1. PROPOSAL
SET UP LABORATORIUM PENGUJI ATAU KALIBRASI
SESUAI ISO/IEC 17025:2005
UNTUK PROSES AKREDITASI OLEH KOMITE AKREDITASI NASIONAL (KAN)
PENDAHULUAN
ISO/IEC 17025:2005 (General Requirement For The Competence Of Testing And Calibration
Laboratory) adalah merupakan Persyaratan Umum Kompetensi Untuk Laboratorium Penguji
Dan Kalibrasi. ISO/IEC 17025: 2005 ini telah diterapkan di setiap negara baik untuk
laboratorium penguji maupun laboratorium kalibrasi yang ingin diakreditasi oleh Lembaga
Akreditasi di suatu Negara, di Indonesia lembaga akreditasi tersebut adalah Komite
Akreditasi Nasional (KAN).
Persyaratan ISO/IEC 17025:2005 tersebut terdiri dari dua bagian utama, yaitu : persyaratan
manajemen dan persyaratan teknis. Mengingat suatu pengukuran dan pengujian memiliki
cakupan yang sangat luas dan bersifat komplek, maka adanya pemenuhan terhadap seluruh
persyaratan yang ada pada persyaratan ISO/IEC 17025:2005, baik itu persyaratan teknis
maupun persyaratan manajemen, akan mendukung hasil-hasil pengukuran dan pengujian
yang akurat dan konsisten dalam jangka panjang.
Manfaat akreditasi laboratorium diantaranya adalah untuk mengurangi kesalahan yang
mungkin terjadi dalam kegiatan pengukuran dan pengujian di laboratorium, meningkatkan
daya saing agar lebih kompetitif, meningkatkan konsistensi mutu data hasil pengukuran dan
pengujian, serta meningkatkan daya saing agar lebih kompetitif.
Selain itu adanya saling pengakuan terhadap hasil pengukuran dan pengujian yang dilakukan
oleh laboratorium di suatu negara yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO/IEC
17025:2005, akan diakui juga oleh negara-negara lain penandatangan MRA (Mutual
Recognition Agreement) di lingkungan ILAC (International Laboratory Acreditation
Cooperation) maupun APLAC (Asia Pacific Laboratory Cooperation).
2. Sehubungan dengan itu, proposal ini kami hadirkan untuk menawarkan kerjasama dalam
membantu perusahaan mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu sesuai
ISO/IEC 17025:2005, dan untuk memperoleh status akreditasi dari KAN.
MAKSUD DAN TUJUAN
Kegiatan dimaksud adalah pengadaan jasa konsultansi teknis persiapan, pembuatan dan
pembenahan dokumen sistem manajemen mutu sesuai ISO/IEC 17025:2005, dalam rangka
memperoleh status akreditasi dari KAN. Pembuatan dan pembenahan dokumen sistem
manajemen mutu meliputi : Panduan Mutu, prosedur, Instruksi Kerja, form-form, serta
dokumen penunjang lainnya. Berdasarkan hal tersebut di atas konsultan akan membantu
perusahaan dalam hal:
1. Pemahaman Sistem Manajemen Mutu dan langkah implementasinya, melalui
pelatihan-pelatihan dan bimbingan secara langsung.
2. Menyempurnakan Sistem Manajemen Mutu yang meliputi : Penyusunan Panduan
Mutu, prosedur, Instruksi Kerja, form-form, serta dokumen penunjang lainnya, sesuai
dengan standar ISO/IEC 17025:2005.
3. Membantu perusahaan selama masa persiapan dan proses akreditasi oleh KAN,
dalam hal mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk proses
akreditasi.
LINGKUP KEGIATAN DAN PROGRAM KEGIATAN
Lingkup kegiatan yang kami tawarkan dalam membantu perusahaan mengembangkan dan
menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO/IEC 17025:2005 untuk memperoleh status
akreditasi dari KAN terdiri dari enam tahap, yakni:
Tahap 1 Persiapan
Tahap 2 Pelatihan pengenalan dan penyusunan dokumen sistem
3. manajemen mutu laboratorium
Tahap 3 Pembuatan dokumen sistem manajemen mutu laboratorium
Tahap 4 Pelatihan internal audit dan ketidakpastian pengukuran
Tahap 5 Implementasi dokumen sistem manajemen mutu
Tahap 6 Akreditasi
Adapun rincian dari setiap tahap kegiatan dimaksud adalah sebagai berikut:
Tahap 1 Persiapan
a. Langkah awal yang akan kami laksanakan adalah melakukan tinjauan
terhadap sistem manajemen mutu organisasi perusahan. Kegiatan ini meliputi;
tinjauan terhadap dokumen sistem manajemen mutu (SMM) yang sudah ada di
laboratorium, serta penyusunan program kerja atau jadwal kegiatan.
b. Pelatihan pemahaman ISO/IEC 17025:2005 (ISO Awareness) selama 1
hari dengan tujuan memberikan pemahaman pada pimpinan puncak, staf dan
karyawan perusahaan tentang konsep dasar dan substanasi sistem manajemen
mutu, persyaratan, tujuan, rasional dan manfaat SMM ISO/IEC 17025:2005.
Pelatihan ini perlu diikuti oleh pimpinan puncak di perusahaan, staff manajerial, dan staf
laboratorium, yang merupakan representasi dari fungsi-fungsi yang ada diperusahaan yang
nantinya bertanggung jawab terhadap pengembangan dan implementasi ISO/IEC
17025:2005, maupun untuk pemeliharaan SMM sesudah akreditasi.
Tahap 2 Pelatihan penyusunan dokumen SMM
a. Pelatihan penyusunan dokumen SMM ISO/IEC 17025:2005, memberikan bekal dan
pemahaman kepada laboratorium tentang butir-butir persyaratan yang ada dalam ISO/
IEC 17025:2005, yaitu persyaratan manajemen dan persyaratan teknis.
b. Menjelaskan tentang butir-butir yang ada di dalam ISO/IEC 17025:2005, dan
membantu laboratorium menjabarkannya dalam dokumen SMM, yaitu: Panduan Mutu,
Prosedur, Instuksi Kerja, Form-form, dan dokumen penunjang lainnya yang
dibutuhkan.
Dibentuk tim khusus untuk membuat, memelihara dan memantau penerapan dokumen SMM
di laboratorium. Tim yang dibentuk wajib mengikuti pelatihan penyusunan dokumen SMM.
Selain tim yang dibentuk untuk kepentingan penerapan SMM ISO/IEC 17025:2005, pelatihan
ini juga wajib diikuti oleh staf di laboratorium.
4. Tahap 3 Pembuatan dokumen SMM laboratorium
Pembuatan dokumen ini dilakukan oleh konsultan dan tim ISO/IEC 17025:2005 yang
dibentuk oleh perusahaan. Pembuatan dokumen ini meliputi : Panduan Mutu, Prosedur,
Instuksi Kerja, Form-form, dan dokumen penunjang lainnya yang dibutuhkan.
Tahap 4 Pelatihan internal audit dan ketidakpastian pengukuran
a. Pelatihan internal audit dilakukan untuk memberikan bekal kepada laboratorium
tentang bagaimana tatacara melakukan kegiatan internal audit. Berdasarkan
persyaratan ISO/IEC 17025: 2005 internal audit wajib dilakukan oleh laboratorium.
Materi pelatihan merupakan gabungan antara teori dan praktek.
b. Laboratorium melaksanakan kegiatan internal audit secara mandiri, dibimbing oleh
konsultan. Dari hasil pelaksanaan internal audit ini akan dibuat laporan internal audit,
sebagai bahan untuk malakukan kaji ulang manajemen.
c. Pelatihan ketidakpastian pengukuran meliputi teori dan praktek, ISO/IEC 17025:2005
mensyaratkan bahwa setiap hasil pengujian harus dilakukan penghitungan
ketidakpastian pengukurannya menggunakan metoda statistik.
Tahap 5 Implementasi dokumen sistem manajemen mutu
a. Setelah semua dokumen selesai disusun, langkah selanjutnya adalah pengesahan
dan pendistribusian dokumen. Pada tahap ini kami akan memberikan bimbingan
tentang tata cara pengesahan dan pendistribusian dokumen.
b. Implementasi dokumen SMM diawali dengan pencanangan implementasi atau
penerapan sistem yang dilakukan secara resmi. Sehingga mulai dari hari
pencanangan tersebut seluruh staf dan teknisi laboratorium sudah harus menerapkan
semua ketentuan yang tertuang dalam dokumen SMM ISO/IEC 17025:2005. Seluruh
dokumen yang ada tersedia dan mudah di dapat bagi siapa saja yang memerlukan.
Untuk beberapa dokumen yang penting diberi status terkendali.
Tahap 6 Akreditasi
Tahap akhir dari proses penerapan dan perolehan status akreditasi bagi laboratorium adalah
mengajukan surat permohonan akreditasi ke KAN dan mengisi dokumen-dokumen yang
dipersyaratkan. Pada umum nya proses akreditasi oleh KAN adalah meliputi kegiatan audit
kecukupan dokumen SMM dan audit lapangan. Dalam hal ini konsultan membantu
laboratorium mempersiapkan seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk kelancaran proses
akreditasi dan mendampingi laboratorium pada saat dilakukan audit lapangan oleh asesor
dari KAN.
5. STRATEGI KONSULTASI
Keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu
ISO/IEC 17025:2005 selain ditentukan oleh komitmen manajemen juga sangat ditentukan
oleh keandalan daripada sistem itu sendiri dan personil di laboratorium. Karenanya proses
pengembangan sistem menjadi sangat menentukan, maka untuk menjamin efektifitas
proses bimbingan kami menggunakan pendekatan dan strategi sebagai berikut:
1. Memberdayakan tim verja/tim Penyusun Dokumen yang ada di perusahaan atau
laboratorium semaksimal mungkin melalui bimbingan secara intensif guna
meningkatkan kemampuan dalam penyusunan dokumen dan penerapan dokumen
sistem manajemen mutu, sehingga terjadi proses transfer of knowledge.
2. Dalam pengembangan dokumen sistem manajemen mutu, kami akan terlibat secara
langsung. Artinya kami akan hadir di perusahaan bersama-sama dengan tim penyusun
dokumen guna membimbing tim mulai dari pengidentifikasian dokumen, penyusunan
dokumen, dan pengesahan dokumen.
3. Mengingat pengembangan dan penyusunan dokumen SMM harus dilakukan secara
intensif, maka kami juga membuka kesempatan kepada perusahaan untuk konsultasi
menggunakan media komunikasi seperti; telepon, email, sms, dan lain sebagainya.
Dengan demikian, meskipun kami tidak ada jadwal di perusahaan, pihak perusahaan
tetap dapat berkomunikasi dengan kami.
PERKIRAAN WAKTU PENGEMBANGAN DAN SUMBER DAYA
Perkiraan waktu pengembangan yang dibutuhkan terhitung sejak dimulainya kegiatan yang
ditandai dengan penandatangan kontrak kerjasama sampai dengan diterimanya sertifikat
akreditasi dari KAN diperkirakan selesai selama 8 (delapan) sampai 10 (sepuluh) bulan,
dengan catatan perusahaan harus menyediakan sumber daya dan waktu yang cukup bagi
kegiatan ini. Dalam jangka waktu tersebut kami akan memberikan bimbingan atau bantuan
secara langsung ke perusahaan sejumlah 29 man-days, seperti terlampir dalam rencana
kegiatan.
SYARAT-SYARAT KERJASAMA
1. Kegiatan konsultasi ini akan dilakukan bila telah ditandatanganinya dokumen
kerjasama, dalam hal ini penandatanganan surat perjanjian kontrak.
2. Berkaitan dengan jaminan kerja, kami akan berusaha semaksimal mungkin untuk
menyelesaikan program kerja dan sasaran dalam batas waktu dan biaya yang
disetujui. Jika dalam keadaan khusus kami berhalangan memberikan
pelayanan/menjalankan kewajiban, sehingga menyebabkan perlunya tambahan waktu
dan usaha, maka penambahan biaya berapapun akan menjadi beban kami sendiri dan
tidak akan menambah biaya perusahaan. Apabila hal tersebut terjadi karena
6. disebabkan oleh perusahaan tidak menyediakan tekad dan sumberdaya yang cukup
kami akan memberitahukan sebelumnya secara tertulis.
3. Berkaitan dengan kerahasiaan, kami akan berusaha untuk melindungi dengan segala
cara segala rahasia dan informasi yang didapat selama berlangsungnya proses
konsultasi.
4. Hal-hal lain yang belum disebutkan di atas akan dibicarakan secara musyawarah dan
mufakat dengan pihak perusahaan atau melalui pengaturan dalam kontrak kerja.
PENUTUP
Demikian proposal penawaran ini kami sampaikan, dan kami akan sangat senang sekali bila
memperoleh kesempatan dan kepercayaan membantu laboratorium mengembangkan dan
menerapkan SMM ISO/IEC 17025:2005 sampai dengan memperoleh status akreditasi dari
KAN . Sebagai penutup, apabila ada ketidak jelasan atau hal-hal yang perlu diklarifikasi dari
usulan/penawaran yang kami sampaikan, kami selalu terbuka untuk dapat dihubungi setiap
waktu. Untuk itu jangan ragu, silahkan menghubungi :
Ir. Rusdiati Rumiah, MSi
Email : rusdiati@yahoo.com
Hp : 08122119905
Flexi : 022-70524106
