Presentasjon holdt på EVRY sak og portal konferanse 3 mai 2017.

1. DOKUMENTASJONSFORVALTNING I 2017
- OG I FREMTIDEN
Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll, Arkivverket
Sak og Portalkonferansen 3. mai 2017

2. 2

3. 3
Internett og digitalisering har de siste 20
årene forandret samfunnet på en
grunnleggende måte. Mens digital
teknologi til å begynne med var en
teknologi for en liten gruppe spesialister,
har den nå blitt en allmenn teknologi og
plattform for kommunikasjon som
gjennomsyrer både samfunnet og
økonomien.
Digital Agenda for Norge
St. Meld. 27 (2015-2016)

4. 4
«Stortinget ber regjeringen om at det
igangsettes en revidering av
arkivloven av 1999.»
Forslaget fikk flertall i Stortinget 14. desember
2016

5. 5
Det er noe på gang i samfunnet...
Kilde: The Economist, 14. januar 2017, dn.no 17. januar 2017

6. 6
Forvaltningsorgan
Behov og forventninger
Arkivinstitusjon
Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet
Arkivskaper
(Forvaltningen)
Depotinstitusjoner
(Arkivverket, Byarkiv og IKA)

7. 7
Sentrale utfordringer for dokumentasjonsforvaltningen
• Regelverk og standarder er for komplisert
• Arkivene gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene
• Kommunikasjonen med andre fagmiljø fungerer ikke
• Verktøy for arkivering er isolert fra andre IT-Iøsninger

8. 8
Foranalyse fra SKATE om
Dokumentasjonsforvaltning - Tiltak

9. 9
EVALUERING NOARK
 NOARK ble første gang introdusert i
1984, og obligatorisk for offentlige
virksomheter i 1999.
 Viktig for første fase av
digitalisering i forvaltningen
 Behov for å vurdere styrker og
svakheter med standarden
 Standarden bør legge minst mulig
begrensninger for digitalisering
kombinert med best mulig bevaring
av dokumentasjon

10. 10
Forvaltningsorgan
Behov og forventninger
Arkivinstitusjon
Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet
Arkivskaper
(Forvaltningen)
Depotinstitusjoner
(Arkivverket, Byarkiv og IKA)

11. 11
 Ressurskrevende å produsere
og motta arkivversjon
 Utilfredsstillende teknisk kvalitet
 Ressurskrevende vedlikehold
 Stort etterslep
Utfordringene i dagens situasjon

12. 12
Anbefalingen for fremtidig materiale oppsummert
• Betydelig forbedring av dagens prosesser med
enkle virkemidler
• Ikke starte et stort teknologiløp på kort sikt med
stor risiko
• Skaper fleksibilitet og legge til rette for endring

13. 13
Anbefaling for etterslepet oppsummert
• Prioritering av arkivmateriale
• Effektivisere prosesser
• Identifiser og spre beste praksis
• Dele systembeskrivelser og bevaringsvurderinger
• Veiledning og tilsyn
• Mulighet for å fravike krav
• Samarbeid på tvers av forvaltningsnivå og med leverandørene
• Spesialiserte team for resten hvis ikke tiltakene over tar inn hele
etterslepet

14. 14
Forvaltningsorgan
Behov og forventninger
Arkivinstitusjon
Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet
Arkivskaper
(Forvaltningen)
Depotinstitusjoner
(Arkivverket, Byarkiv og IKA)

15. 15
Vi etablerer Norsk Helsearkiv
- Fulldigitalisering av pasientarkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten

16. 16

17. 17
Hva skjer med arkivaren fremover?
Kilde: Dagsavisen, 9 februar 2017

18. 18
 Programvare gir i dag store muligheter for
avansert robotisering som kombinerer
avanserte og sammensatte funksjoner.
 Google, Microsoft, IBM, Apple med fler
satser stort på dette
 Siri er et eksempel
Forbrukerteknologi vil bli tilgjengelig for saksbehandling

19. 19
Kraftig vekst i bruk av selvbetjening i forvaltningen
- Antall pålogginger med ID porten
Gjennomsnittsinnbygger over 16 år
logget på en offentlig tjeneste nesten 22
ganger i 2016
Offentlig sektor sender ca 40 millioner
brev i året.
I 2016 var vi selvbetjent dobbelt så ofte
som vi fikk brev.
Kilde: Difi.no
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Pålogginger ID porten
24 mill.
14 mill.
27 mill.
(+14%)
40 mill.
(+46%)
52 mill.
(+31%)
67 mill.
(+28%)
90,6 mill.*
(+35%)
258 mill
2020
Tilsvarende vekst de neste 4 årene vil gi
258 millioner pålogginger til offentlige
tjenester i 202

20. 20
Vil fortsatt være stort behov for flere hender i fremtiden
Kilde: Perspektivmeldingen 2017

21. 21
Rollen til dagens arkivmedarbeidere vil endres radikalt
- Konsekvensen av automatisering og robotisering for ulikeyrker
Kilde: HR Norge - https://hrnorge.no/aktuelt/alx-iv-nordmenn-i-utakt-med-robotiseringen

22. 22
Oppsummert
Dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor står overfor store endringer fremover
Arkivverket arbeidet strukturert med å adressere de ulike problemstillingene for å:
• Sikre at dokumentasjon fanges og forvaltes i virksomhetene
• Sikre at bevaringsverdig digital dokumentasjon blir overført depot
• Sikre at digitalt arkivmateriale tilgjengeliggjøres
Vi ser at arkivarrollen vil forandre seg betydelig i årene fremover

23. 23
Spørsmål?
Ta eventuelt kontakt med:
Espen Sjøvoll
Epost: Espen.sjovoll@arkivverket.no
Mobil +4798411632
www.arkivverket.no