1. Università di Urbino – 19 febbraio 2013
I risultati della dematerializzazione
nelle Università' Italiane
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2. Immatricolazioni /1 2
• Il decreto “Semplifica Italia” (art. 48, co 1), prevede che le procedure
di iscrizione alle Università debbano avvenire esclusivamente per via
telematica.
• Obiettivo delle linee guida: definire una modalità comune per le
iscrizioni online ai corsi di studio universitari (immatricolazioni)
• Altri riferimenti:
• Codice dell’Amministrazione Digitale
• Nota ministeriale sull’abolizione dei certificati nel rapporto fra
cittadino e pubbliche amministrazioni
• Codice sulla protezione dei dati personali
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3. Immatricolazioni /2 3
• Le linee guida delineano le varie fasi che caratterizzano il processo
di iscrizione ad un corso universitario:
1. Preregistrazione e rilascio delle credenziali di accesso
2. Scelta del corso di studio
3. Pagamento della tassa di immatricolazione
( linee guida pagamenti online)
4. Inserimento/verifica dei titoli di studio necessari
5. Perfezionamento dell’immatricolazione
( linee guida fascicolo dello studente)
• Definiscono un percorso comune per gli Atenei
• Si integrano con altre linee guida prodotte dal tavolo
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4. Immatricolazioni /3 4
• Utilizzo dell’Anagrafe Nazionale degli Studenti Universitari (ANSU) per
verificare il possesso dei titoli di studio conseguiti presso:
• Altri Atenei (es. lauree in caso di iscrizioni a lauree magistrali)
• Scuole Secondarie Superiori, mediante collegamento fra ANSU e
anagrafe nazionale degli studenti delle scuole superiori.
• La verifica può essere fatta automaticamente per via telematica, non
appena accertata l’identità dell’iscritto (cfr. emendamento al DL
Semplifica Italia art. 48 comma 1).
• Viene eliminato – salvo casi residuali – l’oneroso processo di verifica
manuale dei titoli autocertificati dagli studenti, con un notevole
risparmio di tempo.
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5. Verbalizzazione /1 6
Il contesto riguarda il processo di verbalizzazione degli esami in tutte le
sue fasi con l’obiettivo di definire le modalità per l’automazione del
processo dematerializzato.
I dati prodotti risultano essere compatibili per il loro immediato
inserimento in carriera.
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6. Verbalizzazione /2 7
• Definizione degli appelli e delle commissioni di esame
• Gestione delle liste di esame
• Svolgimento dell'esame (eventualmente con prove multiple)
• Definizione del voto e sua comunicazione allo studente
• Accettazione/rifiuto del voto da parte dello studente (opzionale)
• Redazione del verbale
• Firma del verbale
• Consultazione del voto da parte dello studente
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7. Verbalizzazione /3 8
• Il verbale deve essere firmato digitalmente dal solo docente
verbalizzante. Non è prevista la firma da parte dello studente.
• La firma può essere eseguita dal docente sia con dispositivi
personali di firma (ad esempio: smart card o token usb) che
mediante l'uso di tecniche di firma remota.
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8. Verbalizzazione /4 9
Il servizio
•ha il suo baricentro sull’utente (docente e studente) e non richiede
interventi di soggetti terzi (segreterie,..)
•è paperless
•è dematerializzabile anche in termini di dispositivi di firma (firma
remota)
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9. Pagamenti /1 10
Processi di gestione dei Pagamenti online:
•analisi procedure che generano flussi finanziari in entrata e in uscita
•impatto sull’organizzazione e la gestione dei servizi degli Atenei
Obiettivi:
•snellimento e semplificazione della struttura amministrativa
(informatizzazione e razionalizzazione dei processi)
•miglioramento dei servizi agli studenti ed in genere agli utenti
•risparmi di risorse (finanziarie e umane)
•individuazione “good practice” da replicare
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10. Pagamenti /2 11
Processi considerati:
•Incassi da studenti
•Accrediti agli studenti
•Ordinativo informatico
Case studies:
•MAV online (incassi online)
•Carta multifunzione (accrediti online)
•c/c virtuale dello studente (incassi / accrediti online)
•Mandato informatico
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11. Pagamenti /2 12
• La dematerializzazione del processo di pagamento, all’interno del flusso
di immatricolazione online, riduce drasticamente il numero di “visite” degli
studenti agli sportelli delle segreterie
• Accelerazione del processo dei pagamenti: emissione e trasmissione
mandati informatici in tempo reale
• Acquisizione automatica, direttamente dal sistema informatico dell’ente
cassiere, del pagamento; completezza delle informazioni; riduzione dei
tempi per l’aggiornamento della posizione “contabile” dello studente,
disponibilità on line dei dati
• Aumento della tracciabilità dei pagamenti
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12. Utilizzo della firma digitale 13
(rilevazione febbraio 2013)
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13. Cooperazione applicativa /1 14
“Prevedere, nel rispetto delle regole tecniche del sistema pubblico di
connettività, l’automazione dei flussi informativi nei confronti del Ministero,
nonché ulteriori soluzioni finalizzate a standardizzare e automatizzare i
flussi informativi tra le università anche al fine di ottimizzare le rispettive
banche dati e anagrafi”
[bando ICT4University - Università Digitale]
Obiettivi delle linee guida:
• Individuazione di un modello di riferimento generale e scelta di un
processo trasversale significativo sul quale istanziarlo
• Analisi e reingegnerizzazione del processo scelto
• Definizione delle modalità comuni di rappresentazione ed
interpretazione dei dati
• Definizione dei protocolli applicativi di interazione tra i sistemi
• Individuazione delle possibili integrazioni con altri processi, interni agli
Atenei
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14. Cooperazione applicativa /2 15
Definito congiuntamente l’approccio metodologico, sono stati individuati
molteplici casi d’uso rivelanti per l’esemplificarne l’applicazione e tra questi
si è scelto il processo di trasferimento degli studenti per le sue
caratteristiche di marcata trasversalità e di rilevanza nella gestione della
carriera.
Il processo è articolato nei seguenti passi:
• [studente] scelta del corso di studi di destinazione
• [studente] presentazione della domanda di trasferimento
• [Segreteria] verifiche amministrative e preparazione foglio di congedo
• [Segreteria] invio del foglio di congedo
• [Ateneo di destinazione] acquisizione e verifica del foglio di congedo
• [studente] immatricolazione presso l’ateneo di destinazione
• [Ateneo di destinazione] conclusione del processo di trasferimento
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15. Cooperazione applicativa /3 16
Per lo studente:
• Consultazione diretta di informazioni sull’offerta formativa degli altri Atenei
• Avvio online della pratica di trasferimento con controllo in tempo reale del
soddisfacimento dei vincoli (es verifiche pagamenti, esami in sospeso) e
dello stato di avanzamento della pratica
• Possibilità di effettuare il download del foglio di congedo
• Passaggio diretto della pratica all’Ateneo di destinazione con possibile
gestione integrata del processo di immatricolazione
Per la Segreteria:
• Gestione strutturata del processo con standardizzazione delle
informazioni, eliminazione del data entry e della gestione cartacea
• Possibilità di gestire e monitorare l’avanzamento delle pratiche
• Integrazione con le altre procedure di gestione della carriera (es
fascicolo)
• Possibilità di utilizzare direttamente il foglio di congedo in formato
elettronico nelle procedure di ammissione
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16. Cooperazione applicativa /4 17
• E’ stato individuato un processo comune, ottimizzato in ottica
trasversale e completamente dematerializzato
• L’implementazione è basata sulla cooperazione applicativa tra i sistemi
informativi e su protocolli standard
• Sono stati condivisi ed utilizzati i formati ed i protocolli di interscambio
definiti
• Si è realizzata l’integrazione tra il processo trasversale di trasferimento
ed i processi interni agli Atenei
• Il progetto è stato realizzato da un gruppo di lavoro misto (Ministero,
Atenei, CINECA)
• Sono state individuate evoluzioni del processo che estendono la
cooperazione applicativa coinvolgendo le basi di dati ministeriali
relative all’offerta formativa ed all’Anagrafe Nazionale degli Studenti
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17. Fascicolo studente /1 18
• Individuazione dei riferimenti normativi ed indicazione dei formati
standard per la generazione dei documenti informatici
• Definizione di un modello di interoperabilità tra sistema di gestione
carriera degli studenti e sistema documentale di ateneo che, nel
rispetto delle norme e dell’autonomia organizzativa e gestionale di
ciascun Ateneo, consenta di giungere alla formazione del fascicolo
informatico dello studente
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18. Fascicolo studente /2 19
Processi considerati:
• avvio e fine carriera  apertura e chiusura fascicolo
• eventi di carriera  informatizzazione dei processi relativi ed
eventuale inserimento documento informatico nel fascicolo
• presentazione istanze  servizi web autenticati ed eventuale
inserimento documento informatico nel fascicolo
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19. Fascicolo studente /3 20
• Riduzione del carico di lavoro del personale amministrativo addetto alla
gestione della carriera studenti e del fascicolo studente dovuta alla
semplificazione dei processi di apertura/chiusura/inserimento dei
documenti nel fascicolo
• Risparmi conseguenti alla dematerializzazione del fascicolo e dei
documenti in esso contenuti grazie allo sviluppo di servizi web autenticati
per la presentazione delle istanze e più in generale all’informatizzazione
dei processi
• Semplificazione consultazione del fascicolo (maggiore trasparenza) e dei
dati di carriera da parte degli studenti tramite servizi web autenticati
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20. Fascicolo studente /4 21
• Definizione di un modello di riferimento applicabile in tutti i contesti
universitari
• Indicazioni verso una completa dematerializzazione dei fascicolo
• Indicazioni per la formazione del documento informatico conformi
alle norme e agli standard nazionali (regole tecniche CAD) ed
internazionali (formato PDF/A)
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21. Fascicolo studente /5 22
D.L. 18-10-2012 n. 179 - Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese
Sezione III - Agenda digitale per l'istruzione
Art. 10 Anagrafe nazionale degli studenti e altre misure in materia scolastica
•Al fine di accelerare il processo di automazione amministrativa e migliorare i servizi per gli
studenti, riducendone i costi connessi, le università statali e non statali legalmente
riconosciute, a decorrere dall'anno accademico 2013-2014, costituiscono il fascicolo
elettronico dello studente, che contiene tutti i documenti, gli atti e i dati inerenti la carriera
dello studente, compresi i periodi di studio all'estero per mobilità, e che alimentano il
diploma supplement, a partire dall'immatricolazione o dall'avvio di una nuova carriera fino
al conseguimento del titolo
•La mobilità nazionale degli studenti si realizza mediante lo scambio telematico del
fascicolo elettronico dello studente.
•Il fascicolo elettronico dello studente favorisce la mobilità internazionale degli studenti in
entrata e in uscita, contiene i titoli di studio conseguiti e supporta gli standard di
interoperabilità definiti a livello internazionale.
•Per gli studenti diplomati in Italia a partire dall'anno solare 2012, il fascicolo dello studente
è alimentato, per i dati di competenza, dall'anagrafe nazionale degli studenti delle scuole
superiori
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22. Fascicolo studente /5 23
• Ai fini di cui ai commi ….. le università possono accedere in modalità telematica alle
informazioni disponibili nell'anagrafe nazionale degli studenti e dei laureati delle
università
• … le università possono accedere in modalità telematica alle banche dati dell'Istituto
per la previdenza sociale, secondo le modalità di cui al decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82, per la consultazione dell'indicatore della situazione economica equivalente
(ISEE) e degli altri dati necessari al calcolo dell' Indicatore della situazione economica
equivalente per l'università - ISEEU.».
• Al fine di evitare la duplicazione di banche dati contenenti informazioni similari,
nell'ottica di limitare l'impiego di risorse umane, strumentali e finanziarie, l'anagrafe
nazionale degli alunni nonché quella degli studenti e dei laureati delle università
rappresentano banche dati a livello nazionale realizzate dal Ministero dell'istruzione,
dell'università e della ricerca e alle quali accedono le regioni e gli enti locali ciascuno in
relazione alle proprie competenze istituzionali. All'anagrafe degli studenti e dei laureati
accedono anche le università. L'anagrafe nazionale degli alunni è altresì alimentata dai
dati relativi agli iscritti alla scuola dell'infanzia.
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23. 20/02/13
Tavolo Tecnico – Università Digitale
28 settembre 2010
L’impatto nel processo di dematerializzazione
Ufficio Studi e progetti per l’innovazione digitale
Dipartimento per la Digitalizzazione della P.A. e l’Innovazione tecnologica
20/02/13 24
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24. “Università digitale”: Raccolta dati
 Politecnico di Torino
 Università “Cà Foscari” di Venezia
 Università degli Studi "G. d'Annunzio" Chieti-  Atenei che hanno già risposto: 14
Pescara
 52% totale Università
 Università degli Studi di Bari
digitale
 Università degli Studi di Bologna
 Università degli Studi di Catania  17% totale Atenei
 Università degli Studi di Ferrara
 Università degli Studi del Salento
 Studenti coinvolti: oltre 530.000
 Università degli studi di Macerata
 Università degli Studi di Milano-Bicocca
 57% totale Università
 Università degli Studi di Napoli "Federico II“ digitale
 Università degli Studi di Pavia  30% totale Atenei
 Università degli Studi di Torino
 Università IUAV di Venezia
25
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25. “Università digitale”: I risparmi
- Servizi principali -
Risparmio medio annuo per ateneo Risparmio medio annuo per studente
(risorse umane e strumentali) (risorse umane e strumentali)
Iscrizione online 81.428,57 Iscrizione online 2,143
Verbalizzazione elettronica 283.357,14 Verbalizzazione elettronica 7,457
Foglio di trasferimento 11.428,57 Foglio di trasferimento 0,301
Servizi
Servizi
18.636,36 Trasmissione dati ANS 0,639
Trasmissione dati ANS
VoIP 224.444,44 VoIP 5,614
Risparmio complessivo 619.295,09 Risparmio complessivo 16,154
0 200.000 400.000 600.000 800.000 0 4 8 12 16 20
Fascicolo dello studente Euro Fascicolo dello studente Euro
 Il fascicolo dello studente è un miglioramento che si apporta in maniera trasversale su tutti i processi che
vanno ad impattare sul fascicolo.
 Il risparmio in termini di carta equivale al risparmio che si può calcolare sul singolo processo preso in esame
(più eventualmente il costo della cartellina)
 Il risparmio in termini di tempo equivale ad un delta temporale da considerare rispetto al tempo speso per la
lavorazione della pratica e che riguarda:
Creazione del fascicolo (per il solo processo di immatricolazione)
Tempo necessario per mantenere il fascicolo (aggiungere documenti)
Tempo necessario per cercare il fascicolo
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26. - Dati raccolti -
Dettaglio per i servizi principali
 Iscrizione online
 Verbalizzazione elettronica
 Automazione dei flussi informativi tra atenei (Esempio: “Foglio di trasferimento”)
 Automazione dei flussi informativi tra atenei e MIUR (Esempio: “Anagrafe Nazionale
Studenti”)
 VoIP
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27. Iscrizione – I numeri (1/2)
 Numero di atenei che hanno risposto: 14
 Ogni anno si immatricolano circa 92.000 studenti e se ne
iscrivono oltre 530.000
 Il numero di persone dedicate (FTE) all’anno è pari a 36, di
cui 4,7 dedicate alla creazione del fascicolo dello studente (il
costo medio per FTE è pari a 30.000 euro)
 I tempi di attesa allo sportello per gli studenti sono pari a 15
minuti mediamente per studente
 I tempi di aggiornamento dell’Anagrafe Nazionale Studenti
sono pari mediamente a 5/6 mesi
28
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28. Iscrizione online – Risparmi annui (2/2)
 Risparmi eliminazione carta: 66.000 euro
 Risparmi in termini di risorse umane: 1.070.000 euro (di cui 140.000
euro dovuti alla creazione del fascicolo dello studente)
 Risparmio totale: 1.140.000 euro
? Impatto del processo per ateneo
 Investimento iniziale:?
Risparmio a regime per ateneo
 Costo gestione servizio:?
29
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29. Verbalizzazione degli esami – I numeri (1/2)
 Numero di atenei che hanno risposto: 14
 Numero di studenti coinvolti: 530.000
 Ogni anno vengono prodotti 1.710.000 verbali cartacei
 Il numero di persone dedicate (FTE) all’anno è pari a 130, di
cui 50 dedicate all’aggiornamento del fascicolo dello studente
(il costo medio per FTE è pari a 30.000 euro)
 Il costo medio del ciclo di vita di un verbale è pari a 9
centesimi di euro
 Lo studente deve attendere 4/5 mesi per vedere verbalizzati i
suoi esami
 I tempi di aggiornamento dell’Anagrafe Nazionale Studenti
sono pari mediamente a 5/6 mesi
30
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30. Verbalizzazione elettronica – Risparmi annui (2/2)
 Risparmi eliminazione carta: 82.000 euro
 Risparmi in termini di risorse umane: 3.885.000 euro (di cui 1.485.000
euro dovuti all’aggiornamento del fascicolo dello studente)
 Risparmio totale: 3.967.000 euro
? Impatto del processo per ateneo
 Investimento iniziale:?
Risparmio a regime per ateneo
 Costo gestione servizio:?
31
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31. Automazione dei flussi informativi tra atenei
Esempio: “foglio di trasferimento” – I numeri (1/2)
 Numero di atenei che hanno risposto: 14
 Numero di studenti coinvolti: 530.000
 Ogni anno vengono prodotti mediamente 79.000 fogli di
trasferimento (33.000 in entrata e 46.000 in uscita)
 Il numero di persone dedicate (FTE) all’anno è circa pari a 5, di cui
0,77 dedicate all’aggiornamento del fascicolo dello studente (il costo
medio per FTE è pari a 30.000 euro)
 Il tempo di attesa medio per vedere completato il trasferimento a un
nuovo ateneo per gli studenti è pari a 6 mesi (con il processo
digitalizzato si ridurrebbe a 2 mesi, legati ai soli compiti di
valutazione da parte delle Università)
 Il foglio di trasferimento rappresenta solo il 10% dell’effettivo
scambio documentale cartaceo tra gli atenei italiani
 I tempi di aggiornamento dell’Anagrafe Nazionale Studenti sono pari
mediamente a 5/6 mesi (impossibilità di conoscere la situazione degli
studenti in tempo reale). Ogni ateneo dedica personale per la
gestione degli aggiornamenti dell’Anagrafe Nazionale Studenti
controllata dal MIUR. 32
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32. Automazione dei flussi informativi tra atenei
Esempio: “foglio di trasferimento” – Risparmi annui (2/2)
 Risparmi eliminazione carta: 3.000 euro
 Risparmi in termini di risorse umane: 157.000 euro (di cui 23.000 euro
dovuti all’aggiornamento del fascicolo dello studente)
 Risparmio totale: 160.000 euro
? Impatto del processo per ateneo
 Investimento iniziale:?
Risparmio a regime per ateneo
 Costo gestione servizio:?
33
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33. Automazione dei flussi informativi tra atenei e MIUR
Esempio “Anagrafe Nazionale Studenti” – I numeri
 Numero di atenei del campione: 11 (13% del totale Atenei)
 Numero di studenti coinvolti: 320.000 (18% del totale Atenei)
 L’invio dei dati all’ANS e la relativa correzione delle anomalie
viene fatto una volta al mese
 Il numero di persone dedicate (FTE) all’anno è pari a 15 (il
costo medio per FTE è pari a 30.000 di euro)
 Il costo relativo all’acquisto e stampa della carta è
trascurabile (circa 50 euro l’anno per ateneo) e pertanto non
è stato considerato nell’analisi
34
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34. Automazione dei flussi informativi tra atenei e MIUR
Esempio “Anagrafe Nazionale Studenti” – Stima dei risparmi annui
 Risparmi eliminazione carta: trascurabile
 Risparmi in termini di risorse umane: 205.000 euro
 Impatto del processo per ateneo
 Investimento iniziale medio: 105.000 euro
 Costo medio gestione servizio: 10.500 euro/anno
 Risparmio a regime per ateneo: 24%
35
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35. VoIP – I risparmi annui
 Numero di atenei del campione: 9 (11% del totale)
 Numero di studenti coinvolti: 360.000 (20% del totale)
 I costi infrastrutturali della telefonia tradizionale sono pari
a circa 3.000.000 di euro all’anno. Con l’introduzione del
VoIP il costo per l’infrastruttura scende a 1.400.000 euro
(risparmio del 52%).
 In termini di traffico il costo è pari a circa 2.900.000 euro
all’anno. Con l’introduzione del VoIP il costo del traffico
scende sotto i 2.500.000 euro (risparmio del 16%).
 Risparmio totale: 2.020.000 euro (33%).
36
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36. Punti aperti (1/2)
 Completare raccolta dati
 Indicare investimento iniziale e costo gestione servizio per stimare risparmi a regime per
ateneo
 Elaborare proiezioni per intero sistema universitario (Gruppo di lavoro nel tavolo tecnico)
 Misurare servizi finali (% digitale su cartaceo e tempi di entrata in servizio)
37
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37. Punti aperti (2/2)
- Misurare servizi finali (% digitale su cartaceo e tempi di entrata in servizio)
-
2.000.000
 Numero verbali d’esame
1.600.000 170.000
 Numero fogli di
Numero verbali prodotti
1.200.000 90 %
600.000 trasferimento
800.000
60% 1.530.000
 Numero studenti con
1.170.000
400.000
900.000
fascicolo
10 %
130.000
0
2009 (Dato storico) 2010 (Dato misurato) 2011 (Dato stimato)  Proposte ?
38
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