Si pi 10, nurul hidayati yuliani, hapzi ali, siklus pengeluaran pembelian dan pengeluaran kas. universitas mercubuana, 2018

1. Minggu 10
Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Disusun Oleh :
Nurul Hidayati Yuliani (55517120018)
MAGISTER AKUNTANSI
PROGRAM PASCASARJANA (S2)
UNIVERSITAS MERCUBUANA
2018

2. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
2
Siklus Pengeluaran: Pemebelian dan Pengeluaran Kas
Menurut Romney dan Steinbart (2017, 463) siklus pengeluaran (transaction cycle) adalah
serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (gambar 10.1)
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalakan total biaya perolehan
dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan
perusahaan untuk berfungsi. Ada empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang digambarkan
pada gambar 10.2 (Romney, 2017) :
1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa
3. Menyetujui faktor pemasok.
4. Pengeluaran kas.

3. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
3
Tujuan Siklus Pengeluaran
Menurut Wilkinson, et al. (2000, p469) tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk
memfasilitasi pertukaran antara kas dengan pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan.
.( Suparto Darudiato, 2009)
Tujuan dalam lingkup yang lebih luas, yaitu:
a. Menjamin ketersediaan atas barang dan jasa dipesan sesuai dengan kebutuhan.
b. Menerima barang yang pesanan dan memeriksa kondisi barang pesanan tersebut.
c. Melakuakan penyimpanan yang baik atas barang sampai dibutuhkan.
d. Menentukan bahwa faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang ada adalah valid
dan benar.
e. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran yang ada secara tepat dan benar.
f. Memasukkan kewajiban dan pengeluaran kas kedalam akun pemasok yang tepat dalam
accounts payable ledger.
g. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas berhubungan dengan pengeluaran yang telah
diotorisasi.

4. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
4
h. Mencatat dan mengklarifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
Sistem Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi : (Hapzi Ali, 2018)
1. Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input
nya ke komputer.
2. Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian
barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing
pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
3. Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat
laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima
tagihan.
4. Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
5. Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok
sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai
dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
2. Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan
barang atau jasa.
3. Penawaran Barang (Qutation)
4. Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan
barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
5. Pemesanan Barang (Purchase Order)
6. Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.
7. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
8. Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan
nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.
9. Faktur Penjualan (Invoice)
Prosedur yang Terkait dalam proses pembelian
Prosedur dalam sistem pemrosesan pembelian adalah sebagai berikut :
a. Fungsi pembelian dimulai dengan adannya kebutuhan untuk menambah kembali
persediaan melalui observasi dari catatan persediaan yang sudah ada. Apabila Jumlah
persediaan menurun, baik melalui penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus

5. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
5
pendapatan), maupun transfer ke dalam proses manufaktur (aktivitas siklus konversi).
Informasi kebutuhan persediaan tersebut dikirimkan pada proses pembelian dan account
payable.
b. Pada proses pembelian ini akan menetukan jumlah untuk dipesan, memilih pemasok dan
mempersiapkan purchase order. Informasi tersebut lalu dikirimkan kepada pemasok.
c. Setelah dalam kurun waktu tertentu, perusahaan menerima item persediaan dari
pemasok. Barang yang diterima diperiksa kualitasnya dan dikirimkan ke tempat
penyimpanan atau gudang.
d. Informasi mengenai persediaan yang diterima digunakan untuk mengupdate atas catatan
persediaan.
e. Proses account payable menerima invoice dari pemasok. Account payable
merekonsiliasikannya dengan informasi lain yang telah dikumpulkannya atas transaksi
dan mencatat kewajiban untuk membayar di masa yang akan datang, dan hal ini
tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok
Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian
Menurut Romney dan Steinbart (2017, 469-471), prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan dalam berbagai ancaman utama dalam siklus pengeluaran dapat dilihat pada Tabel
13.2 sebagai berikut:

6. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
6

7. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
7

8. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
8
Proses Bisnis Sistem yang Sedang Berjalan Pada Perusahaan Garment
Proses bisnis dari sistem pembelian dan utang usaha berjalan digambarkan dengan rich
picture pada Gambar 10.3 berikut ini. (Suparto Darudiato, 2009)

9. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
9
a. Bagian Gudang melakukan permintaan pembelian persediaan kepada bagian Purchasing,
dengan melampirkan dokumen purchase requisition.
b. Bagian Purchasing selanjutnya mengajukan permintaan penawaran harga kepada
pemasok dengan mengirim dokumen Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). SPPH
ini dibuat berdasarkan purchase requisition dari bagian Gudang.
c. Bagian Purchasing kemudian menerima Surat Penawaran Harga yang telah diajukan dari
pemasok.
d. Apabila diperoleh kesepakatan dengan seorang pemasok atas harga dan jumlahnya, maka
bagian Purchasing akan segera melakukan pemesanan, dengan disertai dokumen
Purchase Order (PO) yang dikirim ke pemasok. PO dibuat 3 rangkap, rangkap satu
dikirim ke pemasok, rangkap dua dikirim ke bagian Gudang dan rangkap tiga untuk Staf
Keuangan & Akuntansi.
e. Pemasok mengirim barang pesanan beserta surat jalan.
f. Barang kiriman dari pemasok beserta surat jalan diterima oleh bagian Gudang.
Dilakukan pengecekan atas barang dan dokumen yang ada. Bagian Gudang kemudian
membuat Bukti Acara Penerimaan Barang (BAPnB) sebanyak 3 rangkap. Rangkap satu
dikirim ke Kasir, rangkap dua ke Staf Keuangan & Akuntansi, serta rangkap tiga untuk
arsip bagian Gudang.

10. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
10
g. Pemasok mengirim faktur pada bagian Purchasing.
h. Apabila terdapat barang yang rusak, atau tidak sesuai dengan pemesanan, bagian
Purchasing dapat melakukan konfirmasi dengan pihak pemasok untuk bisa
ditindaklanjuti.
i. Setelah mendapat informasi dari bagian Purchasing, bagian Gudang kemudian mengirim
barang retur tersebut ke pemasok.
j. Pemasok mengirim kembali barang pengganti, yang disertai dokumen Tanda Terima
Retur (TTR). TTR kemudian akan diteruskan pada Kasir.
k. Pada saat jatuh tempo, Kasir akan menerima surat tagihan dari pemasok.
l. Bagian Kasir mempersiapkan cek pembayaran kepada pemasok, kemudian
mengirimkannya kepada pemasok. Setelah sebelumnya, cek sudah diotorisasi oleh pihak
terkait Setelah pembayaran diterima, maka Kasir akan menerima tanda terima
pembayaran dari pemasok yang akan diperiksa oleh Kasir dan kemudian diteruskan ke
Staf Keuangan & Akuntansi untuk dicatat.

11. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas
2018
11
Daftar Pustaka
 Suparto Darudiato, 2009. Analisis kebutuhan informasi PT. Adhi jaya perkasa studi
kasus : pembelian dan utang usaha, Seminar Nasional Informatika 2009. semnasIF 2009
UPN ”Veteran” Yogyakarta, 23 Mei 2009. ISSN: 1979-2328 ( 23/5/2018 jam 13:27)
 Hapzi Ali, 2018. Modul 10 Siklus Pengeluaran Pembelian dan Pembayaran Kas Sistem
informasi siklus Pengeluaran, Universitas ercubuana, Jakarta
 Yoga, 2016. https://yogaaditri.wordpress.com/2016/01/17/4-1-jelaskan-definisi-siklus-
pengeluaran-dan-gambarkan-dalam-diagram-konteks/ (23 Mei 2018 jam 13:33)
 Rohmad, 2016. https://www.slideshare.net/rohmadadis/siklus-pengeluaran (23 Mei 2018
jam 13:40)