Materials del taller Localret: “Transformació intel·ligent de la Gestió d’Acords i Resolucions dels Òrgans de Govern”

1. Transformació intel·ligent de la
Gestió d'Acords i Resolucions
dels Òrgans de Govern
«Model del Sistema d'Informació: Genesys i3»
10 de Febrer de 2015

2. Audifilm - Genesys i3

3. Genesys i3 : Model Conceptual
BackOffice
App2 AppN
…
Usuaris
OAC
Ciutadà
Tramitador
GenesysN
…Genesys1
Genesys
App1
SOAP
de
Integració
Gestor de
Documents
GenDOC
Nucli
d’Informació
Analítica
GenBI
Presentació
Polític
Directiu
Interoperabilitat
Administració
Autonòmica
…
Administració
Local
Banca
Electrònica
Administració
General de
l’Estat
Altres Entitats
Privades
Gestió
Interna
Nucli d’Informació
de Base
GenNCL
Gestor de
Processos
GenBPM
Servidor
d’Informació
GenIS

4. Informació Gestió Interna
Intercanvi de
Dades
Signatura-e i
Seguretat
Interoperabilitat
e.FACT
iArxiu
Canvi de
Domicili
Serveis
CATCert
Segell de
temps
e-NOTUM
Registre
Unificat
(MUX)
Via Oberta
Seguretat
(CESICAT)
Serveis
@firma
e-Contractació
AdministracióObertadeCatalunyaPAe
ENIFACe
eTauler

5. Genesys i3 : GenDOC i Gestió Documental

6. Dividit en dues parts
• Gestió de Documents (GenDOC)
• Integració amb el Gestor Documental
Objectius
• Que permeti emmagatzemar/generar documentació a/de tot Genesys
• Documentació en paper, interoperable, annexada o escanejada
• Signatura i compulsa electrònica
• Desant la informació sobre els elements corresponents
• Recuperant la informació d’altres elements associats
• Transparent a l’usuari final i a la seva manera de treballar
• Orientat a treballar sobre Gestor Documental
• Sistema independent del sistema d’emmagatzematge o classificació
Gestor de Documents GenDOC

7. Parametritzable
• Classificar la documentació correctament mitjançant la definició de tipus de
documents, documents i models, per cada element Genesys
• Definir herències que permetin consultar i annexar documentació ràpidament
Genèric
• Permetre enregistrar i escanejar documentació en totes les aplicacions Genesys de
manera fàcil i segura
Transparència
• Per Registre i Expedients el sistema “no varia”
• Per la resta de Genesys el sistema és el mateix que “ja existia" per Registre
• L’usuari no coneix a on es guarda o d’on s’extreu un document a nivell lògic
Independència
• Genesys només envia peticions a Serveis Web per desar o recuperar documents a
nivell físic
• Són aquests serveis qui decideixen a on s’han de desar els documents i sobre
quina classificació
• Existeixen 3 possibilitats
Característiques del GenDOC

8. DISC
SistemadeGestió
App2
AppN
App1
...
Gen1
GenN
...
Gen2
Genesys®
BBDD
Gestiona peticions per
desar o recuperar
documents
Gestor
Documental
Esquema funcional GenDOC
WSDoc z

9. SistemadeGestió
App2
AppN
App1
...
Gen1
GenN
...
Gen2
Cicle de vida dels documents
Gestor
Documental
iArxiu
Aplicacions de gestió Sistema de gestió de
documents
electrònics (EDMS)
Sistema de gestió de
documents
electrònics d’arxiu
(ERMS)
Servei Web Servei Web
TransferènciaEmmagatzematge
«Documents»
«Records»

10. Genesys i3 : GenIS

11. GenIS : Plataforma d’usuari
• Plataforma d’usuari
– Un únic entorn de treball 100% web pel Ciutadà i l’Empleat
– 100% Configurable en contingut
– Integrador de sistemes
– Integrable des d’altres sistemes
– Multicanal, Multientitat i Multiidioma

12. GenIS : Exemple d’integració de Sistemes

13. GenIS : Exemple de mobilitat

14. Genesys i3 : GenBPM

15. Procediment
Administratiu
Específic
(PAE)
Procediment
Administratiu
Comú
(PAC)
Procediment
Administratiu
Específic
(PAE)
Registre
d’Actuacions
sobre Expedients
(RAE)
Procediment
Administratiu
Comú
(PAC)
Procediment
Administratiu
Específic
(PAE)
Triple sistema de disseny de processos
Expedient Electrònic
Gestor de processos

16. PAE : Procediment Administratiu Específic
Tramitació
Biblioteca de
Procediments
Processos
Serveis
SGDBs
Biblioteca
d’Accions
Biblioteca de
Formularis
Responsables
Genesys
Altres
Proveïdors
Bases internes
Gestió Documental
Interoperabilitat
Administració
Autonòmica
…
Administració
Local
Banca
Electrònica
Administració
General de
l’ Estat
Altres Entitats
Privades
JavaScriptCrides a
URLs
Serveis WebSentencies
SQL

17. Subprocessos : Exemple

18. Components : Exemple

19. PAC : Procediment Administratiu Comú
Requerir Informes Resolució Notificació PublicacióFiscalització
PACnPAC3PAC2PAC1
...
Tràmits Comuns
Definició de plantilles pròpies
per a cada procediment
Configuració de les fases a
executar dins del PAC
Tràmits accessibles fora del
circuit establert

20. Expedient
Electrònic
RAE : Registre d’Actuacions sobre Expedients
Registre
d’Actuacions
INICI INFORMES RESOLUCIÓ NOTIFICACIÓ ARXIU
CATÀLEG D’ACCIONS DISPONIBLES

21. Comparativa del disseny de procediments
DISSENY DE
PROCEDIMENT
AUTOMATITZACIÓ I
INTEGRACIÓ
DEPENDÈNCIA
USUARI
EXPEDIENT
ELECTRÒNIC
BAIXMITJÀALT
RAEPACPAE

22. RAEPAC
Tràmit Comú2
Tràmit Comú1
PAEPAE
Versatilitat en el disseny de procediments
Enumeraciód’etapes+PlantillesDefinicióespecíficadelprocedimentDefinicióparcialdelprocediment
DISTRIBUCIÓ EVOLUCIÓ

23. Genesys i3 : Gestió d’Acords i Resolucions

24. Visió de la solució
Acords i
Resolucions
Portafirmes
Processos
Interoperabilitat
Gestió
Documental
Carpeta
del
Regidor
Transparència

25. Abast del sistemaEsfonamentaen4procedimentsreglats
Gestió
d’Actes
Decrets
Agrupats
Gestió
de
Llibres
• Per a tot tipus de sessions, de tots els Òrgans vinculants i informatius
• Tant de la Corporació com de les entitats municipals
• Existirà un procediment particular per cada Òrgan de cada entitat
• Configuració prèvia d’assistents, càrrecs, ordre del dia, etc
• Recepciona tots els expedients pendents d’aquella sessió i els desbloqueja
un cop resolts
• Pot incorporar la fase de Notificació/Certificació massiva
• Punt inicial i final del tràmit de resolució
• Execució individual del tràmits o dins del propi expedient
• Permet enviar propostes, mocions, decrets, etc
• Permet triar o forçar l’Òrgan de resolució segons matèria
• Integrat amb Comptabilitat
• Actua segons resultat : Aprovat, Denegat, Sobre la taula, Retirat o Assabentat
• Incorpora resolucions per Decret individual amb numeració en moment de firma
• Versió simplificada o abreujada de resolució per Decret
• Registre de Sortida automàtic de la Notificació/Certificat amb segell electrònic
• Gestiona els llibres d’Actes i de Decrets
• Existirà un procediment particular per cada llibre
• D’aquest hi haurà només un expedient anual
• Els llibres es composen d’índex i relació de documents amb la representació
gràfica de la signatura digital
• Existirà un procediment particular per cada llibre de Decrets que permeti
resolució massiva
• Recepciona tots els expedients pendents de resolució massiva d’aquell llibre
de Decrets i els desbloqueja un cop resolts
• Numeració del Decret en moment de firma
• Pot incorporar la fase de Notificació/Certificació massiva
Bústia de treball
Portafirmes
Comunicacions
Internes
Notificacions
Registre Sortida
Carpeta del
Regidor
GestordeProcessos-GenBPM
Gestió
d’Acords

26. Gestor Documents - GenDOC
Plataformad’expedients
Decret
Notificacions i
Certificats
Recepció
trasllat
ResolucióSecretariaIntervenció
Serveis
Jurídics
Model de la Gestió d’Acords i ResolucionsPlataformad’expedients
Proposta
Gestió
d’Acords
Ordre del dia i
convocatòria
Comunicació
i Publicació
Pre-acta Resultats
sessió
Trasllats o
Derivació
Acta Notificacions
i Certificats
Triar
propostes a
numerar
Document
conjunt de
Decret
Notificacions
i Certificats
Gestió
d’Actes
Gestor Documental
Gestor de Processos - GenBPM
Servidor d’Informació – GenIS
(Bústia de Treball, Portafirmes, Carpeta del Regidor, Comunicacions internes, Registre E/S, Notificacions)
Decrets
Agrupats

27. GenDOC : Documents i eSignatura
Confecció de documents
• Documents «base»
• Generació individual i massiva de documents
• Generació composada de documents
• Generació directament en PDF
• Permet generar tot un conjunt de documents en un únic document i després dividir-lo
• Permet generar un document model i després replicar-lo
Definició de Signatura
• Cada model de document incorpora el flux de signants
• Tant de forma nominal com per rol
• Els signants també es poden configurar de forma dinàmica
• Existeix també el concepte de «vist-i-plau»
• Permet definir la substitució de signants
Acció de Signatura
• Els certificats es validen contra la plataforma PSIS de l’AOC
• Els documents incorporen segell de temps
• Els documents contenen les signatures i la seva representació

28. GenIS : Portafirmes

29. GenIS : Signar quan i on vulguis
Requisits: Client @firma (Play Sotre / App Sotre) + Certificat digital al dispositiu
GenIS
T-CAT P
Client
@firma

30. GenIS : Carpeta del Regidor

31. Característiques i Beneficis
Característiques Beneficis
• Multientitat • Menys costos de manteniment
• Basat en fluxos de treball • Reaprofitament i versatilitat
• Ràpida adaptació a particularitats
• Simplificació administrativa
• Signatura electrònica • Garantia jurídica
• Sense papers
• Interoperabilitat • Reaprofitament de serveis
• Gestió Documental • Integració amb repositoris
documentals i d’arxiu
• Carpeta del Regidor • Accés en línia als expedients i
documentació de les sessions
• Consulta de Decrets , Acords, Actes
• Multiplataforma • Accessibilitat i Mobilitat

32. Moltes Gràcies
www.audifilm.com twitter.com/audifilmabi