Dokumen ini adalah senarai semak pengurusan fail untuk badan beruniform, kelab, persatuan, dan sukan/permainan yang merangkumi langkah-langkah penting dalam penubuhan, kelulusan, dan pengurusan aktiviti. Ia termasuk dokumen seperti surat permohonan, minit mesyuarat, perlembagaan yang disahkan, dan laporan aktiviti. Fail-fail yang berbeza dipisahkan mengikut jenis pengurus seperti pengerusi, setiausaha, dan bendahari untuk memastikan pengurusan yang sistematik.

1. SENARAI SEMAK FAIL BAGI
BADAN BERUNIFORM/KELAB DAN PERSATUAN/SUKAN DAN PERMAINAN
_______________________________________________________________
BIL
PENGURUSAN FAIL
ADA
TIADA
CATATAN
SEMAKAN
PERTAMA
PENYELARAS
___/___/20_
TINDAKAN
GURU
PENASIHAT
___/___/20_
1 SURAT PERMOHONAN PENUBUHAN
 DRAF PERLEMBAGAAN
 DRAF AKTIVITI ASAL
 SENARAI JAWATAN KUASA PENAJA
2 SURAT KELULUSAN PENUBUHAN PERSATUAN
3 SURAT PERLANTIKAN GURU PENASIHAT
4 MINIT MESYUARAT AGUNGDISAHKAN
5 PERLEMBAGAAN YANG DISAHKAN
6 PERANCANGAN AKTIVITI YANG ASAL
7 RANCANGAN AKTIVITI TAHUNAN
8 TAKWIMKOKURIKULUM
9 SENARAI NAMA KEAHLIAN
10 SENARAI KEAHLIAN MENGUTIPDERMA/YURAN -
BENDAHARI
11 SURAT KELULUSAN MENGUTIP DERMA/YURAN-
BENDAHARI
12 AKAUN KEWANGAN/ BELANJAWAAN DISAHKAN
13 SURAT KELULUSAN MENJADI AHLI GABUNGAN
14 SURAT PERMOHONAN UNTUKMENJADI AHLI
GABUNGAN BADAN INDUK
15 MINIT-MINIT MESYUARAT
16 SURAT-SURAT PEKELILINGYANG BERKAITAN
 KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
 JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH
 PEJABAT PENDIDIKANDAERAHLAHAD
DATU
 SEKOLAH
17 DOKUMEN PENCAPAIAN CEMERLANG AHLI
18 LAPORAN SETIAPAKTIVITI
19 LAPORAN TAHUNAN
20 DAFTAR PENILAIANSETIAP AHLI
21 SURAT PENYERAHAN KEMBALI KUASA DAN
PERLANTIKAN GURU PENASIHAT OLEH PENGETUA
22 STOKDAN INVENTORI
23 CONTOH SIJIL/SURAT PENGHARGAAN
Disediakan oleh,
_______________________________
Guru Penasihat
Disemak oleh,
_______________________________
Disemak oleh,
_______________________________

2. Pengurusan Fail
PENGURUSAN FAIL
1. Fail Induk Kelab / Persatuan
1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan
Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama :
a. Draf perlembagaan
b. Draf aktiviti asas
c. Senarai Jawatankuasa Penaja
1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong
Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.
1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan
kuasa pengelolaan dan penyeliaan.
1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan.
1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.
1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.
1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.
1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.
1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin
kepada Pengetua/Guru Besar.
1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar.
1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.
1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.
1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

3. 1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:
a. Kementerian Pendidikan Malaysia
b. Jabatan Pendidikan Negeri
c. Pejabat Pendidikan Daerah
d. Sekolah
1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.
1.20 Laporan setiap aktiviti.
1.21 Laporan tahunan.
1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.
1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin
daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.
1.24 Stok dan inventori.
1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.
2. Fail Pengerusi
2.1 Maklumat ahli
2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat
2.3 Perlembagaan kelab
2.4 Minit mesyuarat
3. Fail Setiausaha
3.1 Minit mesyuarat
3.2 Surat-surat berkaitan kelab
3.3 Buku-buku panduan kelab
3.4 Perlembagaan kelab
3.5 Maklumat ahli
3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat
3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)
4. Fail Kewangan (Bendahari)
4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab
4.2 Bil-bil pembelian.