Dokumen ini menggariskan tugas dan tanggungjawab guru data di sekolah menengah/rendah, termasuk pengurusan data dan maklumat pendidikan, serta penyediaan laporan berkaitan. Guru data juga berperanan sebagai setiausaha jawatankuasa maklumat dan bertanggungjawab untuk memastikan ketepatan dan keselamatan data yang dikendalikan. Garis panduan dan prosedur penyelenggaraan EMIS yang jelas dinyatakan untuk memastikan pengurusan maklumat sekolah yang berkesan.

1. SENARAI TUGAS GURU DATA
Peringkat : Sekolah Menengah/Rendah
Jawatan : Guru Data Sekolah DG41/DGA32/DGA29
Waktu Bertugas : Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah dua sesi waktu
bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi)
1. Menjalankan tugas-tugas berkaitan dengan kurikulum dan kokurikulum seperti yang ditetapkan
oleh Guru Besar/Pengetua (PGB).
2. Merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan peringkat sekolah yang diarahkan
oleh Bahagian-Bahagian di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah
(Gabungan) dan sekolah dan lain-lain agensi kerajaan.
a) Bertanggungjawab bagi pengurusan data di bawah sistem aplikasi seperti EMIS iaitu
melaksanakan pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan, pengeluaran, pelaporan,
pembekalan dan penyebaran data dan maklumat pendidikan sekolah mengikut kaedah
dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan dengan:
i. Guru seperti biodata, opsyen dan pengalaman mengajar;
ii. Pelajar seperti enrolmen, biasiswa dan bantuan lain;
iii. Staf bukan guru;
iv. Profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah;
v. Pendaftaran PTK;
vi. Lain-lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
b) Membantu guru dan staf sokongan dalam penyelarasan data dan maklumat pendidikan
seperti HRMIS, Sistem Maklumat Murid (SMM), Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM),
KWAMP, peperiksaan, asrama, kokurikulum, Buku Teks dll.
c) Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian komputer; namun bagi sekolah
Bestari tanggungjawab teknikal dibuat oleh Penyelaras IT.
d) Membantu pihak pengurusan sekolah mengemas kini data dan maklumat peringkat
sekolah bagi Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006-2010.
3. Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat peringkat
sekolah.
4. Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Sekolah (JMPS).
5. Melaksanakan tugas-tugas lain berkaitan pengurusan data yang diarahkan dari semasa ke
semasa.

2. GARIS PANDUAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH
Adalah menjadi tanggungjawab Guru Data:
1. Mengemas kini data EMIS Online.
2. Mematuhi tarikh kutipan dan garis panduan penyelenggaraan yang telah ditetapkan.
3. Memastikan data disemak dan disahkan.
4. Menyediakan laporan atau catatan yang diperlukan contoh: catatan atau alasan bagi
turun/naik (perubahan) data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 selaku Pengurus Maklumat
Sekolah sebelum menghantar ke PPD.
5. Memastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online
disemak dan disahkan oleh PGB sebelum dihantar ke PPD.
6. Menyimpan dengan baik segala dokumen (bahan bercetak atau elektronik) berkaitan
pengurusan data EMIS Online.
7. Menyelenggara komputer yang digunakan untuk tujuan pengurusan maklumat sekolah dengan
baik. Segala kerosakan peralatan/perisian/talian internet hendaklah dilaporkan kepada
Pegawai Maklumat, PPD dengan segera supaya kutipan data tidak terganggu.
8. Membuat salinan backup data pada setiap kutipan melalui proses muat turun dan menyimpan
disket backup dengan baik.
9. Jika berlaku kerosakan komputer /talian internet segala urusan kemas kini hendaklah
dilakukan di sekolah berhampiran/PKG/PPD/JPN/KPM.
10. Pihak pengurusan sekolah perlu memastikan data disimpan di tempat yang selamat kerana ia
merupakan bahan terkawal dan sulit.

3. PROSEDUR PENYERAHAN DATA KUTIPAN SEKOLAH
1. Ralat data yang berkaitan yang dipapar dari aplikasi Utiliti Semak Ralat Data Online
dibersihkan.
2. Pihak sekolah menyerahkan Cetakan Semak Ralat Data Online kepada JU atau Pegawai
Maklumat Daerah yang telah disahkan PGB/PK1.
3. Pihak sekolah perlu mengesahkan data sekolah, catatan/alasan naik/turun (perubahan)
data enrolmen, dan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi
EMIS Online.
SENARAI SEMAK EMIS
Berikut adalah senarai bahan berkaitan EMIS yang perlu ada di sekolah:
1. Fail EMIS sekolah
2. Cetakan Analisa data kutipan Januari, April, Jun dan Oktober tahun semasa.
3. Sistem Utiliti Semak Ralat Data Online terkini
4. Manual Pengguna Utiliti EMIS Online terkini
5. Buku Definisi Variabel EMIS Online terkini
6. Kemaskini data dari masa ke semasa.
7. Muat turun data EMIS Online sekolah setiap akhir bulan.
8. Koleksi disket arkib kutipan-kutipan terdahulu
9. Koleksi Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang terdahulu yang dicetak dari aplikasi
EMIS .
TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT
SEKOLAH (JPMS)
1. Memastikan data dalam bentuk soft copy serta bercetak yang disediakan setelah disemak,
dan ditentu sah bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan
menepati masa.
2. Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah (pengantara) dalam
rangkaian maklumat antara sekolah, PPD, JPN dan KPM.
3. Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan peringkat sekolah.
4. Memastikan mesyuarat JMPS dilakukan pada akhir bulan Januari, April, Jun dan Oktober
(kutipan perdana) iaitu sebelum data EMIS Online dimuat turun oleh PPD / JPN / KPM.

4. GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN EMIS PERINGKAT SEKOLAH
AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN
Taklimat/
Penjelasan
Menghadiri taklimat berkaitan dengan EMIS Online Pengetua/
Guru Besar
Surat arahan
Kemasukan
dan
pengemas –
kinian data
sekolah
1) memasukkan dan mengemas kini data
2) membuat semakan menggunakan aplikasi Utiliti
dan Verifikasi Asas
3) membetulkan ralat data yang berkaitan yang
dipapar
4) menyediakan catatan atau laporan ralat terutama
tentang turun/naik maklumat enrolmen untuk
dihantar ke PPD
5) memastikan data yang tersimpan dalam komputer
di sekolah adalah data terkini yang telah dikemas
kini dan diperbaiki selepas verifikasi terakhir
dijalankan
Maklumat Sekolah
Profil Am
Pengurusan Sekolah
Kedudukan Sekolah
Kawasan
Bangunan
Bilik-bilik di sekolah
Kuarters Guru
Peralatan
Kemudahan Sukan
Tandas
Kenderaan
Tempat letak kenderaan
Maklumat Asrama
Bangunan Asrama
Bilik-bilik Asrama
Peralatan
Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru)
Maklumat Peribadi
Perkhidmatan
Tugas Khas
Tarikh-tarikh
Kelulusan Akademik
Guru Data
Guru Data
dan
Pembantu
Tadbir
Manual Definisi Variabel EMIS
Online
Dokumen berkaitan:
- pelan sekolah: keluasan
sekolah, bilangan dan,
kegunaan bilik, bilangan blok,
jenis padang/ gelanggang dll.
- penubuhan sekolah
- penyerahan sekolah
- geran tanah
- keadaan bangunan dari JKR
dll.
Pelan asrama
- bilangan dan kegunaan bilik
- bilangan blok
- jenis padang/ gelanggang
dll.
Fail Peribadi Guru dan staf
Dokumen berkaitan:
- sijil akademik
- sijil ikhtisas
- jadual waktu peribadi

5. Kelulusan Ikhtisas dll.
AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN
Kokurikulum
Bukan Guru
Latihan Dalam Perkhidmatan/PTK
Elaun
Mata pelajaran Ajar
Sejarah Perkhidmatan
1) menyediakan nota penerangan ringkas untuk
dilampirkan bersama borang pengisian/
pengemaskinian maklumat
2) mengagihkan borang dan jadual yang berkaitan
kepada mereka yang berkenaan
3) menjelaskan cara mengisi borang/jadual tersebut
dengan betul dan tepat
4) memaklumkan tarikh mengumpul semula borang
tersebut
5) memastikan borang-borang berkenaan telah
diterima dan diisi dengan lengkap
6) memasukkan dan mengemaskinikan data dalam
EMIS Online
Maklumat Enrolmen
Enrolmen Murid dan Bilangan Kelas
Bilangan Murid Yatim
Bilangan Murid Intervensi 3M
Maklumat Murid Thn. 1 dari Prasekolah Tahun Lepas
Bilangan Murid Khas
Bilangan Murid dan Kelas Mengikut MP Elektif-KBSM/
Tambahan KBSR
Bilangan Murid POL
Bilangan Murid ke Tingkatan Peralihan/Tingkatan 1
Enrolmen Murid Tahun 1 dari/tanpa Prasekolah
Bilangan Murid Beragama Islam
Bilangan Murid Mengulang
Bilangan Pemegang Biasiswa
Bilangan Penghuni Asrama
Bilangan Murid Mendaftar Tahun 1
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan tidak
meneruskan pelajaran)
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan
meneruskan dalam sistem lain)
Bilangan Warga Negara Asing
Kelas Cantum
Guru Data PK HEM
Penyelaras/Guru Tingkatan
Guru Panitia/Bidang MP
Dokumen berkaitan:
- Rekod/Jadual Kehadiran
Murid setiap Tahun/
Tingkatan
- senarai murid contoh:
menerima biasiswa, yatim,
mengikut subjek elektif, Islam,
mendaftar Tahun/Ting. 1,
warganegara asing dll.

6. AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN
Penghantaran
data sekolah
ke PPD
1) mengemaskini data berdasarkan dokumen yang
berkaitan
2) membuat semakan menggunakan aplikasi Utiliti
dan Verifikasi Asas
3) menganalisis naik/turun (perubahan) data seperti
yang terdapat dalam output kuiri Verifikasi Asas
4) menyediakan catatan/alasan bagi maklumat
dalam 3)
1) melakukan muat turun data ke dalam disket untuk
keselamatan data.
2) mencetak Laporan Pengesahan Maklumat
Sekolah.
3) mendapatkan tandatangan pengesahan daripada
PK1 dan Pengetua/Guru Besar dalam Laporan
yang dicetak.
4) melakukan proses muat turun dalam disket.
5) melabelkan disket serta tarikh kutipan dan
disimpan ditempat khas.
6) menyerahkan data sekolah bersama Laporan
Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari
aplikasi EMIS serta catatan naik/turun enrolmen
ke PPD.
7) melaporkan segala masalah berkaitan
Pengurusan data kepada Pegawai Maklumat
Daerah di PPD.
Guru Data

7. Carta Aliran –
Pengurusan Data EMIS
Lengkapkan/kemaskini
semula maklumat dalam
sistem.
Buat semakan/ pembetulan
dan cetak semula
Buat semakan/ pembetulan
dan cetak semula
Ya
Ya
Mula
Guru Data sedia dan cetak borang/dokumen: Profil
sekolah, Guru dan Staf, Enrolmen, Asrama
Guru Data serah borang/dokumen kepada Pembantu
Tadbir berkaitan maklumat Guru/Bukan Guru
Guru Data edar borang/dokumen kepada AJK JPMS
yang berkenaan untuk dilengkapkan
Guru Data kumpulkan semula borang/dokumen yang
diedarkan dan semak
Maklumat lengkap
Guru Data kemaskini maklumat dalam aplikasi
Guru Data semak data menggunakan Aplikasi Utiliti EMIS
dan Verifikasi Asas dan cetak laporan ralat
Maklumat tepat
Guru Data dapatkan pengesahan PGB/PK1
Lulus
Guru Data cetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah
dan dapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1
serta Pengetua/Guru Besar.
Guru Data muat turun data ke dalam disket / tumb drive
dan buat backup dan serta disimpan
Guru Data hantar Laporan Pengesahan Maklumat
Sekolah dan catatan/alasan ke PPD
Tamat
lengkap
Tidak
tepat
Tidak
lulus
Tidak