Human Resource Information System (HRIS)

1. Pertanyaan
Human Resource Information System (HRIS) terdiri atas tiga bagian utama, masing-masing
adalah sub input, sussistem database dan subsistem output. Silahkan saudara diskusikan
materi HRIS. Dan jelaskan pemanfaatan SIM di bidang SDM dilingkungan kerja saudara.
Pembahasan
Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dan menjadi
kunci yang menentukan perkembangan dalam sebuah organisasi baik secara institusi maupun
perusahaan. Sumber daya manusia ini harus dikelola dengan baik agar bakat dan
kemampuannya dapat bermanfaat secara utuh, maksimal dan tepat sasaran melalui metode-
metode dan sistem yang efektif dan efisien. Sumber daya manusia pada hakikatnya terdiri
dari daya fisik dan daya pikir yang nantinya akan menentukan kemampuan manusia tersebut.
Dalam suatu aktivitas, manusia adalah unsur utamanya, tidak peduli meskipun banyaknya
peralatan canggih yang sudah bisa bekerja secara instan, namun peralatan tersebut tidaka
akan bisa berfungsi jika tidak dikelola oleh manusia.
Menurut Sumarsosno (2003), sumber daya manusia memiliki dua makna. Makna
yang pertama adalah usaha kerja yang bermanfat bagi keberlangsungan produksi. Dan
makna lainnya adalah kelompok manusia yang terdiri dari manusia yang memiliki
kemampuan untuk memberikan jasa. Sedangkan Mathis dan Jackson (2006), mendefinisikan
Sumber daya manusia sebagai suatu rancangan berbagai sistem formal dalam perusahaan
maupun organisasi yang berfungsi untuk menjaga agar penggunaan bakat mencapai tujuan
organisasi atau perusahaan tersebut secara efektif dan efisien. Hasibuan mengartikan Sumber
daya manusia sebagai manusia yang mempunyai kemampuan terpadu yang dicirikan dengan
pola pikir dan daya fisik yang baik. Perilaku dan watak sumber daya manusia berasal dari
lingkungannya sedangkan prestasi dan motivasi kerja berasal dari keinginan dirinya sendiri.
Sumber daya manusia berfungsi sebagai tenaga kerja, tenaga ahli, pemimpin, tenaga
usahawan dan pengembang IPTEK.
Pengelolaan sumber daya manusia atau yang biasa disebut dengan manajemen
Sumber daya manusia merupakan hal yang paling mendasar yang harus menjadi perhatian
dari pemilik usaha. Hal ini menyangkut usaha memotivasi dan mendisiplinkan karyawan,
mengembangkan dan pemberian hak karyawan. Oleh karena itu, perekrutan karyawan
diperlukan proses yang teliti dan cermat karena dalam pengelolaan sumber daya manusia
membutuhkan usaha yang cukup berat.
Departemen yang mengelola sumber daya manusia (Human recources/HR), wajib
mampu menyimpan data karyawan dengan baik. Data inilah yang menjadi dasar dalam
menentukan hak dari setiap karyawan, penentuan promosi karyawan, penentuan training
karyawan dan berbagai kebijakan lainnya.

2. Dari beberapa hal di atas maka melahirkan HRIS (Human resources information
system). Tujuan utamanya adalah untuk memudahkan pengguna dalam menyimpan data
karyawan dan mengaksesnya dengan mudah kapanpun dibutuhkan.
Untuk dapat memudahkan pengguna maka dibuatlah suatu sistem yang terintegrasi dengan
database karyawan sehingga dapat menghasilkan data yang akurat.
Sistem adalah sekumpulan aktivitas yang diatur sedemikin rupa sehingga memudahkan
pelakunya untuk mencapai tujuan yang sama di waktu yang berbeda. Sistem dapat
menggunakan program komputer atau kertas. Namun di era teknologi sekarang ini, sistem
yang masih menggunakan kertas dianggap tidak efektif karena menghabiskan banyak waktu,
sulit diakses dan boros.
Contohnya sistem absensi dari setiap organisasi atau perusahaan dapat berbeda tergantung
alat yang digunakan dan kepedulian pemilik perusahaan atau pemimpin organisasi.
Sistem absensi menggunakan kertas atau buku dimana HR membuat daftar absen karyawan
dengan tulisan tangan lalu menyerahkan daftar tersebut ke setiap departemen. Setiap hari atau
setiap minggu tim HR akan membuat rekap absensi karyawan di buku rekapan.
Berdasarkan hasil rekapan tersebut, tim HR akan menghitung dengan kalkulator untuk
karyawan yang sering terlambat. Tim HR harus mencari format kertas ijin untuk memastikan
apakah karyawan tersebut benar terlambat atau ternyata sedang ijin. Begitu juga jika
karyawan yang bersangkutan tidak masuk kerja, ia harus mencari format cuti jika ada.
Hal ini tidak menjadi masalah apabila jumlah karyawan sedikit, namun jika jumlah karyawan
banyak maka sistem absensi yang menggunakan kertas ini akan menjadi beban berat bagi
bagian yang mengelola administrasi karyawan.
Sistem absensi yang sekarang sudah diterapkan pada perusahaan swasta maupun instansi
pemerintah merupakan sistem yang menggunakan mesin absen finger pada program
komputer yaitu spreadsheet. Pada sistem ini, setiap kali karyawan melakukan presensi,
datanya akan tersimpan dan rekap kehadiran karyawan otomatis terbentuk. Bagian yang
mengelola administrasi karyawan hanya perlu mengambil data dari mesin absensi ini dengan
menggunakan internet.
Ada juga sistem absensi berbasis cloud. Pada sistem ini, karyawan dapat melakukan absensi
melalui smartphone dan rekapan absensi tersebut didownload melalui aplikasi web.
Sistem HRIS dalam perusahaan atau organisasi tidak hanya berkaitan dengan absensi
karyawan namun mencakup keseluruhan bagian yang mengurus SDM. Oleh karena itu
penggunaan software HRIS yang sesuai untuk perusahaan adalah salah satu hal penting demi
kemajuan perusahaan dan pencapaian tujuan yang diharapakan
Human Recources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer
yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM dalam perusahaan guna

3. mendukung proses pengmbilan keputusan atau yang biasa disebut dengan Decision Support
Systm (DSS) dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Menurut Wikipedia.Com, HRIS adalah sebuah bentuk interaksi/pertemuan antara bidang
ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informai ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan
menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise recource
planning (ERP). Secara keseluruhan sistrm ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basis
data yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk
aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun
kaku dengan aturan-aturannya. Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam HRIS adalah
:
- Timely (tepat waktu)
- Accurate (akurat)
- Concise (ringkas)
- Relevant (relevan)
- Complete (lengkap)
HRIS adalah software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data, dan susmber
informasi untuk departemen SDM, payroll, pihak manajemen dan departemen akuntansi.
Data karyawan lama maupun baru dapat diinput dengan menggunakan aplikasi ini. Dengan
terlebih dahulu melakukan setting paraturan perusahaan mengenai cuti, ijin, job class, jadual
masuk kerja dan gaji, maka proses administrasi selanjutnya yang biasa dilakukan oleh HR
akan secara otomatis dilakukan oleh aplikasi HRIS ini. Berdasarkan data yang diinput,
peruahaan dapat menentukan hak-hak yang akan diterima karyawan berdasarkan ketentuan
perusahaan.
Dengan menggunakan aplikasi HRIS, perusahaan akan mampu dari sisi payroll, dalam
membuat laporan rekapan penerima gaji pada bulan bersangkutan. Dengan demikian
perusahaan tidak akan kesulitan lagi setiap kali menghitung take home pay karyawan.
HRIS sebaiknya berbasis WEB sehingga data karyawan dapat diakses dimanapun dan
kapanpun selama masih bisa mengakses jaringan internet.
HRIS memungkinkan perusahaan untuk menangani lebih banyak beban kerja dengan sumber
daya yang lebih sedikit.

4. Tujuan utama HRIS adalah menyediakan data yang terpercaya bagi perusahaan atau
organisasi untuk mendukung kegiatan operasional dan penyusunan strategi yang lebih baik.
Solusi yang ditawarkan HRIS adalah :
- Pemusatan semua data pegawai terutama untuk software HRIS berbasis web.
Departemen HR tidak perlu lagi meminta data dari cabang-cabang yang jauh atau dari
toko yang berbeda untuk membuat report konsolidasi. Data karyawan dapat diakses
oleh pihak manajemen atau departemen HR dengan cepat.
- Mengurangi human error.
Setiap pegawai selalu berusaha keras untuk memberikan pekerjaan terbaik. Namun,
tentu manusia tidak luput dari kesalahan meskipun ada juga orang yang bermaksud
buruk terhadap perusahaan. Salah perhitungan yang tidak disengaja terutama untuk
penggajian dapat memberikan dampak yang buruk. Dengan software HRIS dapat
menghindari kesalahan dalam penghitungan gaji, pajak ataupun resiko kehilangan
data karena tidak sengaja ter-delete. Selain kesalahan yang menyebabkan kerugian
perusahaan, hubungan antara karyawan juga dapat menjadi buruk. Hal ini dapat
menciptakan suasana kerja yang tidak menyenangkan dan mengakibatkan karyawan
berhenti bekerja.
- Keamanan data yang lebih canggih.
Data karyawan merupakan data personel yang bersifat sensistif. Dan hanya beberapa
orang dalam perusahaan yang dapat mengakses data tersebut. Selain kerugian besar
karena kehilangan data, aplikasi HRIS juga bagus untuk menghindari pencurian data
karena karena hanya orang-orang tertentu yang diberi akses untuk mengakses data
tersebut
- Mengurangi kerja manual yang menggunakan kertas.
Banyak perusahaan masih menggunakan kertas untuk proses pengajuan cuti, ijin,
reimburserment obat. Staf departemen HR harus menginput data satu per satu dari
form tersebut. Bisa saja terjadi staf yang bersangkutan harus lembur karena ada
banyak form yang harus diinput ke spreadsheet/excel. Melalui sistem ESS (Employee
Self Service), untuk proses tersebut, karyawan yang berkepentingan akan menginput
data sendiri di program komputer. Dengan demikian departemen HR dapat langsung
mengakses dan memproses data tersebut. Perusahaan dapat menghemat banyak
waktu, tenaga dan biaya kertas.
- Akses data dari mana saja.
Terutama untuk aplikasi HRIS cloud based, pihak manajemen dapat mengakses data
SDM dari rumah atau dari luar kantor, di luar jam kerja kapan saja. Sebagai pemilik
usaha, terkadang perlu mengakses data karyawan dengan cepat.
- Meningkatkan komunikasi antar karyawan dengan departemen SDM
Departemen HR dapat menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama
atau reminder pelaporan pajak karyawan langsung ke akun karyawan.
HRIS mengurangi perbedaan data antara karyawan yang bersangkutan dengan
departemen HR.. Contoh jumlah sisa cuti atau jumlah lembur. Perbedaan data tersebut
dapat menciptakan situasi yang tidak nyaman dan merepotkan antara HR dengan

5. karyawan yang bersangkutan. Kesamaan data ini dapat meminimalisir ketegangan
diantara karyawan.
Adapun komponen-komponen penting dalam software HRIS dalam departemen terdiri dari :
- Time attendance management.
Data kehadiran karyawan sehari-hari mempengaruhi penghasilan yang diterima oleh
karyawan yang bersangkutan. Fitur ini mengelola data-data yang terdiri dari :
 Data waktu datang/pulang
 Absensi karyawan
 Data lembur
 Integrasi dengan mesin absen fingerprint
 Jadual shift karyawan
 Jadual cuti
 Pengajuan cuti dan ijin karyawan
- Employee Self Service (ESS)
ESS adalah fitur aplikasi HRIS dimana karyawan dapat mengurus administrasi HR
tanpa bantuan pihak HR secara langsung. Misalnya karyawan dapat mencetak slip
gaji, membuat dan mengajukan persetujuan ijin, melihat cuti, mengajukan klaim
pengobatan dan lain-lain melalui dashboard pribadi.
Manfaat utama ESS adalah mengurangi beban kerja departemen HR, meningkatkan
kontrol human recources data management, dan efisiensi biaya penggunaan kertas.
- Talent management
Talent management system adalah sistem yang memudahkan tim HR untuk memilih
kandidat, mengelola karyawan dengan performa tinggi dan meningkatkan human
capital. Fitur ini menyediakan informasi produktivitas karyawan. Kinerja karyawan
yang bersangkutan dapat tampil pada dashboard software., sehingga departemen HR
dapat lebih mudah memilih karyawan yang cocok untuk dipromosikan atau diberi
tanggungjawab lebih.
- Payroll management
Pengelolaan tenaga kerja tidak terlepas dari proes penggajian dan penerimaan benefit
karyawan. Hal ini bukan merupakan hal yang mudah karena seorang karyawan saja
dapat menerima berbagai macam tunjangan, bonus, THR dan memiliki hak untuk
klaim kesehatan melalui BPJS dan reimburse pengobatan langsung ke perusahaan.
Dengan tujuan mempermudah tim payroll dalam menangani hal ini, software HRIS
menyediakan fitur payroll. Selain perhitungan gaji bulanan, fitur ini juga menghitung
pajak karyawan dan potongan lain seperti potongan gaji karena cuti habis.
HRIS yang yang baik, merekam data pada setiap proses bisnis HR. Komponen
didalam HRIS meliputi keseluruhan aktifitas yang menunjang operasional
perusahaan. Setiap fitur tambahan, tentu merupakan tambahan biaya sehingga perlu
menganalisa kebutuhan perusahaan terkait penggunaan aplikasi HRIS ini.
HRIS yang efektif akan memberikan informasi kepada perusahaan tentang melacak dan
menganalisis karyawan aktif dan pensiunan serta pelamar. Perusahaan perlu memilih HRIS
dan menyesuaikannya dalam rangka memenuhi kebutuhan perusahaan. HRIS yang tepat,

6. memungkinkan karyawan melakukan update sendiri data dan perubahan alamat sehingga
astaf HR lebih optimal dalam bekerja pada fungsi-fungsi yang lebih strategis. Selain itu data
yang diperlukan untuk manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pertumbuhan
karir dan pengembangan, dan perlakuan yang sama difasilitasi. Akhirnya manajer dapat
mengakses informasi yang diperlukan secara legal, etis, dan efektif dalam mendukung
keberhasilan karyawan dalam pelaporan mereka.
Ada beberapa alasan yang memungkinkan perusahaan menggunakan aplikasi HRIS antara
lain :
- Payroll sistem menjadi lebih akurat
Penghitungan kompensasi karyawan memerlukan kehati-hatian dan kecermatan
tersendiri dalam hal pemberian upah lembur, bonus dan THR agar benar-benar sesuai
dengan kontribusi karyawan yang berdampak pada kesejahteraan karyawan. Payroll
system pada HRIS dapat membantu menghitung kompensasi bagi setiap karyawan
sesuai dengan kontribusi mereka secara lebih akurat dan dalam waktu yang lebih
cepat.
- Kehadiran karyawan menjadi lebih terkontrol
Salah satu kontribusi karyawan dalam bekerja adalah waktu mereka dalam bekerja
karena perusahaan akan mengalami kendala apabila karyawan mangkir atau absen
dari pekerjaan. HRIS dengan fitur absensi karyawan secara online, menutup
kemungkinan karyawan berbuat curang dalam hal absensi misalnya dengan titip
absen. Absensi karyawan dapat terhubung langsung ke payroll system sehingga
kompenssasi yang karyawan terima akan disesuaikan dengan jumlah hari
kehadirannya.
- Efisiensi waktu dan kemudahan akses via portal karyawan
Portal karyawan pada HR software memungkinkan karyawan mengakses slip gaji
hingga mengajukan cuti atau ijin secara online. Karyawan tidak perlu lagi mengetik
surat permohonan cuti dan menyiapkan lampirannya dan menyerahkan ke departemen
HR lalu menunggu lama-lama persetujuannya.
- Penyimanan data personalia karyawan menjadi lebih aman
HRIS memungkinkan karyawan untuk menyimpan data berbasis online, mulai dari
data pribadi, data karir, jatah cuti, hingga data penggajian di satu tempat secara
digital. Cukup dengan mengakses data yang tersimpan secara online, departemen HR
sudah dapat menghitung tunjangan karyawan berdasarkan jumlah anggota
keluarganya.
Impementasi HRIS pada Kantor Badan Pusat Statitik Kabupaten Belu.
Aplikasi HRIS seperti yang sudah diuraikan di atas, sudah diterapkan pada Kantor BPS Kab.
Belu dan sangat membantu bagian tata usaha dalam hal merekap absensi pegawai. Karena
tingkat keakuratan jumlah hari kehadiran pegawai sangat tinggi sehingga besaran kompensasi
yang menjadi hak pegawai menjadi sangat terukur. Pemberian kompensasi ini berupa

7. tunjangan kinerja, uang makan dan THR. Dengan aplikasi HRIS, pimpinan dapat
menggunakan presensi kehadiran pegawai sebagai acuan dalam penegakan disiplin pegawai.
Dalam hal ini terkait jam masuk dan pulang kantor serta jam istirahat. Selain itu dengan
menggunakan apliksi HRIS, bagian tata usaha dapat dengan mudah untuk menghitung jumlah
hari cuti yang masih menjadi hak pegawai dalam tahun berjalan.
Kesimpulan
HRIS merupakan mekanisme pengelolaan SDM perusahaan yang menggunakan teknologi
informasi, baik dalam bentuk desktop software, web apps dan/atau mobile apps. Software
HRIS merupakan solusi pengelolaan data karyawan yang dapat meningkatkan kinerja
perusahaan dengan sumber daya yang lebih sedikit.
HRIS memudahkan perusahaan mengelola karyawan dengan ebih efisien, sehingga salah satu
tujuan HRM, yaitu menjalin hubungan yang baik dan saling menguntungkan antara karyawan
dan perusahaan dapat tercapai.
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam HRIS adalah timely (tepat waktu), accurate
(akurat), concise (ringkas), relevant (relevan) dan complete (lengkap).
Pilihlah HR sofrware atau plikasi HRIS yang memiliki fitur lengkap dengan reputasi yang
terpercaya.