Pengurusan Fail

1. SELAMAT DATANG
KURSUS PENGURUSAN FAIL DAN
REKOD
RUMUSAN & RINGKASAN NOTA
KURSUS

3. SURAT MENYURAT
Surat Menyurat dan Mengalamat Surat
• Surat menyurat hendaklah jelas.
– Terang maksudnya dan tidak mengelirukan sesiapa yang
membaca.
• Surat di atas Kertas Rasmi Jabatan.
– Sebagai satu surat kuasa dan respon dari penerima.
– Orang mengetahui dengan jelas sesuatu Jabatan.
– Mudah untuk rujukan penerima.

4. • Surat rasmi dimulakan dengan perkataan Tuan
atau Puan.
• Bentuk pembukaan rencana surat/ kata-kata
pembukaan boleh dimulakan dengan cara-cara
yang difikirkan sesuai oleh penulis.
• Surat hendaklah diakhiri dengan perkataan “Saya
yang menurut perintah”
MEMULA DAN MENGAKHIRI
SURAT RASMI

5. • E.g. Saya yang menurut perintah,
(AWALUDIN BIN BAKAR)
b.p. Pengarah
Pusat Perubatan Universiti Malaya
Kuala Lumpur

6. • Semua Surat Rasmi hendaklah
mempunyai nombor rujukan failnya.
– Memudahkan mengesan surat dan
mengambil tindakan lanjut.
• Semua surat rasmi perlu ada tajuk supaya
jawapan yang diterima mempunyai tajuk
yang sama.
– Tajuk membayangkan isi surat.
RUJUKAN DAN TAJUK SURAT

7. • Mengelakkan beberapa perkara mungkin
tertinggal dari tindakan yang dikehendaki dari
penerima surat.
• Penerima tidak tahu mana yang perlu diberi
perhatian terlebih dahulu.
• Surat mungkin hilang di dalam salah satu dari fail
yang berkenaan.
SURAT MESTI DIHADKAN
KEPADA SATU PERKARA SAHAJA.

8. • Surat dialamatkan kepada Ketua Jabatannya.
• Surat untuk perhatian segera pegawai yang
diketahui menjalankan tugas berkenaan, maka
surat boleh dialamatkan untuk perhatiannya.
E.g:-
Pengarah
Pusat Perubatan Universiti Malaya
Kuala Lumpur
(u.p. Encik Samad bin Hitam)
MENGALAMATKAN SURAT
KEPADA JABATAN

9. – Menulis dengan jelas akan nama dan
alamat penerima.
– Menggunakan gelaran pangkat kebesaran
orang perseorangan dan didahului dengan
kata hormat sebelum gelaran iaitu Yang
Berhormat, Yang berbahgia atau Yang
Mulia.
MENGALAMATKAN SURAT
KEPADA ORANG RAMAI

10. – Apabila seseorang awam atau firma
mengarahkan seseorang peguam
menguruskan halnya dengan mana-mana
Jabatan, maka segala surat menyurat
hendaklah melalui peguamnya dan bukan
orang perseorangan atau firma berkenaan.
MENGALAMATKAN SURAT
KEPADA PEGUAM

11. – Menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan
menentukan keselamatan surat-surat yang
dihantar keluar Jabatannya supaya rahsia-rahsia
kerajaan terjamin dari dibocorkan.
– Boleh semak buku Panduan Keselamatan.
PENGKELASAN FAIL.

12. – Semua surat keluar dari Jabatan hendaklah
direkodkan dalam kertas minit.
– Serahan tangan direkodkan dalam buku kiriman
tangan dan tandatangan penerimanya diperolehi.
– Surat melalui pos berdaftar perlu didaftarkan
dalam buku surat berdaftar.
REKOD SURAT- SURAT KELUAR

13. MENULIS MINIT
Pentingnya minit:-
– Merekodkan keputusan dan rundingan
pegawai atau bahagian selain dari surat-surat
yang diterima.
– Sebagai bahan bukti tindakan diambil.

14. CARA MENULIS MINIT
– Kandungan ( ) dirujuk.
– Minit dalam tulisan tangan hendaklah terang dan
jelas.
– Minit yang panjang hendaklah ditaip. Minit yang
melebihi satu muka kertas minit hendaklah
dimasukkan sebagai satu kandungan dalam fail.
– Menulis ringkasan jawatan pegawai yang diminit dan
ditandatangan dan ringkasan jawatannya.

15. MINIT UNTUK MENDAPAT
KEPUTUSAN/TINDAKAN
– Minit ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungannya
– Surat-surat dan fail yang dirujuk hendaklah dicatatkan
dalam minit dan disertakan
– Pandangan Jabatan lain (jika ada) hendaklah disebut
– Pendapat penulis minit tentang keputusan atau tindakan
yang diperlukan.

16. MELAYANI SURAT
YANG DITERIMA
Tiap-tiap surat memerlukan perhatian segera.
– Kelewatan menjawab atau mengambil tindakan akan
membayangkan ketidak cekapan sesebuah Jabatan.
– Sekiranya tindakan mengambil masa, maka pengirim
surat hendaklah dimaklumkan dan satu jangkamasa
yang ditetapkan diberi.

17. – Ketua Jabatan hendaklah membuat peraturan supaya
pegawai yang ditugaskan membuka surat-surat masuk
dapat melaksanakan sistem ini.
– Tiap-tiap surat yang diterima hendaklah dicop atau
ditulis atasnya tarikh yang ianya diterima oleh
sesebuah Jabatan.
– Di mana surat dialamatkan untuk perhatian seseorang
pegawai dalam Jabatan itu, maka surat itu hendaklah
dihantar terus kepadanya tanpa dibuka.
SURAT PATUT DIBERI KEPADA
PEGAWAI HARI DITERIMA

18. TINDAKAN BAHAGIAN
PENDAFTARAN FAIL
Mengambil tindakan segera
memasukkan surat yang diterima ke
dalam fail-fail yang berkenaan dan
mengedarkan fail itu kepada pegawai
untuk tindakan.

19. – Ketua Jabatan hendaklah membuat peraturan supaya
pegawai yang ditugaskan membuka surat-surat masuk
dapat melaksanakan sistem ini.
– Tiap-tiap surat yang diterima hendaklah dicop atau
ditulis atasnya tarikh yang ianya diterima oleh
sesebuah Jabatan.
– Di mana surat dialamatkan untuk perhatian seseorang
pegawai dalam Jabatan itu, maka surat itu hendaklah
dihantar terus kepadanya tanpa dibuka.
SURAT PATUT DIBERI KEPADA
PEGAWAI HARI DITERIMA

20. MEMBUKA SAMPUL KECIL
SEBAGAI TINDAKAN
SEMENTARA
• Di mana fail tidak dapat dikesan dengan serta
merta dan kandungan surat memerlukan
tindakan segera, bahagian pendaftaran fail
hendaklah membuka sampul kecil sebagai
langkah sementara.
• Bila jumpa fail, sampul kecil dan
kandungannya hendaklah dimasukkan ke
dalam fail sebagai satu kandungan.

21. – Perlu didaftarkan mengikut peraturan dalam
Arahan Perbendaharaan 71.
– Peraturan ini meliputi semua surat yang
diterima.
SURAT YANG MENGANDUNGI
WANG/BARANG BERHARGA

22. PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN

23. • RAHSIA BESAR
• RAHSIA
• SULIT
• TERHAD
• TERBUKA

24. • TERBUKA- PUTIH
• TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT PERKATAAN TERHAD
• SULIT - HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN SULIT
• RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN
TERCATIT PERKATAAN RAHSIA
• RAHSIA BESAR- KUNING DAN BERPALANG MERAH DAN
TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR

25. • MENGIKUT SIRI
• MENGIKUT TAHUN
• MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
• MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT
 SISTEM INDEKS
 SISTEM DOKET
 SISTEM KAD

26. • FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI
PENDAFTARAN
• PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA
SLIP TRANSAKSI
• PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN
(SDP)

27. TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL
• PASTIKAN SURAT/LAPORAN/PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN
DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL
• JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FIRASAT BILANGAN UNTUK
PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DI
DAFTARKAN
• JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL
DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

28. MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
• DIBUKA APABILA SATU FAIL MENGANDUNGI 100
KANDUNGAN (ATAU KURANG TETAPI FAIL
DIANGGAP TERLALU TEBAL)
• FAIL LAMA DITUTUP FAIL BARU HENDAK DIBUKA
JILID 2 DAN 3 ATAU SETERUSNYA
• PADA KULIT FAIL LAMA YANG DITUTUP PERLU
DICATATKAN “DITUTUP - JILID 2 DIBUKA”

29. Contoh: Fail Aktif yang boleh ditutup
adalah setelah tebal
melebihi satu inci atau
mengandungi 100 lampiran
(yang mana lebih awal)
Apabila fail ini telah ditutup
maka tindakan baru
hendaklah dilakukan dalam
fail lain.
Fail tidak aktif dikelaskan
sebagai tidak aktif apabila fail
itu tidak digunakan selama
lima tahun. Fail ini boleh
ditutup.

30. FAIL-MEMFAIL
Perlu Pengelasan fail yang sistematik
– Fail sangat mustahak di dalam urusan rasmi Jabatan.
– Ia sebagai rekod mencatat tindakan/keputusan yang telah
diambil serta tempat menyiasat segala
tuduhan/kelemahan/kegagalan Jabatan di dalam
menjalankan tugas.
– Boleh hubungi Bahagian Penyelarasan Perlaksanaan dan
Kemajuan Pentadbiran (JPM) untuk khidmat nasihat.

31. – Diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkan isi
kandungan fail.
– Satu fail untuk satu perkara sahaja.
– Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah
memastikan supaya fail-fail yang baru tidak dibuka
tanpa pengetahuannya/bahagian pendaftaran fail.
FAIL YANG DIBUKA

32. – Bahagian Pendaftaran fail perlu ada senarai
semakan nombor rujukan fail dan tajuk fail
yang sedia ada.
– Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan
disimpan berasingan dari fail- fail terbuka.

33. – Ketua Jabatan perlu menentukan bahawa
fail-fail tertentu perlu diberi pengelasan
keselamatan samada di peringkat terhad,
sulit, rahsia dan rahsia besar.
– Mempunyai pendaftaran yang berasingan
dari fail terbuka.
PENGELASAN
KESELAMATAN FAIL

34. – Di simpan dalam bilik fail yang tertutup dan
kakitangan yang tiada bertugas di situ
adalah dilarang masuk.
– Jabatan yang bermasalah tentang kawalan
keselamatan fail boleh menghubungi
Pegawai Keselamatan Kerajaan,
Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri.

35. – Apabila pada satu-satu tarikh,
keselamatan kandungan sesebuah fail itu
menjadi kurang pentingnya, Ketua
Jabatan hendaklah menyemak dan jika
perlu merendahkan peringkat
keselamatan fail tersebut.
• Panduan Keselamatan (peraturan 36,37 dan 38)
MERENDAHKAN PERINGKAT
PENGELASAN KESELAMATAN

36. – Jabatan hendaklah menggunakan kulit fail
seperti yang telah direka oleh Arkib Negara
– Mempunyai ruangan tentang tarikh dibuka
– Mempunyai ruangan tarikh yang ia patut ditutup
– Memudahkan urusan pemindahan fail
– Memudahkan urusan pemusnahan fail
Mematuhi perbekalan dalam Akta Arkib Negara 1966.
MEMAKAI KULIT FAIL
YANG SESUAI

37. CARA
MENGKANDUNGKAN
SURAT DALAM FAIL
• CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT
KANAN ATAS SURAT
• NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM
BULATAN
• SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU
DITANDA DENGAN WARNA MERAH
• SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN
BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU
HITAM

38. BILA PERLU DIBUKA
• DIBUKA APABILA SURAT-SURAT ATAU DOKUMEN
MEMERLUKAN TINDAKAN SEGERA. FAIL
BERKENAAN HILANG (TIDAK DAPAT DIKESAN)
• DI MANA TERDAPAT LEBIH DARIPADA SEORANG
PEGAWAI PERLU MENGAMBIL TINDAKAN
• KULIT FAIL YANG DIGUNAKAN IALAH SAMPUL KECIL
(AM 435A-PIN.1/82)

39. FAIL HILANG/TIDAK
DAPAT DIKESAN
• Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan dan
perlu dimasukkan dalam fail dan fail asal tidak dapat
dikesan, sampul kecil hendaklah digunakan sebagai
langkah sementara.
• Apaila fail utama dijumpai maka sampul kecil dan
kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail
itu.

40. FAIL HILANG/TIDAK
DAPAT DIKESAN
• Sampul kecil juga boleh digunakan apabila sesuatu
surat perlu diambil tindakan oleh lebih drpd dua orang
pegawai pada masa yang sama.
• Surat perlulah dibuat salinan (xerox) dan satu surat
dimasukkan dalam fail utama dan yang lain-lain
dimasukkan dalam sampul-sampul kecil.

41. PENYIMPANAN FAIL
CARA BAGI MENYIMPAN FAIL
FAIL BERTARAF KESELAMATAN
• BILIK SIMPANAN KHAS
• KABINET BESI
FAIL-FAIL TERBUKA
• BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI RAK
FAIL

42.  CATATAN YANG PERLU DIBUAT OLEH
KERANI FAIL SEBELUM FAIL INI
DIBERIKAN KEPADA PEGAWAI DAN
KAKITANGAN YANG MENGGUNAKAN
Catatan disebelah belakang kertas doket
faharasat bilangan
Catatan di muka hadapan kulit fail
berkenaan

43.  PERKARA-PERKARA YANG PERLU DICATAT
Nama pemohon/penerima fail
Tarikh fail diedarkan
SEKIRANYA FAIL PERLU DIEDARKAN DARI
SEORANG PEGAWAI KEPADA PEGAWAI LAIN,
PEGAWAI BERKENAAN PERLU MENGISI MAKLUMAT
KE DALAM BORANG DAN KEMBALIKAN BORANG
KEPADA KERANI FAIL

44. • Tindakan yang perlu diambil pada sesuatu masa yang
ditetapkan
• Catatan SDP (KIV) perlu dibuat di kertas minit oleh
pegawai berkenaan
• Fail dikembali pada pihak pendaftaran, mencatatkan
SDP (KIV) di kulit fail
• Fail disimpan dan akan dikeluarkan pada tarikh SDP
(KIV)
• Serahkan fail SDP (KIV) kepada pegawai berkenaan
untuk tindakan selanjutnya

45. SISTEM SIMPAN DALAM
PERHATIAN (SDP)
• Apabila terima fail untuk SDP, semak arahan untuk
SDP.
• Catitan arahan dalam kertas minit, seperti nama,
jawatan pegawai yang mengarahkan SDP itu.
• Masukan dalam Pigeon Hole atau tempat simpanan
bagi tarikh yang berkenaan.
• Pigeon Hole ini kalau digunakan hendaklah tiap-tiap
satu lohong ditarikhkan secara mulai dari 01hb.
hingga 31hb.

46. • Pastikan fail-fail yang di SDP dikeluarkan pada hari yang
dimaksudkan itu dari Pigeon Hole.
• Fail tersebut mungkin telah dikeluarkan sebelum
daripadanya dan berada pada pegawai-pegawai atau
sebaliknya, jika didapati tiada, semak dalam doket
pergerakan (Kad edaran fail), untuk mengetahui fail
berada dimana atau pada siapa.
• Setelah diambil tindakan untuk mengambil semula fail
tersebut bolehlah diserahkan semula kepada pegawai
yang memerlukan, catitkan juga didalam gerakan fail
tersebut.

47. FAIL DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAH
DITENTUKAN.
MENCATAT PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANG
DITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL.
MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG
SAMA.
SIMPAN DALAM PERHATIAN
(SDP/KIV)

48. FUNGSINYA ADALAH SEPERTI BERIKUT:
• MENERIMA MEL/SURAT MASUK DAN MEMASUKKANNYA
DALAM FAIL-FAIL YANG BERKAITAN
• MEMBAHAGIKAN FAIL-FAIL KEPADA PEGAWAI
BERKENAAN UNTUK TINDAKAN
• MENGAWAL PERGERAKAN SEMUA FAIL
• MENYIMPAN FAIL-FAIL DENGAN SELAMAT
• MENDAFTAR SEMUA FAIL DENGAN MEMBERI SIRI-SIRI
NOMBOR DAN MENGADAKAN INDEKS BAGI SETIAP FAIL

49. • MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN
• PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG
STANDARD
• TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN
• MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN
BERTINDIH

50. • FAIL SUKAR DIKESAN
DENGAN CEPAT
• KEMUNGKINAN FAIL
HILANG KERANA RAMAI
MENGGUNAKANNYA
• KELEWATAN MUNGKIN
BERLAKU KERANA
BILANGAN FAIL
DIKENDALIKAN TERLALU
BANYAK
PERKHIDMATAN YANG
LEBIH LICIN DAN CEPAT
BILANGAN FAIL YANG
DIKEHENDAKI ADALAH
KECIL DARI KAWALAN
ADALAH LEBIH KEMAS
MUDAH DIKESAN

51. KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN
RUANG MINIMA
ASESIBILITI - MUDAH UNTUK DIRUJUK
EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL
ADALAH DENGAN KOS YANG MINIMA
KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN RUANG
DI MASA HADAPAN
LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG
MUDAH DAN SEGERA DIPEROLEHI

52. RUJUKAN:-
SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM SILANG
MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU REKOD DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK
RETENTION:-
BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF
DIPINDAHKAN
KLASIFIKASI:-
UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DI DALAM MEMBUAT
RUJUKAN

53. THE END
SELAMAT BERKURSUS
Nota ini ada dalam CD anda
Segala pertanyaan sila tel: 0166749056
Email: shuhmy@pd.jaring.my atau
shuhmy@hotmail.com