ppn

1. 1
KERTAS PENERANGAN BPP 203
1. PENGURUSAN MESYUARAT
 Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan
menyelesaikan masalah yang timbul
 Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang
dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan Mesyuarat yang
baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisas
 Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.
2. TINDAKAN PRA-MESYUARAT
2.1 Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi
Jawatankuasa
2.2 Membuat tempahan bilik mesyuarat
 Tempahan secara bertulis
 Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai,
peralatan dan minuman ringan
2.3 Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan
 Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat
 Tentukan bilangan salinan kertas kerja
 Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat
2.4 Menghantar surat jemputan mesyuarat
 Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat
 Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis
pakaian
Agenda Mesyuarat
Agenda adalah perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Isi dan kandungan agenda
ditetapkan melalui perbincangan antara pengerusi dan setiausaha sebelum dicetak dan
diedarkan kepada ahli mesyuarat. Agenda boleh disusun dalam berbagai-bagai bentuk dan
bergantung kepada keperluan dan jenis mesyuarat. Apa yang perlu ada di dalam agenda
adalah seperti berikut:-
 Perutusan pengerusi
 Pengesahan minit mesyuarat yang lepas
 Perkara-perkara berbangkit
 Pembentangan kertas kerja
 Hal-hal lain

2. 2
 Penutup
2. 5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat
 Bilik bersih dan kemas
 Tempat duduk mencukupi
 Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara
2. 6. Menentukan kehadiran
 Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir
 Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
2. 7. Perbincangan pra mesyuarat
 Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi
menyelesaikan masalah
2. 8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat
 Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi
 tepati masa
 Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat
3. TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
3. 1. Setiausaha dan urus setia perlu datang awal, membawa semua peralatan yang diperlukan
di bilik mesyuarat.
3.2. Meletakkan papan penunjuk arah ke tempat mesyuarat supaya ahli mesyuarat mengetahui
lokasi sebenar mesyuarat dijalankan.
3.3 Pastikan tempat duduk teratur dan mengikut susunan yang betul.
3.4. Pastikan ahli menandatangani buku daftar kehadiran.
3.5. Menyemak, meluluskan buku daftar kehadiran.
3.6. Mesyuarat hendaklah dijalankan mengikut agenda.
3.7. Usul yang dikemukakan perlu ada sokongan dan perlu mendapat persetujuan ahli melalui
undian sebelum tindakan atau pindaan dibuat.
3.8 Segala perbincangan dan maklumat yang dikemukakan hendaklah diminitkan oleh
setiausaha atau pencatat minit.
Catatan minit mesyuarat
 Senarai kehadiran mesyuarat
 Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat
 Keputusan yang dibuat
 Tindakan susulan yang perlu diambil

3. 3
4. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Selepas mesyuarat, setiausaha perlu melakukan perkara yang berikut;
4.1. Bilik Mesyuarat dikemaskan .
4.2. Memungut kembali dokumen atau laporan yang digunakan dalam mesyuarat
4.3. Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan draf minit mesyuarat dan seterusnya
menyediakan minit mesyuarat untuk diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat sebelum
mesyuarat seterusnya diadakan.
4.4. Menyimpan segala surat mesyuarat yang diterima ke dalam fail.
5. CONDUCT OFF THE JOB TRANING
Menyediakan peluang latihan kerja di luar kepada kakitangan anda membolehkan mereka untuk
memberi perhatian yang lebih kepada aktiviti-aktiviti latihan. Mengadakan bengkel, seminar
atau acara di lokasi yang berbeza membolehkan pekerja memberi tumpuan kepada
pembelajaran kemahiran baru, pengetahuan dan tingkah laku tanpa gangguan telefon
berdering, mesej segera atau pemberitahuan e-mel. Mengendalikan acara off-site boleh
menyimpulkan dengan majlis atau anugerah pensijilan yang diberikan oleh pakar industri,
membuat sesi latihan satu peristiwa yang tidak boleh dilupakan yang membawa kepada pekerja
yang lebih baik kepuasan, semangat dan kesetiaan. Mengukur keberkesanan latihan off-the-
kerja melibatkan peserta menilai kepuasan, penyimpanan, on-the-kerja prestasi dan impak
perniagaan
Off the job traning adalah pemerolehan kemahiran kerja-kerja berkaitan di lokasi di luar
daripada tempat kerja, seperti sebuah kolej atau universiti, bengkel, atau kemudahan latihan.
Pekerja boleh menerima latihan off-the-kerja untuk meningkatkan kualiti kerja mereka atau
memenuhi piawaian baru, dan mereka juga boleh mencari ia keluar jika mereka mahu
memohon untuk jawatan yang lebih tinggi kedudukan atau menjadikan diri mereka lebih
pekerjaan pada masa hadapan. Majikan boleh menaja latihan ini atau memerlukan ia dan
membayar untuk itu, dalam beberapa kes. Pada orang lain, ia mungkin boleh untuk
mendapatkan bantuan dengan yuran, teks, dan perbelanjaan lain melalui agensi kerajaan.
Dalam Off the job traning pekerja boleh menerima hari cuti dari kerja untuk meneruskan latihan,
atau mereka mungkin perlu membuat perkiraan di luar waktu mereka untuk mendapatkan
latihan mereka. Latihan boleh termasuk kelas, demonstrasi, syarahan, simulasi, dan banyak
sumber-sumber lain. Ia mungkin menyediakan pelatih dengan kemahiran langsung atau tidak
langsung pelajaran yang boleh menjadi berharga dalam kerja mereka. Penyelia boleh gred atau
menilai pelajar dan memberi maklum balas kepada prestasi dalam latihan mereka.
Kadang-kadang Off the job traning diperlukan. Anggota bomba, misalnya, perlu untuk
mengambil bahagian dalam latihan biasa di luar tempat kerja tetap mereka untuk mengasah
kemahiran mereka dan belajar tentang teknik memadam kebakaran baru. Ini boleh termasuk
terbakar amalan, pendidikan kelas, dan simulasi. Sebaliknya, golongan profesional seperti

4. 4
jururawat boleh memilih untuk mengambil off-the-kerja latihan untuk meningkatkan kemahiran
mereka. Jururawat unit penjagaan intensif, sebagai contoh, mungkin mengambil kelas atas
kematian dan mati jadi dia lebih baik boleh menjadi pesakit beliau.
Kebaikan dan keburukan Off Latihan
Kelebihan
 Ini jenis latihan mendapat pekerja dari persekitaran kerja mereka ke tempat di mana
kekecewaan dan kesibukan kerja mereka dihapuskan. Ini persekitaran lebih tenang boleh
membantu pekerja untuk menyerap maklumat lebih kerana mereka berasa kurang di
bawah tekanan untuk melaksanakan.
 Boleh menjadi sumber untuk membekalkan maklumat terkini, trend semasa, kemahiran
dan teknik-teknik untuk contoh undang-undang semasa pekerjaan atau undang-undang
syarikat dan peraturan lain, perisian komputer semasa atau teknologi berkomputer atau
prosedur pentadbiran yang lebih baik / inovatif. Kemahiran baru boleh dibawa balik dan
digunakan di dalam syarikat.
 Pakar-pakar dalam bidang masing-masing akan meliputi kursus-kursus ini, dan ini
bermakna bahawa latihan untuk kakitangan akan diajar kepada standard yang munasabah.
 Seperti kursus-kursus yang diadakan secara luaran, syarikat kami tidak akan mempunyai
kos tambahan yang ditanggung akibat peralatan tambahan atau ruang tambahan.
 Menghantar pekerja di kursus boleh membantu untuk membuat pekerja berasa lebih
bernilai kerana mereka akan berasa seolah-olah mereka menerima latihan yang berkualiti.
 Seperti banyak kursus atau seminar menjemput pekerja membentuk syarikat-syarikat lain
untuk hadir, ini akan membenarkan pekerja untuk rangkaian dan mungkin perniagaan
drum-up.
Kelemahan
 Bergantung kepada kursus, kos keseluruhan boleh membuktikan agak mahal contohnya;
banyak kursus mungkin memerlukan bermalam di sebuah hotel jika kursus tersebut adalah
di luar kawasan atau kursus itu sendiri boleh membuktikan untuk menjadi mahal kerana
tahap kepakaran atau peralatan perlu untuk menyampaikan kursus.
 Oleh kerana tidak ada cara sebenar untuk mengetahui kebolehan kedua-dua sebagai
pelatih dan pengetahuan subjek mereka rakyat menyampaikan kursus latihan luar, tidak
ada jaminan bahawa kemahiran yang mencukupi pengetahuan akan menjadi pemindahan
atau berharga.

5. 5
 Kelajuan pembelajaran yang berbeza daripada individu yang biasanya dipaksa untuk
kemajuan pada kadar kompromi.
 Tidak semua pelajar akan bermula pada pengetahuan yang sama atau tahap kemahiran
dan terdapat risiko bahawa mereka bermula pada tahap terendah, jika akaun tidak diambil
ini, akan hilang dari awal.