Dokumen tersebut merangkum siklus pengeluaran (pembelian dan pembayaran kas) yang mencakup aktivitas pembelian barang, penerimaan barang, pembayaran barang dan dokumen terkait, serta fungsi dan alur prosesnya pada PT Rayas Triputra Sejati.

1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
(SI – PI)
Siklus Pengeluaran (Pembelian dan Pembayaran Kas)
Implementasi Pada PT. Rayas Triputra Sejati
Dosen :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat oleh :
Min Sururi Anfusina
(55517120053)

2. A. Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran merupakan aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran untuk
keperluan pembayaran barang atau jasa yang digunakan untuk operasional perusahaan (Mardi,
2011 : 88) dalam (Lilik, 2012)
Menurut Lilik (2012) Siklus pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan
jasa yang dibeli.
Siklus pengeluaran Menurut Romney dan Stainbert (2006:75) dalam Fajar (2013) adalah
rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Bodnar dan Hopwood (2006:9) dalam Meilinasari (2012), Siklus pengeluaran merupakan
kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan
kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut.
Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis yang terkait dengan pengeluaran
atas pembayaran pembelian barang dan jasa yang berhubungan dengan kegiatan operasional
perusahaan. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
organisasi.
B. Aktivitas Dasar Siklus Pengeluaran
Menurut romney dan Steinbart (2006) dalam Meilisa (2012) aktivitas siklus pengeluaran
terbagi menjadi tiga, yaitu:
1. Pemesanan Barang
Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan dan
perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah
mengidentifikasikan apa, kapan, dan berapa banyak barang yang akan dibeli, seperti juga
mengidentifikasikan dari pemasok mana akan dibeli. Agar tidak terjadi penumpukan atau
order barang yang ganda, maka diperlukanlah sebuah sistem pengendalian, berikut merupakn
dua metode pengendalian persediaan
Menurut Hapzi (2018) Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan
yaitu:
a. Metode Pengendalian Tradisional
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan
ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal

3. pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan
kekurangan persediaan.
b. Metode Pengendalian Altenatif
1. MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan
cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan
2. JIT (just in time) Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan
menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP
2. Menerima dan Menyimpan barang
Aktivitas bisnis kedua adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari pemasok. Bagian
penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama, yaitu: memutuskan apakah akan
menerima kiriman dan dan memverifikasi jumlah serta kualitas barang yang dikirim.
Keputusan pertama dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh fungsi pembelian.
Keputusan ini sangat penting karena penerimaan barang yang tidak dipesan akan
mengakibatkan terbuangnya waktu dan ruang dalam menangani serta menyimpan barang-
barang tersebut hingga dapat dikembalikan. Memverfikasi jumlah barang yang dikirim
merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang-
barang yang benar-benar diterima dan bahwa catatan persediaan diperbaharui dengan akurat
3. Membayar Barang dan Layanan
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui nota penjualan
dari vendor untuk pembayaran, kasir yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
C. Fungsi yang terkait dengan dengan siklus pengeluaran
Adapun Fungsi yang terkait dengan siklus pengeluaran menurut Lilik (2012) adalah sebagai
berikut:
1. Departemen pemesanan barang
2. Bagian penerimaan barang
3. Bagian Akuntansi
4. Bagian Kasir
D. Dokumen yang digunakan dalam siklus pengeluaran
Dokumen terkait dengan siklus pengeluaran, pembelian dan pembayaran kas adalah sebagai
berikut:
1. Form Permintaan Barang (Purchase requisition)
2. Penawaran Barang (Quotation)
3. Purchase order

4. 4. Delivery order
5. Form Penerimaan barang
6. Invoice
7. Cek / Giro
8. Voucher
E. Pencatatan terkait siklus pengeluaran adalah sebagai berikut:
1. Jurnal pengeluaran Kas
2. Jurnal Pembelian
3. Buku besar pembantu Hutang
4. Buku besar Kas
F. Siklus Pembelian
Siklus Pembelian adalah suatu rangkaian kegiatan atau transaksi terkait pembelian
barang dan/jasa yang dapat dilakukan baik secara tunai maupun kredit
berikut adalah alur dan prosedur dari siklus pembelian yang dilakukan di PT. Rayas Triputra
Sejati:
1. Pembelian
Pihak Terkait : Bagian pembelian barang, kasir/accounting
Dokumen : PO dari customer, PO ke supplier, form pengajuan pembelian barang
kwitansi, surat jalan, faktur/faktur pajak dari supplier.
Prosedur kerja:
a) Bagian Pembelian Barang :
1. Menerima surat order (PO) dari customer,
2. Melakukan survey pasar, mengajukan permintaan penawaran harga,
3. Menentukan supplier
4. Membuat permintaan barang dengan mengirimkan PO kepada supplier,
5. Mengajukan form pengajuan pembelian kepada direktur untuk disetujui,
6. Formulir diserahkan ke bagian akunting,
7. Menerima dan mengecek nominal uang sesuai permintaan,
8. Menerima dan mengecek barang dan dokumen-dokumen dari supplier,
9. Membayarkan sesuai harga barang,
10. Mencatat transaksi dalam buku pembelian barang,
11. Menyerahkan bukti-bukti pembelian barang ke bagian admin untuk di-arsip.

5. Alur Proses/Flowchart Pembelian
b) Bagian Penerimaan Barang, dan Administrasi
1. Sesuai dengan PO, Bagian Gudang memverifikasi kedatangan Barang dari
suplier.
2. Apabila sesuai, maka Laporan Penerimaan Barang dan jasa yang dibuat oleh
bagian gudang dan mencatat stok barang ke dalam kartu persediaan barang.
3. Apabila tidak sesuai maka bagian gudang akan mengkonfirmasikan ke Bagian
Pembelian untuk melakukan konfirmasi kepada suplier untuk pengembalian /
penukaran barang.
4. Seluruh dokumen dan laporan penerimaan barang yang diterima oleh bagian
gudang, baik berupa PO, Surat Jalan,tagihan dan Faktur pajak diserahkan
kebagian pembelian.
5. Dokumen tersebut di teruskan ke bagian Admin untuk kemudian dicatat seluruh
transaksi dalam jurnal pembelian, pada proses ini diinput dengan menggunakan
software akuntansi, jika sudah selesai maka seluruh dokumen diserahkan ke
akunting untuk dilakukan proses pembayaran

6. Alur Proses/Flowchart Penerimaan Barang
G. Pengeluaran Kas
Pembayaran kas atau pengeluaran jas adalah sebuah prosedur pengeluaran kas baik dalam
bentuk uang tunai, cek atau giro dan kliring untuk seluruh transaksi berkaitan pembelian barang
dan jasa yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan, dalam hal ini mencakup lebih
luas untuk seluruh transaksi kas keluar, bukan hanya sekedar pengeluaran uang atas transaksi
utama perusahaan sebagai perusahaan dagang yaitu membeli dan menjual barang.
1. Pengeluaran Kas
Pihak Terkait : accounting, bagian pembelian, bagian penggajian, dll
Aktifitas : proses pengeluaran kas baik intern (bayar gaji, pajak, biaya
akomodasi, biaya promosi, biaya pemeliharaan asset, pembelian
asset) atau ekstern (beli barang, bayar hutang, bayar bunga
pinjaman,)
Dokumen : Form pengajuan pengeluaran kas
Prosedur kerja :
a) Dimulai dengan permintaan pengeluaran kas (form pengajuan pengeluaran kas),

7. b) Persetujuan Direktur,
c) Menghitung dan mengeluarkan kas sesuai nominal permintaan.
d) Mencatat transaksi dalam jurnal pengeluaran kas.
e) Menerima dan mengecek keabsahan bukti transaksi.
f) Mengarsip dan mencatat dalam buku besar dan buku besar pembantu.
2. Alur Proses/Flowchart Pembayaran Kas
Sumber:
Romadhano, Fajar. 2013. Analisis Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Siklus
Pengeluaran Kas (Studi kasus pada PT. Dian Mega Kurnia Surabaya) Artikel Ilmiah, Sekolah
Tinggi Ilmu Ekonomi Perbanas.2013 (di akses tanggal 23 Mei 2018 jam 14:30)
Susanto, Meilianasari.2012 Perancangan Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus
Pengeluaran Pada Apotek Eka Farma, Skripsi, Universitas Kristen Satya Wacana.2012 9diakses
tanggal 23 Mei 2018 jam 15:00)
Waidah, Nur Lilik. 2012. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Star Internasional di
Surabaya,Tugas Akhir, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Perbanas.2012 (diakses tanggal 23 Mei
2018 jam 14:00)

8. Hapzi, Ali. Modul Sistem Informasi dan Pengendalian Internal Siklus pengeluaran, dan
Pembayaran Kas SI, Universitas Mercu Buana Jakarta,2018. (diakses tanggal 23 Mei 2018, jam
22:36)
Standar Operasional Prosedur PT Rayas Triputa Sejati (diakses 24 Mei 2018, jam 14:30)