Project Portfolio Management is modelmatig inmiddels goed beschreven bijvoorbeeld door OCG (via P3O) en door PMI. Dit levert vaak nog niet de gewenste verbeteringen in de besluitvorming. Vooral strategische project portefeuilles kennen projecten die moeilijk te vergelijken zijn. Besluitvorming is dan erg complex. Onderzoek toont aan dat ons onbewuste brein dan beter in staat is om besluiten te nemen. Op dit intuïtieve besluitvormingsproces geven de modellen geen antwoord. Hier komt de regisseur in beeld, zijn of haar persoonlijkheid, positie en wijze van communiceren. De positie die de portfolio manager in een organisatie in neemt hangt vaak af van de personele invulling van de functie (of rol). In organisaties waarin projecten een belangrijke rol spelen wordt de portfolio manager snel toeschouwer in plaats van spelverdeler. Bij de inrichting van projectportfolio management zal aandacht besteed moeten worden aan de positie van de portfolio manager en dat is een afstemmingsproces tussen persoonlijkheden en kwaliteiten van alle spelers. Met in het achterhoofd de 7 eigenschappen van Covey geeft deze presentatie daarvoor een aantal suggesties. Samengevat creëert een portfolio manager eerst duidelijkheid over zijn/haar positie en laat dan de meerwaarde zien door pro-actief handelen. Empathisch vermogen is daarbij een cruciale kwaliteit.

1. Project Portfolio
Adviseur in de
hoofdrol
André Haverkort
Bijeenkomst NS, 24 januari 2013

2. De weg er naar toe…
Project
Portfolio
Management

3. …is niet altijd succesvol

4. Project Portfolio
“Management”
Associaties?
Trek jij aan de touwtjes?
Wil je dat, kun je dat,
mag je dat?

5. Speler in een spel
Positie-spel
& Communicatie

6. Doel van het spel?
Volgens het boekje: Voor de spelers:
“De JUISTE Dat is de vraag.
projecten/programma’s
doen” Streven alle spelers naar
hetzelfde?

7. Kenmerkend voor PPM
• Het gaat over projecten, vaak erg
verschillend van aard (resultaat,
tijdsduur, kosten)
• Het gaat over besluitvorming,
vaak met ongelijke
bedrijfsbijdragen (financieel,
continuïteit, PR)
• Het gaat over mensen, mensen
dus die complexe besluiten
moeten nemen

8. Oeps!
Valkuilen:
• Veel vragen en beoordelen
maar zelf in een vrijblijvende
rol blijven
• Modellen(-taal) gebruiken
om anderen te laten
veranderen
• Besluitvorming organiseren
vanuit het rationele perspectief

9. Je positie ……
• Probeer je als portfolio adviseur/manager
eenduidig te positioneren
o Houdt rekening met je eigen kwaliteiten en de waardering die je hiervoor
al hebt of denk te kunnen krijgen
o Voorkom dubbele petten door zowel de proceseigenaar van
projectmanagement te zijn als de kwaliteitsbewaker als de voorbereider
van directiebesluiten
• Probeer de bevoegdheden daarmee in
overeenstemming te brengen
o Stel een kader op voor besluitvorming (zowel inhoudelijk als procedureel)
inclusief je eigen rol en vraag hierop instemming van de directie

10. ….. en je spel
• Acteer pro-actief vanuit die kern-positie
o Alleen gedrag is zichtbaar en zet aan tot veranderingen
niet kennis of informatie
• Wees congruent in je communicatie
o Tune in: Taal, Toon, Tempo en Tools
• Bouw je relaties en invloed uit
o Denk in Win-Win
o EN…

11. Tot slot……………
Communiceer vanuit empathie
Eerst begrijpen en dan begrepen worden