Teollisen käytön, kunnossapidon tai molempien toimintavastuun siirtäminen ulkoiselle kumppanille vaatii hyvän valmistelun. Vuosien mittaan olemme Maintpartnerilla tehneet tämän prosessin noin sata kertaa ja oppineet hallitsemaan vaadittavan muutoksen. Tietopakettimme kertoo, miten siinä onnistutaan.

1. Miten onnistua
teollisuuspalvelun
ulkoistuksessa?
Vinkit prosessin hyvään hoitoon

2. Maintpartner auttaa onnistumaan
Teollisen käytön, kunnossapidon tai molempien
toimintavastuun siirtäminen ulkoiselle kumppanille
vaatii hyvän valmistelun. Vuosien mittaan olemme
tehneet tämän prosessin noin sata kertaa ja oppineet
varmasti hallitsemaan vaadittavan muutoksen.
Tässä tietopaketissa ohjaamme sinut läpi tarkinta
harkintaa vaativien kohtien – valmistelusta
tarjousprosessin kautta maaliin.
Maintpartner on Pohjois-Euroopan johtavia teollisuuden käyttö- ja kunnossapitoyrityksiä, ja
Pohjoismaiden johtava toimija energiasektorilla.
Autamme parantamaan laitosten tuottavuutta ja minimoimaan prosessihäiriöitä. Pitkäaikaisten
käyttö- ja kunnossapitosopimusten lisäksi se palvelee teollisuutta kehittämis-, suunnittelu- ja
asennustöissä. Maintpartnerin digitaaliset ratkaisut tehtaiden kunnossapitoon edustavat alan
huippukehitystä.
Maintpartner Groupin henkilöstömäärä on noin 1900 henkilöä. Liikevaihto vuonna 2016 oli noin
160 miljoonaa euroa. Konsernilla on toimipisteitä myös Ruotsissa, Virossa ja Puolassa.
Lisätietoja www.maintpartner.fi
Copyright Maintpartner Oy 20182

3. Ulkoistuksen
askeleet
1
ALOITA
AJOISSA
Hyvin hoidettu
ulkoistusprosessi
kestää 1–1,5 vuotta
2
ASETA
TAVOITE
Selkiytä
strateginen
tahtotilasi ja
tavoitteesi
3
VALITSE
OSAPUOLET
4
TEE HYVÄ
TARJOUS-
PYYNTÖ
Valitse
tarjoajat ja
konsultit
Valitse fiksu
kaupallinen
malli.
Kuvaa
laajuus,
nykytila ja
mittarointi.
5
ARVIO
TARJOUKSET
Onko tarjoajan
malli uskottava
ja sopiva?
6
NEUVOTTELE
Tarjousten
tarkentaminen
7
TEE
SOPIMUS
Onhan kaikki
tarvittava
sovittu?
8
VIESTI
Viesti
avoimesti
sisäisille ja
ulkoisille
sidos-
ryhmille.
Copyright Maintpartner Oy 20183

4. Varaa prosessiin aikaa
Hyvin hoidettu mittava ulkoistus- tai palvelukilpailutus vie 1–1,5 vuotta.
Varaa tarvittava aika myös tapaamisille tarjouskierroksilla:
• Tarjouspyynnön esittelytilaisuudet toimittajille
• Tarkentavien kysymysten läpikäynti ja toimittajan alustavan palveluratkaisun esittely
(2–3 viikkoa tarjouspyynnön saamisen jälkeen)
• Tarjouksen esittely
Copyright Maintpartner Oy 20184

5. Määrittele strategia ja tavoitteet
Prosessin ja tulevan kumppanuuden lähtökohtana tulee olla
yrityksen tai laitoksen kunnossapitostrategiasta johdettu
tavoitetila, joka on pilkottu konkreettisiin tavoitteisiin ja
toimenpiteisiin.
Selkiytä, miksi olette ulkoistamassa:
- Voidaksenne keskittyä omaan ydintoimintaanne
- Saadaksenne aikaan lisäarvoa, jota ette pysty nyt tuottamaan,
esimerkiksi parempaa
luotettavuutta ● kustannustehokkuutta ● työturvallisuutta ●
ennakoivaa ja systemaattista toimintaa ● kunnossapidon
johtamista ● HR-riskien hallintaa ● tms.
Viesti nämä tavoitteet selvästi myös kumppaniehdokkaille ja pidä
ne kirkkaina mielessä läpi prosessin.
Copyright Maintpartner Oy 20185

6. Määrittele tarjousprosessin osapuolet
Harkitse myös konsulttien käyttöä, jos omat resurssit eivät riitä
• tiedon keruuseen,
• oman nykyisen kustannusrakenteen(* selvittämiseen,
• toimittajavertailuun tai
• vertailumallien kehittämiseen.
Pidä tiiviisti yhteyttä toimittajiin ja jaa tietoa avoimesti, jotta tarjottavat ratkaisut
perustuvat aitoihin tarpeisiin.
*) sis. kaikki omat kustannukset: henkilöstö, sivukulut, työvälineet, autot, työterveys, osuus hallintokuluista jne.
Valitse mukaan vain
uskottavat toimittajat,
joilta voit saada
laadukkaat tarjoukset.
Supista
tarjouskierroksen
työmäärää karsimalla
listaa esitapaamisten
avulla.
Copyright Maintpartner Oy 20186

7. 7
Tarjouspyyntö
Mitä tulee ottaa huomioon
tarjouspyyntöä muotoillessa?
Copyright Maintpartner Oy 2018

8. Kuvaa tavoitetila tarjouspyynnössä
• Kerro, mitä kilpailutuksella ja ulkoistamisella haette.
• Kuvaa tärkeimmät mittarit onnistumiselle.
• Kerro kriteerinne palvelutoimittajaa valitessa: lyhyen ja pitkän
aikavälin tavoiteasetanta.
• Päätä ajoissa, mille kokonaisuudelle haet toimittajaa ja onko
osakokonaisuuden tarjoaminen hyväksyttävää.
Haluamme
tahon, joka pitää
ammattimaisesti
huolta
laitoksestamme.
Haluamme
kumppanin, joka
sitoutuu kehittämään
laitoksemme toimintaa
paremmaksi.
Copyright Maintpartner Oy 20188

9. Valitse optimaalinen kaupallinen malli
Tavallisimmat palvelusopimusmallit ovat
Kiinteähintaiset
sopimukset:
Vaativin määrittää, yhteinen riski ja hyöty
Tavoitehintaiset
sopimukset:
Keskitasoinen, osapuolet jakavat riskin ja
hyödyn
Tunti- tai
suoriteperusteiset
sopimukset:
Helpoin määrittää, kuukausikorvaus
vaihtelee
Mikäli tarvittavaa dataa ei ole saatavilla, voidaan sopimus käynnistää
vähemmän tietoa vaativalla mallilla, ja siirtyä kohti kiinteää hintaa esimerkiksi
ensimmäisen vuoden jälkeen.
Tarvittavan
tausta-
tiedon
määrä
Copyright Maintpartner Oy 20189

10. Kuvaa laajuus selkeästi
Päätä tilattavien palveluiden laajuus synergia-analyysin
jälkeen: mikä on taloudellisesti järkevä ja tehokkaasti
hallittava palvelukokonaisuus.
Huomioi mm. sisäiset toimittajahallinnan kustannuksenne ja
toimittajien resurssijoustomahdollisuudet.
Kuvaa palvelut yksityiskohtaisesti, esimerkiksi vastuumatriiseja
käyttäen, jotta tarjoukset ovat yhteismitalliset.
Voit myös pyytää toimittajien ehdotuksia heidän vakioiduista
palveluistaan ja toimintamalleistaan, jotka tuovat
kustannushyötyjä (vaatii lisätyötä tarjousvertailussa).
Kunnossapidon tietojärjestelmiin sekä järjestelmäintegraatioihin
liittyvät tarpeet ja odotukset tulee myös kuvata
tarjouspyynnössä.
Copyright Maintpartner Oy 201810

11. Kuvaa nykytila tarkkaan
Jotta toimittajille muodostuu käsitys kehitystarpeista, työmääristä ja
tarvittavan transitioprojektin laajuudesta, tarkka kuvaus mm. seuraavien
osa-alueiden nykytilasta on tarpeen:
Nykytila
voidaan
kartoittaa
myös
haastatteluin,
mutta usein
hankkeen
laajuus tekee
siitä hyvin
haastavaa.
Työ- ja henkilö-
määrät, vuoro-
järjestelyt ym.
Toimittajakenttä
(roolit, vastuut,
sopimukset,
volyymit jne.)
Resursointi
Vaadittavat
erityispätevyydet
Tiedot
ennakkohuolloista
Tiedot korjaavan
kunnossapidon
töistä
Ongelmakohdat
Käynnissä ja
tiedossa olevat
projektit
Kehitys-
suunnitelmat
Copyright Maintpartner Oy 201811

12. Valmistele onnistumisen mittarit
Määrittele palvelun seurantaan käytettävät mittarit
alustavasti jo tarjouspyynnössä.
Mittareita voi tarkentaa neuvotteluiden edetessä.
Valitse mittarit, jotka tukevat sopimukselle asetettujen ja
tuotannollenne kriittisten tavoitteiden saavuttamista.
Hyviä, käytettyjä mittareita ovat esimerkiksi
- OEE (käytettävyys, tehokkuus ja laatu)
- Käytettävyys
- Työturvallisuus
Copyright Maintpartner Oy 201812

13. Tarkennuksia kaupallisen mallin valintaan
Jotta järkevä kiinteähintainen tarjous voidaan antaa ilman
kohtuutonta riskinottoa, tulee tarjouspyynnössä olla mukana
kattava HR-data ja data kunnossapidon tietojärjestelmästä, kuten
ennakkohuoltojen toteumat ja vikahistoria.
Mikäli on toiveena sisällyttää varaosa- ja materiaalihankintoja
kiinteään hinnoitteluun, tulee niistä olla data saatavilla sekä
kohtuulliset rajaukset sopimusehdoissa.
Alihankinnan osalta yksi hyvä malli on käyttää management feetä
kattamaan hankintakulut.
1
2
3
13 Copyright Maintpartner Oy 2018

14. 14
Tarjousten arviointi
Asioita, joihin kannattaa myös
kiinnittää huomio tarjouksia
arvioidessa
Copyright Maintpartner Oy 2018

15. Toimiiko ehdotettu resursointimalli?
Toimittajan ehdottaman resursointimallin tulee täsmätä
omien tavoitteidenne kanssa.
Laajoissa palvelukokonaisuuksissa kannattaa harkita mallia, jossa
toimittaja täydentää tarvittaessa resurssejaan itse johtamallaan
alihankinnalla.
Jos paikalle jää myös omaa henkilöstöä, varmista, että molempien
osapuolten roolit ovat keskenään selvät.
Varmista, että toimittaja kiinnittää erityistä huomiota alihankinnan
turvallisuusprosesseihin.
Copyright Maintpartner Oy 201815

16. Kehittyvätkö palvelut tarpeen mukaan?
Varmista, että toimittajan palvelut vastaavat tarpeitanne
koko sopimuskauden – myös liiketoiminnan tarpeiden
muuttuessa kauden aikana.
Pyydä toimittajalta malli ja resursointi, joiden mukaisesti
kunnossapitotoimintaa kehitetään koko sopimuskauden ajan.
Varmista toiminnan jatkuvuus myös tilanteessa, jossa haluatte
myöhemmin vaihtaa toimittajaa.
Huomioi toimittajanvaihdosmahdollisuus jo palvelumallia, vastuita
ja sopimusehtoja määritettäessä.
Copyright Maintpartner Oy 201816

17. Selvitä toimittajan prosessit ja työvälineet
Kiinnitä huomiota toimittajan kykyyn raportoida
palvelun ja sille asetettujen tavoitteiden
toteutumisesta.
Pyydä toimittajalta kuvaus työvälineistä, vakioraporteista ja
niiden kustomoinnista sekä johtamisen menettelyistä, jotta
voitte arvioida niiden sopivuuden.
Määrittele yhteistyön roolit ja rajapinnat, mukaan lukien omalle
organisaatiollenne jäävä työmäärä.
Varmista toimittajan järjestelmien integroitavuus ja varaa riittävä
aika ja riittävät resurssit integraatioiden toteutukselle.
Copyright Maintpartner Oy 201817

18. Varmista EHSQ-käytäntöjen yhteensopivuus
Toimittajan EHSQ-käytännöt ovat erittäin tärkeitä omien
ympäristö-, turvallisuus-, laatu- ja henkilöstö-
tavoitteidenne saavuttamiseksi ja EHSQ-riskienne
minimoimikseksi.
Varmista, että toimittajan työhyvinvointiin ja osaamisen
hallintaan liittyvät menettelyt ovat hyväksyttävät.
Mikäli palvelutoimittajalle siirtyy viranomaisvastuita, esim.
sähkölaitteiston käytönjohtajuus, painelaite- tai kemikaalivastuut,
nämä tulee tuoda esille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Sitouta toimittaja turvallisuustyöhön ja jatkuvaan parantamiseen
KPI-mittarein.
Copyright Maintpartner Oy 201818

19. 19
Sopimuksen teko
Maksuehdot, rahoitus, hankinnat
Copyright Maintpartner Oy 2018

20. Sopimus ja sen ehdot
Liitä tärkeimmät sopimusehdot jo tarjouspyyntöön, viimeistään
tarkentavien tarjouskierrosten yhteydessä. Muista
sopimusehdoissakin tarkoituksenmukaisuus.
Ehtojen tulee pohjautua liiketoiminnan tarpeisiin; vakiopohjien
ehtojen muokkaus heti tarjottavaa palvelua vastaaviksi nopeuttaa
neuvotteluita merkittävästi.
Osalla ehdoista on hintavaikutus, jonka ammattimaiset toimittajat
huomioivat.
Ehtoja laadittaessa tulee huomioida toimittajayritysten asema
suhteessa tilaajaan. Esimerkiksi:
Toimittajat ovat pienempiä yrityksiä kevyellä taseella.
Vakuutusturvan tulee olla riittävällä tasolla ja vakuutukset
tasokkaista yhtiöistä.
Toimittajien rahoituskustannukset voivat olla merkittävästi
korkeammat, joten pitkällä maksuehdolla asiakas saa vain kallista
rahoitusta.
Copyright Maintpartner Oy 201820

21. Hankinnoista sopiminen
Sovi roolit ja vastuut materiaali- ja varaosahankinnoissa
selkeästi.
Tärkein näkökulma hankinnoissa on töiden sujuvuus ja
kahdennetun organisaation välttäminen, eli ei tehdä samoja
töitä molemmissa organisaatioissa.
Suurten hankintojen riskiä ei kannata siirtää toimittajalle, jotta
vältytään tarpeettomilta riskilisiltä ja mahdollistetaan
kustannustehokas toiminta.
Muista, että joissakin hankinnoissa toimittajalla saattaa kuitenkin
olla kustannusetua. Hyödynnä toimittajan verkostoja ja mahdollista
mittakaavan tuomaa hintaetua.
Copyright Maintpartner Oy 201821

22. 22
Henkilöstö ja
viestintä
Henkilöstöstrategiasta
muutosjohtamiseen ja viestintään
Copyright Maintpartner Oy 2018

23. Varmista hyvä muutosjohtaminen
Onnistuakseen toimintamallin muutos tarvitsee taakseen
hyvin suunnitellun henkilöstöstrategian. Aloita sen
muovaaminen heti ulkoistusprojektin suunnittelun alkaessa –
sekä jäävien että siirtyvien työntekijöiden osalta.
Henkilöstöstrategia on osa muutosjohtamista, ja ohjaa sitä
osaltaan. Varmista, että valitulla kumppanilla on tarvittava muutos-
ja henkilöstöjohtamisen osaaminen.
Mietityn ja hyvin toteutetun henkilöstöstrategian sävyttämällä
johtamisella voidaan muutosprosessi viedä läpi organisaation ja
kulttuurin areenoilla niin, että toiminnalle ja taloudelle asetetut
tavoitteet saavutetaan – ainakin helpommin.
On selvä, että aikaa myöden henkilöitä vaihtuu ja ulkoistuspalvelun
tarjoava yritys tuo tilalle uusia. Joustoresurssien osalta vaihtuvuus
saattaa olla joskus tiheääkin.
Copyright Maintpartner Oy 201823

24. Viestikää henkilöstölle koordinoidusti
Valmistelkaa viestintäsuunnitelma (vastuut, aikataulut,
kanavat, aineistot) ja pääviestit: Mitä, miksi, milloin ja miten
tapahtuu, ketä koskee?
Kerro asiasta henkilöstölle mieluiten sisäisessä
tiedotustilaisuudessa heti kun voit. Valmistaudu vastaamaan
kysymyksiin. Ota mukaan tulevan uuden työnantajan edustajat.
Miettikää etukäteen henkilöstön infopakettiin
- Mikä muuttuu?
- Mikä pysyy ennallaan?
- Miten tämä vaikuttaa heihin?
- Millaisia kehityssuunnitelmia uudella työnantajalla on?
- Miten viestintä jatkossa hoituu, kuka vastaa kysymyksiin?
Copyright Maintpartner Oy 201824

25. Kerro oma viestisi myös ulkoisesti
Avoin ulkoinen viestintä lisää yritystä kohtaan tunnettua
luottamusta ja tarjoaa mahdollisuuden kertoa asioista omin
sanoin. Siksi asiaa ei kannata piilotella. Ulkoistaminen on
mahdollisuus myös henkilöstölle kehittää työtään.
Sovi kumppanisi kanssa, kuinka tiedotatte:
- Lehdistötiedote vs. muu tiedote (kotisivuilla yms.)
- Tiedon jakaminen sosiaalisessa mediassa
- Suurissa ulkoistuksissa myös mediatilaisuudet ovat mahdollisia
Kuka antaa lisätietoja?
- Varatkaa puhehenkilön kalenterista aikaa mahdollisiin
mediatiedusteluihin vastaamiselle
- Sopikaa avainviestit yhdessä
Copyright Maintpartner Oy 201825

26. 26
Ota yhteyttä, kerromme
mielellämme lisää!
Hannu Leskelä
liiketoimintajohtaja, palvelusopimukset, puh. 040 546 8580
Mika Riekkola
myyntijohtaja, puh. 040 739 6607
Sähköpostit muodossa etunimi.sukunimi@maintpartner.com
Copyright Maintpartner Oy 2018

27. Pidämme teollisuuden
käynnissä ja kunnossa.