pengurusan pss

1. PROSES TEKNIK BAHAN BUKU PUSAT SUMBER
1. PENGENALAN
Semua bahan ( buku dan bukan buku ) di Pusat Sumber Sekolah perlu diproses supaya
dapat diedarkan untuk penggunaan dengan mudah dan cepat.
Dalam tugas memproses bahan yang pelbagai jenis di Pusat Sumber, Guru Perpustakaan
dan Media perlu memahami keperluan dan masalah-masalah tentang:
• tempat letak bahan
• pengedaran
• penggunaan
• penyelenggaraan bahan
Guru Perpustakaan dan Media perlu senantiasa dapat mengatasi masalah dan
mengubahsuaikan keadaan serta mengemas kini perkhidmatan supaya satu sistem yang
sempurna dapat tercapai.
Oleh sebab cara memproses buku dan bahan bukan buku adalah berbeza-beza antara satu
sama lain, jadual kerjanya perlu diasingkan mengikut jenis bahan yang diproses.
2. BAHAN BUKU
Buku-buku Pusat Sumber secara umumnya dibahagikan kepada tiga kumpulan.
• Buku Rujukan
• Buku Bertanda Merah (Red spot)
• Buku Pinjaman
Terdapat beberapa perbezaan dalam kerja memproses buku-buku tersebut mengikut cara
penggunaannya.
2.1 Buku Rujukan
2.1.1 Ditempatkan di rak Bahagian Rujukan
2.1.2 Tidak boleh dipinjam. Oleh itu, tiada kad buku dan tiada slip tarikh pulang.
2.1.3 Ditandakan dengan huruf R pada label tulang buku.
• Sekiranya buku-buku ini perlu dipinjam untuk projek seperti projek
PEKA,folio,kajian dsb, guru bolehlah meminjamnya di bawah pinjaman khas
(Buku Rekod Pinjaman Khas).
• Contoh Buku Rujukan: Almanak, Ensiklopedia, Buku Panduan, Buku Tahunan,
Buku Pengetahuan khas,Kamus, Atlas)
2.2 Buku Bertanda Merah (Red Spot)
2.2.1 Ditempatkan di rak Bertanda Merah (Red Spot).
1

2. 2.2.2 Boleh dipinjam dalam tempoh masa yang singkat.
2.2.3 Ada kad buku dan slip tarikh pulang.
2.2.4 Ditandakan dengan label bertanda merah pada tulang buku.
• Contoh Buku Bertanda Merah:
 Buku Bukan Fiksyen-Karya Am, Falsafah, Agama, Sains
Kemasyarakatan, Bahasa,Sains
Tulen,Teknologi,Kesenian,Kesusasteraan,Geografi,Biografi,Sejarah.
 Buku Fiksyen-Cerpen,Novel,Legenda,Mitos,Penglipur Lara,Cerita
Jenaka/Humor dsb.
• Kriteria Buku Bertanda Merah:
 Bernilai tinggi
 Mahal
 Sukar didapati
 Satu naskhah sahaja
 Kebanyakannya berkulit tebal/hardcover
 Keselamatan terjamin dll.
2.3 Buku Bacaan Umum
2.3.1 Ditempatkan di rak buku Bahagian Pinjaman Biasa.
2.3.2 Boleh dipinjam dalam tempoh masa yang ditetapkan (seminggu,dua minggu dsb).
2.3.3 Dilengkapkan dengan kad buku dan slip tarikh pulang.
• Buku-buku fiksyen dan bukan fiksyen yang dibeli untuk galakan pembacaan seperti
Program NILAM.
• Ada banyak naskhah.
• Buku-buku kegemaran murid
• Murid mampu menggantikan buku jika hilang/rosak
• Mudah didapati
• Kebanyakannya berkulit paperback
2
R
571
OTH
oth
927
ABD

3. Buku Rujukan
PANDUAN MENGISI BUTIRAN REKOD PEROLEHAN BAHAN
BUKU
1. NOMBOR PEROLEHAN
Nombor yang diberi kepada tiap-tiap bahan/ buku yang didaftarkan sebagai satu bahan
pusat sumber. Setiap bahan/ buku hendaklah mempunyai nombor perolehan yang
tersendiri. Jika ada dua bahan/ buku atau lebih dalam satu judul, kesemua bahan
itu hendaklah diberikan nombor perolehan berasingan. Ia menunjukkan jumlah
bahan pusat sumber pada satu-satu masa. Jumlah ini hendaklah bersamaan angka jumlah
besar ruangan analisis. Semua buku (semua bahasa dan jenis) hendaklah dimasukkan ke
dalam satu rekod iaitu Rekod Perolehan Bahan Buku (Rujuk Lampiran 1).
• Contoh: 00001, 00002, 00003, 00004 dan seterusnya.
• Sekiranya terdapat banyak bilik-bilik sumber,kod bilik bolehlah ditulis di depan
nombor perolehan. Contohnya, BBB 000001,APD 000002, MK 000003,MS
000004, BG 000005 dan seterusnya.
• Contoh Kod untuk bilik-bilik sumber ialah BBB(Bilik Bahan Bantu
Belajar),APD (Bilik Tayangan/Alat Pandang Dengar/Audio Visual), MK
(Makmal Komputer),MS (Makmal Sains),BG (Bilik Geografi) dsb.
2. NOMBOR PANGGILAN
Rekodkan nombor panggilan, iaitu nombor mengikut Sistem Pengelasan Dewey (SPPD)
dengan tiga abjad awal nama pengarang atau judul (jika tiada pengarang).
3
420
IBR
Buku Bacaan Umum
Buku Bertanda Merah
Red Spot

4. Contoh: Buku bukan fiksyen Buku fiksyen
372.3 F
OTH ABD
Contoh: Di bawah Pengarang Di bawah judul
T R
372.3 511.24
RAM BAH
• Kod jenis buku ialah F (Fiksyen), R (Rujukan), T (Buku Teks/Skim Pinjaman
Buku Teks–untuk rujukan), BP (Bacaan Permulaan)
3. PENGARANG
Ditulis nama pengarang dengan penuh ( jika ada ).
Contoh:
Nama Barat : Robert Wagner ditulis Wagner, Robert
Nama Melayu : Hj.Abd.Malik Majid ditulis Abdul Malik Majid, Haji.
Datuk Ahmad b.Dahlan ditulis Ahmad b. Dahlan, Datuk.
Nama Cina : Lee Chong Teik ditulis Lee, Chong Teik
Dr.Lim Ah Lek ditulis Lim,Ah Lek, Dr.
Nama India : K.Jayaraman ditulis Jayaraman, K
• Sekiranya tiada pengarang, ruangan ini dikosongkan.
• Jika lebih daripada tiga orang pengarang,rekodkan seperti berikut:
Ahmad,Mariam,Faizal…et al.
4. JUDUL/ TAJUK BUKU
Ditulis sepenuhnya, gunakan huruf besar untuk huruf pertama dan diikuti dengan huruf
kecil kecuali nama khas. Gunakan noktah bertindih selepas judul besar dan diikuti
dengan judul kecil, jika ada judul kecil.
Contoh: Pertanian di Malaysia : kaedah dan teknik.
Koleksi cerpen-cerpen Sarawak.
• Jika judul terlampau panjang,boleh diringkaskan dengan mengambil tiga
perkataan yang pertama.Gunakan tanda tiga titik.Contohnya, Perolehan
imbuhan pada…
• Maklumat berkaitan dengan judul boleh didapati daripada muka surat judul atau
kulit buku.
• Jika tiada judul,sediakan judul deskriptif ringkas dalam kurungan
siku.Contohnya, [Peraturan bola sepak]
5. TEMPAT DAN NAMA PENERBIT
Rekodkan nama tempat dahulu kemudian diikuti oleh nama penerbit dengan dipisahkan
oleh noktah bertindih.
4

5. Contoh: Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka
Jika tiada tempat terbit, rekodkan [ T.T.P. ]
Jika tiada nama penerbit, rekodkan [ T.N.P. ]
• Maklumat boleh didapati daripada muka surat judul atau muka surat verso (di
belakang muka surat judul)
6. TARIKH PENERBITAN
Rekodkan tarikh penerbitan sebagaimana yang terdapat pada bahan.
Contoh1:
cetakan pertama 1990
cetakan kedua 1995
cetakan ketiga 1998
Rekodkan tarikh penerbitan = 1990
Contoh 2:
cetakan pertama 1991
cetakan kedua 1993
edisi kedua 1997
Rekodkan tarikh penerbitan = 1997
Jika tiada tarikh penerbitan, rekodkan [ t.t. ]
• Maklumat boleh didapati daripada muka surat judul ataupun muka surat verso.
7. TARIKH PEROLEHAN
Tarikh ini ialah tarikh bahan itu diterima atau diperoleh berdasarkan invois/Delivery
order(D.O) atau SAP(Sijil Akuan Penerimaan)
• Jika tiada tarikh tersebut, catatkan tarikh bahan itu diterima oleh PSS.
8. NOMBOR BIL / INVOIS
Rekodkan nombor bil atau invois sebagaimana yang tercatat pada bil/ invois yang
dikeluarkan oleh syarikat atau pihak yang membekalkannya.
9. PUNCA
Rekodkan punca bahan yang diterima sama ada dibeli dengan menggunakan wang
SUWA(sumbangan wang awam)/wang kerajaan PCG(Per capital grant/Geran per
kapita)/ Wang PCG panitia mata pelajaran, dibekalkan, hadiah atau sumbangan.
10. PEMBEKAL
Rekodkan nama pembekal dan tempat dari mana bahan tersebut dibeli / diterima.
Contoh: Kedai buku Marwilis, Kuala Selangor.
5

6. 11. HARGA
Rekodkan harga yang penuh tanpa apa-apa potongan.Maklumat ini penting supaya buku
tersebut boleh digantikan oleh pengguna sekiranya buku itu hilang/rosak.
12. MUKA SURAT
Rekodkan jumlah muka surat buku seperti yang tercatat pada muka surat akhir.
Contoh: 120 atau vi, 253 ms.
Sekiranya tiada tercatat nombor muka surat, bilang jumlah muka surat dan rekodkan
jumlahnya.
13. CATATAN
Dalam ruangan ini direkodkan butir-butir seperti:
• Dijadikan Buku Rujukan
• buku hilang
• buku rosak
• sudah dihapus kira dan sebagainya.
14. ANALISIS
Bagi setiap muka surat yang telah dipenuhkan, hendaklah dibuat analisis jenis dan
bilangan bahan. Tujuannya membolehkan Guru Perpustakaan dan Media memberi
jawapan segera kepada perkara-perkara berikut:
• Jumlah buku dalam pusat sumber mengikut nombor perolehan
• Jumlah buku mengikut jenis (Fiksyen,Bukan Fiksyen,Rujukan)dan sebagainya.
Apabila selesai muka surat pertama maka jumlah berkenaan hendaklah dibawa ke muka
surat kedua dan seterusnya.
6

7. CARTA ALIRAN UNTUK MEMPROSES
BUKU DAN BUKAN BUKU
7
MENERIMA BAHAN DARI PEMBEKAL
SEMAK BORANG PESANAN DAN INVOIS DENGAN
BAHAN YANG DITERIMA
ADAKAH BAHAN
YANG DITERIMA
ITU SEPERTI
TERCATAT DALAM
BORANG?
PERIKSA
KEADAAN FIZIKAL
BAHAN ITU,
ADAKAH BAHAN
DALAM KEADAAN
BAIK?
KELASKAN BAHAN (SPPD) DAN LENGKAPKAN SLIP
KERJA
REKOD BUTIRAN BAHAN DALAM BUKU
STOK / PEROLEHAN
JALANKAN PROSES TEKNIK
SEDIAKAN KAD KATALOG
SEDIAKAN PANDUAN PENGGUNA
SEDIAKAN KEMUDAHAN BAIK PULIH BAHAN
TIDAK
PULANGKAN BAHAN ITU
KEPADA PEMBEKAL
TIDAK
YA
YA

8. PROSES TEKNIK BAHAN BUKU
1. BAHAN YANG DIPERLUKAN :
1.1 Poket/kocek buku
1.2 Kad buku
1.3 Slip tarikh pulang
1.4 Label buku
1.5 Transparent tape/ Scotch tape
1.6 Stamp pad
1.7 Rubber stamp - cop rasmi/ hak milik
- cop butiran perolehan
- cop Tidak boleh dipinjam keluar
2.0 LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU ANDA LAKUKAN
2.1 Menyemak borang pesanan dengan buku yang diterima
2.2 Menyemak buku - pastikan buku berkeadaan baik
1. Periksa buku 2. Buku koyak 3. Muka surat
dengan rapi tertinggal
Gambarajah 1
2.3 Bagi menentukan pengukuhan penjilid dan buku. Buka buku mengikut cara yang betul.
( Lihat gambarajah 2 )
Gambarajah 2
3. KERJA MEMPROSES BAHAN BUKU
3.1 Langkah 1 Mengisi butiran buku dalam slip kerja
8

9. (Rujuk Gambarajah 3, Lampiran 2)
3.2 Langkah 2 Mengecop hak milik
3.2.1 Muka surat helaian kosong, muka surat pengenalan dan muka surat judul
3.2.2 Bahagian luar ketebalan buku (cop hak milik yang panjang)
3.2.3 Muka surat rahsia atau sulit
• Contohnya, bagi buku fiksyen-muka surat 99 bagi buku yang melebihi
200 muka dan muka surat 9 bagi buku yang kurang 100 muka surat.
• Bagi buku bukan fiksyen pula,muka surat 55 bagi buku yang melebihi
100 muka surat dan muka surat 15 bagi buku yang kurang daripada 100
muka surat..
3.2.4 Muka surat terakhir sebelum kulit belakang
9

10. 3.4 Langkah 4 Merekodkan butiran buku dalam Rekod Perolehan
3.4.1 Rekodkan butir-butir dalam Buku Rekod Perolehan
3.4.2 Masukkan nombor perolehan buku pada cop perolehan
3.5 Langkah 5 Menyediakan kad buku :
3.5.1 Penuhi butiran pada kad buku :
- nombor panggilan
- nombor perolehan
- nama pengarang
- judul
3.5.2 Penuhi nombor pada kocek buku :
- nombor panggilan
- nombor perolehan
- nama pengarang
- judul
3.6 Langkah 6 Melekatkan poket buku
3.6.1 Lekatkan poket buku pada bahagian dalam kulit buku hadapan
3.6.2 Ukuran : 1.5 cm dari tepi dan 1.5 cm dari bahagian bawah
3.6.3 Masukkan kad buku ke dalam poket buku
3.7 Langkah 7 Barcode diletakkan pada muka surat judul buku.
Gambarajah 5
Gambarajah 5
10

11. Gambar rajah 6
3.8 Langkah 8 Melekatkan slip tarikh pulang
3.8.1 Lekatkan slip tarikh pulang pada muka surat pertama sebelum muka surat judul.
3.8.2 Sekiranya tiada muka surat tersebut, lekatkan helaian kertas dan kemudian
lekatkan slip tarikh pulang pada helaian tersebut.
3.8.3 Ukuran : 1.5 sm dari tepi dan 1.5 sm dari atas.
( Lihat Gambarajah 6 )
• Sediakan dan gunakan kad pengukur berbentuk ‘L’
1.5 cm
1.5 cm
Contoh Kad Pengukur
11

12. 3.9 Langkah 9 Melekatkan label buku
3.9.1 Penuhi butiran nombor panggilan pada label, lekatkan label buku pada tulang
belakang buku.
3.9.2 Ukuran 3.5 sm dari bahagian bawah.
Gambarajah 7
1.5 cm
3.5 cm
Contoh kad pengukur
12

13. 4. MELETAKKAN / MENYUSUN BUKU DI ATAS RAK
Susunan buku mengikut urutan.
4.1 Nombor pengelasan
4.2 Abjad – pengarang / judul
5. SEDIAKAN PANDUAN PENGGUNA
Guru Perpustakaan dan Media perlu menyediakan panduan pengguna seperti:
5.1 Menjaga kebersihan buku
5.2 Menggunakan penanda buku
5.3 Menjaga keselamatan buku
5.4 Menyusun buku dengan baik
5.5 Menjaga buku dengan cermat
6. SEDIAKAN KEMUDAHAN PEMELIHARAAN
Kulit dan tulang buku boleh dikukuhkan jika perlu. Jaket buku boleh dibalut dengan
pembalut plastik.Ubat serangga boleh disemburkan di kedua-dua kulit dalam buku.Buku
yang mahal boleh dibalut dengan pembalut plastik.
Kulit bergambar
1.5 cm
1.5 Slip tarikh pulang
Kad buku
1.5 Barcode
Kocek buku
13