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Outlook を使ってみた
- 1. Outlook を使ってみた 第 17回 Office 365 勉強会@Tokyo 2016/12/3 太田 浩史 Office Servers and Services – Microsoft MVP 株式会社 内田洋行 Japan Office 365 Users Group p. 1
- 2. 自己紹介 太田 浩史 (おおたひろふみ) • 2010 年から Office 365 を利用しています。（当時は BPOS） • お客様の Office 365 活用のご支援もしています。 • ちょっとした工夫や役立ちそうな小ネタが好きです。 Japan Office 365 Users Group p. 2 Microsoft MVP 2013,2014 SharePoint Server 2015,2016 Office Servers and Services www.slideshare.net/hirofumi_ota idea.tostring.jp ブログとか資料とか twitter.com/hrfmjp
- 3. 今日の内容 Exchange Online を利用している企業は多い。 ユーザーが使うOutlook が話題になることが少ない。 というわけで、 Outlook の機能を調べてみました。 Japan Office 365 Users Group p. 3
- 4. 注意 すべての機能を網羅しているわけではありません。 Outlook 機能多すぎです。 正直、甘く見ていました。 Japan Office365 Users Group p. 4
- 5. Outlook とは？ Microsoft OfficeOutlook（マイクロソフト・オフィス・アウトルック）は、Windows 版のMicrosoft Officeの一部として含まれている個人情報管理 (Personal Information Manager) ソフトウェアである。電子メール機能の他、予定表・連絡 先管理・仕事管理・メモなどの機能が実装されている。 （Wikipedia: Microsoft Outlook より引用） その昔、Microsoft Schedule+ という製品があったらしい… Japan Office 365 Users Group p. 5
- 6. Outlook 2016 Japan Office365 Users Group p. 6
- 7. Outlook on theWeb (OotW) Japan Office 365 Users Group p. 7
- 8. スマホとかタブレットとか Japan Office 365Users Group p. 8
- 9. Outlook2016 今回は Office 2016に含まれる Outlook 2016 と、 Outlook on the Web を 中心に進めていきます。 Japan Office 365 Users Group p. 9
- 10. サポートされる Office やブラウザのバージョン •Office 365 でサポートされるバージョン – Office 2016 – Office 2013 – Office 2011 for Mac • Office 365 でサポートされるブラウザ – 最新の Safari – 最新の Chrome – 最新の Firefox – Microsoft Edge – 最新または 1 つ前の Internet Explorer （その他の事情も勘案すると、IE11 になると思います） Japan Office 365 Users Group p. 10 メインストリーム サポート期間にある Office のバージョンに適合 新しいものを使いましょう
- 11. スマホ・タブレット向けの Outlook • Outlookfor iOS https://itunes.apple.com/jp/app/microsoft-outlook-meruto-yu/id951937596?mt=8 • Outlook for Android https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook&hl=ja • メール/カレンダー（Windows 8.1/10/Mobile） https://www.microsoft.com/ja-JP/store/p/posta-ve-takvim/9wzdncrfhvqm Japan Office 365 Users Group p. 11
- 12. “Outlook” で提供される機能 Japan Office365 Users Group p. 12 • メール • 予定表 • タスク • 連絡先
- 13. Office 2016 クイックスタート ガイド Japan Office 365 Users Group p. 13 4 ページの簡易マニュアル • 画面説明（メール/予定表） • 簡単なセットアップ手順 Office 2016 クイック スタート ガイド https://support.office.com/ja- jp/article/25f909da-3e76-443d-94f4- 6cdf7dedc51e
- 14. Outlook のトレーニング Japan Office365 Users Group p. 14 Office のトレーニング https://support.office.com/ja-jp/article/8a5b816d-9052-4190-a5eb-494512343cca Outlook のトレーニング 電子ブック Outlook 2016 のヒントとテクニック
- 15. Outlook 2016 の新機能（2016年11月時点） 1.アイコンの挿入 2. メールから自動でイベントが作成される 飛行機のフライト、ホテルやレンタカーの予約、荷物の配送・追跡の情報（おそらく日本では対応していない…） 3. SVG 画像 4. 組み込まれたアクセスビリティ 5. @ 記号を使ってユーザーの注意を引く 6. 新しい Outlook のトレーニング 7. 最新のアプリ内ヘルプとサポート 8. リボン上部から「実行したい作業を入力」ボックスが機能強化 9. Office 2016 Groups（Office 365 Groups）を利用できる Windows 版 Outlook 2016 の新機能 https://support.office.com/ja-jp/article/51c81e7a-de25-4a34-a7fe-bd79f8e48647 Japan Office 365 Users Group p. 15
- 16. メール Japan Office 365Users Group p. 16
- 17. メール • 社内外のユーザーへ「メール」の送信 • 添付ファイル •不在時の自動応答 • その他の機能 – ショートカット キー – 投票ボタン（Outlook クライアントからのみ） – コネクター（Outlook on the Web でのみ設定可） Japan Office 365 Users Group p. 17
- 18. 実際の画面を見てみましょう Japan Office 365Users Group p. 18
- 19. 私がよく使うショートカット Japan Office 365Users Group p. 19 ショートカット 操作 Ctrl + R 返信 Ctrl + Shift + R 全員に返信 Ctrl + Alt + R 会議出席依頼で返信 Ctrl + F 転送 Ctrl + E 検索 F9 すべて送受信 Ctrl + O メッセージをウインドウで開く Ctrl + Shift + G フラグ設定ダイアログを開く Ctrl + Shift + A 予定を作成 Ctrl + 1 「メール」タブを開く Ctrl + 2 「予定表」タブを開く Ctrl + 3 「連絡先」タブを開く ショートカット 操作 Ctrl + R 返信 Ctrl + Shift + R 全員に返信 Ctrl + Alt + R Ctrl + Shift + F 転送 F9 Ctrl + O Ctrl + Shift + G Ctrl + Shift + A Ctrl + Shift + 1 「メール」タブを開く Ctrl + Shift + 2 「予定表」タブを開く Ctrl + Shift + 3 「連絡先」タブを開く Outlook クライアント Outlook on the Web
- 20. Outlook on theWeb のショートカット Japan Office 365 Users Group p. 20 Outlook の画面で、? を押すと一覧が表示されます
- 21. Outlook on theWeb のショートカット Japan Office 365 Users Group p. 21 Outlook.com、Yahoo! メール、Gmail などのショートカットへ変更することもできます
- 22. メール整理の主な機能 機能 Office クライアントOutlook on the Web スマホ・タブレット Focused Inbox（新機能） ○（2016） ○ ○ 分類 ○ ○ 書式設定（条件付き色分けなど） ○ フラグ ○ ○ ○ フォルダー分け ○ ○ ○ 検索フォルダー ○ スケジュール済みフォルダー ○ 仕訳ルール ○（サーバー/クライアント） ○（サーバー） ○（サーバー） クイック操作 ○ 配信タイミング ○ Japan Office 365 Users Group p. 22
- 23. 不在時の自動応答 Japan Office 365Users Group p. 23
- 24. 不在時の自動応答 Japan Office 365Users Group p. 24
- 25. 投票ボタン Japan Office 365Users Group p. 25
- 26. 投票ボタン Japan Office 365Users Group p. 26
- 27. 投票ボタン Japan Office 365Users Group p. 27
- 28. コネクター Japan Office 365Users Group p. 28
- 29. コネクター Japan Office 365Users Group p. 29
- 30. コネクター Japan Office 365Users Group p. 30
- 31. 予定表 Japan Office 365Users Group p. 31
- 32. 予定表 • 予定の管理 • 会議出席依頼 –スケジュール調整 –Skype会議 • 祝日予定 –祝日を追加する（Outlook クライアントからのみ） Japan Office 365 Users Group p. 32
- 33. 実際の画面を見てみましょう Japan Office 365Users Group p. 33
- 34. Skype 会議 Japan Office365 Users Group p. 34
- 35. Skype 会議 Japan Office365 Users Group p. 35
- 36. Skype 会議 Japan Office365 Users Group p. 36
- 37. Skype 会議 Japan Office365 Users Group p. 37
- 38. Skype 会議 Japan Office365 Users Group p. 38
- 39. Skype 会議 Japan Office365 Users Group p. 39
- 40. Skype for BusinessWeb Scheduler Japan Office 365 Users Group p. 40 https://sched.lync.com
- 41. 祝日予定 • “2016 年「山の日」 問題” 2014 年に制定された「山の日」が Outlook 2013 以前には含まれていない問題 • 「山の日」を追加する方法 – スクリプトを実行し追加 – 祝日定義ファイル（OUTLOOK.HOL）を書き換えて追加 • この方法を応用することで、企業独自のイベントや記念日も配布できるかも Outlook 2016/2013 で祝日として山の日を追加する方法 https://blogs.technet.microsoft.com/outlooksupportjp/2016/07/14/yamanohi/ Japan Office 365 Users Group p. 41
- 42. タスク Japan Office 365Users Group p. 42
- 43. タスク • フラグ付きメール • タスク •タスクの依頼（Outlook クライアントからのみ） Japan Office 365 Users Group p. 43
- 44. 実際の画面を見てみましょう Japan Office 365Users Group p. 44
- 45. 連絡先 Japan Office 365Users Group p. 45
- 46. 連絡先 • 連絡先の管理 • 連絡先のインポート •連絡先の検索 • 連絡先の共有（Outlook クライアントからのみ） • 連絡先の転送（Outlook クライアントからのみ） Japan Office 365 Users Group p. 46
- 47. 実際の画面を見てみましょう Japan Office 365Users Group p. 47
- 48. 連絡先のインポート Japan Office 365Users Group p. 48
- 49. 連絡先の検索 • Outlook 連絡先の検索項目 JapanOffice 365 Users Group p. 49 名前のみ その他のフィールド 高度な検索 表示名 姓 名 表示名 フリガナ 電子メール アドレス エイリアス名 場所（事業所） NAME 姓 名 表示名 エイリアス名 場所（事業所） 役職 部署 会社名 市区町村 名前のみ その他のフィールド 高度な検索 表示名 ※フリガナ設定時 は、フリガナを対 象？ 姓 名 表示名 フリガナ エイリアス名 場所（事業所） 役職 部署 会社名 勤務先電話 自宅電話 姓 名 表示名 エイリアス名 場所（事業所） 役職 部署 会社名 市区町村 グローバルアドレス帳 オフラインアドレス帳 検索は各項目に対して ”前方一致”
- 50. 連絡先の検索 • Outlook onthe Web 連絡先の検索項目 Japan Office 365 Users Group p. 50 検索項目 姓 名 表示名 フリガナ 電子メール アドレス エイリアス名 場所（事業所） ユーザーID NAME グローバルアドレス帳 特殊なビュー • よく利用する連絡先 • 今日会う予定の連絡先 • お気に入り • 対応が必要な連絡先候補 検索は各項目に対して ”前方一致”
- 51. 連絡先の共有 Japan Office 365Users Group p. 51
- 52. 連絡先の共有 Japan Office 365Users Group p. 52
- 53. 連絡先の共有 Japan Office 365Users Group p. 53
- 54. 連絡先の転送 Japan Office 365Users Group p. 54
- 55. 連絡先の転送 Japan Office 365Users Group p. 55
- 56. まとめ • Outlook は、調べてみると面白そうな機能があった •Outlook クライアントからだけ利用できる機能もある • Outlook on the Web からだけ利用できる機能もある • 色々と自由度が高いのは、やっぱり Outlook クライアントかなあ。 • ちょっと高度な機能を使うなら Outlook クライアント一択！！ Japan Office 365 Users Group p. 56
- 57. Japan Office 365Users Group 終 製作・著作 @hrfmjp idea.tostring.jp Fin.