(Lluis Olivella) Facturacio Electronica Ajuntament Barcelona
1. Jornada sobre la facturació electrònica a
les administracions públiques.
Barcelona, 16 d’octubre de 2009
El model de factura
electrònica a l’Ajuntament
de Barcelona
Factura Electrònica
3. Antecedents
IMI
• 2004 inici SAP‐Ecofin a l’IMI I altres instituts
• 2004 inici expedient electrònic de contractació a l’IMI
– Circuit electrònic d’aprovació de factures digitalitzades
• 2006 Promoció d’un mecanisme comú de tractament de factures a les
administracions publiques
• 2009 pilot factura electrònica a l’IMI
Factura Electrònica ‐ 3 ‐
4. Antecedents
Ajuntament matriu (Sectors i districtes)
2003 Control centralitzat de les factures a l’Ajuntament
– Connexió amb els registres desconcentrats
– Flux del “paper” controlat
Gener 2010
• Posada en marxa SAP‐Eco‐Fin
• Gener 2010 Posada en marxa expedient electrònic de contractació
• Posada en marxa presentació de factures pel portal de tràmits
Durant el 2010
• Sistema SAP –Ecofin preparat per factura electrònica
Factura Electrònica ‐ 4 ‐
5. El model adoptat per l’Ajuntament de
Barcelona
5
Factura Electrònica ‐ 5 ‐
6. Circuit actual factures a l’ajuntament.
Control electrònic
Oficines de Direccions Direccions tècniques Direccions
registre administratives / serveis administratives
Sistema
•Entrada automàtica a SIGEF
informàtic •Entrada automàtica a SIGEF
•Factura “paper” controlada
•Factura “paper” controlada
REGISTRE
Factura Electrònica ‐ 6 ‐
7. Circuit factures a l’ajuntament.
Presentació electrònica
Oficines de Direccions Direccions tècniques Direccions
registre administratives / serveis administratives
Proveidors
Sistema
•Entrada automàtica a SIGEF
informàtic •Entrada automàtica a SIGEF
•Factura digitalitzada
•Factura digitalitzada
Portal Tràmits ••Registre electrònic
Registre electrònic
Factura Electrònica ‐ 7 ‐
8. FACTURA ELECTRÒNICA PILOT IMI amb PLATAFORMA eFACT(CAOC)
OBJECTIUS BÀSICS
Validar el Portal eFACT desenvolupat pel Consorci AOC.
Obtenir la informació necessària per planificar el posterior desplegament a
la resta de l’organització municipal.
Factura Electrònica ‐ 8 ‐
9. Model de negoci eFACT
Beneficis de la factura electrònica
Simplificació de les tasques administratives. Reducció del temps i dels
recursos destinats a activitats no productives.
Major eficiència en el procés de cobraments i pagaments.
Millora la qualitat del servei, agilitza la relació amb proveïdors.
Integració amb els sistemes informàtics propis.
Proporciona una major seguretat en el resguard de documents.
Reducció de l'impacte ambiental associat a l’estalvi de paper.
Factura Electrònica ‐ 9 ‐
10. Model de negoci eFACT PILOT IMI
Abast del projecte desenvolupat pel CAOC
Abast del projecte pilot desenvolupat a l' Institut Municipal d’Informàtica
Factura Electrònica ‐ 10 ‐
11. Cicle de Vida
ACCIÓ 1 Proveïdor genera Facturae i la carrega a eFact
Plataformes
H
privades U
B
Bústia de les
Proveïdors AA.PP.
Introducció dades factura
Càrrega i enviament de la Validació de la signatura
+
factura electrònica electrònica
signatura electrònica
Factura Electrònica ‐ 11 ‐
12. Cicle de Vida
ACCIÓ 2 IMI descarrega d’eFACT les factures dels seus Proveïdors
H Registre
U
B
Identificació i Selecció de
factures Descàrrega i Registre de factures
Factura Electrònica ‐ 12 ‐
13. Cicle de Vida
ACCIÓ 3 IMI incorpora les factures a SAP‐ECOFIN
Registre
Descàrrega i Registre de factures
Factura Electrònica ‐ 13 ‐
14. Cicle de Vida
ACCIÓ 4 ACCIÓ 4 : IMI inicia el procés intern de tractament de factures
IMI
E
ASIGNACIÓ
E REBUIG
VALIDACIÓ
APROVACIÓ
COMPTABILITZACIÓ
Factura Electrònica ‐ 14 ‐
15. Cicle de Vida
ACCIÓ 5 IMI informa de l’estat de les factures a eFACT
PROVEÏDOR
ESTAT FACTURES
eFAC
T
HUB e‐fact
SELECCIÓ IDENTIFICACIÓ CARREGA
ESTATS
•Tramesa
•Lliurada
•Registrada
•Conformada/Rebutjada
Factura Electrònica ‐ 15 ‐
16. Situació actual i propers passos
• 2009 IMI Sistema preparat I integrat amb SAP
• 2009 – 2010 Empreses municipals
BSM (10.000 factures !)
• 2010 Ajuntament matriu (sectors I districtes)
– Posada en marxa SAP‐Eco‐Fin
– Posada en marxa expedient electrònic de contractació
– Posada en marxa projecte factures a traves portal tramits (Imatge factura)
– Sistema SAP –Ecofin preparat per factura electrònica
Factura Electrònica ‐ 16 ‐
17. Situació actual i propers passos
• Pel moment proveïdors reacis a participar en la plataforma
• Cost de generar factures “especials” per a pocs clients
• Necessitat d’una massa crítica d’administracions interessades
• Necessitat de comunicar i motivar
• No es descarta forçar‐ho en alguns plecs
Factura Electrònica ‐ 17 ‐
19. CIRCUIT ACTUAL I PREVIST AL SAP_ECOFIN PER A LA RECEPCIÓ/VALIDACIÓ I COMPTABILITZACIÓ DE LES FACTURES
DIRECCIONS
REGISTRE DIRECCIONS
TECNIQUES /
GRAL. /OAC,s ADMINISTRATIVES
PROVEÏDOR SERVEIS
RECEPCIÓ RECEPCIÓ
pFACTURA
pFACTURA
pFACTURA(2) pFACTURA(2)
Introducció
de Dades
ASSIGNACIÓ
Basiques VALIDACIÓ I
DIRECCIÓ DE
SEGELL/SIGNT
SERVEIS
Etiqueta pFACTURA(2)
RETORN
pFACTURA(1) VALIDACIÓ
ASSENTAMENT
PROVISIONAL EN
SAP
pFACTURA(2) APLICACIÓ CRITERIS
COMPTABLES
RFA
NO SI RFA
REPARTIMENT
Factura Electrònica 19
‐ 19 ‐
