1. Arkivarrollen, sosiale medier og
digitale arkiver – erfaringer fra
Drammen kommune
1) Hvilke forventninger har vi til arkivarrollen?
2) Tanker om arkiv, kommuner og sosiale medier
3) Presentasjon av et av kommune-Norges
største digitaliseringsprosjekter innen arkiv
Tom Oddby, byarkivar
tom.oddby@drmk.no
www.drammen.kommune.no/byarkivet
920 45 612
2. Arkivarrollen
- Forvaltning av arkiv en kjerneoppgave
- En digital kommuneverden?
- Riksrevisjonens rapport gir grunn til uro
- Kommunene er presset på flere områder
- Hvilken kompetanse trengs?
3. Forventninger
”Norske kommuner og fylkeskommuner
skal være blant de fremste i verden på
elektronisk innbyggerdialog, digitale
tjenester og effektiv e-forvaltning”
(KS´ visjon for eKommunen)
4. Arkivarrollen
Forventninger til arkivarrollen (i en digital verden)
- personvern og datasikkerhet
- eForvaltning og eKommune
- sosiale medier, samt innbyggerdialog og chat
- offentlighetsvurderinger
- integrasjonsløsninger sak/arkiv-fagsystem
- effektiv dokumentfangst
- bevaring og kassasjon
- interkommunale samarbeidsordninger
- juss og IKT
- prosjektlederkompetanse
- kunnskap om standardiseringsarbeid
- depotløsninger for digitalt skapt arkivmateriale
5. Noe å tenke på
- Klarer vi å følge med?
- Kunnskapsløftet (2006)
- Utstrakt samarbeid
- Vi må ut av komfortsonen
6. Norske kommuner og sosiale medier
- Tatt i bruk sosiale medier: 58 % (2010)
- Bruker sosiale medier som enveiskommunikasjon: 69 % (2010)
- Har som målsetting kun enveiskommunikasjon: 48 % (2010)
- Strategi for bruk av sosiale medier: 17 % (2010)
- Facebook det viktigste sosiale medium for kommunene
- Forskjell på store og mindre/små kommuner
- Andel kommuner på Facebook: 49 % (januar 2013)
- Hvem er best på Facebook?
- NM i Facebook 2013
7. To måter å vurdere arkiv og sosiale
medier på
1) En tradisjonell forvaltningsrettslig tilnærming
a) Arkivlov
b) Offentlighetslov ”Arkivdanning”
c) Forvaltningslov
2) En arkivteoretisk tilnærming
a) Ivaretakelse av innsyn
og demokratisk kontroll
a) Bevaring av viktige sider ”Arkivdepot”
ved samfunnsutviklingen
8. Bør vi være bekymret?
- ”Å la dette forbli liggende uløst, kan med det tempoet dette
utvikler seg i, ganske raskt føre til at dagens arkivsystem
utspiller sin rolle for store deler av det offentliges
kommunikasjon” (Sosiale medier i all offentlighet, 2011)
- ”Systemene som i dag brukes for journalføring av meldinger
og arkivering av innholdet i sosiale medier og på nettsidene
er ikke gode nok, og særlig for arkivering av hele nettsider
er systemene så godt som fraværende [….].” (Anne Mette Dørum
2012)
Kommer veksten i bruk av sosiale medier blant
kommunen til å vokse ennå mer?
9. Arkivdanningsperspektivet
- ”Journalføring av sosiale medier er ikke noe hokus pokus.
Hovedprinsippet er at det er innholdet som bestemmer hva
som skal journalføres, ikke mediet [….].” (”Sosiale medier i all
offentlighet”, 2011)
- ”Spørsmål og svar under nettmøter omfattes av
forvaltningens plikt til å føre journal etter arkivloven med
forskrifter og innsynsretten etter offentlighetsloven.”
(Lovavdelingen i Justisdepartementet, 2009)
- Etter min mening er det klart at de fleste blogger som
offentlige organ oppretter, kommer inn under
bestemmelsene om journalføring og arkivering.” (Anne Mette
Dørum, 2012)
Hvorfor synes vi da dette er så vanskelig?
10. Arkivdanningsperspektivet
Vanskelig fordi:
- skillet mellom informasjon, kommunikasjon og
saksbehandling er flytende
- offentlig forvaltning betrakter sosiale medier som uformelle
samtaler
- skille mellom offentlig og privat sfære blir til dels opphevet
- sosiale medier er svært ressurskrevende for arkivtjenesten
- journalføring av innlegg på sosiale medier må gjøres
manuelt
- datamengden varierer hele tiden (når setter man ”strek”?)
- systemene er ikke gode nok
- journalføring av blogger og nettmøter som ett arkivdokument
er teknisk vanskelig
11. Drammen kommune i sosiale medier
- Aktiv på Facebook
- Servicetorget chatter med innbyggerne og publikum
- Ordfører hadde frem til 2012 nettmøter med innbyggerne
- Strategi for bruk av sosiale medier vedtatt april 2011
- ”Å være til stede på arenaer der publikum er”
- ”Å spre informasjon raskt og effektivt”
- ”Å forbedre og forenkle kontakt/dialog med målgruppene”
- Muntlig avtale med Facebookansvarlig om at hun tar kontakt
med dokumentsenteret ved vurdering av journalføring
- Nært samarbeid med servicetorget ifht journalføring av
chatinnlegg
12. Hvordan takle utfordringene?
1. Innarbeide arkiv som en naturlig del av kommunens
strategi for sosiale medier
2. Hvis ressurser: følge med på kommunens Facebook-side
jevnlig for å sjekke om det postes innlegg som er
journalverdig
3. Når noe skal journalføres så må det tas ut på papir og
håndteres manuelt og på ”gamlemåten”
4. Ved innføring av nye systemer så må det stilles krav til
leverandørene i forhold til dokumentfangst av sosiale
medier, først og fremst Facebook (jf. Thomas Sødring)
5. Nettmøter, blogger og Facebooktråder håndteres som ett
dokument
13. Prosjekt digitale arkiver 2005 - 2013
Mandat gitt i 2005:
• Digitalisere kommunens eiendomsarkiv og
planarkiv
• Gjøre de digitale arkivene tilgjengelig for
publikum og saksbehandlerne
14. Fakta om prosjektet
• Totalt arkivomfang ved start var 450 meter
• Totalt arkivomfang ved avslutning er 380 meter
• 15 % av arkivet har blitt kassert og/eller arkivbegrenset
• Kostnadsramme på 18 millioner
• Investeringer på ca 1.5 millioner i utstyr, programvare og
lagringsplass
• Ca 28 årsverk i perioden 2005 - 2013
• Konsulentbistand og programvare fra Geomatikk
• 12 TB lagringskapasitet
• Hver medarbeider rydder 12 cm arkiver hver dag
• Hver medarbeider skanner 60 cm arkiver hver dag
• Månedlig fremdrift på 5.2 meter
15. Målsettinger
• Nettbasert gjenfinning
• Brukervennlig integrasjon mot andre fagsystemer
• Papirarkiv ordnet iht arkivforskriften
• Unngå slitasje på originaldokumentene
• Redusert manuelt arkivarbeid
• Raskere levering av eiendomsinformasjon til kunde
• Bedre kvalitet og tilgjengelighet på arkivmaterialet
• Frigjør arkivplass
16. Utfordringer
• Avstand mellom arkivet og arbeidsplassene
• Slurv – holde kvaliteten oppe
• Holde tempo og motivasjon oppe
• Finne kvalifisert arbeidskraft
• Tilkommet flere arkiver i prosjektperioden
• Feilmålinger i forprosjektrapporten i 2005
• Få saksbehandlerne til å bruke det digitale arkivet
• Eiendomsinformasjon finnes i flere systemer,
ingen integrasjon mellom systemene
• Få publikum til å bruke det digitale arkivet via
publikums-PC'er på rådhuset
17. Publisering på internett
• Tilgjengelig på publikums-PC siden 2009
• Juridiske avklaringer utført innen 1. februar 2013
• Tekniske avklaringer og løsninger skal utføres
innen 1. juli 2013
• Lansering via ”min kommunale side” innen 1.
desember 2013
• Integrasjon mot web-kart forhåpentligvis i 2014
18.
19.
20.
21.
22. Kilder og litteratur
- ”Regjeringens bruk av sosiale medier”, rapport april 2009
- ”eKommune 2012 – lokal digital agenda”. Rapport fra KS
- ”Kommunal bruk av sosiale media – i eit arkivfaglig perspektiv.”
Blogginnlegg på ”depotdrengen”, Gudmund Valderhaug
- ”Sosiale medier i all offentlighet”, Kommuneforlaget 2011
- ”Beta.komm”, undersøkelse om bruk av sosiale medier i
kommunesektoren 2011. Rapport fra KS
- ”Sosiale medier – en ny utfordring for arkivarene?” Artikkel i
Arkheion 2/2010
- ”Datafangst av sosiale medier”. Artikkel i Arkheion 1/2012
- ”Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv”.
Eksamensoppgave skrevet av Anne Mette Dørum 2012
- Bloggen www.ialloffentlighet.no (Alf Tore Meling)
Editor's Notes
- Forvaltning av arkiv en kjerneoppgave : Kommunale arkiver har avgjørende betydning for innbyggernes rettssikkerhet, for kommunens grunnlag for å treffe beslutninger og vedtak og som kildegrunnlag for kommunens egen historie. En digital kommuneverden : Hva legger vi i den digitale verden – er vi kommet dit vi ønsket oss? Er kommunene kommet inn i den digitale verden? Ikke sikkert det – men alle ønsker å være på vei dit! Har Drammen kommune tatt steget inn i den digitale verden? Både ja og nei. Riksrevisjonens rapport grunn til uro : Riksrevisjonens rapport stor grunn til bekymring, bl.a innenfor Bevaring av elektronisk skapt arkivmateriale Digital tilgjengelighet Tilsynsmyndighetene driver ikke veiledning mot kommunearkivaren og kommunal sektor - Kommunene presset på flere områder : både oppgaver og ressurser Hvilken kompetanse trengs: Hva slags kompetanse trenger arkivaren? Riksrevisjonen peker bl.a på manglende kunnskaper og forutsetninger i kommunene for å ta vare på elektronisk skapt materiale. En mer kompleks og sammensatt arkivhverdag gjør at det trengs annen kompetanse. Vi har i utgangspunktet fullmaktene – men har vi kompetansen, kunnskapene og forutsetningene som skal til for å bruke fullmaktene?
eForvaltning: forskning fra Sverige viser at de fleste arkivarene i kommunal sektor ikke er involvert når fagsystem skal utvikles eller tas i bruk. Sosiale medier som i kommunal sektor ikke nødvendigvis brukes slik som sosiale medier er ment å være, interaksjon mellom to eller flere mennesker – men brukes mer for å spre informasjon om kommunen og ting som skjer Effektiv dokumentfangst, evne til å se sammenhengene i dataflyten, for eksempel nevne virksomhetsplan 2012 med fokus på ulike administrative prosesser som det er forventninger til at skal effektiviseres Arkivjuss og IKT (også trukket frem i Riksrevisjonens rapport) Ulike standarder innenfor arkiv, IKT og forvaltning
jeg tror at …. : 1) utviklingen går så fort at det er vanskelig å følge med på alle områder. Av og til kan man tenke ”stopp toget, jeg vil av”. Hvor var jeg selv for 10-12 år siden - da klarte jeg å holde meg noenlunde oppdatert, i dag føles det mye vanskeligere. 2) er det mulig å forene alle ekspertoppgavene i en og samme rolle i dag? Og er dette ønskelig? Kanskje er det umulig å være generalist lenger? 3) Det er mange aktører der ute som ønsker å gjøre oss bedre. Hvordan velge det vi trenger best? Kunnskapsløftet : dette er stikkordet! Kunnskap. Kompetanse. Ferdigheter. Utdanning alfa og omega for å profesjonalisere arkivarrollen og –yrket, og for å legge til rette for arkivarrollen i en digital verden. I samarbeid med : jeg tror det er viktig at arkivarrollen utvikles i nært samarbeid med de kommunale og interkommunale arkivinstitusjonene, med arkivmyndighetene og utdanningsinstitusjonene og arkivorganisasjonene. Vi trenger hjelp i kommunal sektor til å ta arkivarrollen videre inn i den digitale verden! Og noen må erkjenne at de må ut av arkivskapene og trekke litt frisk, kommunal luft! Ut av komfortsonen : Arkivaren må også tørre å bevege seg utenfor sin egen komfortsone, må kjenne på sin egen usikkerhet ifht den digitale verden og de problemstillingene som dukker opp. Samt ha evner til å gjøre noe med de problemstillingene, enten det er effektiv dokumentfangst i en elektronisk og digital verden, B&K, datasikkerhet, bevaring av digitalt skapt arkivmateriale eller avlevering av elektronisk arkiv. Arkivet og rollen vår blir ikke mer enn hva vi gjør det til selv, selv om den digitale verden har nådd oss alle!
Basert på Beta.komm og ialloffentlighet.no/Alf Tore Meling. Nyeste tall fra kommunesektoren selv er fra 2010. I underkant av 2.6 millioner FB-brukere i Norge pr. januar 2012. Det ser ut til at økningen i antall kommuner som er på FB har stagnert - det var forventet en økning opp til 60 % i løpet av 2012. Resultatet var 49 %. ”Kun” 5 av 10 kommuner er på Facebook.
Punkt 1 gjelder først og fremst arkivdanningen, arkivlederne og kommunene. Punkt 2 gjelder primært arkivdepot og arkivinstitusjonene. Punkt 2 : sosiale medier er viktige kilder til fremtidens historie om Norge på begynnelsen av 2000-tallet, derfor er bevaring av denne kommunikasjonen viktig. Mange viktige grep som må tas for å sikre bevaring av slike arkiver. Les mer på ”depotdrengen”, Gudmund Valderhaug sin arkiv-blogg. Som nevnt tidligere så er det nesten 70 % av kommunene som kun bruker sosiale medier som en informasjonskanal. Hvorfor skal vi da være så bekymret for eventuell manglende eller mangelfull håndtering av arkiv- og journalføringsplikten i kommunene? Bør vi være bekymret?
Fokus har i svært økende grad vært rettet mot bruk av sosiale medier i kommunesektoren, og hvis veksten fortsetter så må vi selvfølgelig forholde oss til dette.
Første og andre strekpunkt er jo akkurat hva sosiale medier er; en blanding av flere ting, og en kommunikasjonskanal som av de aller fleste (i hvert fall brukerne) betraktes som uformell. Viktig spm : ville forfatteren av et innlegg på sosiale medier ha skrevet innlegget slik hvis han/hun visste at det ble journalført og arkivert? Og når kommunikasjonen er såpass uformell så kan vi oppleve skrivefeil etc som gjør at mennesker kan føle seg ”utlevert”. Kreves det et slags ”samtykke” eller varsel om at innlegg her blir vurdert ifht journalføring og arkivering? Tredje strekpunkt : jf. AMD sitt innlegg på FB. Er det fortsatt et skille mellom disse to sfærene? Fjerde strekpunkt : skal arkivtjenesten ”overvåke” kommunens sosiale medier, og hvilke ressurser skal arkivtjenesten legge i dette? Journalføring av innlegg på sosiale medier : må pr. i dag gjøres manuelt, ved å skrive ut direkte på skriver og skanne inn, eller ved å ta en skjermdump og journalføre dette. Men: Thomas Sødring ved HiOA har utviklet en applikasjon som kan fange FB-meldinger inn i en Noark5-kjerne, se egen artikkel i Arkheion.
Invitér deg inn i møter og andre fora der det er naturlig å presentere arkivperspektivet. Hvis en slik strategi ikke finnes, så sørg i hvert fall for å informere informasjonssjefen om at han/hun må vurdere innlegg på sosiale medier ifht arkivloven og offentlighetsloven. Jeg er av og til inne på Facebooksiden til Drammen kommune, og har ikke oppdaget innlegg som burde ha vært journalført. Til slutt: er det grunn til å være bekymret? Hvis økningen fortsetter, ja. Hvis over 2/3 av kommunene bruker sosiale medier kun som en informasjonskanal så er jeg ikke så bekymret
