La gestione degli stakeholder nei progetti informatici

Lecce, Italy, 29/10/2015
Brizio Palamà
Capo Area Coordinamento e Piani
Ripartizione Informatica
Caso di studio: Introduzione del sistema
di e-voting nell’Università del Salento
La gestione degli stakeholder nei
progetti informatici

Agenda
L’Università del Salento
Il progetto e-voting
La gestione del progetto
Conclusioni
2Università dal Salento – Ripartizione Informatica
Area Coordinamento e Piani

Università del Salento

Ripartizione Informatica
DIRETTORE
Coordinatore
Area Sistemi
Area
Infrastrutture
Area Laboratori
Informatici ed
Assistenza
Area
Coordinamento
e Piani
Direzione Generale

Le elezioni studentesche
Svolte ogni biennio
Regolamento per le Elezioni delle
Rappresentanze studentesche
Circa 20.000 studenti
67 Consessi in cui eleggere i
rappresentanti

Gli obiettivi del progetto
Ridurre i costi di gestione
Ridurre i tempi di gestione
Ridurre i tempi di scrutinio
Erogare le elezioni entro 6 mesi: obiettivo
operativo 2014
Fornire agli studenti un servizio innovativo

Soluzione: l’E-voting
Voto Elettronico mediante apposito software
Postazioni dedicate per il voto
Scrutinio Centralizzato e telematico
Votazione tramite “menu”, quindi senza la
possibilità di invalidare la scheda
Cifratura della scheda
Garanzia dell’anonimato

Gli stakeholder

Le macro-fasi del progetto
FASE 11/13 12/13 01/14 02/14 03/14 04/14 05/14
Individuazione
Tecnologia
Modifica
Regolamenti
Definizione della
Configurazione
Setup della
piattaforma e dei seggi
Formazione personale
e utenza
Collaudo
Elezioni

Individuazione della soluzione
Valutazione delle soluzioni software
•Gli attori coinvolti nella fase:
– Direzione della Ripartizione ed Area Coordinamento e Piani:
propone soluzione
– Direzione Generale: valida la soluzione
– Ufficio Legale / Affari Istituzionali: verifica la soluzione
proposta dal punto di vista normativo
– Consiglio degli studenti: esprime parere sulla soluzione
proposta
– Altri Atenei: esperienza sull’uso della soluzione individuata
– Fornitore: demo da remoto e presentazione soluzione

Modifica Regolamenti
• E’ necessario regolamentare la nuova procedura
di elezione delle rappresentanze studentesche
• Gli attori coinvolti nella fase:
– Area Coordinamento e Piani: fornisce supporto alla descrizione
del software
– Ufficio Affari Istituzionali ed Ufficio Legale: istruttoria per
l’emissione del nuovo regolamento
– Consiglio degli studenti: consultato per aspetti relativi all’elegibilità
dei candidati
• Individuazione delle date delle votazioni: Delibera
del S.A. sentito il Consiglio degli studenti

Definizione della Configurazione
• Individuare la quantità dei seggi, la loro
collocazione ed il numero di postazioni
• Gli attori coinvolti in questa attività:
– Rappresentanti degli studenti: parere e suggerimenti
sulla configurazione dei seggi (locazione e numero di
postazioni)
– Direzione Generale: valuta le richieste degli studenti;
– Area Coordinamento e Piani: supervisiona la definizione
della configurazione; contatta il fornitore del software per
le modifiche;

Setup della piattaforma e dei seggi
• Configurare il software di gestione studenti
per produrre gli elenchi dei votanti e dei
candidabili (per ogni consesso)
della configurazione;
– Area Sistemi: configura il sistema e le regole di estrazione
elenchi;
– Facoltà: fornitura dei dati relativi ai corsi di studio;
– Fornitore software: assiste l’Università nella
configurazione del sistema;

Sistema
Studenti
Database dei votanti,
dei candidati e delle liste
Anche ad uso della
Commissione Centrale
Area Sistemi
Setup delle regole di
estrazione e verifica

• Attività trasversale a tutta la Ripartizione
Informatica
dei seggi;
– Area Laboratori ed Assistenza: setup ed allestimento dei
seggi;
– Area Infrastrutture: aggiornamento e setup della
configurazione della rete;
– Facoltà: produzione dell’associazione tra corsi di studio e
Consigli

• N.62 Postazioni di voto (PC)
• N.15 Postazioni di identificazione
• N.6 Postazioni per Presidente
• N.6 seggi in altrettanti edifici
• Garantire connettività di rete per
tutte le postazioni

Formazione del personale e dell’utenza
• Comunicazione all’utenza delle informazioni
necessarie all’uso della piattaforma:
– Un manuale d’uso
– Una applicazione “demo” da poter scaricare
– Una videoguida di circa 3 minuti
• Giornate di formazione con le Commissioni:
– Sull’uso dell’interfaccia di identificazione;
– Sulle procedure da seguire al seggio;
– Sull’uso della piattaforma di backend;

Collaudo
• Attività di verifica delle postazioni di voto e
del software
• Attori coinvolti nella fase:
– Area Coordinamento e Piani: supervisione/verifica;
– Area Laboratori ed Assistenza: collaudo e test delle
postazioni;
– Fornitore: supporto e verifica.

Elezioni: interazione sistemi
Sistema
Studenti
Database dei
votanti, dei
candidati e
delle liste
Procedure di
votazioneEstrazione
esiti
Area
Sistemi
Area
L&A
Commission
e
Centrale

Elezioni: tempistiche
I seggi elettronici sono aperti per una
giornata e mezza
Alle ore 14:00 della seconda giornata di voto
i seggi sono chiusi
Alle ore 16:00 circa, in seduta aperta, si
procede allo spoglio elettronico delle schede
Alle ore 18:00 tutte le operazioni di scrutinio
comprendenti sono concluse con successo.

I rischi gestiti sono stati rischi relativi
principalmente di natura tecnica in quanto i
rischi sugli stakeholder sono state attenuati
dal loro coinvolgimento inziale.
Università dal Salento – Ripartizione Informatica
21
Elezioni: rischi gestiti
Ridondanza postazioni di voto
Ridondanza apparati di connessione alla
rete
Formazione di personale in più

Elezioni
• Attori coinvolti nella fase:
–Gli studenti!
– Sì… Anche tutti gli altri…
• Modalità di lavoro:
– Costituzione di 6 Commissioni di Seggio
– Costituzione di un apposito Comitato di Tecnici Informatici
che ha supervisionato all’allestimento dei seggi, al
Collaudo della piattaforma ed al supporto tecnico nelle
giornate di voto; ciò per gestire il rischio di possibile
assenza di personale.

Elezioni: alcuni numeri
62 postazioni di voto utilizzate
67 consessi
4.840 studenti votanti
(affluenza del 25,48%)
35.848 schede scrutinate
in circa 2 ore

Il coinvolgimento degli stakeholder
Riunioni/demo periodiche tra gli attori coinvolti:
– Interazione fra gli utenti finali (studenti) ed il fornitore del
software dalla primissima fase
– Riunioni interne tra gli uffici per l’aggiornamento dei
Regolamenti
– Riunioni con i rappresentanti degli studenti per la definizione
della configurazione dei seggi
– Riunioni con le commissioni per demo sull’uso del software
Maggiore interattività tra gli attori;
Maggiore rapidità nell’arrivare a soluzioni
condivise;
Utili quando gli attori non hanno ruoli operativi
ma ruoli di supporto e di consultazione;

Il coinvolgimento degli stakeholder
Gruppi di lavoro (GdL):
– I GdL sono normalmente istituiti dal Direttore di una
Ripartizione o direttamente dal Direttore Generale con il fine di
raggiungere un obiettivo;
– In ogni GdL viene nominato un Coordinatore (P.M.) che
assicura la realizzazione delle attività e relaziona al Direttore;
Utili quando devono essere svolte delle attività
operative:
GdL per la configurazione del sistema centrale
Comitato di supporto tecnico
Necessari quando si deve garantire il
raggiungimento di un obiettivo

Conclusioni: miglioramenti introdotti
Drammaticamente velocizzati i tempi di scrutinio;
Contestazioni di schede completamente azzerate;
Nessuna disaffezione: affluenze similari alle elezioni
classiche;
Riduzione della “carta”;
Soddisfazione dell’utenza;
Maggiore controllo per le Commissioni di Seggio e
per la Commissione Centrale;

Conclusioni: lesson learned
Pianificare per
tempo
• Guardare avanti:
anticipare le
attività per cui si è
a conoscenza di
possibili ritardi
(es.: raccolta dati
per la
configurazione)
• Considerare le
tempistiche delle
attività manuali in
quanto esse non
vengono
realizzate in
“tempo zero”
Il commitment
• Il commitment del
top management
è fondamentale in
progetti altamente
sfidanti e con
poco tempo a
disposizione in
quanto può
intervenire
nell’allocazione
delle risorse;
Coinvolgere, non
informare
• Il coinvolgimento
totale e la
capacità di
comunicare con
gli stakeholder è
stato il punto di
forza; non si deve
solo “informare”
l’utenza; ciò è
ancora più
importante se
l’ente è una
Pubblica
Amministrazione.

Conclusioni: Best practice
• Coinvolgimento degli stakeholder nel dialogo diretto con il Fornitore
• Se gli stakeholder sono troppo numerosi per poter essere coinvolti in toto,
identificare dei “key stakeholder”
• Implementare una informatizzazione solo dopo aver effettuato
preventivamente l’analisi del processo
• Commitment del top management necessario per progetti ad ampio impatto e
con tempistiche stringenti
• Identificare per tempo degli indicatori utili a verificare oggettivamente la bontà
del cambiamento (es.: costo del progetto, tempo di conclusione, ecc..)

Conclusioni

Gli stakeholders
La risorsa primaria
dell’Università del Salento

www.unisalento.it
Grazie per l’attenzione!
Q&A

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