Document control

1. MEETING DOCUMENT
CONTROL
Periode September 2021

2. • Integrated Internal Audit ISO 9001:2015, ISO 22000:2018, ISO 14001:2015
• 13 – 16 dan 19 April 2021
April
• Recertification Audit Eksternal ISO 14001:2015 22 – 24 Juni 2021 | SAI Global (1 MINOR FINDING)
Juni
• JAKIM 1-2 Juli 2021
Juli
• Internal Audit ISO 45001:2018 & Sistem Jaminan Halal 03 – 06 Agustus 2021
Agustus
• Recertification Audit Eksternal ISO 22000:2018 & 9001:2015 24 – 27 Agustus 2021 | SAI Global (8 MINOR
FINDINGS)
• Recertification Sistem Jaminan Halal (MUI) Minggu ke-5
Agustus
• Audit ISCC (International Sustainability & Carbon Certification)
• 09 September 2021 | Gutcert
September
• Surveillance Audit Eksternal ISO 45001:2018
• 05 – 08 Oktober 2021| SAI Global
Oktober
Audit Schedule

3. MEKANISME MLOD MLOR
• Form baru untuk MLOD FRM-HSE-014-002 dan MLOR FRM-HSE-015-001, menghilangkan
kolom tanda tangan
• DCC sinkronisasi data dari DC dept dengan data existing yang di pegang DCC
MLOD
MLOR

4. MEKANISME MLOD MLOR
DC Departemen tidak perlu menyerahkan MLOD MLOR
hardcopy setiap dokumennya di revisi
User
mengajukan
DRF
Dokumen sudah
approved dan di upload
di ajaxplorer
DC dept
mengirimkan
MLOD MLOR
softcopy
MLOD MLOR di update
langsung di Ajaxplorer
oleh DCC

5. PEMUSNAHAN DOKUMEN
Pemusnahan tersebut harus disetujui oleh dept. head terkait, dept head accounting dan MR.
Dokumen dan record dapat dimusnahkan jika:
• Sudah tidak lagi memiliki nilai guna
• Telah habis masa retensinya berdasarkan master list of record
• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
• Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
• Disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang untuk dimusnahkan
Pemusnahan dokumen batch 2 akan dilakukan di bulan Oktober 2021 estimasi minggu ke-
3/ke-4
Sumber : SOP-HSE-015 Pengendalian Record

6. Pemusnahan Record
Klik Form pemusnahan record : FRM-HSE-015-003
• “Master Copy” sebagai historical file selama 10 tahun
• Form disimpan minimal 1 tahun, tergantung kebutuhan
• Form yang berkaitan dengan pajak disimpan 5 tahun

7. Pemusnahan Dokumen
PERIZINAN
PEMUSNAHAN
PERIZINAN
LOKASI TITIK
KUMPUL
DOKUMEN
SOSIALISASI PENGANGKUTAN
DAN
PEMUSNAHAN
DOKUMEN
STEP
1
STEP
2
STEP
3
STEP
4
User mengajukan
FRM- HSE-015-
003 Form
Pemusnahan
Record,
melampirkan
sample dokumen
yang akan
dimusnahkan dan
melengkapi kolom
approval
Sosialisasi waktu
pengangkutan,
tempat staging
dokumen, dan
ketentuan lainnya
kepada user yang
mengajukan
pemusnahan
dokumen
Observasi tempat
untuk staging
dokumen
sementara
sebelum diangkut
dan perizinan
kepada pihak
terkait
Pengangkutan
dokumen oleh pihak
vendor sesuai
tanggal yang sudah
di tetapkan, untuk
selanjutnya dilakukan
pemusnahan

8. REKAP CPAR ISO 45001:2018
70%
30%
0%
Laporan audit internal CPAR ISO 45001:2018 Klik disini
DEPT
CPAR
DONE
CPAR
TOTAL
OPEN
PS2 18 22 4
GAP 6 7 1
HSE 2 2 0
RDS 0 7 7
PRN 7 7 0
ENG 7 18 11
PS1 6 10 4
QCS 0 2 2
WFG 4 4 0
PNC 4 4 0
PS3 8 8 0
QCR 2 2 0
WLQ 5 5 0
WPM 1 1 0
WSP 2 2 0
HRD 1 2 1
WRM 1 1 0
PSP 1 1 0
PPC 0 3 3
PUR 0 3 3
MGT 4 4 0
WSM 2 2 0
TOTAL 81 117 36

9. Menghadapi Eksternal Audit Remote
• Tunjukkan dokumen hanya yang diminta pada saat audit
• Sebelum memberikan foto dokumen/record. Dicek terlebih dahulu nomor
form apakah sesuai? Apakah terdaftar?
• Cek kelengkapan tanda tangan, dan validitas dokumen (logo, isi
dokumen)
• Periksa akun Ajaxplorer masing-masing departemen. Jika ada Dokumen
(Form, WIN, SOP) yang belum update/tidak sesuai. Segera ajukan revisi
dokumen atau info ke DCC.

10. Thank you