Презентация ИТ-решения M-Files для эффективного управления поручениями и задачами в организации. Подробнее о решении M-Files для управления задачами и поручениями: http://fts-eu.com/ru/c/M-Files-TMS-Upravlenie-zadachami-i-porucheniyami/ О компании: Компания FTS оказывает услуги по автоматизации бизнес-процессов и внедряет ИТ-системы для бизнеса с 1994 года. Компания FTS официально представляет решения Deltek Maconomy, M-Files и Microsoft в России и СНГ. Если вам понравилась система или у вас появились вопросы, свяжитесь с нами по почте: info.ru@fts-eu.com или по телефону: + 7 495 950 54 69, + 7 499 978 77 34.

1. M-Files TMS
Управление задачами и
поручениями
Артем Шпаченко, M-Files / FTS

2. Ключевые
преимущества
Единая корпоративная среда для учета всех заданий и связанной
информации (документы, другие типы записей и т.д.)
Регистрация заданий с учетом различных характеристик:
 Личные задачи, поручения, собрания
 Процессные и проектные
 Разовые и периодические
 Индивидуальные и групповые
 Создаваемые вручную и автоматически
Регистрация отсутствий (отпуска, болезни и т.д.) сотрудников с целью
предоставления доступа к задачам их заместителям на период отсутствия
Регистрация запросов от сотрудников, требующих реагирования и
инициации новых заданий (включая анонимные запросы)
Доступ к задачам и связанной информации с любых аппаратных устройств
Полная статистика по заданиям в срезе ответственных лиц,
подразделений, процессов, проектов, факту выполнения и т.д.

3. Факторы повышения
эффективности с M-Files
Встроенные рабочие процессы по управлению заданиями и
соответствующие функции (делегирование, перенос на будущий
период, утверждение выполнения и возврат на доработку)
Персональное планирование в срезе недели и конкретного дня, по
проектам и процессам, а также мониторинг задач, поставленных других
сотрудникам
Автоматический учет задач, выполненных в срок и с его нарушением, а
также расчетный индекс точности выполнения задач по каждому
сотруднику
Автоматически сохраняемые данные, такие как фактическая дата
начала и завершения задачи, количество откладываний и доработок,
цепочка делегирования задания и др.
Подсказывающие сигнальные сообщения о наступлении крайнего срока
сегодня, опозданием с выполнением задачи и т.д.

4. Доступ к системе осуществляется через Проводник
операционной системы Windows (Windows Explorer).
Вся работа в системе осуществляется только в одном
окне, а сходство с Проводником обеспечивает
легкость изучения программного решения

5. Задачи сгруппированы по различным критериям в
динамических папках (представлениях) для удобства
пользователя.
Каждая такая папка представляет собой выборку данных
по фильтру (к примеру, папка На ближайшие семь дней
отображает невыполненные задачи, плановая дата
начала которых охватывается одной неделей)

6. Сортировка задач, отображаемых в представлении,
может осуществляться по любому полю.
Значение крайнего срока может указываться
вручную постановщиком задачи или формироваться
автоматически, исходя из корпоративных правил по
срокам выполнения различных типов задач

7. Создание нового задания осуществляется из меню в левом
верхнем углу экрана с выбором соответствующего класса
(разовая задача, периодическая задача, собрание или
задача процесса).
Крайний срок может указываться вручную или
устанавливаться автоматически системой, исходя из
внутренних правил по длительности выполнения
отдельных типов задач

8. Все поручения отображаются в представлении
для персонального планирования ответственным
за их выполнение.
Задание также может быть принято в работу,
делегировано другому сотруднику или отложено

9. При делегировании указывается новый
ответственный за выполнение задачи и
выполняется действие Делегировать.
Возможность делегирования предусмотрена для
любых типов задач, включая персональные

10. Задачи могут быть не только индивидуальными,
но и групповыми – количество ответственных лиц
для указания в карточке не ограничено

11. Постановщик поручения может отслеживать
не только статус выполнения задания, но и
видеть весь путь делегирования

12. К заданию могут добавляться комментарии
пользователей

13. Перед началом выполнения, задача принимается
в работу, что изменяет ее статус.
Это позволяет руководителям подразделений и
руководящему персоналу просматривать текущую
занятость своих сотрудников

14. Документы, связанные с задачей, могут
добавляться в систему пользователем с
помощью простого перетаскивания из папки
на диске компьютера (drag-and-drop)

15. Каждый документ может быть предварительно
просмотрен в системе без его открытия.
Поисковая функциональность системы позволяет
осуществлять поиск информации не только по
метаданным карточек задач, но и тексту связанных
с ними документов

16. По задаче доступна регистрация затраченного
времени, а также времени, оставшегося до ее
завершения.
Процент выполнения задачи, в таком случае,
рассчитывается автоматически

17. Задача может быть завершена соответствующим
действием из меню или делегирована другому
сотруднику.
Если выполненная задача является поручением,
то постановщик такой задачи осуществляет ее
утверждение или отправляет задачу на доработку

18. Для периодических задач указывается интервал
и единица времени интервала.
При завершении таких задач автоматически
создается новая плановая задача с учетом
заданного интервала

19. При регистрации собрания указывается список участников,
дата и время его проведения.
Функции назначения, переназначения и отмены собрания
инициируют уведомление всем его участникам по
электронной почте.
Также к собранию может быть привязана переговорная для
бронирования

20. Задачи процессов автоматически создаются при
выполнении корпоративных бизнес-процессов.
К примеру, регистрируемый в управленческой
системе заказ на закупку может автоматически
передаваться в M-Files и формировать задачу для
ответственного сотрудника по его утверждению

21. Задачи процессов также автоматически
создаются в процессе согласования
документов, которые могут регистрироваться
в самой системе M-Files

22. В системе могут регистрироваться проекты и
связанные с ними задачи

23. Проектные задачи отображаются на
диаграмме Гантта – система отображает
также процент выполнения отдельных задач
и проекта в целом

24. Каждая задача, для которой установлен крайний
срок, анализируется системой в контексте ее
своевременного выполнения.
В карточке сотрудника автоматически
рассчитывается индекс точности, показывающий
разницу между процентом задач, выполненных в
срок и после его наступления

25. В системе также могут регистрироваться
запросы от сотрудников, которые являются
предпосылками для инициации задач

26. Запросы от сотрудников могут быть
анонимными – в таком случае система не
сохранит информацию об авторе запроса
при регистрации

27. Задания могут создаваться на основе
запроса - для этого достаточно выделить
запрос и выполнить функцию создания
нового задания и запрос автоматически
будет привязан к заданию

28. В системе могут регистрироваться
плановые и фактические отсутствия
сотрудников (отпуска, пропуски по болезни
и др.)

29. В момент начала отсутствия по сотруднику,
все его невыполненные задачи становятся
доступными для выполнения его
заместителем на данный период

30. Статистические отчеты по заданиям и
запросам показывают данные в различных
срезах в виде реестров. Все статистические
отчеты доступны только в рамках доступа,
определенного для пользователей

31. Календарь позволяет визуализировать
задания и отображать их в срезе месяца,
недели или дня

32. Веб-интерфейс позволяет получить доступ к
системе без установленного клиента M-Files
(поддерживаются все популярные
Интернет-браузеры)

33. Интерфейс для мобильных устройств
позволяет в любой момент получить доступ к
задачам и связанной с ними информации –
мобильные приложения доступны для
iPhone / iPad, Android и Windows Phone

34. www.fts-eu.com
+7 (495) 950-54-69
info.ru@fts-eu.com
www.m-files.com
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!