Об организации эффективного взаимодействия в системе электронного документооборота

1. 23 мая, 2016 года | Москва
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЭФФЕКТИВНОГО
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В СИСТЕМЕ
ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Вадим Ипатов
ИНТЕРТРАСТ, Заместитель генерального директора

2. О КАКОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ ИДЕТ РЕЧЬ?
Вся деятельность организации осуществляется во взаимодействии сотрудников,
рабочих групп, подразделений, взаимосвязи с внешним миром
Без взаимодействия просто невозможно осуществление деловых процессов и
решение производственных задач, невозможно собственно управление
организацией
Но кроме того, правильная организация взаимодействия повышает качество
рабочих процессов.
Коллективный вклад и эффективное вовлечение внутренней экспертизы
повышает качество и быстроту достижения конечных результатов

3. СТИВЕН КОВИ О СИНЕРГЕТИЧЕСКОМ ЭФФЕКТЕ ВЗАИМОЗАВИСИМОСТИ
Взаимозависимые люди объединяют свои усилия с
усилиями других, чтобы достичь наивысшего успеха.
Взаимодействие – это взаимозависимые
результаты.
Связь, существующая между частями целого, сама
по себе является частью этого целого (1+1>2).
Синергия вдохновляет.
Открытость и общение могут привести к
феноменальному результату.

4. НЕДОСТАТОЧНОСТЬ СУЩЕСТВУЮЩИХ ФОРМ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
Поиск новых эффективных способов взаимодействия в ходе решения
деловых задач необходим с точки зрения преодоления типичных бизнес
проблем
«лежащие» (необрабатываемые) заявки на оказание тех или иных услуг
подразделений друг к другу
Организационные разрывы и несогласованность действий
оперативные неформальные взаимодействия не документируются – нет
регламентов – нет регистрации – нет прозрачности
дублирование выполняемых задач в смежных информационных системах
(избыточное документирование)
неопределенности в распределении ответственности (вопросы часто повисают,
когда нет четкого понимания, кто должен их решать)

5. ВОПРОС ОПТИМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАСТОЛЬКО АКТУАЛЕН,
ЧТО МОТИВИРОВАЛ КОМАНДУ ЕДИНОМЫШЛЕННИКОВ К ОБРАЗОВАНИЮ ОСОБОЙ
ИНИЦИАТИВЫ «MEASURING COLLABORATION SUCCESS»
часто оказывается, что
проблема в системе, а не в
людях!
Если вы поместите хороших
людей в плохую систему, то вы
получите плохие результаты.
http://beezy.net/2016/03/measuring-
collaboration-success/

6. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ФОРМАЛЬНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ +
ЭЛЕКТРОННОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ И НЕФОРМАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Взаимодействие посредством СЭД. Возможно ли достижение синергии и
взаимозависимых результатов эффективного взаимодействия в парадигме
СЭД?

7. У СЭД ЕСТЬ ВЕСОМЫЕ АРГУМЕНТЫ
• Любой документ СЭД всегда отражает какое-то взаимодействие
• Понятная и принимаемая всеми (на уровне регламентов) система
взаимодействия посредством документов
• Взаимодействия документируются. Не просто «нашли решение и пошли
дальше», но сохранение следов
• Возможность сохранять в структурированном виде новые для СЭД виды
информации (обмен мнениями, неформальные документы, инфоматериалы,
документированный ход принятия решений и т.д.)
• С появлением большего разнообразия сохраняемой бизнес информации
открываются более широкие возможности для бизнес аналитики

8. ПРИ ЭТОМ ВОЗНИКАЕТ МНОГО ВОПРОСОВ:
• Все ли деловые взаимодействия документируются в СЭД?
• Как и где происходят недокументируемые взаимодействия, фиксируются ли
они и где?
• Все ли надо документировать? Какие взаимодействия влияют на конечный
результат?
• Каким должен быть уровень (глубина) структурированности?
• Насколько «бюрократичность» СЭД помешает свободному взаимодействию
творческих людей
• Где границы применимости с точки зрения удобства взаимодействия в СЭД?
• Каковы должны быть особые требования к СЭД для использования ее в
качестве средства взаимодействия?

9. РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ ПРОЦЕССОВ И СУЩЕСТВУЮЩИЕ СРЕДСТВА ИХ
ПОДДЕРЖКИ И КОММУНИКАЦИЙ
Сложность
задач
Непредсказуемость
хода работ
(Предсказуемо) (Непредсказуемо)
Сложность
задач
Непредсказуемость
хода работ
Область
типовых
задач
(Просто)
(Предсказуемо)
(Сложно)
(Непредсказуемо)
Проекты, НИР, Инновации
Интеллектуальная
деятельностьСтандартные
повторяющиеся
процессы

10. РАЗЛИЧНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Охват
участников
Степень
документированности(Малый)
(Неформальные взаимодействия)
(Высокий)
(Регламентированные)
Бумажные
документы
СЭД/ЕСМ
Электронная
почта
Когда организация имеет представление о том, как в ней должно быть устроено
взаимодействие, сотрудники и рабочие группы получают инструмент, который позволяет им
выполнять свои задачи, а руководство контроль и прозрачность процессов

11. ЧТО ДУМАЮТ ЛЮДИ?
Мнение отдельных категорий людей о применимости систем
документирования в качестве инструмента взаимодействия

12. ДЖЕФФРИ МУР (ТЕОРЕТИК, ПИСАТЕЛЬ, АВТОР КНИГ «ПЕРЕСЕКАЯ ПРОПАСТЬ»,
«ВНУТРИ ТОРНАДО»)
«the world of content management has moved from a "system of record" mindset
to a "system of engagement" model» (в мире управления контентом произошел
сдвиг парадигмы от представления «системы регистрации» к модели
«системы вовлечения»)

13. МНЕНИЕ РОССИЙСКОГО ДОКУМЕНТОВЕДА
«На мой взгляд, не в бюрократизме дело, а в нежелании пользователей-
руководителей всех уровней погрузиться в СЭД, фиксировать свои решения
и контролировать их исполнение, работать в системе. Хотят, чтобы как-то
само собой все происходило. Уже много лет эта проблема имеет место быть.
Человеческий фактор - первопричина!»

14. МНЕНИЕ ЛИНЕЙНОГО МЕНЕДЖЕРА
«если бы в СЭД отражалась документально информация о взаимодействии в
рамках всех совместных процессов от всех подразделений, мне было бы
привычно обращаться к СЭД. Но дополнительных усилий по
документированию взаимодействия я прикладывать не буду»

15. МНЕНИЕ РАБОТНИКА ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОГО ТРУДА
«Я решал и буду решать вопросы тем способом коммуникаций, который
наиболее приемлем в каждом конкретном случае. Важно достичь результата.
Как он будет достигнут, не имеет значения. Мой опыт доведения дел до
результата останется со мной, и в следующий раз я им воспользуюсь. То, что
путь решения нигде не сохранится, не моя проблема. Если надо, пусть кто-то
за мной ходит и все конспектирует»

16. МНЕНИЕ ИТ-МЕНЕДЖЕРА
«Документ рождается в СЭД, а дальше работа ведется в локальных
приложениях, которые частично берут на себя функции документооборота.
Информация часто дублируется, поддержка множества приложений требует
больших усилий и затрат. Если бы была возможность разделить
документооринтированные функции от чисто прикладных, я за единую
систему документированного взаимодействия»

17. МНЕНИЕ ТОП МЕНЕДЖЕРА
«Все мои решения исполняются под строгим контролем. Меня это
устраивает. Но хотя я получаю необходимую мне информацию в виде
отчетов, сводок и других агрегированных данных, у меня иногда создается
ощущение, что не я не владею всей информацией для принятия решений.
Мне все равно, как взаимодействуют и каким путем добиваются результатов
мои сотрудники, мне важно только, чтобы не возникало организационных
разрывов и потери согласованности»

18. ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ВЫВОДЫ
Избыточное регламентирование мешает и отталкивает бизнес-
профессионалов от СЭД, но унифицированность, общность подходов к
документированному взаимодействию позволяет рассчитывать на новые
перспективы…

19. БЮРОКРАТИЯ И КАНЦЕЛЯРИЗМ ПЕРЕТЕКЛИ ИЗ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ЭЛЕКТРОННЫЙ.
Это накладывает свой отпечаток на «образ жизни» в СЭД. Поэтому за
границами регламентов квалифицированные специалисты предпочитают
решать вопросы неформально, оставляя недокументированными важные
решения и деловые активности

20. НО ВНУТРЕННИЕ ЗАДАЧИ ЕСМ/СЭД ПРЕТЕРПЕВАЮТ ИЗМЕНЕНИЯ:
• Поддерживается распределенная, иногда в
мировых глобальных масштабах, структура
компании
• Обеспечивается мобильная работа сотрудников
• Вызывает все больший интерес
межорганизационное электронное взаимодействие
• Появляется возможность простой и быстрой
разработки новых прикладных решений
• Все чаще обнаруживаются новые потребительские
ниши внутри организации, вовлекаются во
взаимодействие новые целевые аудитории

21. СМЕНА ТРЕБОВАНИЙ К ПРОЦЕССАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СО СТОРОНЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА
Объективность предоставляемой для анализа информации сильно зависит
от степени вовлеченности в документируемое взаимодействие людей —
участников деловых процессов
Востребовано развитие корпоративной коммуникационной среды
Минимизация временных затрат на изучение вопроса, возможности оценить
обстановку, сопоставить факты, оставить замечание, запросить комментарий и
делегировать задачи
В режиме реального времени получать информацию в виде индикаторов с
наглядными диаграммами
Требование к наличию более качественных данных о различных аспектах
деятельности

22. ФОРМИРОВАНИЕ ОСОБЫХ ТРЕБОВАНИЙ К СЭД ДЛЯ ПРЕОДОЛЕНИЯ
СОПРОТИВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА
Возможности СЭД растут, и есть надежда, что СЭД может стать тем
суперклеем, позволяющим объединить всё и вся на почве совместной работы.

23. ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ — КЛЮЧ К ВОВЛЕЧЕНИЮ ЛЮДЕЙ
• User Experience. Удобный, эргономичный, интерактивный
интерфейс
• Функционально ориентированные рабочие места
• Индивидуально настраиваемый пользовательский
интерфейс.
• Персональные коллекции документов – средство повышения
комфорта в работе и личной эффективности.
• Использование современных методологий организации
повседневной работы. «Доведение дел до результата».

24. ПОДДЕРЖКА ВСЕХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В
ЛЮБОЕ ВРЕМЯ, ИЗ ЛЮБОГО МЕСТА
• директивное
• процессное
• проектное

25. КЕЙС-МЕНЕДЖМЕНТ - СПОСОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ
• Взаимодействие людей и
информации в ходе «живого»
дела
• Нацеленность на достижение
результата в любом деле
• Простой общий доступ ко
всей информации кейса
• Динамическое управление
рабочим циклом
• Изучение опыта на основе
анализа

26. КОНТЕКСТНЫЕ ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ. ОБМЕН
ИНФОРМАЦИЕЙ, МНЕНИЯМИ, ПОИСК И РАБОТА С ЭКСПЕРТАМИ В
КОНТЕКСТЕ ДЕЛОВЫХ ЗАДАЧ
Обсуждение. Создание ответа
История обсуждения

27. КОРПОРАТИВНОСТЬ – ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ И
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
• Обмен в электронном виде документами между различными ИС
• Обмен уведомлениями
• Гарантированная доставка сообщений между СЭД и другими ИС
• Контроль целостности передаваемых данных
• Хранение полученных документов и уведомлений
• Хранение информации о получении и доставке сообщений

28. ВОЗМОЖНОСТЬ ГЛУБОКОЙ АНАЛИТИКИ ПО ЛЮБЫМ ИНТЕРЕСУЮЩИМ
МЕТРИКАМ
Кто лидер по
освоению
бюджета?
Кто принимает
решения – агенты
влияния
Кто «тормозит»
согласование?

29. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СЭД может быть тем способом взаимодействия, с которым сотрудники и
рабочие группы получают инструмент, позволяющий им выполнять свои
задачи, а руководство контроль и прозрачность
Документируемое взаимодействие повышает прозрачность деятельности
Единая система, которой пользуются все сотрудники
Возможность быстрого построения новых приложений совместной работы
Объективность предоставляемой для анализа информации повышается за счет
вовлеченности людей в документируемое взаимодействие
Интеграция со смежными информационными системами позволяет разделить
функции систем и избежать дублирования выполняемых задач
СЭД может стать суперклеем, позволяющим объединить всё и вся на почве
совместной работы

30. ВОПРОСЫ
ИНТЕРТРАСТ, Заместитель генерального директора
Вадим Ипатов

31. Спасибо
за внимание
Ипатов Вадим
ИНТЕРТРАСТ, Заместитель генерального директора
+7(495) 956 7928
vipatov@inttrust.ru