, заполняется, обновляется и используется в рамках одной сети - на серверах этой сети. Между разными сетями даже в одной организации Картотеки не реплицируются. Это требуется ради сокращения межсетевого трафика
- 13. Картотека –новый принципорганизации рабочего места •На стартовой странице базы Картотеки показываются: •краткое описание правил, по которым в ней отображаются документы. •список ссылок на ресурсы (базы), документы которых "релевантны" для этой Картотеки. В том числе те, которые могли бы быть представлены, в ней, но вышли за рамки ее временного интервала.
- 14. Картотека –новый принципорганизации рабочего места •В Картотеке дублируются элементы управления, существующие в представлениях соответствующей прикладной базы: •вызов поиска •создание регистрационной карточки («пустой» и по шаблону) •открытие Центра отчетов и построение отчета по выбранным документам •открытие базы Контроль заданий
- 15. Новый образ ключевогопотребителя СЭД •«Эффективный управляющий» человек, который в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний отвечает за деятельность, «непосредственно влияющую на способность организации функционировать и добиваться результатов» (П.Друкер) •Бизнес аналитики Люди, ответственные за бизнес процессы организации •Бизнес специалисты Люди, участвующие в создании ценностей
- 16. Интерфейс. Мнение эксперта «Донастоящего времени многие заказчики по-прежнему в своих тендерных запросах подробно расписывают требования к карточкам документов, равно как и российские производители не стремятся изменять ситуацию». Эксперт приводит в качестве примера единственный известный ему прорыв за последнее время от "ИнтерТраста" в системе CompanyMedia, которая имеет гибкий и современный пользовательский интерфейс http://doc.cnews.ru/top/2012/11/09/rynok _ecm_podtyanut_kompozity_i_oblaka_5093 19 Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM Terralink
- 17. Персонализация контента иконтекста •Автоматическое индивидуальное информационное наполнение: •по "контексту" пользователя: ролям, должностям, ... и т.п. •возможность персональных настроек представления •разбор "Поступивших" сообщений •персональные списки используемых элементов системных справочников (СО, СпО…). •Стикеры, теги, избранное, приоритеты…
- 18. Методология GTD Требования к органайзеру нового поколения •Согласованность •Сбалансированность •Фокус на «квадрате II» •«Человеческое» измерение •Гибкость •Портативность С. Кови. «7 навыков высокоэффективных Д. Аллен людей»
- 19. Матрица управления временем(С.Кови) Срочность II I •Профилактические •Критические ситуации действия •Неотложные проблемы •Создание связей •Проекты с "горящим" •Поиск новых возможностей сроком исполнения •Планирование III IV •Отвлечения, некоторые •Мелочи, отнимающие время телефонные звонки •Корреспонденция •Какая-то корреспонденция •Звонки •Некоторые заседания •Пустая потеря времени •Предстоящие •Праздное неотложные дела времяпрепровождение Важность
- 20. Матрица управления временем. Срочность Результаты II I •Видение, перспектива •Стресс •Дисциплинированность •Кризисное управление •Контроль •Постоянный пожар и "вечный бой" •Сокращение кризисных ситуаций III IV •Концентрация на •Полная безответственность краткосрочном •Увольнение с работы •Репутация хамелеона •Зависимость в основных •Представление о вопросах от других лиц или бессмысленности планов организаций •Разорванные отношения Важность
- 21. Адаптация рабочего места •Индивидуальный, настраиваемыйвнешний вид рабочего места. •Доступ ко всем текущим активностям •Единая точка входа: •к поручениям, заданиями, состоянию дел, результатам работ •приближение пользователя к его данным
- 22. Управление рабочим временем, нацеленность на результат •Повышение продуктивности работы •Освобождение головы от запоминания текущих задач •Корреляция с кейс-менеджментом
- 23. Кейс менеджмент. Мнениеэксперта «Для меня появление системы (CompanyMedia) представляется знаковым событием потому, что в новой версии кейс-менеджмент позиционируется как одно из основных нововведений». «Период, когда кейс- менеджмент больше походил на идею, чем на класс приложений постепенно завершается». http://mxsmirnov.wordpress.co Максим Смирнов, m/2012/10/09/company- главный архитектор ВымпелКом media-4-0/
- 24. Advanced (Adaptive) CaseManagement •Оптимизация достижения результата в любом деле Процессы Люди •Простой просмотр всех документов кейса •Динамическое управление рабочим циклом •Инструментарий для быстрой разработки шаблонов кейсов •Изучение опыта на основе анализа прошлых дел •Контроль состояния дел, высокая скорость реакции Информация системы на запросы
- 25. Процессы или кейсы Сервисные подразделения Проектные подразделения Индивидуальность операций Рутинные, часто Реализация нового, что повторяющиеся операции ранее не существовало Полнота информации о Необходимая информация, Как правило имеется только решении задач требуемая для решения неполная информация о задач, большей частью задачах, необходимы известна уточнения или даже исследования Регламент порядка Порядок и Обычно требуется выполнения задач продолжительность составление отдельного действий, требуемых для плана действий (например, решения задач, большей календарного графика) частью известны Успешность результата Предполагается только Возможны неудачи вне успешный результат зависимости от качества действий (для операций, действий сотрудников разрешенных регламентом) подразделения
- 26.
- 27. Компоненты адаптивного кейс •Метаданныекейс-файла; менеджмента •Контакты - заинтересованные лица и организации; •Документы и электронные формы; •Бизнес-процессы (Основной процесс в котором кейс-файл участвует как целое и вспомогательные процессы по отдельным документам и задачам); •Бизнес-правила; •События/Действия); •Коммуникации по кейсу; •Отчеты по кейсу
- 28. Задача с точкизрения BPM (начало)
- 29. Задача с точкизрения BPM (окончание)
- 30. Тот же примерс точки зрения обычной СЭД (где-то в середине процесса)
- 31. Тот же примерс точки зрения ACM (где-то в середине процесса)
- 32. Задачи социальной средыдля СЭД •Коллективное создание корпоративных документов в дружественной удобной среде •Снижение бюрократических барьеров в коммуникациях •Независимость от третьих сторон, непосредственно не участвующих в достижении целей совместной деятельности •Взаимодействие с сервисами документационного обеспечения •Предоставление документационному обеспечению новых видов атрибутов: теги, рейтинги, ранжирование
- 33. Взаимодействие в иерархической структуре
- 34.
- 35. Сервис «Обсуждение». Первый шагк социализации CompanyMedia
- 36. Мобильная СЭД. Мнениеэксперта «Ускорение взаимодействия играет для нас принципиальную роль. Решение, которое предложено компанией ИнтерТраст, изумительно ложится на нашу действительность». Юрий Кулаков, Начальник управления документационного и информационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа
- 37. Мобильная СЭД CompanyMediaiDocs Приложение iDocs на планшете Apple iPad •Предоставляет руководителю все необходимые возможности для удалённой и оперативной работы с документами. •Позволяет руководителям работать вне своего рабочего места и в режиме offline. •Простой, удобный, «нативный» интерфейс •Поддержка русского, англиского и других языков •Высокая оперативность принятия решений •Доступ к необходимой информации в любой момент времени •Непрерывная включенность в бизнес-процессы организации.
- 38. Мобильная СЭД CompanyMediaiDocs При работе с документами пользователь может выполнять следующие задачи: •Просматривать поступившие на его имя документы и выдавать резолюции или присваивать им статус "принято к сведению" •Принимать решение об утверждении или отказе в подписи документа. •Согласовывать проекты документов или перенаправлять на "согласование до визы". •Исполнять поступившие от вышестоящего руководителя документы или делегировать исполнение.
- 39.
- 40. Документооборот на BlackBerry •Подписаниедокументов •Согласование документов •Отправка на согласование до визы •Выдача резолюций •Создание отчетов об исполнении
- 41. Изменение роли «управляющего документами» •От регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес ценностей •Новые зоны ответственности •Документирование всей значимой для организации информации •Органичное подключение сервисов СЭД к деловым взаимодействиям •Поддержка принятия решений
Editor's Notes
- #3 тел: (095) 956-79-28, WEB:www.intertrust.ru Документирование деятельности организации является важной и ответственной задачей. Документирование позволяет структурировать значимую для организации информацию, как в интересах обеспечения управленческой деятельности (электронный документооборот, СЭД), так в целях управления интеллектуальными активами (управление корпоративным контентом, ЕСМ). Оба подхода оторваны от бизнеса. По крайней мере от деятельности, напрямую поддерживающей основные процессы организации. Это выделенные обслуживающие процессы документирования.
- #4 Составляющая документационного обеспечения не исчезает. Она расширяется новыми возможностями и способами работы. Часто несведущие люди утверждают, что система делопроизводства это сочетание системы бюрократического управления и древних, устаревших методов документирования, используемых еще с петровских времен. На самом деле, правильнее говорить о многовековом опыте развития инструментов документирования, многие из которых имеют право на существование до сих пор. Задача ЭДО сегодня заключается в том, чтобы, не выплеснув ребенка, избавиться от лишнего и мешающего и применить принципы документирования к новым способам взаимодействия. Этим путем идут сейчас и западные ЕСМ. Именно с запада приходят к нам сегодня такие «откровения», как «если решение не задокументировано, его не существует»; «документировать, что делать и делать, что задокументировано»; «Документ (запись) – это та управляемая информация, которой должно становится все, что позволяет людям получать контекстный доступ к релевантной информации и контекстно взаимодействовать друг с другом посредством информации». Мечта СЭД/ЕСМ – достичь того «совершенного мира, когда нужная (правильная) информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации и с использованием правильных инструментов». (Ken Bisconti is IBM’s Vice President, Enterprise Content Management Products and Strategy)
- #5 Сложность. Мы наращивали ее долгие годы. Нужно привязать документы к контексту деятельности Отношение к документу будет меняться Но документами надо управлять
- #8 Информация различного рода поступает из различных источников по различным каналам. Она должна быть агрегирована и представлена и потребует разных действий, которые должно быть однозначно понятно как выполнить
- #9 Нужно создавать условия для этих преобразований, менять культуру
- #15 В Картотеке дублируются элементы управления, существующие в представлениях соответствующей прикладной базы: вызов поиска создание регистрационной карточки («пустой» и по шаблону) открытие Центра отчетов и построение отчета по выбранным документам открытие базы Контроль заданий
- #16 Эффективный управляющий должен принимать решения, его деятельность не может сводиться к исполнению приказов. Он несет ответственность за свою деятельность. Бизнес аналитикам адресуются инструменты разработки шаблонов кейсов, в рамках которых работает большинство сотрудников организации. Кейсы – это путь к оптимизации деятельности, решения для быстрого достижения результатов на основе лучших практик.
- #18 Суть ПКД заключается в том, что для каждого участника документооборота формируется база индивидуального пользования, которая наполняется облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД. Эти облегченные копии – документы-посредники (ДП) – жестко связаны с оригиналами и их главная задача - обеспечить ссылку на исходный документ. При этом ДП должен содержать достаточно информации об исходном документе, чтобы можно было легко и удобно найти и идентифицировать его среди прочих ДП в ПКД.
- #19 1. Согласованность предполагает наличие гармонии, единства и тесной взаимосвязи между вашим видением и миссией, вашими ролями и целями, вашими приоритетами и планами, вашими желаниями и дисциплиной 2. постоянно иметь в поле зрения свои различные роли, так чтобы вы не пренебрегали такими важными сферами своей жизни 3. Смысл заключается не в том, чтобы приоритезировать запланированные действия, а в том, чтобы планировать действия с учетом их приоритета 4. Если в отношении времени можно рассуждать в контексте производительности, то, имея дело с людьми, человек, ориентированный на принципы, рассуждает в терминах эффективности 5. инструмент планирования должен быть вашим слугой, но ни в коем случае не хозяином 6. Если ваш органайзер портативен, то вы будете всегда носить его с собой, так что вся важная информация всегда будет в вашем распоряжении
- #21 эффективный человек мыслит не проблемами, он мыслит возможностями. Эффективные люди питают возможности и морят голодом проблемы.
- #25 Самый перспективный путь для сближения СЭД с бизнесом
- #27 Искусство руководителя – минимизировать неопределенность и предупреждать неблагоприятное развитие ситуаций, воздействуя доступным арсеналом своих средств.
- #30 BPM описывает строго предопределенные процессы. Отсутствуют простые средства изменения течения процесса в его ходе. Часто возникает необходимость разовых отклонений
- #31 Как понять, где затормозился процесс? Постепенно, погружаясь в паутину связанных документов, мы находим письмо, оставшееся без ответа…
- #34 Во-первых, движение по иерархической цепи сопровождается временными задержками и потреблением временного ресурса каждого участника. Во-вторых, в процессе движения информации от одного участника к другому исходное сообщение может исказиться и дополниться сопутствующим информационным шумом. Так как по схеме директор департамента A один, а сотрудников типа D и G много, то последовательное применение иерархического принципа в коммуникациях приведет к быстрой перегрузке A и относительной свободе для безделья простых сотрудников. "Подчиненные" неявно ставят своему "начальнику" задания, тот их решает, да еще и отчитывается в их исполнении! Этот факт иногда трудно кому-то осознать, но если это происходит – это целый переворот в сознании.
- #35 По высказанным выше причинам все сложные жизнеспособные системы имеют реализацию сетевого принципа коммуникаций. Иные малоэффективные варианты неизбежно вымываются естественным отбором в биологической жизни, а в экономике - конкуренцией. Сеть может иметь строго предопределенную схему "соединений", что характерно, например, для сервисных подразделений, или более свободную, что необходимо подразделениям проектного типа
- #37 Речь шла о том, что Округ находится в условиях 66 параллели, имеет большую протяженность и плохие условия свяи.
- #41 Экономия трафика Загрузка вложений только по запросу пользователя. Создание листа согласования до визы без передачи вложений с устройства. Работа с локальным хранилищем данных После синхронизации пользователь работает с локальными «копиями» документов. Хранение данных приложения возможно на карте памяти. Технические особенности Поддержка управления с клавиатуры или сенсорного дисплея. Мультиязычность (поддержка словаря).