Non sono i processi a fare il lavoro, sono le persone "John Seely Brown" Applicazione e benefici del Portfolio/program/project management nella PA: il punto di vista dei Direttori ICT Dott. Francesco Paolo Schiavo

1. Evento organizzato da
Istituto Italiano di Project Management®
Applicazione e benefici del Portfolio/program/project management
nella PA: il punto di vista dei Direttori ICT
Dott. Francesco Paolo Schiavo
Non sono i processi a fare il lavoro, sono le persone
"John Seely Brown"

2. Il modello organizzativo di “ieri”
1
Organizzazione funzionale
Progetti gestiti a matrice
Processi vs Progetti
Direzione
Generale
Ufficio I
Affari generali
Ufficio II
Budget e Pianificazione
Ufficio IV
Revisione Acquisti
Ufficio VI
Sistemi
Ufficio VII
Assistenza e Normativa
Ufficio VIII
Sistemi MEF
Ufficio IX
Sistemi gestione
personale
Ufficio X
Sistemi e reti
CED
Ufficio VI
Infrastrutture
Ufficio V
Rapporti con Enti
Ufficio III
Progetti Innovazione

3. Il modello organizzativo di “oggi”
Direzione
Generale
Ufficio IX
Demand MEF
Ufficio VII
Help Desk e
Comunicazione
Ufficio VI
Sicurezza e
Infrastruttura
Ufficio I
Affari generali
Ufficio III
Audit e qualità
Ufficio IV
Demand NoiPA
Ufficio VIII
Applicativi NoiPA
Ufficio II
PMO
Ufficio IX
Applicativi
MEF
Ruolo PMO di Coordinamento
Team dedicati alla progettazione
Organizzazione Lean
Direzione
Generale
Ufficio IX
Demand MEF
Ufficio VII
Help Desk e
Comunicazione
Ufficio VI
Sicurezza e Infrastruttura
Ufficio I
Affari generali
Ufficio III
Audit e qualità
Ufficio IV
Demand NoiPA
Ufficio VIII
Applicativi NoiPA
Ufficio II
PMO
Ufficio IX
Applicativi
MEF
Ruolo PMO di Coordinamento
Team dedicati alla progettazione
Organizzazione Lean

4. …Le prossime sfide della DSII
L’attuale modello organizzativo permette di affrontare sfide
importanti e di frontiera!!!
Business Transformation
Nuovi paradigmi
Ricerca&Sviluppo
Realizzazioni di tipo DevOps
Internazionalizzazione
Use case

5. Gli elementi a sostegno della nuova
organizzazione (1/4)
Processi e Comunicazione
Strumenti Competenze
Su quali
aree abbiamo
lavorato?

6. Gli elementi a sostegno della nuova
organizzazione (2/4)
ProcessieComunicazione
No. 1
~10 macroprocessi di
funzionamento
reingegnerizzati
No. 2
~15 macroprocessi di
governance IT ridefiniti
No. 3
Benchmarking di processo con
Organizzazioni PA
No. 4
Diffusione del portale di
progetto NoiPA
No. 5
Avvio di una campagna di
comunicazione interna e
esterna

7. Gli elementi a sostegno della nuova
organizzazione (3/4)
No. 1
~25 nuovi Funzionari assunti
nel 2015
No. 2
~600 ore di formazione
erogate nel 2015
No. 3
~2 nuove tipologie di
certificazioni conseguite
No. 5
Conseguimento di Master II
livello per Dirigenti e Funzionari
No. 6
Assessment delle competenze
per i nuovi funzionari
No. 4
2 sessioni di “outdoor team
building” organizzate
Competenze

8. Gli elementi a sostegno della nuova
organizzazione (4/4)
No. 1
Progettazione e
implementazione di strumenti
di PPPM
No. 2
Condivisione delle
informazioni tramite
strumenti di BI
No. 3
Standardizzazione degli
strumenti di gestione dei
progetti (Masterplan, SAL…)
No. 4
Introduzione di strumenti e
processi per la gestione
risorse interne
Strumenti

9. Processi, competenze e
strumenti sono sufficienti a
garantire il successo dei
progetti?
Quanti strumenti di PPPM
sono stati dismessi poco
dopo essere stati
introdotti?
Qual è un fattore chiave a
sostegno di un modello
organizzativo basato su una
logica per progetti?
Quante volte le
organizzazioni, specie nella
PA, percepiscono le
metodologie di PPPM come
poco utili?

10. Per affrontare obiettivi strategici sfidanti è fondamentale che le
organizzazioni, sulla base delle esperienze, interiorizzino e creino una
cultura diffusa all’utilizzo
delle metodologie, processi e strumenti di PPPM!!!
Un fattore chiave per «guidare» le organizzazioni è la consapevolezza
che le decisioni sono supportate da metodologie, processi e strumenti di
PPPM… Questi non sostituisco la valutazione dell’umano!!!

11. PPPM: il caso della DSII
Obiettivi
strategici
Soluzioni
Al fine di raggiungere gli importanti obiettivi strategici la DSII, nel corso degli ultimi anni, ha progettato e
implementato soluzioni di PPPM sempre più evolute.
2013
Nuovo modello
organizzativo
2010
Cedolino Unico
2012
Anagrafica
Unica
2015
Relocation
CED
Strumenti di PPPM
2015
Cloudify
NoiPA
2016
NoiPA
sanità
2014
2° Fine Tune dei
processi
2017
Gruppo di
Integrazione Tecnica
2011 2014
1° Fine Tune dei
processi

12. PPPM: le lessons learned
Anagrafica Unica
NoiPA sanità
Necessità di:
 Generare innovazione
 Garantire erogazione servizio
 Rispettare le tempistiche
Necessità di:
 Garantire cooperazione SW
 Coordinare molteplici attori
 Risorse limitate
Al fine di aumentare l’affidabilità e la
sicurezza dei cicli di sviluppo e dei rilasci è
auspicabile l’utilizzo di approcci e
metodologie che prevedono deploy di
software frequenti
Nei progetti a elevata complessità è
necessaria un’appropriata stima iniziale dei
costi e un monitoraggio costante degli stessi

13. Conclusioni…
I processi per
l’acquisizione e il
consolidamento di un
approccio di PPPM
sono lunghi
Per acquisire gli
approcci di PPPM è
necessaria una forte
cultura
all’accountability
(difficile nella PA)
Gli strumenti di PPPM
supportano i processi
ma è bene evitare un
approccio strumento
centrico
Le metodologie, i
processi e gli
strumenti di PPPM
non sostituiscono le
decisioni dell’essere
umano

14. Grazie!
e-mail: francescopaolo.schiavo@tesoro.it