Большое количество задач усложняет сотрудникам расстановку приоритетов и приводит к трудностям администрирования и выполнения заданий в установленный срок. Программное решение M-Files Task Management Solution представляет собой удобный и легкий в работе инструмент для учета и контроля задач и поручений. Подробнее о решении для управления задачами: http://fts-eu.com/ru/c/M-Files-TMS-Upravlenie-zadachami-i-porucheniyami/ О компании: Компания FTS оказывает услуги по автоматизации бизнес-процессов и внедряет ИТ-системы для бизнеса с 1994 года. Компания FTS официально представляет решения Deltek Maconomy, M-Files и Microsoft в России и СНГ. Если вам понравилась система или у вас появились вопросы, свяжитесь с нами по почте: info.ru@fts-eu.com или по телефону: + 7 495 950 54 69, + 7 499 978 77 34.

1. Автоматизация
управления задачами
и поручениями
Светлин Савов
Артем Шпаченко

2.  Введение – о компании FTS и ее решениях
 Управление задачами и поручениями
с M-Files Task Management
 Ответы на вопросы
План

3. Amsterdam
Warsaw
Sofia
Kyiv
Moscow
 Международные консультанты
по автоматизации бизнес-
процессов
 20-летний опыт работы в
Европе и России
 Более 250 клиентов в 14
странах Budapest
О компании FTS

4. Продукты и решения

5. Профессиональные
услуги
Инжинириниг, ИТ
и телеком
Торговля и логистика ПроизводствоНедвижимость
Клиенты

6. О платформе M-Files
 Входит в топ-20 лучших ECM-систем (Gartner, Forrester)
 Более 16 000 клиентов в 100 странах мира
 Решения – электронный документооборот, управление
качеством, CRM, управление задачами и др.

7. ► Управление задачами и поручениями, контроль
их выполнения и мониторинг текущей занятости
► Управление запросами от сотрудников
► Учет отсутствий и замещение исполнителей по
задачам
► Оценка эффективности деятельности в
контексте выполненных задач
► Система ориентирована на содействие работе
сотрудников, а не на контроль
M-Files Task Management

8. Общий вид системы
• Простой и интуитивный пользовательский
Windows-интерфейс
• Вся работа осуществляется в одном окне
системы

9. ► Регистрация заданий различных типов:
– Личные задачи, поручения, собрания
– Процессные и проектные
– Разовые и повторяющиеся
– Индивидуальные и групповые
– Создаваемые вручную и автоматически
► Встроенные процессы обработки задач и
поручений
► Возможность добавления задач в календарь MS
Outlook
► Статистика и анализ данных
Управление задачами

10. • Автоматический учет
начала и завершения
задачи
• Учет времени
выполнения
• Привязка документов к
задачам
• Напоминания и
уведомления
Индивидуальные задачи
и поручения

11. Повторяющиеся задачи
► Автоматическое
создание задачи с
учетом заданного
интервала после
выполнения

12. Повторяющиеся задачи
► Анализ выполнения повторяющихся задач по
сотрудникам, процессам, периоду и другим критериям

13. Процессные задачи
► Задачи создаются
вручную или
автоматически
► Могут
использоваться для
утверждения
транзакций из ERP-
систем,
согласования
документов и
обработки
различных объектов

14. ► Регистрация проектов в системе или их импорт из
корпоративных систем
► Отображение проектных задач и их состояния
выполнения на диаграмме Ганта (с помощью
приложения M-Files Gantt Chart)
► Автоматические уведомления участникам проекта
Учет задач по проектам

15. ► Задача может иметь
как одного, так и
нескольких
исполнителей
Групповые задачи

16. ► Функции принятия в работу, делегирования
(сохраняется путь делегирования) и отсрочки
выполнения для исполнителя
► Функции утверждения и отправки на доработку
для инициатора
Обработка задач

17. Мониторинг текущей занятости
персонала
► Просмотр текущих задач сотрудников
► Информация может просмотрена в различных
срезах – по подразделениям, руководителям,
проектам, процессам и т.д.

18. ► Привязка документов к задаче простым
перетаскиванием
Привязка документов

19. Визуализация
в календаре M-Files
► Просмотр заданий в срезе месяца, недели или дня
► Возможность настройки фильтров для отображения

20. ► Система включает собственную мощную поисковую
машину, позволяющую быстро найти любые данные в
системе
► Поисковая строка всегда находится на экране – для
поиска информации достаточно ввести слово или
комбинацию слов
► Поиск документов возможен по содержимому файла
Поиск информации

21. Оценка выполнения
задач
► Учет количества доработок задач
► Учет количества отсрочек выполнения задач

22. Оценка выполнения
задач
► Анализ выполнения задач по методу Стивена
Кови
► Согласно Стивену Кови, задачи делятся на 4 типа:
 Важные и срочные
 Важные и несрочные
 Не важные и срочные
 Не важные и несрочные
► Эффективность работы достигается при
выполнении важных и несрочных задач (тип 2)

23. ► Анализ выполнения задач в срок
Оценка выполнения
задач
► Индекс точности обновляется автоматически при
завершении задачи сотрудником

24. ► Регистрация отпусков,
пропусков по болезни,
командировок и т.д.
► Процесс согласования
отсутствий
Регистрация отсутствий

25. Обработка отсутствий
► Рассмотрение отсутствий
► Открытые задачи отсутствующего становятся
доступными его заместителю для исполнения в
период действия отсутствия
► Обзор отсутствий в различных представлениях – по
сотрудникам, типу отсутствия, статусу, периоду

26. ► Регистрация различных
типов запросов
(просьбы, пожелания,
требования и т.д.)
► Возможность
регистрации анонимных
запросов
► Классификация по тэгам
Регистрация запросов

27. Обработка запросов
► Рассмотрение запросов и комментарии
► Регистрация задач и поручений на основе
запросов
► Обзор запросов по подразделениям, тэгам,
статусу, анонимности и т.д.

28. Персонализация
► Набор персональных
представлений для
быстрого доступа к
задачам, запросам или
отсутствиям

29. Администрирование
персональных задач

30. Веб-доступ
► Поддержка всех популярных веб-браузеров
(Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome,
Safari)

31. Мобильный доступ
► Свободно распространяемые мобильные
приложения M-Files для iPhone, Android и
Windows Phone

32. ► Встроенная интеграция с MS Office (Word, Excel,
PowerPoint, Outlook)
► Модули интеграции с популярными системами
– MS SharePoint, MS Dynamics, SAP, NetSuite, SalesForce и
т.д.
► Возможность настройки интеграции с любыми
системами, работающими на базах данных SQL
Server и Oracle (1С и т.д.)
► Поддержка API и Web Services для разработке
дополнительной функциональности
Возможности по интеграции
и разработке

33. ► Централизованное хранилище корпоративной
информации
► Расширенные настройки доступа и поддержка
шифрования при передаче данных
► Автоматическое сохранение всех изменений
объектов и документов и журналы аудита
► Дополнительный модуль отчетности для более
детального анализа данных
Другие преимущества

34. Спасибо за внимание!
www.fts-eu.com
+7 (495) 950-54-69
info.ru@fts-eu.com