1. E-arve – kas kulu või tulu? E-arvete
kasutamine juhi vaatest
Veiko Vetto
AS G4S Eesti
E-arvete infopäev 24.08.2011

2. Tänased teemad
 G4S Eesti tegevused e-arvete vallas
 Meie tähelepanekud ja kogemused
 Mis on muutunud
 Kuidas hinnata e-arve projektidega seotud
kulusid ja tulusid
 Milliseid võimalusi e-arve ettevõtte juhile pakub

3. E-arve G4S poolt vaadatuna
 E-arve tõlgendus – mitmed erinevad
arusaamad nii klientide, teenusepakkujate
(operaatorite), ettevõtte enda poolt jne.
 G4S e-arvetega seotud kommunikatsioon

4. Mahud ja ajalugu (müügiarved)
 G4S ettevõtted esitavad igakuiselt üle 32 000
müügiarve.
 Üle 61% väljastatud arvetest on täna vähem
või rohkem e-arved
 2011 aasta alguses e-arveid 58%

5. Mahud ja ajalugu (müügiarved)
 Arve suunamise kliendi poolt soovitud
esituskanalisse (paberarve, pdf e-maili, “päris”
e-arve) - korraldab teenusepakkuja-operaator
 Koostöö pankadega - otsekorraldused
 Koostöö Itellaga müügiarvete osas 2003
aastast

6. Mahud ja ajalugu (ostuarved)
 Igakuiselt menetleb G4S üle 2500 ostuarve
 Alates 2009 ostuarvete menetlemine Itella
Workflow keskkonnas elektrooniliselt
 Erilahendus G4S kontserni kuuluva ettevõtte
Alarmtec müügiarvete töötlemiseks (üle 600
arve kuus)

7. Ostuarvete elektrooniline
menetlus – MIKS?
 G4S piirkondlike ettevõtete ühendamine AS
G4S Eestiga 2009 suvel

8. Ostuarvete elektrooniline
menetlus – MIKS?
 Piirkondlike raamatupidamisüksuste ületoomine
Tallinnasse – finantsdivisjoni moodustamine
 Eelarve kuluüksuste juhtide paiknemine
hajutatult üle kogu Eesti
 Soov säilitada olemasolevat töökorraldust ja
põhimõtteid, kui see on otstarbekas

9. Ostuarvete elektrooniline
menetlus – MIKS?
 Soov vähendada arvete kinnitamiseks kuluvat
aega
 Kontserni emaettevõtte poolt koondaruandluse
esitamiseks antavate tähtaegade pidev
lühendamine

10. Ostuarvete elektrooniline
menetlus – MIKS?
 Projektiga alustades oli meil järgmine arusaam
ja veendumus – kui on täidetud teatud
eeltingimused, soovitud lahendus ja selle
realiseerimine hästi läbi mõelda ja ellu viia siis
peaks olema lõpptulemusena võimalik aega ja
raha võita!

11. Kas see on tavaline
investeerimisprojekt?
 Oma olemuselt tuleks seda käsitleda kui tavalist
investeeringut, mis majanduslikus mõttes peab
ära tasuma
 G4S jaoks oli olemas terve rida tegureid, mis
sundisid projekti igal juhul ellu viima
 Ei saa välistada, et lähitulevikus võib tegemist
olla ettevõtja jaoks sundinvesteeringuga.

12. Projektiga seotud kulud
 Liides teie ettevõtte finantstarkvara ja arvete
menetlemise keskkonna vahel
 Arvete menetlemise keskkonna kasutamise
igakuine tasu
 Investeeringud raamatupidajate
töövahenditesse
 Töötajate koolitus
 Hankijate teavitamine
 Skänner(id)

13. Tulud
 Ajavõit – osa tööd on raamatupidamise eest ära
tehtud
 Arvete kiire suunamine kinnitajate vahel
 Vähem viivitusi kinnitusprotsessis
 Arved ei kao ära
 Arvete arhiveerimine
 Arvete menetlemise distsipliini lihtne tagamine

14. Tulud
 Kinnitusringide automatiseerimise võimalused
 Lihtne asendajate määramine puhkuste
perioodil
 Arvete ja nende kinnitamiste ajalugu on
nupuvajutuse kaugusel
 Auditeeritavus
 Mugavus

15. Kas tulemus vastas ootustele?
 Kokkuvõttes olime projektiga rahul
 Stabiilne ja piisavalt kiire menetlemiskeskkond
 Paberarvet meil enam ei ole
 Hankijate teavitamine ja muudatused nende IT-
süsteemides

16. Mis on veel OLULINE?
 Suur arvete hulk ja lühikesed tähtajad seavad
tähtsale kohale arve esmase menetleja rolli
ettevõttes
 Hea võimalus üle vaadata kehtiv arvete
kinnitamise kord
 Menetluskeskkonna kasutusmugavus
 Kasutajate koolitus

17. Võimalikud edasised arengud
 Ladu ja ostuarved
 Põhivara ja ostuarved
 Kviitungid/tsekid
 Aruandva isiku aruanded, lähetustega seotud
aruanded jne.

18. Kokkuvõte
 E-arve on juba täna võimalus!
 E-arvete projektide realiseerimiseks on olemas
valikuvõimalused ja loodud korralik
infrastruktuur – teatud tasemeni jõudmine ei ole
väga suur jõupingutus
 Juba lähitulevikus on e-arve paljudele
ettevõtetele “kohustus”

19. Tänan kuulamast!
Küsimused, mõtted, ettepanekud…
Veiko.Vetto@ee.g4s.com