Projektinhallintapäivät 2015 Juha Riippi

1. ITSEOHJAUTUVAN
ORGANISAATION MUUTOS
Juha Riippi, Vincit Oy
Twitter: @JuhaRiippi Linkedin: fi.linkedin.com/in/juhariippi

2. Töissä Vincitillä vuodesta 2009.
Monta eri roolihattua:
Koodari
Project Lead
Projektitoiminnan kehittäminen
Myynnin tuki
Mentori
Ja tärkeimpänä…
MINUSTA
kitchen.poulice@vincit.fi

3. 2007Perustettu
160+Työntekijöitä
2Esimiestä
Vuoden yritys 2013
OP-POHJOLA & KAUPPALEHTI
Suomen paras
työpaikka 2015 &
2014
GREAT PLACE TO WORK
3. paras työpaikka
Euroopassa 2015
GREAT PLACE TO WORK
300+Onnistunutta projektia
Ruban
d’Honneur 2011
EUROPEAN BUSINESS AWARDS

4. • Itseohjautuvuus Vincitillä
• Itseohjautuvan organisaation kehittyminen
• Muutoksen johtaminen itseohjautuvassa
organisaatiossa
• Propagandaa retrospektiiveistä
AGENDA

5. VINCITIN ASIAKKUUKSIEN ÄÄRIPÄÄT
Startup
GE: 307 000

6. Kymmeniä projekteja käynnissä yhtä aikaa.
Jokaisella vapaudet valita
työskentelymenetelmät ja työkalut.
Ei varsinaista esimiestyötä.
Tukea, mentorointia ja valmennusta.
ITSEOHJAUTUVUUS JA VINCIT

7. Yksi ohjaava periaate
“Huomenna
tyytyväisemmät työntekijät
ja asiakkaat”

8. Itseohjautuvuudessa on eroja ihmisten suhteen,
mutta se ei ole määräävä tekijä.
Voimakkaimmat tekijät ovat:
Olosuhteet
Toimintatavat
Kulttuuri
MITEN ITSEOHJAUTUVUUS SYNTYY?

9. ITSEOHJAUTUVA
ORGANISAATIO MUUTTAA
ITSEÄÄN
Case: Koodikatselmoinnit

10. • Koodikatselmoinnit hyödyllisiä, mutta hankalia
ja aikaa vieviä
• Eräässä GE-projektissa otettiin kokeiluun Gerrit-
niminen työkalu koodin nopeaan
katselmoimiseen
• Koodin luettavuus ja laatu nousivat
• Levisi nopeasti muihin GE-projekteihin
IDEAN SYNTY

11. • Kahvipöytäkeskusteluissa
heräsi kiinnostusta
• Levisi nopeasti muihin
projekteihin
• Idean isä Janne Rönkkö
vetää nykyään osana
työnkuvaansa Gerrit-
koulutuksia
IDEAN LEVIÄMINEN

12. • Hyvät ideat leviävät “viraalisti”
• Ideoiden syntymistä ja leviämistä voi helpottaa
olosuhteilla
– Sisäinen pikaviestin (meillä Slack)
– Yhteiset kahvitilat
• Ja toimintatavoilla
– Matala kynnys ottaa kokeiluun uudet työkalut
• Ideoista voi napata kiinni ja auttaa leviämistä
MUUTOS SISÄLTÄPÄIN

13. MUUTOKSEN AJAMINEN
ITSEOHJAUTUVASSA
ORGANISAATIOSSA
Case: Retrospektiivit

14. • Retrospektiivien tavoite on oppia tekemään töitä
yhdessä asiakkaan kanssa paremmin katsomalla
taaksepäin
• Hyvin fasilitoituna tehokas työkalu
• Tähän saakka Vincitillä käytetty projektien
lopussa, mikäli projektissa oli ollut ongelmia
• Kannattaisiko hyödyntää projektien aikana, kun
oppeja voi vielä hyödyntää siinä projektissa?
RETROSPEKTIIVEISTÄ

15. VINCIT TAMMIKUU 2015
~130 työntekijää
> 40 projektia käynnissä

16. HAASTE
Miten saada 40-50 itseohjautuvaa projektitiimiä
oivaltamaan retrojen hyödyt?

17. • Päätös sisällyttää retrospektiivit osaksi
toimintamallia
• Tavoitteet ja mittari: 90% projekteista pidetään
retrospektiivejä
• Projektien vastuuhenkilöiden pikaperehdytys
• Kirjataan osaksi prosessia ja monitoroidaan
suoritusta, mahdollisesti vielä sidotaan
palkkiomalliin
PERINTEINEN TAPA

19. TODENNÄKÖINEN LOPPUTULOS
Retrospektiivejä pidetty projekteissa
Kyllä 98%
Ei 2%
Retrospektiivien hyödyt
Hyödyllisiä 1%
Hyödyttömiä 93%
Ei osaa sanoa 6%

20. – Mikä meni hyvin?
– …
– Mikä meni huonosti?
– …
– Onko mitään
muutettavaa?
– …
– Hyvä! Ja sitten
seuraavaan asiaan.

22. • Halutaanko enemmän retrospektiivejä, vai
retrospektiiveistä maksimihyöty?
– Tavoite meillä: parantaa retrospektiivien
laatua ja fasilitointiosaamista
– Mittariksi tavoitteelle vajaan puolen vuoden
päästä tehtävä kysely
• Tavoitteen onnistuessa myös retrojen määrän
pitäisi kasvaa
MIETI TAVOITE JA MITTARIT
“Sitä saa mitä mittaa.”

23. • Unohda hierarkia ja organisaatiorakenne
– Top-down ei tuota haluttua lopputulosta jos
halutaan säilyttää itseohjautuvuus
• Matki sitä prosessia, jolla ideat ylipäätään
leviävät yrityksessä
AJA MUUTOKSET SISÄLTÄ PÄIN

24. • Aluksi retroja lähdettiin
kokeilemaan sisäisesti
– Palaute ja oppiminen
– Mitkä menetelmät
toimivat, mitkä eivät?
• Seuraavaksi kokeilu
asiakkaan kanssa
– Palaute rohkaisevaa >
voidaan edetä, tavoite
vaikuttaa järkevältä
KOKEILE

25. • Kokeilun tulokset ja menetelmät jakoon
• Avoin tarjous tulla pitämään retroja
kiinnostuneiden projekteihin
• Innostuneille työntekijöille koulutussessioita
retrojen pitämisestä
• Palaute
MITEN KOKEILUSTA KÄYTÄNNÖKSI?

26. MITEN ONNISTUIMME?
Tammikuu 2015 > Toukokuu 2015

27. RETROSPEKTIIVEJÄ PROJEKTEISSA
Toukokuu 2015
Kyllä 66%
Ei 34%
Tammikuu 2015
Kyllä 5%
Ei 95%

28. TOUKOKUU 2015
Retrospektiivien hyödyt
Hyödyllisiä 74%
Hyödyttömiä 5%
Ei osaa sanoa 21%

29. • Retrot: aina ulkopuolinen fasilitoija
• Mieti yksinkertaisin mahdollinen tapa levittää tietoa
aiheesta
– Sähköposti kaikille retrospektiivin
muistiinpanoista
– Kahvipöytäkeskustelut, pikaviestimet ym.
• Retrospektiivit ovat levinneet myös myyntitiimin,
johtoryhmän ja design-tiimin työkaluksi
– Soveltuvat hyvin muuhunkin kuin
softaprojekteihin
TÄSTÄ HARJOITUKSESTA OPITTUA

30. • Itseohjautuvuutta saa lisää muuttamalla
olosuhteita ja toimintatapoja
– Tiimitasolla
– Projektitasolla
– Yritystasolla
• Itseohjautuva organisaatio kehittää itse itseään
• Muutoksen ajamisessa kannattaa mallintaa sitä
millä tavalla ideat leviävät sisältäpäin
YHTEENVETONA

31. TEHTÄVÄ
Mieti mitkä olosuhteet ja toimintatavat
yrityksessäsi/tiimissäsi/projektissasi ohjaavat
itseohjautuvuuteen ja mitkä eivät.
Mikä on pienin asia, mitä voisit muuttaa?

32. www.vincit.fi
KIITOS!
Juha Riippi, Vincit Oy
Twitter: @JuhaRiippi Linkedin: fi.linkedin.com/in/juhariippi