Excelの機能

1. Excelの機能
業務効率化を図るために使える機能
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2. 目次
 Excelの基本機能
 移動・選択・コピー・貼り付け
 データの入力
 書式設定
 表示形式
 検索
 グループ化
 資料をよりわかりやすく
 シートの色分け
 セルのコメント
 名前の管理
 条件付き書式
 データの入力規則 2

3.  確認作業の効率化
 リボンの表示非表示
 ウィンドウ枠の固定
 参照のトレース
 数式の表示
 フィルター
 IF関数を使ったチェック
 印刷の機能
 印刷時の注意点
 改ページプレビュー
 印刷設定
 コメントの印刷
 PDFへの出力
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4. Excelの基本機能
Excelで作業する上で知っておくべき基本操作
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5. 移動（セルの移動）
 矢印キーによる移動
 右のセルに移動（Tab）
 左のセルに移動（Shift + Tab）
 下のセルに移動（Enter）
 上のセルに移動（Shift + Enter）
 データのあるセル間の移動（Ctrl + 矢印）
 A1セルに移動（Ctrl + Home）
 最後のデータのセルに移動（Ctrl + End）
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6. 移動（シートの移動）
 右のシートに移動（Ctrl + PageDown）
 左のシートに移動（Ctrl + PageUp）
 シートの左下の「▶」マークを右クリックすると「シートの
選択」が表示されます。そこからシート名を選択することで
移動できる。
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7. 範囲選択
 全選択（Ctrl + A）
 表の一部にフォーカスが当たっている状態でCtrl + A で、
対象の表のみ全選択される。
 Shiftキーを押しながらセルを移動することで、複数セルの
選択も可能。
Ctrl + A
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8. コピー・貼り付け
 右クリック・コピー → 右クリック・貼り付け
 コピー（Ctrl + C） → 貼り付け（Ctrl + V）
 上のセルをコピー（Ctrl + D）
 左のセルをコピー（Ctrl + R）
「Ctrl + C → Ctrl + V」は確実に覚えましょう。
「Ctrl + D」「Ctrl + R」は使用頻度はそこまで高くない。
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9. 貼り付け
貼り付けの方法には様々なオプションがある。
状況に応じて使い分ける。
 通常の貼り付け
 値の貼り付け
 書式の貼り付け
 数式の貼り付け
 行列を入れ替えての貼り付け
 形式を選択して貼り付け
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10. 貼り付け（通常）
 背景色やフォントなど、罫線など、セルの設定も含めてそ
のまま貼り付けられる。
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11. 貼り付け（値）
 背景色、罫線のようなセルの設定は反映させる、セルに気
さ入れた値のみが反映される。
 数式が使用されているセルの場合、計算結果が貼り付けら
れる。
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12. 貼り付け（行列の入れ替え）
 行と列が入れ替わった形で貼り付けが行われる。
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13. 貼り付け（書式設定）
 セルの値はそのままで、書式のみが貼り付けられる。
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14. オートフィル
 数値・日付などで連続したデータを作成したい場合に使用
します。
 セル範囲を選択し、右下の部分をクリックして下方向にド
ラッグする。
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15. 一括入力
 複数のセルに一括でデータを入力したい場合、
セルを範囲選択 ⇒ データを入力 ⇒ 「Ctrl + Enter」
とすると、範囲選択した箇所に一括で入力できます。
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16. 数式の入力
 数式や入力する場合は、「=」を入力して、数式を入力し
ます。
 関数の場合は、「＝」または「@」から入力を開始します。
※実習
表を作成してみましょう。
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17. セルの書式設定
 セルに対しての様々な設定を行います。
 「Ctrl + 1」または
 「右クリック⇒セルの書式設定」
でセルの書式設定のダイアログが開きます。
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18. セルの書式設定
 セルの書式設定でよく使用するのは、表示形式タブと罫線
タブです。
 その他の機能も使用しますが、リボンのホームタブから使
用するほうが多いです。
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19. 書式設定やホームタブでよく使用する機能
 セルの結合
 文字色
 背景色
 罫線
 フォント
 フォントサイズ
※実習
ホームタブの機能や書式設定を使用して表を作成しましょう。
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20. 資料作成で使用してほしい機能
 文字色
 背景色
始めて資料を見た人でも分かりやすい資料にするために、
文字色と背景色は有効に活用しましょう。
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21. 文字の色分け
 文字色を全て黒で統一した場合、直接値が入力されている
セルなのか、数式が入力されているのか、他のセルを参照
しているのかが分かりません。
 「値を直接入力するセル」「式が入っているセル」「別の
セルを参照しているセル」の3種類で文字色を分けて、区
別するようにしましょう。
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22. セルの背景色
 強調したいセルでは背景色を分けることで、さらに分かり
やすくなります。
 ただし、文字が見えにくくならないように、背景色は薄い
色を選択することをお勧めします。
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23. フォント
 文字の見やすさや印象は、フォントによって変わってきま
す。
 英数字は「Arial」がきれいに見えます。
 日本語の場合は、正確さが要求される書類の場合は
「明朝」、インパクトを与えたい場合は「ゴシック」という
風に使い分けると良いとされています。
 「メイリオ」も読みやすいためおすすめです。
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24. フォント
 読みやすければどのフォントを使用しても問題ありません。
 大事なことは、社内でどのフォントを使用するかのルール
を決めておくことです。
日本語 英語 数値
エイリアル Arial 12345
MSP 明朝 MSP Mintyou 12345
MSP ゴシック MSP Gothic 12345
メイリオ Meyrio 12345
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25. 表示形式タブ
 入力されているデータをどのように表示
させるかを設定することができます。
 「ユーザー定義」を選択すると、
自分で自由に表示形式を設定することが
できます。
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26. 文字列の表示形式
 ユーザー定義で入力した文字列は「@」で表します。
 特定の文字列を表す場合は、"(ダブルクォーテーション)で
くくります。
 名前を入力したら自動的に「様」
がつくようにするには「@"様"」のように
します。
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27. 数値の表示形式
値が「12345」の場合
 「###」⇒「12345」
 「#,###」⇒「12,345」
※「Ctrl + Shift + 1」のショートカットキーでも可。
 「"¥"#,##0」⇒「¥12,345」
 「#,##0"円"」⇒「12,345円」
※「###」とすると0は表示されないが、「##0」の場合は
値が0の場合も表示される。
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28. 数値の表示形式２
表示形式を利用して、マイナスの数値を入力した場合は色を
変えることもできます。
 「#,###;[赤]-#,###」
と表記すると、
プラスの場合は黒
マイナスの場合は赤
となります。
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29. 日付の表示形式
日付が「2018年10月1日」の場合
 「yyyy/m/d」⇒「2018/10/1」
 「yyyy」⇒「2018」
 「m」⇒「10」
 「m"月"d"日"」⇒「10月1日」
 「m"月"d"日("aaa")"」⇒「10月1日(月)」
 「m"月"d"日("aaaa")"」⇒「10月1日(月曜日)」
 「 gggyy"年"m"月"d"日" 」⇒「平成30年10月1日」
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30. 時刻の表示形式
時刻が「13:30:00」の場合
 「h:mm」⇒「13:30」
 「h:mm:ss」⇒「13:30:00」
 「h"時":mm"分"」⇒「13時30分」
 「h"時":mm"分":ss"秒"」⇒「13時30分00秒」
※実習
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31. 検索
 ホームタブ → 検索と選択 → 選択（Ctrl + F）
 特定の文字や式がどこのセルに書かれているかを検索する
機能です。
 オプション → 検索場所をブックに変更 → すべて検索
の使用方法便利です
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32. グループ化
 作業用の列を追加した場合、印刷時にはその部分を隠す必
要があります。
 その際に使用できるのがグループ化です。複数の列（行）
をグループ化して、表示非表示を切り替えることができま
す。
 データタブ → グループ化（グループ化解除）
 Alt + Shift + →（←）
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33. 非表示の機能は使用しない
 作業列を追加したが、印刷時には非表示にしたい場合があ
ります。
 その際によく使用されるのが非表示の機能ですが、非表示
はパッと見でどこが隠されてるかが分かりにくいため、使
用すべきではありません。
 非表示の代わりにグループ化の機能を使用しましょう。
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34. グループ化の有効活用
 関数を使用するなどして、複雑な計算をしたい場合、一つ
の式がとても長くなってしまう場合があります。
 その場合、作業用の列を追加することで一つ一つの計算を
シンプルにすることができます。
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35. 資料をより分かりやすく
誰が見ても分かりやすい資料と、ミスを減らすための
資料作りのノウハウ
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36. 資料をより分かりやすく
今まで、文字色や背景色、グループ化の機能によって
資料を分かりやすく作成するコツを紹介してきました。
ここからは、さらに資料を分かりやすくするために
使える機能を紹介します。
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37. シートの色分け
 シートの見出しにも色を付けることができます。
 一つのブックの中で、シートの数が多い場合は、内容の分
類によって色を分けることで全体の構成が分かりやすくな
ります。
 シートを右クリック → 「シート見出しの色 」から色を選
択する
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38. セルにコメントを付ける
 セルの内容に対して、なぜそのようになっているか、補足
説明を付けたい場合があります。そのような場合は、コメ
ントを挿入するとわかりやすくなります。
 校閲タブ → コメントの挿入
 Shift + F2
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39. コメントを付きのセルに移動する
 ジャンプの機能を使うと、コメント付きのセルに一瞬で移
動することができます。
 Ctrl + G → 「セルの選択」 → 「コメント」にチェックを
入れて「OK」
 作業を途中で中断する場合や、後で確認したい場合はなど
には、コメントとジャンプを組み合わせると便利です。
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40.  Excelではセルに名前を付けることが可能です。名前を付け
ることによって、数式を見ただけでも何の計算をしている
かが一目でわかるようになります。
 数式タブ → 名前の定義 または
 シート左上の名前ボックスで名前の設定が可能です。
 例
=B3*E3 ⇒ = B3*消費税率
セルに名前を付ける
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41.  名前は、範囲指定したセルにも付けることができます。
セルに名前を付ける（範囲）
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42.  名前の機能は便利ですが、多用しすぎると管理できなくな
る可能性があるので注意しましょう。
 数式タブ ⇒ 名前の管理で「名前の管理」ダイアログが開
きます。名前を削除する際はそこから削除します。
名前の管理
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43. 名前管理用のシートを作る
 セルに名前を付けると、そのセルが何を表しているのか明
確になるため分かりやすいですが、数が増えると管理が面
倒になってきます。
 その場合、名前を管理するシートを追加し、名前を付ける
べきセルはすべてそこに記述するようにすれば、分かりや
すい、かつ管理が容易になります。
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44. 条件付き書式
 値によって色を分けたり、バーを表示したりすることがで
きます。
上位/下位ルール
名前 国語 数学
Aさん 85 92
Bさん 75 78
Cさん 80 58
Dさん 51 54
Eさん 45 32
データバー
名前 国語 数学
Aさん 85 92
Bさん 75 78
Cさん 80 58
Dさん 51 54
Eさん 45 32
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45. 条件付き書式（数式の使用）
 「条件付き書式」⇒「新しいルール」
または
 「条件付き書式」⇒「ルールの管理」⇒「新規ルール」
から、数式を指定して書式を設定する
ことができます。
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46. 条件付き書式（数式の使用）
 よく使用されるのは日付に対して、
「土曜日は青」「日曜日は赤」
のように曜日で色を分ける場合。
 TEXT関数で表示形式に「aaa」を
指定することで曜日と比較することが
できます。
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47. データの入力規則
 「1～9」までのいずれか、「男」「女」のいずれか、など
入力すべき値があらかじめ決まっている場合があります。
その場合、データの入力規則を設定することで、入力値を
制限することができます。
 「データ」タブ ⇒ 「データの入力規則」から設定できま
す。
 色々と選択できますが、
最も使用されているのは「リスト」です。
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48. データの入力規則
 リストを設定すると、プルダウンから値を選択して入力す
ることができます。
 「Alt + ↓」がプルダウンを表示させるショートカットキー
になっています。
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49. まとめ
 セルにコメントを付けて認識違いを防ぐ
 セルに名前を付けて数式を分かりやすく
 条件付き書式でデータを分かりやすく
 データの入力規則で入力データを明確に
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50. 確認作業の効率化
資料作成後のチェック作業を効率化するためのノウハ
ウ
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51. リボンの表示非表示
 タブをダブルクリック または Ctrl + F1
のいずれかで、リボンの表示非表示を切り替えられます
 画面を広く使いたいときには、リボンを非表示にすると便
利です。
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52. ウィンドウ枠の固定
 縦長の表を確認するときに、スクロールすることで表の
ヘッダー部分が見えなくなってしまう事があります。その
ようなときはウィンドウ枠の固定を使用すると便利です。
 表示タブ → ウィンドウ枠の固定
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53. 参照のトレース
 あるセルが、どのセルを参照しているか、またはどのセル
に参照されているかを視覚的に確認したい場合は、参照の
トレース機能を使用すると便利です。
 数式タブ → 参照元のトレース
 数式タブ → 参照先のトレース
 数式タブ → トレース矢印の削除
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54. 数式の表示
 セルの中に記述されている数式をまとめて確認したい場合
は、数式の表示を使用すると便利です。
 数式タブ → 数式の表示（Ctrl + Shift + @）
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55. 並べて表示
 表示タブ → 新しいウィンドウを開く
をクリックすると、同じ内容のファイルを起動します。
 表示タブ → 整列 → 「上下に並べて表示」や「左右に並べ
て表示」を選択すると、同じ内容が並んで表示されます。
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56. フィルター
 表の中からデータを絞り込んだり、並び替えたりする場合
に使用します。
 ホームタブ → 並び替えとフィルター （Ctrl + Shift + L）
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57. IF関数によるチェック
 計算結果が合っているかどうかを確かめたい時、IF関数を
使用してチェックすると便利です。
 この部分の合計とこの部分の合計は一致するはず！という
部分があれば、IF関数を使ってのチェックが有効です。
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名前 国語 数学 英語 合計
Aさん 93 54 36 183
Bさん 17 83 31 131
Cさん 64 42 58 164
Dさん 20 65 78 163
Eさん 21 99 25 145 一致チェック
合計 215 343 228 〇

58. 印刷に関する機能
Excelの印刷に関する機能で知っておくべきこと
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59. 印刷時の注意点
 Excelはそもそも表計算ソフトです。
 そのため印刷の機能には力を入れていません。
 印刷プレビューで確認した際や、実際に印刷した際に文字
がずれたり、セルに収まり切れていないといった現象が起
こる場合がありますが、どうしようもありません。
 印刷をする資料については、画面上では問題なくとも、必
ずプレビューや実際に印刷して確認しましょう。
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60. 印刷の基本
 シートの内容を印刷するには「ファイルタブ」→「印刷」
または「Ctrl + P」により、印刷の画面が表示されます。
 この画面を「バックステージビュー」と言います。
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61. バックステージビュー
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62. 改ページプレビュー
 １シートの内容が複数ページにまたがる場合は、どこで改
ページされるかを確認して、場合によっては調整が必要に
なります。
 表示タブ → 改ページプレビュー または
 右下の表示倍率の左側のマークで変更できます。
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63. 複数シートをまとめて印刷
 複数のシートの内容をまとめて印刷したい場合は、Ctrlを
押しながらシートを選択します。
 図は「Sheet1」「Sheet2」「Sheet3」が選択された状態。
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64. ページ設定
 「ページレイアウト」タブのページ設定から、右下の部分
をクリックするとページ設定が表示されます。
 印刷に関する設定は、大半はここで設定
できます。
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65. ヘッダー・フッターを付ける
 ページ設定の「ヘッダー/フッター」タブから設定できま
す。
 フッターにページ番号を設定します。
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66. コメントを印刷する
 「ページ設定」のシートタブで
「コメント」を「画面表示イメージ」に設定。
 コメントのあるセルで右クリックし、
「コメントの表示/非表示」で表示させる。
 これにより、印刷時
コメントが印刷される。
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67. PDFで出力する
 資料をメールで送付する際、PDF形式で送付したい場合も
あります。その場合は、エクスポート機能によってPDF形
式で作成することができます。
 ファイル → エクスポート → PDF/XPSの作成
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