2. 1
1. Què és una factura electrònica?
Una factura electrònica o e-factura és un document amb la mateixa validesa que una factura en paper, però que s'expedeix i es rep en
suport electrònic (sistema informàtic) mentre que la factura en paper es lliura en mà o a través de missatgers.
Una factura electrònica ha de contenir els camps obligatoris exigibles a tota factura i té els mateixos efectes legals que una factura en
paper. És important destacar que l'expedició d'una factura electrònica està condicionada al consentiment del seu destinatari. La
factura electrònica, per tant, és una alternativa legal a la factura tradicional en paper.
La normativa que regula la e-factura és el Reial decret 1619/2012, que també regula les factures en paper, i més recentment la Llei
25/2013. De fet, des del 2015 el seu ús és obligatori si som proveïdors de la Administració Pública.
2. Factura electrònica i factura digital
Els termes “factura electrònica” i “factura digital” s'usen moltes vegades per expressar el mateix, encara que són dos conceptes
completament diferents.
Una factura digital no és més que una versió digitalitzada d'una factura en paper, un document PDF per exemple, ella s'ha de generar
en el departament administratiu de l'empresa, a la manera antiga. En el cas de disposar d'escàner, es pot usar per generar una
entrada automàtica en el sistema de facturació i no haver d'introduir les dades manualment.
Una factura electrònica és un document en format XML, és a dir, sistema capaç de detectar i “llegir” automàticament la teva
facturació electrònica. Aquesta versió de la factura ve moltes vegades acompanyada per una versió “llegible” de la factura, en format
PDF.
MP09 UF4
NF1
3. 2
2. Format de l’e-factura
A l'hora de generar una factura electrònica, es poden utilitzar diferents formats. No és el mateix una que va destinada a un
particular, que aquella que s'envia a una altra empresa. Fonamentalment es poden dividir entre factures electròniques en format
no estructurat i estructurat.
La factura electrònica en format no estructurat és, en realitat, una imatge, per la qual cosa generalment estan destinades als
usuaris particulars. El format sol ser un fitxer en PDF, JPG o TXT. Per a la seva introducció i comptabilització en sistemes informàtics,
se sol fer de forma manual, la qual cosa implica una major inversió i temps en costos.
La factura electrònica en format estructurat és aquella les dades de la qual són generats pel programa de facturació de l'emissor i
estan destinades a ser tramitades també a través del sistema informàtic del receptor de forma automatitzada. Un exemple
d'aquests formats és XML, utilitzat per l'Administració Pública, Facturae o EDIFACT, el més estès entre les empreses. D'aquesta
forma, en rebre la factura, les dades ja estan en el sistema del receptor i no és necessari “picar-los” com faríem amb una factura en
paper o format no estructurat.
3. Avantatges de l’e-factura per a les empreses
No hi ha dubte que per a les empreses la facturació electrònica té una sèrie d'avantatges destacats. A major volum de facturació,
més interessa l'ús d'aquestes factures electròniques. Entre unes altres es poden citar:
• Estalvi de costos: que beneficia a l'emissor i al receptor. AECOC xifra l'estalvi per factura electrònica rebuda en 0,70 euros i
1,85 euros per a l'entitat emissora.
• Estalvi del temps de gestió de factures: en incorporar-se les seves dades en format estructurat als programes de facturació i
comptabilitat.
• Reducció d'errors: al no haver d'introduir les dades manualment. S'aconsegueix amb això una major eficàcia en la gestió de les
factures.
• Estalvi espai d'emmagatzematge: la informació es guarda en un disc dur i no en arxivadors.
MP09 UF4
NF1
4. 3
4. Llegibilitat, autenticitat i integritat
Totes les factures, siguin electròniques o en paper, han de garantir:
• La llegibilitat de la factura.
• L'autenticitat de l'origen de la factura, és a dir, garantir la identitat de l'emissor de la factura.
• La integritat del contingut de la factura (és a dir, garantir que el seu contingut no ha estat modificat).
En el cas de la factura electrònica:
• La llegibilitat la facilita el programa informàtic que la crea o rep.
• L'autenticitat i la integritat es poden garantir:
• Mitjançant signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut.
• Mitjançant intercanvi electrònic de dades EDI.
5. El futur de la facturació electrònica
Està previst que el volum de factures electròniques creixi de forma significativa en els propers anys, ja que cada dia més empreses
se sumen al procés de digitalitzar els seus processos de negoci. La creació d'estàndards a nivell mundial per facilitar els negocis
internacionals és un factor decisiu que té la seva contribució al desenvolupament de tecnologies avançades per a les empreses,
com la facturació electrònica. Encara que no puguem, de moment, parlar d'uns estàndards globals, ja que encara hi ha moltes
diferències entre països a l'hora de realitzar negocis.
És probable que el creixement també sigui estimulat pel lliurament obligatori de documentació oficial a les organitzacions del
govern regional. Hi ha molts països que es troben ara mateix en aquest punt.
Per tot això, la factura electrònica cada any augmenta la seva presència entre les empreses que valoren positivament la millora de
la productivitat en els departaments comptables i, en cas d'haver de realitzar alguna inversió per a la seva implantació, la tornada
de la inversió és molt breu.
Un certificat digital és una certificació electrònica que vincula al seu subscriptor amb
les dades de verificació de signatura i permet confirmar i garantir la seva identitat. És
a dir, un certificat digital serveix per assegurar que la persona que està operant i
realitzant tràmits online és realment ella.
MP09 UF4
NF1
5. 4
6. Factura.e
El Ministeri d'Indústria, Energia i Turisme ha desenvolupat l'aplicació Gestió de Facturació Electrònica que permet la generació de
factures electròniques amb format Facturae d'una manera còmoda i senzilla. Realitzat amb programari obert, es tracta d'un programa
especialment dirigit a PIME i treballadors autònoms, als quals permetrà donar solució a problemes derivats de l'emmagatzematge de
factures en paper
6.1 Funcionalitats ofertes per l’aplicació
Arbre de navegació.
L'arbre de navegació està constituït per diversos nodes o fulles corresponents als diferents tipus de factures i
esborranys de factures existents en el sistema. En seleccionar un node específic es carregarà un llistat amb totes
les factures d'aquest tipus emmagatzemades en la base de dades de l'aplicació.
Filtre de factures
Per realitzar una cerca d'una o diverses factures emmagatzemades en l'aplicació es pot fer ús d'un filtre dissenyat a aquest efecte.
Aquest filtre consta de diversos paràmetres que configuren el criteri de cerca:
• Per emissor
• Per receptor
• Per concepte
• Per dada d'emissió de la factura
Així mateix, pot efectuar-se una cerca sobre la base d'una combinació de varis dels paràmetres (o tots) esmentats anteriorment.
Llistat de factures
El conjunt de factures obtingudes en prémer sobre un dels nodes de l'arbre de factures o resultants de la realització d'una cerca seran
mostrades en la taula disposada a aquest efecte.
MP09 UF4
NF1
6. 5
6.2 Operacions específiques associades a cada tipus de factura.
Després de seleccionar un node concret de l'arbre de factures, es mostraran les accions específiques associades a aquest node. Ha de
seleccionar-se una factura en particular i a continuació prémer sobre una qualsevol de les operacions relacionades amb aquest tipus
de factura.
Visualitzar
Aquesta operació està associada a tots i cadascun dels diferents tipus de factures i esborranys existents en l'aplicació. Per visualitzar
una factura o esborrany simplement cal prémer el botó “Visualitzar”.
En aquesta pantalla es mostraran, a manera informativa, totes les dades de la factura (o esborrany) però no es permetrà realitzar
modificació alguna sobre el contingut de la mateixa. Per això, tots els camps apareixen deshabilitats.
Editar
Aquesta operació està associada exclusivament a esborranys i rectificatives esborradors. Per editar-los, s'ha de prémer el botó
“Editar”, al contrari que en el cas de “Visualitzar”, els camps sí són editables i els seus valors són susceptibles de ser modificats.
D'aquesta manera, podran afegir-se noves dades a la factura. Posteriorment, existeixen dues possibilitats:
• Prémer “Guardar Esborrany”: en tal cas es guardarà l'esborrany editat juntament amb les noves modificacions realitzades.
• Prémer “Signar”: es generarà una factura emesa amb la nova informació introduïda.
Rectificar
Aquesta operació està associada exclusivament a factures emeses i enviades. Per rectificar aquest tipus de factures simplement hi ha
prémer el botó “Rectificar”. En aquesta ocasió, novament, els camps si són editables i els seus valors són susceptibles de ser
modificats.
Una vegada efectuades les rectificacions que s'estimin oportunes, existeixen dues possibilitats:
• Prémer “Guardar Esborrany”: s'indicaran les causes de la rectificació i en prémer el botó “Acceptar” es generarà una factura
rectificativa esborrador (amb les rectificacions realitzades). A més, la factura objecto de rectificació seguirà romanent intacta en
el seu node corresponent.
• Prémer “Signar”: s'indicaran les causes de la rectificació i en prémer el botó “Acceptar” es generarà una factura rectificativa
emesa que contindrà totes les modificacions realitzades. D'altra banda, la factura objecto de rectificació seguirà romanent intacta
en el seu node corresponent.
MP09 UF4
NF1
7. 6
Ver Rectificacions
Aquesta operació està associada exclusivament a rectificatives esborradors, rectificatives emeses i rectificatives enviades. En prémer
el botó “Veure rectificacions” es desplegarà una finestra d'opcions rectificades, on apareixerà:
• El Motiu de la rectificació i el seu codi numèric associat
• El Mètode de rectificació i el seu codi numèric associat
• L'Identificador de la factura que ha estat objecte de rectificació.
Adjunts
Aquesta operació està associada a tots i cadascun dels diferents tipus de factures i esborranys existents en l'aplicació. En la “Finestra
d'Adjunts” es mostra una taula en la qual figuren tots aquells documents adjunts (si els hi hagués) a la factura o esborrany seleccionat.
Es mostren les següents dades de l'arxiu adjuntat:
• Format: únicament PDF com a format, ja que FACe ha deixat d'acceptar altres formats de fitxers adjunts.
• Ruta o ubicació física del fitxer adjunta
• Descripció del mateix
Si es desitja consultar el contingut d'un adjunt, n'hi ha prou amb seleccionar la fila corresponent i prémer el botó “Obrir fitxer”.
Podem afegir un nou adjunt, en prémer “Afegir”. Si es desitja eliminar un fitxer adjuntat, bastaria amb seleccionar-ho i prémer
“Eliminar”.
Signar
Aquesta operació està associada exclusivament a esborranys i rectificatives esborradors. En prémer el botó “Signar” apareixerà li llistat
de tots els certificats disponibles, és a dir, aquells certificats que l'usuari tingui instal·lats en el magatzem que hagi configurat en
l'opció Configuració. En seleccionar el certificat que es desitgi emprar per signar la factura, es mostraran les seves dades.
Enviar / Reenviar
Aquesta operació està associada exclusivament a factures emeses i rectificatives emeses i a factures enviades i rectificatives enviades.
En el panell “Dades d'Enviament” ha d'introduir-se obligatòriament l'adreça de correu electrònic del receptor de la factura electrònica.
Per concloure el procés d'enviament electrònic de la factura, prémer el botó “Acceptar”. La factura Emesa (o rectificativa emesa)
desapareixerà del seu corresponent node per passar a el de “Enviada” mantenint el mateix identificador.
FACe és el punt general d’entrada de factures electròniques de l’Administració General de l’Estado
MP09 UF4
NF1
8. 7
Anular factura
Aquesta operació està associada a totes les factures que han estat enviades a FACe. Hem d'especificar un motiu pel qual se sol·licita
l'anul·lació de la factura. Una vegada confirmat que es vol anul·lar una factura l'aplicació ens sol·licitarà la contrasenya que tinguem
configurada per operar amb FACe. L'aplicació mostrarà el resultat respost per FACe davant la petició d'anul·lació de la factura i en cas que la
resposta sigui favorable, la factura passarà al llistat de factures amb sol·licitud d'anul·lació corresponent.
Visualitzar factures amb format Facturae
Aquesta operació està associada a totes les factures existents en l'aplicació per visualitzar factures amb format Facturae.
Imprimir factures en paper
Aquesta operació està associada a totes les factures existents en l'aplicació.
Eliminar esborranys
Aquesta operació està associada exclusivament als esborranys o rectificatives esborranys existents en el sistema.
MP09 UF4
NF1
