PK 09 PENGURUSAN MESYUARAT

1. PKS 09 - Pengurusan Mesyuarat
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
1/4
SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH
PENGAJARAN & PEMBELAJARAN
PROSEDUR KUALITI
PK09
PENGURUSAN
MESYUARAT

2. PKS 09 - Pengurusan Mesyuarat
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
2/4
15.1 OBJEKTIF
Prosedurini bertujuan untuk menentukan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda
yang ditetapkan dengan mematuhi PKPA 2/1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan
Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan
15.2 SKOP
Prosedurini digunapakaiolehBPSH, JPN, PPW, PPD dan Sekolah.
15.3 RUJUKAN
15.3.1 ManualKualiti
15.3.2 PKPA 2/1991 – PanduanPengurusanMesyuaratdanUrusan
Jawatankuasa-JawatankuasaKerajaan
15.4 DEFINISI
PengerusiMesyuarat : Pegawaiyang dipertanggungjawabkanbagi
mengendalikanmesyuarat.
Urus setia Mesyuarat : Sekumpulankakitanganyangmengurushalehwal
mesyuarat, mencatatdanmengedarkanminitmesyuaratsertamaklum
balasmesyuarat.
Ahli Mesyuarat : Sekumpulankakitanganorganisasiyangmengikuti
mesyuarat.
PKPA : PekelilingKemajuanPerkhidmatanAwam
15.5 TANGGUNGJAWABDANTINDAKAN
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN
Pengerusi/ Setiausaha
Mesyuarat
Urus setia
Pengerusi/ Setiausaha
Mesyuarat
A. SEBELUM MESYUARAT
1. Menentukan agenda,tarikh,masadantempat
mesyuarat.
2. Membuattempahan bilikmesyuarat.
3. Menentukan kertaskerjayang disediakan untuk
perbincangan (sekiranyaada).
PKPA 2/1991
Rekod Tempahan Bilik
Mesyuarat

3. PKS 09 - Pengurusan Mesyuarat
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
3/4
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN
Setiausaha
Mesyuarat
Pengerusi/
Setiausaha
Mesyuarat
Urus setia
4. Menghantarsuratjemputanmesyuaratyang
mengandungimaklumatberikut:
a. Namajawatankuasa
b. Tarikhdantempatmesyuarat
c. Masamuladanmasa dijangkatamat
d. Agenda mesyuarat
e. Namapengerusi
f. Jenispakaian
5. Agenda mesyuarathendaklahdisusundi
dalam bentuksepertiberikut:
a. PerutusanPengerusi
b. Pengesahanminitmesyuaratyang lalu
c. Perkara-perkaraberbangkit
d. Pembentangankertas-kertaskerja
e. Hal-hallain
f. Penutup
6. Memastikankemudahan-kemudahanbilikmesyuarat
berfungsi denganbaik.
7. Menentukan kehadiran.
Surat Panggilan
Mesyuarat
Fail Mesyuarat
Senarai Kehadiran
Setiausaha Mesyuarat
B. SEMASAMESYUARAT
1. Menyediakan catatanminitmesyuaratsepertiberikut:
a. Senaraikehadiranmesyuarat
b. Perkara-perkarapentingyang dibincangkandi
dalam mesyuarat
c. Keputusan-keputusanyangdibuat
d. Tindakan-tindakansusulanyangperlu diambiloleh
Sekolah.
CatatanMinitMesyuarat

4. PKS 09 - Pengurusan Mesyuarat
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
4/4
Setiausaha Mesyuarat
C. TINDAKAN-TINDAKANSELEPAS
MESYUARAT
1. Menyediaminitmesyuarat.
2. Mengedarminitmesyuaratdanborangmaklum balas
dalam tempoh1 minggukepadasemuaahli
mesyuarat.
3. Mengumpuldanmenyatukanmaklumbalasdalam
tempoh2 minggu.
Sekiranya terdapatlangkah-langkahyangtidakmematuhi
spesifikasiambil tindakanpembetulanmerujukPKS07 –
TindakanPembetulan
MinitMesyuarat
Maklum BalasMinit
Mesyuarat
15.6 REKODKUALITI
BIL. JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI
1. Surat jemputanmesyuaratkepadaahli-ahli 3 tahun Unit berkenaan
2. Minitmesyuaratyang diluluskan 3 tahun Unit berkenaan
3.
Maklum balaspelaksanaankeputusan
mesyuarat
3 tahun Unit berkenaan
4. Kertas kerja yang dibentangkan(sekiranyaada) 3 tahun Unit berkenaan