Human Resource Information System ( HRIS )

1. TUGAS TAMBAHAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Disusun Oleh : Nurlaila Latupono,SE
Tutor : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM,CMA
Universitas Terbuka ( UPBJJ – Ternate )
Tahun 2017

2. HUMAN RESOURCES INFORMATION
SYSTEM (HRIS)
A. Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau Human Resource
Information System (HRIS)
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap
tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi.
Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia/Human Resources Information System (SISDM/HRIS).
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung
proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Menurut Wikipedia.com, HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang
ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini
menggabungkan MSDM dengan teknologi informasi yang berupa software yang dapat
membantu aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan sistem pemrosesan data yang
telah terstandarisasi dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource
planning (ERP).
Di berbagai perusahaan kegiatan yang menggunakan HRIS biasanya dikerjakan oleh
HRD yang dalam pekerjaannya merupakan penyeleksi dan rekrutmen karyawan, pelatihan dan
pengembangan karyawan, penyusun manajemen kinerja dan karir.
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)

3. 3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik-
karakteristik di atas dalam mengambil suatu keputusan, agar keputusannya sesuai dengan standar
dari perusahaan dan sesuai dengan keadaan perusahaan dan karyawan yang bekerja di dalamnya.
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai
baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam
peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati
manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur
berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan
mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program
pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
B. Sistem input sumber daya manusia
Sistem ini terdiri dari tiga bagian yaitu dua bagian untuk mendapatkan data internal dan satu
bagian untuk mendapatkan data eksternal.
1) Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian yaitu :
a. Data keuangan yag dapat diambil dari basis data akuntansi. Sistem SIA (Sistem Informasi
Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang
lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan. Contoh elemnen
akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan
tahun berjalan. SIA menyadiakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi
gambaran yang lengkap dari sumber daya personil keuangan dan non-keuangan. Keterlibata

4. SDM dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi
SIA.
b. Data sumber daya manusia non-keuanagan dapat diperoleh melalui penelitian SDM. Sistem
penelitian sumber daya manusia bergfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus. Contohnya:
 Penelitian Suksesi (Succession Study) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang
dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Mungkin
seseorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen puncak ingin
mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan itu,
 Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation) mempelajari setiap
jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan,
 Penelitian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang
disampaikan pegawai untuk berbagai alasan. Data dari riset ini umumnya diperoleh
malalui observasi dan wawancara langsung dengan responden survey daftar
pertanyaan. Data riset ini misalnya adalah data yang diperoleh dari studi suksesi,
harapan karyawan, job analysis, kebutuhan tenaga kerja, identiikasi pengetahuan dan
keahlian yang dibutuhkan untuk pekerjaan-pekerjaan tetentu, keluhan karyawan dan
sebagainya.
2) Sumber data eksternal disebut dengan human resource intelligent data. Sistem ini mengumpulkan
data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan luar perusahaan. Elemen
lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja,
masyarakat global, masyarakat keuangan dan Pesaing.
a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu
perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang
memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen
tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan
data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan
peneriamaan.
c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan
dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan. Data serikat pekerja
yang dibutuhkan misalnya kontrak-kontrak kerja dengan serkat pekerja. Data pemerintah
berupa aturan-aturan pemerintah tentang ketenagakerjaan misalnya upah minimum regional

5. dan tunjangan hari raya. Sumber data lulusan universitas dapat dilakukan dengan
menghubungkan system informasi SDM dengan situs alumni universitas-universitas yang
ada. Sumber data bursa tenaga kerja dapat diperoleh dari agen-agen penyedia tenaga kerja.
d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan
sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi
ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang
sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu
perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai
sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia
pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
C. Sistem output sumber daya manusia
a. Bentuk dasar Output
Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas
database queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang
menggunakan sistem pakar.
b. Perangkat lunak HRIS
Perangkat lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang berbentuk siap
pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau kadang dikembangkan
sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan
bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi daripada oleh SDM atau jasa
informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.
OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
 Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer
atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja
(turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

6.  Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini
diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
 Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–
informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi
keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
 Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya
yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis
kompensasi dan perencanaan kompensasi.
 Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda
dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja
karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan
sepeti dana pensiun.
 Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengankeluhan
– keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
D. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Meningkatnya kerumitan masakah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh
banyaknya peraturan pemerintah fan meluasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan data
dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasi komputer , tersedia
beberapa alternatif dalam hal isi. Lokasi dan manajemen pemasukan data.
1) Isi database
HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidakhanya pegawai, tetapi juga organisasi dan
perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber
daya manusia dalam beberapa cara.
a. Data pegawai,kebanyakan database berisi data yang berhubungan dengan pegawai
perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab survei 1990-91,
data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap peagawai
dapat tersimpan ratusan elemen data.
b. Data non-pegawai, ketika diminta untk menjelaskan data non-pegawai dalam
database mereka, 8% responden HRSPmengidentifikasikan data yang menjelaskan

7. organsisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan
universitas, serikat pekerja dan pemerintah. Juga diidentifikasikan data yang
menjelaskan perorangan seperti pelamar, tanggungan, keuntungan dan pegawai yang
masih bertahan.
2) Lokasi database
Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer
sentral perusahaan, tetapi yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lai, dan diluar
pusat pelayanan.
3) Perangkat lunak manajemen
Unit HRIS telah menerapkan sistem manajemen database (DMBS) untuk mengelola
database HRIS mereka. Pada tabel di bawah ini mendaftarkan DBMS yang populer,
seperti yang dilaporkan pada peneitian HRSP. Tiga sistem teratas semuanya digunakan di
mainframe, dan popularitas mereka mempertegas peran kunci yang dimiliki oleh sistem
besar seperti pada HRIS. Walau IMS merupakan salah satu DBMS pertama, IMS tetap
populer karena kemampuannya menangani data berjumlah besar. FOCUS digunakan
lebih untuk pengambilan data daripada manajemen data. DB2 merupakan database
relasional mendapat dukungan diakhir 1980-an, dBAse adalah sistem berbasi komputer
mikro yang paling populer. 194 sistem yang terdapat kategori ”lain-lain” menunjukkan
beragamnya jenis perangkat lunak database yang dipilih oleh SDM untuk digunakan
4) Data dimasukkan ke dalam database dari beberap sumber, menurut penelitian HRSP.
Non-manajer dalam SDM adalah sumber paling populer (86,9%), diikuti oleh non-
manajer diluar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer diluar SDM
(7,8%). Pemasukkan data dari lingkungan relatif jarang hanya dilaporkan oleh sekitar
24,2% perusahaan.
E. Kesimpulan
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer
yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh
informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan
menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan
pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan
dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa
SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja,
Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Semua hal
tersebut dikerjakan dan dikelola oleh bagian HRD (Human Resource Development).

8. DAFTAR PUSTAKA
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia
http://www.scribd.com/doc/7260344/kuliah-11
http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia
HM, Jogiyanto.2005.Sistem Teknologi Informasi.Yogyakarta:ANDI
http://dinkesbonebolango.org/index2.php?option=com_content&do_pdf=1&id=215
http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI…FPEB/…/SIM_SDM.pdf
http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197507042003121-
ASKOLANI/SIM_SDM.pdf
http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121-
CHAIRUL_FURQON/014._SIM-sistem_informasi_SDM-contoh_kasus.pdf
http://journal.uii.ac.id/index.php/JPI/article/viewFile/188/177
http://p3m.amikom.ac.id/pics/Jurnal_MANAJERIAL_Edisi_September_2007.pdf
http://peni.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/2230/armes2k-detail.pdf
Kadir, Abdul.2003.Pengenalan Sistem Informasi.Yogyakarta:ANDI
Oetomo, Budi Sutedjo Dharma.2006.Perencanaan dan Pembngunan Sistem
Informasi.Yogyakarta:ANDI
Susanto, Azhar.2002.Sistem Informasi Manajemen.Bandung:Lingga Jaya