1. Dokumen tersebut membahas perancangan sistem informasi inventaris barang pada Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan Kawasan Pertambangan untuk meningkatkan pengelolaan data inventaris barang secara elektronik.

1. IMPROVE Vol.2 No.1 ISSN : 1979-8342
April 2010
1
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang
(Studi Kasus di Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan)
Shiyami Milwandhari, S.Kom
Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia
Jl. Sariasih No.54 Sarijadi Bandung 40151
Telepon (022) 2009579 ext 138
e-mail : shiyami.milwandhari@gmail.com
ABSTRAK
Inventarisasi barang merupakan kegiatan untuk melakukan penghitungan, pencatatan,
pendaftaran, dan penilaian terhadap semua barang milik negara berdasarkan Keputusan
Menteri Keuangan No. Kep. 225/MK/V/4/1971, Penatausahaan barang milik/kekayaan negara
perlu dilaksanakan dan mendapat perhatian secara sungguh-sungguh, karena bila tidak
mendapat perhatian akan merugikan negara. Oleh karena itu perlu dibangun suatu sistem
informasi sebagai pendukung kegiatan penatausahaan inventaris barang.
Metode pengembangan system dalam merancang Sistem Informasi Inventaris Barang
ini menggunakan Structural Analysis and Design. Sistem informasi ini dirancang berbasiskan
web yang mampu menangani pengelolaan klasifikasi barang, pengelolaan kodefikasi barang,
pengelolaan data barang masuk dan penghapusan barang, dan pengelolaan laporan barang.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Inventaris Barang, Structural Analysis and Design, web
1. PENDAHULUAN
Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan merupakan salah satu
unit kerja dibawah Direktorat Jenderal Geologi
dan Sumber Daya Mineral, Departemen Energi
dan Sumber Daya Mineral. Salah satu fungsi dari
Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan adalah pelaksanaan
urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat,
dimana Sub Bagian Rumah Tangga yang
memiliki tugas pokok dalam mengelola data
inventaris barang .
Informasi mengenai barang masuk dan
barang keluar demikian penting untuk
membukukan secara tertib barang hasil
pengadaaan, dapat memberikan informasi dalam
melaksanakan perencanaan penentuan kebutuhan
barang, dan mengetahui secara pasti jumlah dan
nilai kekayaan Negara. Penatausahaan barang
milik/kekayaan negara perlu dilaksanakan dan
mendapat perhatian secara sungguh-sungguh,
karena bila tidak mendapat perhatian akan
merugikan Negara.
Dengan demikian sub bagian rumah tangga
pun dituntut untuk dapat bekerja lebih efektif dan
efisien dalam melakukan setiap kegiatan
inventarisasi barang seperti; penghitungan barang,
penilaian kondisi dan nilai barang, pemberian
nomor urut pendaftaran barang, dan pengumpulan
dan mendafar barang yang dinyatakan rusak berat.
Seluruh kegiatan ini dilaksanakan di tengah
keterbatasan dalam pengelolaan data secara
komputerisasi menggunakan sistem perangkat
lunak lotus. System tersebut tidak memberikan
hasil kerja yang optimal dengan terjadinya
penumpukan data yang tidak tersimpan secara
terstruktur sehingga dalam pengolahan dan
pengelolaan data tidak bekerja secara efektif dan
efisien.
Dengan melihat adanya keterbatasan sistem
dalam pengolahan data inventaris barang ini maka
diperlukan Perancangan Sistem Informasi
Inventaris Barang yang dapat memberikan
kemudahan proses pengolahan data inventaris
barang, sehingga membantu meningkatkan kinerja
sub bagian rumah tangga dan membantu dalam
menyediakan informasi mengenai data inventaris
barang.
Perumusan Masalah
Masalah-masalah yang dapat dirumuskan
pada unit rumah tangga DTLGKP dalam
menangani pengelolaan inventarisasi barang
adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana membuat otomasi proses
pengklasifikasian barang kedalam golongan
dan bidang kelompok barang tertentu.

2. IMPROVE Vol.2 No.1 ISSN : 1979-8342
April 2010
2
2. Bagaimana membuat kodefikasi setiap barang
masuk dapat dilakukan dengan otomasi
penyimpanan dan pencarian data.
3. Bagaimana membuat pengelolaan setiap
barang masuk dapat terintegrasi dengan
pengelolaan pengalokasian barang ke daftar
inventaris ruangan.
4. Bagaimana membuat pengelolaan setiap
barang keluar dapat tercatat dalam riwayat
daftar inventaris ruangan.
Tujuan
Tujuan dari perancangan system informasi
inventaris barang ini adalah sebagai berikut :
1. Merancang proses penyimpanan data
master barang dengan sistem parent-child
untuk setiap golongan, bidang, kelompok
dan sub kelompok barang tertentu
2. Merancang tampilan antarmuka yang
dapat membuat proses kodefikasi
dilakukan secara otomasi sesuai dengan
klasifikasi barang yang telah ditentukan
3. Merancang table barang masuk yang
terintegrasi dengan setiap unit dan
ruangan.
4. Merancang riwayat penghapusan barang
di setiap daftyar inventaris ruangan.
2. METODOLOGI PENELITIAN
1. Tahap Survey
Pengkajian sistem yang sudah ada secara
umum dilaksanakan dalam tahap ini.
Pengkajian sistem tersebut dapat berupa
proses-proses dalam sistem, tujuan sistem,
ataupun laporan-laporan perencanaan sistem
bahkan mengenai hardware dan softwarenya.
Pengkajian sistem dilakukan dengan cara :
a. Mempelajari struktur organisasi.
b. Memperoleh keadaaan sebenarnya
tentang data lapangan, data atribut serta
data lainnya, kebutuhan pengguna, serta
hardware dan software.
c. Mengidentifikasi proses-proses, dan
aturan-aturan pada sistem.
Pencarian data dan informasi dari system
dalam tahap survey ini dilakukan dengan cara
wawancara dan pengumpulan dokumentasi
2. Tahap Analisis Sistem
Secara spesifik langkah-langkah dalam
tahap analisis sistem pada Direktorat Tata
Lingkungan Geologi dan Kawasan
Pertambangan adalah :
a. Menganalisa dokumen-dokumen
hasil survey untuk menentukan ruang
lingkup dan mengetahui proses-
proses apa saja yang akan ditangani
oleh sistem.
b. Menganalisa keterkaitan antar
dokumen-dokumen.
c. Menganalisa alur perolehan data
yang terdapat pada dokumen-
dokumen untuk mengetahui
hubungan antara sistem dengan
sistem luar yang terkait
3. Tahap Perancangan Sistem
Tahap ini bertujuan untuk memenuhi
kebutuhan pemakai dan memberikan
gambaran yang jelas dan rancang bangun
yang lengkap kepada pemrogram atau
ahli-ahli teknik yang terlibat. Oleh karena
itu dalam tahap perancangan sistem ini
dilaksanakan penggambaran,
perencanaan, dan pembuatan sketsa yang
utuh mengenai sistem hasil
pengembangan sistem yang sudah ada
Perancangan sistem dilakukan melalui
langkah-langkah :
a. Melakukan penanganan proses-
proses yang dibutuhkan dalam
perancangan
b. Memahami bagaimana sistem yang
akan dikembangkan bekerja untuk
mencapai tujuannya
Melakukan perancangan relasi-relasi data
yang akan digunakan dalam perancangan
system
3. TINAJAUAN PUSTAKA
a. Konsep dasar sistem informasi
Sistem Informasi didefinisikan oleh
Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut :
Sistem Infromasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan.(Robert A.
Leitch / K. Roscoe Davis, Accounting
Information System,(New Jersy:
Prentice-Hall,1983),hal 6)

3. IMPROVE Vol.2 No.1 ISSN : 1979-8342
April 2010
3
b. Alat pengembangan sistem
Untuk menterjemahkan konsep diatas,
maka diperlukan suatu alat untuk
memodelkan suatu sistem baik pada
tahap analisis dan pada tahap
peerancangan. Pemodelan sistem yang
didasarkan pada pendekatan secara
struktural mencakup tiga sudut pandang
yaitu :
1. Model Proses
a. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram Konteks merupakan bagian
dari data flow diagram yang berada
pada level paling tinggi. Berfungsi
untuk menggambarkan hubungan
sistem dengan lingkungan luar.
Context diagram diwakili dengan
sebuah lingkaran tunggal yang saling
memiliki hubungan dengan
lingkungannya. Komponen-komponen
yang dipakai pada context diagram
sama dengan komponen yang dipakai
pada penggambaran DFD.
b. Diagram Arus Data (Data Flow
Diagram)
Dalam menggambarkan sistem perlu
dilakukan pembentukan simbol,
berikut ini simbol-simbol yang
digunakan dalam Data Flow Diagram
(DFD) dengan mengacu pada notasi
DeMarco-yourdon :
flow 3
Flow 2flow 1
entity 1 entity 2
1
Prcs_8
data store
keterangan :
: external entity
(pihak luar dari sistem)
data store
: Komponen penyimpanan data
c. Daftar Kejadian (Event List)
Event list merupakan suatu daftar
naratif kejadian yang berasal dari luar
system yang menyebabkan system
melakukan respon terhadap kejadian-
kejadian tersebut (Edward Yourdon,
Modern Structured Analysis, Hal 340).
Event List dapat dikatakan sebagai
stimuli yang menggerakan system.
2. Model Data
Entity-Relationship Diagram adalah
suatu model yang menjelaskan layout
penyimpanan data pada suatu abstraksi
level tinggi, Dengan kata lain, E-R
Diagram merupakan diagram yang
menggambarkan model data yang
digunakan dalam suatu sistem secara
keseluruhan.
4. ANALISA SISTEM
Adapun kegiatan dalam pembuatan Sistem
Informasi inventaris barang ini diperlukan suatu
analisa terhadap sistem, analisa formulir, analisa
pengkodean, dan analisa penanganan proses.
a. Analisa Sistem
Event List
No. Nama Event
1.
2.
3.
4.
5.
6.
UPB (Unit Pengelola Barang) melakukan
opname pisik barang hasil pembelian
panitia
Pegawai gudang melakukan kodefikasi
barang hasil opname pisik UPB
Pegawai gudang melakukan pengalokasian
barang hasil kodefikasi
UPB melakukan penilaian dan penelitian
barang yang akan dihapus
UPB melaporkan rencana usul
penghapusan pada PPBI
PPBI (Pembantu Penguasa Barang
Inventaris) mengajukan penghapusan
barang kepada Pebin (Pembina Barang
: aliran data/informasi
: sistem

4. IMPROVE Vol.2 No.1 ISSN : 1979-8342
April 2010
4
7.
8.
9.
10.
Inventaris)
Pebin menetapkan/menyetujui/menolak
usulan penghapusan yang diajukan oleh
PPBI
PPBI melaksanakan tindak lanjut
penghapusan
Pegawai gudang melakukan dokumentasi
inventaris barang yang diserahkan pada
UPB, PPBI dan Pebin
Context Diagram
dt_usulanBrgHapus
dt_brgLayakHapus
dt_statusBrg
dt_brgHslOpnamePisik
dt_usulanBrgHapus
SKPB
dt_brgHslOpnamePisik
dt_brgLayakHapus
0
SI INVENTARIS BARANG
DTLGKP
+
PEBIN
PPBIPGW
GUDANG statusSKPB[1]
statusSKPB[0]
dt_BrgHapus
LMBT_UPB
LT_UPB
LMBT_PPBI
LT_PPBI
LMBT_Pebin
LT_Pebin
req_laporan
req_laporan
req_laporan
tembusanStatusSKPB[1]
tembusanStatusSKPB[0]
UPB
dt_brgBaru
DFD Level 1
dt_brgKeluar
dt_lokasiBrg
dt_brgHapus
dt_brgKeluar
dt_statusBrg
dt_brgHslOpnamePisik
dt_brgHslOpnamePisik
dt_brgLayakHapus
LMBT_UPB
req_laporan
req_laporan
LMBT_PPBI
req_laporan
LMBT_Pebin
dt_brgMskKeluar
dt_brgLayakHapus
dt_usulanBrgHapus
SKPB
dokumentasiInventaris
dt_brgBaru
dt_kodeBrg
dt_brgKodefikasi
dt_brgMsk
dt_brgMskTeralokasi
1
pengelolaan
barangbaru
+
2
pengelolaanbaranglama
+
3
pembuatanlaporan
ds_DIR
ds_BIBI
ds_KodeBarang
UPB
PPBI
Pebin
PgwGudang
tembusanStatusSKPB[1]
tembusanStatusSKPB[0]
statusSKPB[1]
statusSKPB[0]
dt_usulanBrgHapus
LT_UPB
LT_Pebin
LT_PPBI
DFD Level 2 Proses 1
[dt_kodeBrg]
[dt_brgMskTeralokasi]
[dt_brgKodefikasi]
[dt_brgMsk]
[dt_brgHslOpnamePisik]
[dt_brgBaru]
[dt_brgHslOpnamePisik]
ds_DIR
ds_BIBI
ds_KodeBarang
UPB
Pgw
Gudang
1.2
Kodefikasi
Barang
1.3
Pengalokasian
Barang
1.1
Opname
PIsik

5. IMPROVE Vol.2 No.1 ISSN : 1979-8342
April 2010
5
DFD Level 2 Proses 2
dt_usulanBrgHapus
[dt_brgKeluar]
[dt_lokasiBrg]
tembusanStatusSKPB[1]
[dt_brgKeluar]
[dt_brgHapus]
statusSKPB[1]
[dt_brgLayakHapus]
[dt_usulanBrgHapus]
[dt_brgLayakHapus]
[SKPB]
[dt_statusBrg]
Pebin
PPBI
UPB
2.3
memo status
ajuan
penghapusan
barang
2.4
penghapusan
barang
2.1
cekstatus
barang
2.2
pengajuan
permohonan
penghapusan
barang
Pgw
Gudang
tembusanStatusSKPB[0]
statusSKPB[0]
ds_DIR
ds_BIBI
b. Analisa Formulir
Nama
formulir
Buku Induk Barang Inventaris
Fungsi Menyimpan data barang masuk dan
keluar
Frekuensi Setiap terjadi pembelian dan
penghapusan barang
Rangkap 3
Sumber Unit Pengelola Barang
Tujuan UPB, PPBI, dan Pebin
Isi Nomor urut, tgl. Pembukuan, nama
barang/sub-sub kelompok, kode
sub-sub kelompok, merk/tipe, T/K,
uraian, jumlah barang, satuan,
jumlah, kondisi, keterangan
c. Analisa Pengkodean
Menurut keputusan Menteri Keuangan No.
195/KMK.01/1982 bahwa cara membuat kode
barang milik / kekayaan Negara harus
mengikuti petunjuk dari Menteri Keuangan.
Yang terdiri dari 9 (sembilan)digit yang
susunannya sebagai berikut :
Penjelasan :
a. Kotak 1 menunjukan kode golongan
barang
b. Kotak 2 dan 3 menunjukan kode
bidang barang
c. Kotak 4 dan 5 menunjukan kode
kelompok barang
d. Kotak 6 dan 7 menunjukan kode sub
kelompok barang
e. Kotak 8 dan 9 menunjukan kode sub-
sub kelompok barang
d. Analisa Penanganan Proses
No.
Proses
Nama Proses Manual Otomasi
1 Pengelolaan
barang baru
√
1.1 Opname pisik √
1.2 Kodefikasi
barang
√
1.3 Pengalokasian
barang
√
2 Pengelolaan
barang lama
√
No.
Proses
Nama Proses Manual Otomasi
2.1 Cek status
barang
√
2.2 Pengajuan
permohonan
penghapusan
barang
√
2.3 Memo status
ajuan
permohonan
barang
√
2.4 Penghapusan
barang
√
3 Pembuatan
laporan
√
5. PERANCANGAN
a. Perancangan proses
Untuk melakukan perancangan
terhadap sistem tidak jauh berbeda dengan
tahap analisa yaitu menggunakan Event List,
Context Diagram, Data Flow Diagram
(DFD), dan ER- Diagram
Event List
No. Nama Event
1.
2
3.
4.
5.
Pegawai gudang melakukan validasi
hak akses
Pegawai gudang melakukan kodefikasi
barang
Pegawai gudang melakukan
pengalokasian barang
Pegawai gudang melakukan Pendataan
barang keluar.
Pegawai gudang melakukan

6. IMPROVE Vol.2 No.1 ISSN : 1979-8342
April 2010
6
dokumentasi inventaris barang yang
diserahkan pada Pejabat (UPB, PPBI
dan Pebin)
Context Diagram
req_laporan
LMBT
valid
dt_pgwGudang
0
SI
INVENTA RIS
BARA NG
DTLGKP
+
pgw
gudang pejabat
invalid
id_login
password
dt_brgHapus
id_login
password
dt_brgHslOpnamePisik
dr_brgkeluar
valid LT
DFD Level 1
dt_brgHapus
dt_lokasiBrg
id_login
dt_pgwGudang
dt_brgKeluar
dt_brgMSk
dt_lokasiBrg
dt_brgMskTeralokasi
dt_unit
dt_brgMsk
dt_brgKodefikasi
dt_kdBrg
dt_brgKeluar
[req_laporan]
[LMBT]
[valid]
dt_brgKeluar
dt_brgHslOpnamePisik
valid
id_login
[dt_pgwGudang]
pgwgudang
pejabat
1
PENGOLAHAN
DATAVALIDASI
PEGAWAI
GUDANG
2
VALIDASI
USER
3
PENGELOLAAN
DATABARANG
MASUK
+
4
PENGELOLA
ANDATA
BARANG
KELUAR
+
5
PEMBUATAN
LAPORAN
PGW
ds_kdBrg
ds_BrgMsk
ds_Unit
ds_ruang
ds_BrgKeluar
invalid
valid
valid
password
password
id_login
password
id_login
password
LT
DFD Level 2 Proses 3
[dt_brgMskTeralokasi] [dt_unit]
[dt_brgMsk]
[dt_brgKodefikasi][dt_kdBrg]
[dt_brgHslOpnamePisik]
pgw
gudang
ds_kdBrg
ds_BrgMsk
ds_Unitds_ruang
3.1
kodef ikasi
barang
3.2
pengalokasian
barang
DFD Level 2 Proses 4
[dt_brgKeluar]
[dt_brgHapus] [dt_brgKeluar]
[dt_lokasiBrg]
ds_BrgKeluar
ds_ruang
pgw
gudang
4.1
penghapusan
barang keluar
4.2
pendataan
barang keluar
b. Perancangan Basis Data
Untuk menggambarkan perancangan
basis data menggunakan Entity-Relationship
Diagram serta tools tambahan yaitu
Conceptual Data Model (CDM) untuk
memodelkan data secara konseptual dan
Physical Data Model (PDM) untuk
memodelkan data-data yang sudah terbentuk
berupa table-tabel yang berelasi satu sama
lainnya.

7. IMPROVE Vol.2 No.1 ISSN : 1979-8342
April 2010
7
ER-Diagram
Conceptual Data Model
ruang
dimi liki
mempunyai
mencatat
brgMsk
no_msk
tgl_msk
merk_msk
terima
kondisi_msk
jml_msk
satuan_msk
harga_msk
total_msk
dicatat_dlm
ket_msk
status_brg
brgKeluar
no_keluar
tgl_keluar
merk_keluar
diserahkan
kondisi_keluar
jml_keluar
satuan_keluar
harga_keluar
total_keluar
dicatat_dlm
ket_keluar
Pegawai
id_pgw
NIP
User_name
passwords
brg
id_brg
gol
bid
kel
sub_kel
sub_sub_kel
nama
unit
id_unit
kd_departemen
kd_eselon1
kd_eselon2
kd_propinsi
kd_UPB
Physical Data Model
NO_MSK =NO_MSK
ID_UNIT = ID_UNIT
ID_BRG =ID_BRG
NO_MSK =NO_MSK
ID_PGW= ID_PGW
BRGMSK
NO_MSK NUMERIC
ID_PGW CHAR(9)
ID_BRG INTEGER
TGL_MSK DATE
MERK_MSK VARCHAR(25)
TERIMA VARCHAR(50)
KONDISI_MSK VARCHAR(2)
JML_MSK INTEGER
SATUAN_MSK INTEGER
HARGA_MSK DOUBLEPRECISION
TOTAL_MSK DOUBLEPRECISION
DICATAT_DLM VARCHAR(4)
KET_MSK VARCHAR(255)
STATUS_BRG VARCHAR(6)
BRGKELUAR
NO_KELUAR NUMERIC
NO_MSK NUMERIC
TGL_KELUAR DATE
MERK_KELUAR VARCHAR(25)
DISERAHKAN VARCHAR(50)
KONDISI_KELUAR VARCHAR(2)
JML_KELUAR INTEGER
SATUAN_KELUAR INTEGER
HARGA_KELUAR DOUBLEPRECISION
TOTAL_KELUAR DOUBLEPRECISION
DICATAT_DLM VARCHAR(4)
KET_KELUAR VARCHAR(255)
PEGAWAI
ID_PGW NUMERIC
NIP NUMERIC(10)
USER_NAME VARCHAR(10)
PASSWORDS VARCHAR(10)
BRG
ID_BRG NUMERIC
GOL NUMERIC(2)
BID NUMERIC(2)
KEL NUMERIC(2)
SUB_KEL NUMERIC(2)
SUB_SUB_KEL NUMERIC(3)
NAMA VARCHAR(35)
UNIT
ID_UNIT NUMERIC
KD_DEPARTEMEN NUMERIC(2)
KD_ESELON1 NUMERIC(2)
KD_ESELON2 NUMERIC(2)
KD_PROPINSI NUMERIC(1)
KD_UPB NUMERIC(3)
RUANG
NO_MSK NUMERIC
ID_UNIT NUMERIC
NO_RUANG NUMERIC(3)
NAMA_RUANG VARCHAR(15)
THN_PERIKSA DATE
JML_BRG INTEGER
c. Perancangan Antarmuka
Antarmuka Tambah Data Kode Barang

8. IMPROVE Vol.2 No.1 ISSN : 1979-8342
April 2010
8
Antarmuka Tambah Data Barang Masuk dan
Keluar
6. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil perancangan Sistem
Inventaris Barang ini maka dapat disimpulkan
sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dirancang mampu
mengklasifikasikan barang kedalam
golongan dan bidang kelompok barang
tertentu.
2. Sistem informasi yang dirancang mampu
mengolah kodefikasi setiap barang masuk
dengan menetapkan kode-kode yang telah
ditentukan.
3. Sistem informasi yang dirancang mampu
menangani pengelolaan data barang
masuk kedalam daftar inventaris ruangan.
4. Sistem informasi yang dirancang mampu
menangani riwayat pengelolaan setiap
data barang yang keluar.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Software Engineering, A practitioner’s
Approach, roger S. Prresman, Mc. Grwathill,
2001.
[2] Moekijat, Drs “Pengantar Sistem informasi
Manajemen”, remadja Karya CV, Bandung,
1986.
[3] Edward Yourdon “Modern Structured
Analysis”, Prentice-Hall International, New
York, 1988.
[4] Fathansyah, Ir “Basis Data”, Informatika,
Bandung, 1999.
[5] Sadewo RM, Drs “Pembinaan Administrasi
Barang / Milik Kekayaan Negara Beserta
Peraturan dan perundang-undangan yang
berlaku”, CV. Panca Usaha, Jakarta, 1997