Dokumen tersebut membahas tentang MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition) yang merupakan kegiatan bisnis pariwisata yang melibatkan pertemuan kelompok orang untuk tujuan bisnis atau keilmuan. Dokumen tersebut menjelaskan pengertian, bentuk, pertimbangan pelaksanaan, dan tahapan menyelenggarakan event organizer dalam MICE.

1. Mice (Meeting Incentive Converence Exhibition)
Pengertian MICE :
Menurut Pendit (1999:25), Mice diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan :
usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan
memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan,
cendikiawan dsb) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan
bersama.
Sedangkan menurut Kesrul (2004:3), Mice sebagai suatu kegiatan kepariwisataan yang
aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan
sekelompok orang secara bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk meetings,
incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition.
Bentuk Mice :
1. Meeting
Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.
Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di dalam MICE.
Menurut Kesrul (2004:8), Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan
oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan
tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang
kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan
kemasyarakatan.
Menurut Kesrul (2004:3), “Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya
merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara
bersama-sama”.
2. Incentive
Undang-undang No.9 tahun 1990 yang dikutip oleh Pendit (1999:27), Menjelaskan bahwa
perjalanan insentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu
perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi
mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan
perusahaan yang bersangkutan.
Menurut Kesrul (2004:18), bahwa insentive merupakan hadiah atau penghargaan yang
diberikan oleh suatu perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen. Bentuknya bisa
berupa uang, paket wisata atau barang.
Menurut Any Noor (2007:5) yang dikutip dari SITE 1998 dalam Rogers 2003, juga memberikan
definisi mengenai incentive adalah incentive travel is a global management tool that uses an
exceptional travel experience to motivate and/or recognize participants for increased levels of
performance in support of the organizational goals.
3. Conference
Menurut (Pendit,1999:29), Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam
bahasa Indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam prakteknya, arti meeting sama
saja dengan conference, maka secara teknis akronim mice sesungguhnya adalah istilah yang

2. memudahkan orang mengingatnya bahwa kegiatan-kegiatan yang dimaksud sebagai
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sebuah meeting, incentive, conference dan
exhibition hakekatnya merupakan sarana yang sekaligus adalah produk paket-paket wisata
yang siap dipasarkan. Kegiatan-kegiatan ini dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam sati
kategori, yaitu mice.
Menurut Kesrul, (2004 :7), Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang
diselenggarakan terutama mengenai bentuk-bentuk tata karena, adat atau kebiasaan yang
berdasarkan mufakat umum, dua perjanjian antara negara-negara para penguasa
pemerintahan atau perjanjian international mengenai topik tawanan perang dan sebagainya.
4. Exhibition
Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk
dalam bisnis wisata konvensi. Hal ini diatur dalam Surat Keputusan Menparpostel RI Nomor
KM. 108 / HM. 703 / MPPT-91, Bab I, Pasal 1c, yang dikutip oleh Pendit (1999:34) yang
berbunyi “ Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebar luaskan informasi dan promosi
yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan
pariwisata
Menurut Kesrul (2004:16), exhibition adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-sama
yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok
produsen atau pembeli lainnya dalam suatu pameran dengan segmentasi pasar yang berbeda.
Pertimbangan pelaksanaan Mice
Menurut Kesrul (2004:9), dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain:
1. Penetapan lokasi dan ruang MICE
a. Dalam penentuan terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut :
- Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya.
Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut.
- Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya
menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi.
b. Pertimbangan tempat penyelenggara secara geografis dengan spread of the person
attending : terlalu jauh dari tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang
memerlukan sekali seminar dan konferensi tersebut.
c. Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.
2. Perlengkapan fasilitas MICE
Menurut Kesrul (2004:90) Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari
pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku
umum.Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu memahami dengan seksama
beberapa hal berikut :
- Jenis pertemuan dan lamanya
- Jumlah peserta
- Jumlah ruangan yang dibutuhkan

3. - Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan
- Bentuk pengaturan tempat duduk
- Akomodasi peserta mice
3. Penanganan transportasi
Meeting planer atau PCO bertanggung jawab dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan
peserta MICE. Menurut Kesrul (2004:104), ada enam point dalam pengaturan transportasi yaitu
:
- Transprtasi udara
- Airport shuttle service
- Multiple property shuttle
- VIP transportation
- Local tour
- Staff transportation.
4. Pelayanan makanan dan minuman
Menurut Kesrul (2004:113), Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi
berjalan dengan lancar dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang meeting
manager perlu memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and beverage, room service and
banquet capabilities. Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance and
attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai
(peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stok pelayanan dan keterampilan. Termasuk
harga yang sesuai dengan penawaran, di samping itu apakah perlu melakukan pemesanan
terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani permintaan khusus atau tambahan
menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman.
5. Akomodasi
Berikut ini daftar penanganan akomodasi yang harus di cek:
- Akomodasi sesuai harapan peserta
- Penginapan : Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur
- Kamar gratis untuk panitia atau komite : jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar
- Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi : jumlah, tipe, dan harga

4. EVENT ORGANIZER
PENGERTIAN
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola
suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk
memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada
saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa
bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi
kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house
production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita,
kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan
oleh OSIS, dan lain sebagainya.
EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah
yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha
yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah
satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada
profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan
kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain
sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer
sendiri
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house
production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari
keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan
selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan.
Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah
berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang
membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam
menyelenggarakan sebuah event:
 Konsep yang menarik dan kreatif
 Proses tahapan pembuatan event
 Eksekusi event yang significant

5. Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di
lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita
harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus
berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu
sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin
membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut
dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita
buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).
Proses Tahapan Pembuatan Event
 Mencari konsep yang kreatif.
 Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
 Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
 Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka
Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
 Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar
tujuan proposal.
 Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
 Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon
sponsor.
 Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
 Melakukan kontrak kepada semua pihak
 Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
 Jika diperlukan melakukan konferensi pers
 Melakukan publikasi
 Merekruit sesuai dengan kebutuhan
 Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
 Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan
di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi
konsumsi, dll..
 Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan,
konsumsi, dll.
 Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
 Tepat waktu.
 Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.

6.  Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima
kasih.
 Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
 Hasil acara diliput di media cetak / elektronik