Analisa Jabatan

1. Sumber potensial yang dapat
menyebabkan ketidaktepatan dalam
analisa jabatan.
Siti Annisa Rizki, M.Psi., Psikolog

2. • Morgeson dan Campion (dalam Morgeson, Brannick dan Lavine, 2020) mengidentifikasi adanya 16
sumber potensial yang dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam analisa jabatan.
• Sumber ketidakakuratan tersebut membutuhkan strategi yang berbeda pula. Adapun 16 sumber
dan strategi yang dapat dilakukan, dapat dilihat dari tabel berikut ini :

3. Sumber Strategi menghadapinya
Social Influence Processess
1. Tekanan konformitas
2. Pergeseran respon yang ekstrim
3. Peserta kehilangan motivasi
• Kumpulkan informasi sebelum dan sesudah diskusi grup dengan
analis lainnya untuk memeriksa bagaimana pengaruh sosial
• Melakukan verifikasi data dari berbagai sumber, seperti
pemangku jabatan, supervisor dan analis
• Gunakan grup yang terdiri dari anggota / karyawan dengan status
yang sama
• Eksplor alternatif lain (misal, membuat nilai rata-rata)
• Mengadakan meeting dengan semua partisipan
Self Presentation Processes
4. Peserta ingin menunjukkan kesan
5. Peserta hanya mengikuti lingkungan sosial
6. Peserta hanya memenuhi tuntutan
• Kumpulkan data dari sumber yang berbeda yang cenderung
memberikan respon yang lebih bervariasi
• Gunakan pengukuran lain (misal penggunaan arsip, observasi)
• Komunikasikan hasil analisa jabatan akan diverifikasi juga oleh
orang lain
• Fokus di dalam memperhatikan jabatan, bukan orang yang
mendudukinya

4. Terbatas di dalam memproses informasi
7. Informasi Overload
8. Peserta memiliki kendala dalam menentukan jawaban
9. Pengkategorisasian
• Kurangi potensi informasi yang overload dengan
menggunakan kuisioner yang singkat. Dapat pula
mempersingkat kuisioner yang panjang menjadi bagian yang
lebih sederhana untuk diselesaikan responden
• Memastikan keterbatasan waktu untuk
menyelesaikan survey dan menjaga motivasi responden
• Latih penilai tentang caranya dalam membuat keputusan
• Gunakan skala respon yang sedikit
Bias di dalam memproses informasi
10. Ketidakpedulian
11. Informasi yang diberikan terdengar “asing”
12. Informasi yang tidak adekuat
13. Efek dari urutan pertanyaan
14. Jawaban hanya ingin terkesan baik
15. Ketimpangan jawaban
16. Efek pemberian metode / instruksi
• Kembangkan instruksi yang ramah dan layout kuisioner
yang sederhana
• Pastikan partisipan memiliki pengetahuan yang adekuat
terhadap pekerjaannya
• Berlatihlah agar dapat memastikan seluruh partisipan
memiliki frame yang sama dan tepat
• Ubah susunan pertanyaan di survey
• Kumpulkan data dari berbagai sumber

5. Menulis uraian jabatan
Banyak orang menganggap bahwa uraian jabatan hanya
digunakan pada setting bisnis. Namun, ada juga yang
menggunakannya di kehidupan sehari-hari. Misal, seorang
ibu ingin mencari penjaga untuk anak-anaknya. Ia
kemudian membuat uraian pekerjaan sebelum
mempekerjakan seorang penjaga untuk anaknya. Ibu
tersebut memahami bahwa untuk mendukung
pembelajaran anak sejak kecil adalah hal penting, sehingga
ia sangat berupaya lebih untuk menemukan dan melatih
pengasuh dan setelah mempertimbangkan tugas dan
tanggung jawabnya, orangtua akan memberikan gaji yang
sesuai.

6. Menurut Dessler (2015), di uraian jabatan, pada dasarnya tidak ada format standar.
Namun, pada umumnya deskripsi jabatan berisi:
IDENTIFIKASI JABATAN
OTORITAS PEMANGKU JABATAN
TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS
RINGKASAN JABATAN
STANDART PERFORMA
KONDISI PEKERJAAN
SPESIFIKASI PEKERJAAN

8. Source: Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey (dalam Dessler, 2015)

9. 1. Job Identification
Contoh :
Bagian paling atas terdiri beberapa informasi. Nama jabatan, tanggal deskripsi
pekerjaan disahkan, divisi, departemen. Ada pula informasi terkait gaji. Ada juga
level atau grade pekerjaan, misal golongan C1, C2 dan sebagainya
2. Ringkasan pekerjaan
Ringkasan pekerjaan berisi tentang esensi jabatan, termasuk di dalamnya fungsi
atau aktivitas. Di contoh di atas, seorang Telesales Representative ”bertanggung
jawab untuk menjual textbook kampus…”

10. 3. Hubungan kerja (Relationships)
Hubungan kerja, berisi terkait hubungan kerja di dalam maupun diluar organisasi/perusahaan.
Contoh Manajer SDM:
• Memberi laporan kepada : Vice president
• Melakukan supervisi terhadap : Staff administrasi, satu sekretaris, staf SDM
• Bekerja dengan : Seluruh manajer dan eksekutif
• Di luar pekerjaan : firma rekrutmen, biro hukum, vendor
Contoh lain:
Hubungan Internal : Vice President, Staff administrasi, sekretaris, staf SDM
Hubungan eksternal : Firma Hukum, Biro Hukum, Vendor

11. 4. Tanggung jawab dan tugas
Ini adalah hal utama di uraian jabatan. di bagian ini harus ditampilkan
daftar tanggung jawab dan tugas-tugas yang signifikan. Tiap tugas
utama dipisah dan dideskripsikan dengan kalimat yang singkat.

12. Cara menulis Job Specification
Spesifikasi jabatan diperoleh dari pertanyaan “sifat dan pengalaman apa yang
dibutuhkan agar karyawan dapat bekerja secara efektif?”
• Spesifikasi : Terlatih Vs tidak terlatih
Job spesifikasi sebaiknya lebih berfokus terhadap faktor-faktor seperti kualitas dari
pelatihan yang relevan terhadap pekerjaan dan pengalaman kerja.
Permasalahan akan lebih kompleks jika anda mengisi pekerjaan dengan orang-orang
yang tidak terlatih.
Disini, anda harus secara spesifik menjelaskan kualitas apa yang perlu dimiliki, seperti
sifat, kepribadian, minat, atau keahlian lainnya yang dapat mendukung menampilkan
pekerjaan yang maksimal.
Dalam mengidentifikasi persyaratan karyawan, dapat menggunakan pendekatan
judgmental atau analisa statistik (atau keduanya).

13. • Specifications Based on Judgment
Prosedur dasar yang harus ditanyakan adalah : bagaimana pendidikan, kecerdasan,
pelatihan untuk mengerjakan pekerjaan dengan baik? banyak juga yang
menggunakan common sense dalam hal ini
• Job Specifications Based on Statistical Analysis
Job Specifications Based on Statistical Analysis
Menggunakan spesifikasi pekerjaan dengan menggunakan analisa statistik dapat lebih
dipertahankan, namun juga lebih sulit. Tujuannya disini adalah menentukan hubungan antara :
1. Beberapa prediktor (sifat manusia, seperti kecerdasan, kecepatan mengetik) dan
2. Beberapa indikator atau kriteria kerja yang efektif, seperti penilaian supervisor terhadap
performa

14. Prosedur ini menggunakan 5
tahapan :
1. Menganalisa pekerjaan dan menentukan bagaimana mengukur performa kerja
2. Memilih sifat personal, seperti kegesitan pengetikan yang dinilai perlu untuk
memprediksi performa
3. Melakukan pengetesan kandidat terhadap sifat sifat tersebut
4. Mengukur performa kerja kandidat
5. Melakukan analisa statistik terhadap hubungan antara sifat seseorang (kegesitan
pengetikan) dan performa kerja.
Namun, di dalam praktiknya, banyak karyawan menggunakan pendekatan judgmental.