Il report dell'Osservatorio Zucchetti HR analizza la readiness delle aziende italiane verso la digital transformation nei processi HR, in risposta all'emergenza COVID-19. La ricerca ha coinvolto 710 aziende e ha rivelato un divario significativo tra piccole e medie imprese rispetto a quelle grandi, evidenziando l'importanza di investimenti tecnologici per un'organizzazione agile. Sono emersi trend in crescita come l'uso di app per il personale e un ripensamento degli spazi di lavoro, suggerendo nuove opportunità di sviluppo per le piccole aziende.

1. HR WORK REVOLUTION:
SIAMO PRONTI?
Numeri, sfide e obiettivi
delle Direzioni HR italiane
verso la Digital Transformation
OSSERVATORIO ZUCCHETTI HR
www.zucchetti.it/hrworkrevolution
REPORT DELLA RICERCA

2. DOMANDE
INDICE DEL REPORT
1. DOMANDE E OBIETTIVI DELLA RICERCA 3
2. OSSERVATORIO ZUCCHETTI HR E CAMPIONE 4
3. ABSTRACT 5
4. SMART WORKING 8
5. AMMINISTRAZIONE E COMUNICAZIONE 9
6. PIANIFICAZIONE, FORECAST E TIMESHEET 10
7. SALUTE E SICUREZZA 12
8. ANALISI E MONITORAGGIO 13
9. I TREND EMERGENTI: COSA CI INSEGNA IL 2020? 14
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3. DOMANDE E OBIETTIVI DELLA RICERCA
• Le aziende italiane sono pronte all’HR Digital Transformation?
• Qual è il loro grado di maturità digitale nei processi HR?
• Come stanno rispondendo all’emergenza Covid-19?
• Su quali processi e soluzioni stanno puntando per superarla?
Queste sono le principali domande che la ricerca dell’Osservatorio
Zucchetti HR ha voluto esaminare, in modo da rappresentare il grado di
Readiness delle aziende in tutti i processi di gestione del personale,
diventati strategici in questa fase così delicata, suddivisi e indagati nelle
seguenti aree:
1. Smart Working
2. Amministrazione e Comunicazione
3. Pianificazione strategica
4. Pianificazione operativa
5. Previsione Fabbisogno (Forecast)
6. Timesheet e rendicontazione
7. Salute e Sicurezza
8. Analisi e monitoraggio

4. OSSERVATORIO ZUCCHETTI HR E CAMPIONE
Tutti dobbiamo fare la nostra parte
per la ripresa del sistema Italia.
Zucchetti, leader nelle soluzioni
tecnologiche HR e di gestione del
personale, ha creato l’Osservatorio
Zucchetti HR per mettere a fattor
comune l'esperienza delle aziende
clienti, forte di una presenza
capillare in Italia su tutti i settori e
su tutte le dimensioni di impresa.
Tra luglio e settembre 2020 (quindi
dopo la prima ondata pandemica),
alla ricerca hanno partecipato ben
710 aziende così suddivise per
tipologia, con una distribuzione
rappresentativa della struttura
imprenditoriale italiana.
710 AZIENDE
coinvolte

5. Il 2020 verrà ricordato come l’anno del Covid-19,
un anno che ha messo in discussione in modo
generalizzato i paradigmi e le certezze.
Questa crisi non poteva non avere conseguenze
anche sull’HR e sui processi di gestione del
Personale in azienda, tanto più che il virus ha
proprio messo le persone al centro della scena, sia
come attori inconsapevoli del contagio, sia come
risorse da tutelare in termini di salute, sicurezza e
supporto.
La Direzione HR e tutte le aziende si sono trovate
improvvisamente a gestire un’emergenza che in
tanti ormai considerano una «nuova normalità» e
che ha richiesto un adattamento su più fronti:
• adeguamento alla normativa, che spesso ha
subito cambiamenti repentini nelle varie fasi
(smart working, cassa integrazione, gestione
piani ferie, sicurezza sul lavoro ecc.);
• riflessione su nuovi modelli di gestione e nuove
prassi relative agli spazi e ai tempi di lavoro per
garantire continuità di business e sicurezza;
• gestione delle necessità delle persone, in un
contesto di profonda incertezza che ha
sollecitato maggiore ascolto, migliore
comunicazione e supporto alle situazioni di
difficoltà.
In tutto questo la tecnologia sta giocando un ruolo
fondamentale e ogni organizzazione, grande o
piccola, ha dovuto fare i conti rapidamente con il
proprio grado di maturità digitale. La Digital
Transformation tanto «raccontata» in questi anni
si è scontrata quindi con la realtà.
Come comunicare velocemente con il personale?
Come monitorare il lavoro a distanza? Come
favorire la collaborazione? Come analizzare i
fenomeni? Come superare i limiti degli spazi fisici
o della carta?
Per questo la ricerca dell’Osservatorio Zucchetti
HR ha voluto indagare quanto in ogni azienda
questa consapevolezza della propria maturità
digitale si sia concretizzata nell’adozione di
progetti tecnologici avanzati, in grado di superare
strumenti tradizionali e tecnologici spesso non
integrati e inadatti a rispondere alle nuove
esigenze di Organizzazione Agile oggi necessarie.
Questo approccio ha portato ad assegnare a ogni
azienda partecipante un punteggio di Readiness,
inteso come il grado di digitalizzazione raggiunto
dall’azienda rispetto al livello ideale di
digitalizzazione dei processi HR.
Dall’analisi della Readiness delle 710 aziende che
hanno partecipato alla ricerca emerge un quadro
a due velocità, una contrapposizione tra
aspettative e realtà nella gestione digitale dell’HR.
In primis una forte differenza tra medio-grandi
aziende e piccole imprese: un risultato certo
atteso in quanto le prime già avevano iniziato il
percorso digitale prima dell’emergenza, mentre le
seconde hanno fino ad oggi sentito meno la
pressione di migliorare l’efficienza organizzativa
con investimenti nel digitale.
ABSTRACT
Emerge un quadro a due
velocità, una
contrapposizione tra
aspettative e realtà nella
gestione HR.

6. L’emergenza ha però creato le basi per nuovi
spunti, rendendo evidente il gap e costringendo a
focalizzare le piccole aziende su alcune soluzioni, o
perché imposte (legate a aspetti normativi e a
processi amministrativi), o perché legate al
monitoraggio della marginalità (timesheet),
ancora più importante in momenti di crisi.
Le piccole aziende si trovano quindi davanti a
nuove occasioni di sviluppo e hanno ampie
opportunità di miglioramento che avranno un
ulteriore sostegno con le politiche di incentivi
pubblici a favore della digitalizzazione dei processi.
Il secondo aspetto interessante è legato
all’emergere di alcuni trend, oggi non ancora
diffusi massivamente tra le aziende, ma che fanno
segnare una forte crescita.
Temi come l’utilizzo delle app per il personale, un
ripensamento in logica agile degli spazi e dei
tempi di lavoro con il superamento della classica
postazione personale, la cultura del feedback
continuo sono solo alcuni esempi.
Un’anticipazione non solo delle prospettive di
investimento nelle tecnologie HR, ma anche della
presa di coscienza che la pandemia ha fatto
nascere in tante Direzioni HR.
Da una prima vista della Readiness media sul
totale del campione emergono alcune evidenze.
READINESSMEDIA GRANDIAZIENDE MEDIE AZIENDE PICCOLEAZIENDE

7. SMART WORKING
Come prevedibile l’area dello Smart Working è
quella con il livello di Readiness medio più elevato
(l’area Timesheet/rendicontazione riguarda infatti
solo una parte del campione analizzato).
Al netto dei progetti già avviati prima
dell’emergenza, le aziende hanno mostrato una
buona capacità di adattarsi riorganizzando il lavoro
“in presenza” nel modello “lavoro da remoto”.
In particolare alti livelli sopra la media si registrano
nelle medie e grandi aziende (54% e 58%) e, in
merito al settore, nelle aziende di servizi (52%).
TIMESHEET E GESTIONE PER COMMESSA
Tra le aziende del campione che lavorano per
commessa questa area è risultata fortemente
digitalizzata, tanto da registrare un livello medio di
Readiness del 54%, che quindi non coinvolge solo
le medio-grandi aziende ma anche le più piccole.
Particolarmente avanzate sono le aziende di
produzione (56%) per cui la rendicontazione delle
attività produttive rispetto alle commesse ricevute
è di grande attenzione e quelle di servizi (55%).
PIANIFICAZIONE STRATEGICA E OPERATIVA
Sulle tecnologie per la pianificazione hanno
investito notevolmente le aziende di grandi
dimensioni (58% contro la media del 22%), che
più di tutte ricercano il modello vincente
dell’Organizzazione Agile.
Un focus sul digitale per la pianificazione
strategica sopra la media hanno le aziende di
produzione (29%), coerentemente all’attenzione
ai costi e alla gestione della pianificazione di
medio lungo periodo.
In conclusione emerge come ogni azienda possa
realizzare concretamente la HR Digital
Transformation, che oggi si è realizzata più o
meno efficacemente su quegli ambiti in cui più
alto era il focus del momento.
Prevenire future accelerazioni in ambito
tecnologico dipendenti da fattori esogeni
all’organizzazione sarà sempre più strategico.
Partire dall’analisi dello status quo digitale
dell’azienda, analizzando quindi il grado di
Readiness così come fatto dal presente
Osservatorio, è il primo passo di un percorso che
per essere soddisfacente deve proseguire con:
• un’analisi dell’organizzazione e dei sistemi di
gestione in ottica agile;
• un piano di Change Management per
coinvolgere le persone e rendere concreto ed
efficace il contributo del digitale;
• l’integrazione e la valorizzazione del
patrimonio di dati aziendali, per una Data
Strategy che aiuti a comprendere i fenomeni e
a indirizzare l’azienda verso il miglioramento
continuo.
LA SCELTA
DEI CLIENTI
ZUCCHETTI
CONSULENZA
HR ENTERPRISE
CONSULTING

8. «Smart Working» è una delle espressioni che più
hanno segnato l’anno, irrompendo come mai
prima sull’opinione pubblica con il suo impatto
sulla vita quotidiana di moltissime persone, che da
un giorno all’altro hanno rivoluzionato il proprio
modo di lavorare.
Le aziende hanno risposto prontamente a questa
nuova necessità imposta dagli eventi:
• l’83% delle aziende medio-grandi e il 61% delle
piccole imprese hanno fatto i conti con lo
smart working, trovandosi ad analizzare aspetti
positivi e negativi della sua introduzione, segno
inequivocabile di un cambio di passo, ancorché
obbligato;
• gli strumenti di collaboration sono stati
introdotti dal 68% delle grandi aziende (alte
percentuali si registrano anche per medie e
piccole, rispettivamente il 53% e il 42%);
• alti livelli di digitalizzazione si registrano nella
gestione normativa e amministrativa dello
smart working con risultati in media del 42%,
senza distinzioni in termini di grandezza;
• un sistema digitale di feedback tra colleghi,
responsabili e collaboratori è stato introdotto
in media da 1 azienda su 3 (42% delle grandi).
Gli stessi dati e le testimonianze raccolte sul
campo suggeriscono allo stesso tempo la sfida
che si apre per il prossimo futuro. Una sfida che si
basa sulla stessa interpretazione fuorviante che è
stata data al termine «smart working», confuso
con la realtà del lavoro da remoto.
Il passaggio necessario sarà cioè passare da una
gestione dell’emergenza che cerca di colmare la
mancanza di presenza sul posto di lavoro con un
approccio strutturale all’Organizzazione Agile,
con ripensamenti dei processi, focus sulle nuove
competenze, sugli stili di leadership e sulla cultura
aziendale che questo modello richiede, ma
soprattutto su investimenti tecnologici che
supportino le attività e creino un ecosistema
digitale integrato favorevole alla collaborazione,
all’engagement, al monitoraggio e al
raggiungimento dei risultati.
La sfida che si
apre per il
prossimo futuro:
un approccio
strutturale alla
Organizzazione
Agile.
SMART WORKING

9. L’emergenza ha messo in evidenza anche il ruolo
fondamentale di una comunicazione precisa, puntuale
e massiva verso il personale.
Bacheche e carta in un contesto di lavoro da remoto
sono ovviamente impensabili, ma anche mail e chat
non strutturate hanno aspetti negativi che non
facilitano lo scambio informativo e la lettura delle
comunicazioni importanti.
Per quest’area sono ormai la norma portali aziendali
che consentono alle persone di collegarsi in ogni
momento, anche fuori dai confini e dagli orari
lavorativi, a tutte le comunicazioni e a tutte le risorse
aziendali (nel 68% delle grandi aziende e nel 49% delle
aziende di medie dimensioni).
Nel 69% delle grandi aziende inoltre il portale consente
al personale di inserire in autonomia i giustificativi, in
modo da rendere efficienti i processi di
amministrazione.
Un dato emblematico e di forte innovazione è dato
dall’introduzione di app dedicate al personale che
semplificano e rendono più diretta la comunicazione,
permettendo:
• una presa visione immediata delle circolari: 68%
delle grandi aziende e 49% delle medie;
• un accesso H24 ai documenti come il cedolino: 72%
delle grandi aziende e 56% delle medie;
• l’inserimento/approvazione dei permessi: 46% delle
grandi aziende e 34% delle medie.
Attività che vengono così semplificate, rese più
immediate e che si possono collocare in momenti scelti
dalla persona, non più vincolata dai limiti di orario e
presenza fisica in azienda.
LA SCELTA
DEI CLIENTI
ZUCCHETTI
PORTALE HR INFINITY
APP ZCONNECT
AMMINISTRAZIONE
E COMUNICAZIONE

10. Dai dati della ricerca e dall’esperienza di questo periodo
emerge che le aziende più resilienti sono quelle che
hanno investito nel digitale introducendo processi di
pianificazione e rendicontazione delle ore di lavoro,
migliorando così l’agilità organizzativa.
Perché è importante? Perché le organizzazioni agili
risultano più efficaci nel rispondere e gestire i continui,
veloci ed imprevedibili cambiamenti esterni di cui la
pandemia è stato un esempio (e che in un’economia
globalizzata e sempre più rapida diventeranno la regola
anche nel futuro).
Le grandi aziende che operano su turnazione e utilizzano
un software di pianificazione hanno ottenuto notevoli
vantaggi in merito all’efficienza interna, alla qualità
dell’output, alla sicurezza sul lavoro e alla soddisfazione
del personale, puntando in particolare su:
• acquisizione dei dati di presenza direttamente dalle
presenze e viceversa (74%);
• verifica nell’elaborazione dei turni di competenze,
abilitazioni e idoneità (72%).
Casi che dovrebbero convincere la media delle aziende
che in quest’ambito risultano ferme a una prima
meccanizzazione o ancora vincolate a sistemi poco
efficienti come fogli di lavoro e gestioni cartacee: nelle
aziende di medie dimensioni, tuttavia, 1 azienda su 3
ha investito sull’integrazione tra turni e presenze e sul
controllo delle idoneità e delle competenze dei turnisti.
Non mancano poi le punte di innovazione che, anche in
quest’ambito e sotto la spinta dei progetti di Industria
4.0, hanno introdotto App mobile per le richieste di
cambio turno (37% delle grandi aziende) e addirittura
strumenti di Intelligenza Artificiale per la previsione del
fabbisogno di personale integrato al software turni (30%
delle grandi aziende e 21% della media azienda).
PIANIFICAZIONE, FORECAST E TIMESHEET
Non mancano punte di
innovazione con
App per i cambi turno
e AI per prevedere i
fabbisogni.

11. Anche in quest’area il 2020 ha portato
nuovi approcci, legati allo smart
working: sempre più aziende, infatti,
trovandosi a gestire, in esclusiva o
contemporaneamente, lavoratori da
remoto e lavoratori in sede, hanno
sentito la necessità di applicare anche in
questi casi una pianificazione puntuale,
sia per organizzare i turni di team non
più fisicamente presenti, sia per
verificare i turni al rientro in sede e i
rischi della compresenza di più
lavoratorinellostessoturnoin azienda.
La rendicontazione delle ore di lavoro è,
come anticipato, un’area di forte
digitalizzazione, in particolare per quelle
imprese che lavorano per commessa:
una situazione che accomuna in questo
senso tutto il campione analizzato, con
minime differenze tra grande e media
azienda (entrambe al 71%), ma un
ottimo 54% anche per il mercato delle
piccoleimprese.
Si evince poi in questo caso che le
medie aziende sono state molto
attente se si guarda all’integrazione
del timesheet con il software presenze
(62% dei rispondenti) e molto più
dinamiche delle realtà di grandi
dimensioni, spesso limitate dalla
rigidità del sistema gestionale in uso.
LA SCELTA
DEI CLIENTI
ZUCCHETTI
SOFTWARE PIANIFICAZIONE
ZSCHEDULING
SOFTWARE RENDICONTAZIONE
ZTIMESHEET
SOFTWARE PREVISIONE
ZFORECAST

12. Garantire la sicurezza delle persone è stato
quanto mai centrale con l’avvento della
pandemia e le aziende hanno dovuto, in caso di
lavoro in presenza, ripensare i processi e le
procedure per ridurre i rischi di contagio e
garantire la continuità del business rispettando le
disposizioni di legge via via in vigore.
Anche in quest’area quindi le innovazioni
tecnologiche sono state dettate da obblighi
esterni che, in tempi stretti, hanno portato
all’introduzione di sistemi di controllo della
temperatura e di distanziamento sociale. Sistemi
molto spesso non integrati ai sistemi già in uso,
ma coerenti con le nuove procedure anti-covid.
A questo proposito però è in atto, già dai mesi
successivi alla prima ondata pandemica, un
cambiamento prospettico. In un contesto in cui il
controllo accessi è ormai realtà assodata e si
integra alle prescrizioni previste dalle procedure
di salute e sicurezza (54% grandi aziende – 53%
medie – 32% piccole), tutte queste innovazioni
andranno man mano a collegarsi all’ecosistema
digitale dell’azienda.
Un trend emergente riguarda poi un
ripensamento degli spazi di lavoro, destinato
nelle previsioni a rimanere come modello nel
prossimo futuro: già dopo la prima ondata infatti
sono stati introdotti sistemi che permettono di
prenotare la propria postazione di lavoro, in
modo da controllare la distanza tra le persone
(14% medio-grandi – 8% piccole aziende).
Un’opportunità che garantirà in futuro anche una
gestione più flessibile degli asset e delle sedi
aziendali, con grandi benefici sui costi di gestione
degli spazi e sul controllo dell’utilizzo di ogni
postazione, andando a supporto delle politiche di
Smart Working.
Da non trascurare inoltre il risparmio sui costi
operativi e di sanificazione potendo disporre in
anticipo delle informazioni sulle postazioni che
verranno occupate nei giorni successivi.
SALUTE E SICUREZZA
LA SCELTA
DEI CLIENTI
ZUCCHETTI
SOFTWARE AUDIT
E CHECKLIST COVID
SISTEMI INTEGRATI
CONTROLLI COVID
SOFTWARE
SALUTE E SICUREZZA
SOFTWARE
PRENOTAZIONE
POSTAZIONI
SOFTWARE
CONTROLLO ACCESSI
HARDWARE
CONTROLLO ACCESSI

13. Capire i fenomeni che stanno coinvolgendo
l’azienda e il personale, comprendere
l’efficacia delle misure introdotte, prevedere
azioni correttive.
L’analisi è un momento fondamentale. E
renderla un processo il più possibile rapido e
semplice, soprattutto in fasi emergenziali, è
strategico per garantirne l’efficacia.
Proprio su queste premesse si possono
leggere i dati raccolti nell’Osservatorio HR.
L’area di analisi e monitoraggio infatti registra i
più bassi livelli di interesse concreto e di
investimento tecnologico avanzato.
Diverse sono le motivazioni specifiche che
sono alla base di questa situazione:
• difficoltà nel reperire i dati: un’analisi
efficace richiede un ecosistema unico e
integrato in grado di gestire le principali
dimensioni dei fenomeni HR;
• struttura organizzativa: la Direzione HR ha
la necessità di analizzare i processi ma
spesso non è la funzione a livello aziendale
che si occupa delle attività di monitoraggio;
• mancanza di competenze specifiche:
impostare analisi e report dedicati ai
processi HR richiede conoscenze anche
tecniche, IT e di rappresentazione dei dati
spesso non dominio della Direzione HR;
• mancanza di strumenti per la diffusione
mirata dei dati: i dati HR sono spesso
sensibili e uno dei maggiori timori è quello
di diffondere informazioni a persone non
autorizzate a riceverle;
• mancanza di focus: spesso l’analisi viene
vista come il passaggio finale di un processo
e implementata successivamente all’avvio
delle prassi e degli strumenti a supporto di
ogni attività, fase a cui molte volte non
viene poi dedicato il giusto focus e che si
perde nello svolgimento della gestione
quotidiana.
Dall’esperienza Zucchetti sul mercato le
aziende quindi hanno sempre più bisogno di
HR Analytics in grado di offrire tecnologie di
analisi semplice, di facile implementazione,
integrate ai processi HR e con base dati unica,
che si aggiornano in automatico e pronti
all’uso da parte della Direzione HR.
Due domande evocative su tutte.
Com’è andato il piano smaltimento ferie nel
2020? E la cassa integrazione è stata usata
correttamente?
Per le HR Analytics non si può più aspettare.
ANALISI E MONITORAGGIO
LA SCELTA
DEI CLIENTI
ZUCCHETTI
HR ANALYTICS
E INTEGRAZIONE CON
MICROSOFT POWER BI

14. Ecco un riassunto di tutte le tecnologie su cui punteranno le Direzioni HR nel 2021 per gestire
l’emergenza e, soprattutto, per andare oltre e ripartire,
trasformandola in opportunità di Digital Transformation concreta dei processi HR in azienda.
I TREND EMERGENTI: COSA CI INSEGNA IL 2020?
HR ANALYTICS INTEGRATI
E PRONTI ALL’USO
CONSULENZA TECNOLOGICA PER NUOVI
MODELLI DI GESTIONE AGILE
(smart working non è lavoro da remoto)
APP PER COMUNICAZIONE
E ENGAGEMENT DEL PERSONALE
SPAZI DI LAVORO CONDIVISI E SISTEMI DI
PRENOTAZIONE DI POSTAZIONI E PARCHEGGI
RECRUITING E ONBOARDING
ANCHE A DISTANZA
E-LEARNING SISTEMI DI FEEDBACK
CONTINUO
GESTIONE AUTOMATIZZATA
DEI DPI
SOFTWARE E APP DI AUDIT PER
PRESIDIO DELLE EMERGENZE
SISTEMI DI SECURITY INTEGRATI
CON HR E PERMESSI
PIANIFICAZIONE TEMPI DI LAVORO
(turni e Smart Working)
FABBISOGNO DI PERSONALE CALCOLATO
CON INTELLIGENZA ARTIFICIALE
CONTROLLO REMOTO
AVANZAMENTO ATTIVITA’

15. https://it.surveymonkey.com/r/SelfQuickAssessment_Osservatorio