Material that provides official information or evidence or that serves as a record.

1. Mr.Amol Ubale
Documentation, Record
Keeping And Maintenance
दस्तावेज़ीकरण, अभिलेख रखना और संर्ण

2. सामग्ऱी जो आधिकाररक जानकारी
या साक्ष्य प्रदान करत़ी है या जो रर
कॉर्ड के रूप में कायड करत़ी है।
Material that provides
official information or evide
nce or that serves as a
record.
Documentation दस्तावेज़ीकरण

3. आंतररक और बाह्य की स्मृतत ररकॉर्डडस एक संगठन की लेनदेन है जजसमे
पत्र, पररपत्र, ररपोर्ड, अनुबंि, चालान, वाउचर, म़ीटर्ंग के भमनर्, खाते की
ककताब आटद के रूप में ककस़ी संगठन की गततववधियों का भलखखत सबूत ल
ज खा जाता है।
Records अभिलेख
Records the memory of the internal and external transactions of
an organization. Records contain a written evidence of the
activities of an organization in the form of letters, circulars,
reports, contracts, invoices, vouchers, minutes of meeting, books
of account etc.

4. •विशिष्ट उद्देश्य जिसे स्पष्ट रूप से समझा िाना चाहिए
• फॉमों और रजिस्टरों में आइटम आसानी से समूिीकृ त ककए िाने चाहिए
ताकक जितना संभि िो सके पूरा िो सके ।
•िब्द को आसानी से समझा िाना चाहिए, और ििां संदेि उत्पन्न िोने की
संभािना िै, व्याख्या की सुविधा के शिए ननदेि िाशमि ककए िाने चाहिए।
PRINCIPLES OF MAINTAINING RECORDS
अभिलेख संरक्ष्त रखने के तत्व
•Specific purpose which should be clearly understood
•Items on forms and in registers should be conveniently grouped so as
to make their completion as easy as possible.
•The wording should be easily understood, and where doubt is likely to
arise, instructions to facilitate interpretation should be included.

5. •ररकॉर्ड्स को अशभव्यजतत की कु छ स्ितंत्रता की अनुमनत देनी चाहिए।
•शिक्षण कम्चाररयों द्िारा आिश्यक ररकॉर्ड्स उनके शिए आसानी से सुिभ
िोना चाहिए।
•ररकॉर्् बनाए रखने के शिए ज़िम्मेदार व्यजतत को अपनी वििेष ज़िम्मेदारी
के बारे में पता िोना चाहिए और ररकॉर्् को अद्यनतत और सटीक रखने के
शिए िर संभि प्रयास ककया िाना चाहिए।
PRINCIPLES OF MAINTAINING RECORDS
अभिलेख संरक्ष्त रखने के तत्व
•Records should permit some freedom of expression.
•Records which are required by the teaching staff should be easily
accessible to them.
•Person responsible for maintaining records should be aware of their
particular responsibility and every effort should be made to keep
records up to date and accurate.

6. •िुद्धता
•चेतना
•सूक्ष्मता
•आधुननक
•संगठन
• गोपनीयता
•ननष्पक्षतािाद
•Accuracy
•Consciousness
•Thoroughness
•Up to date
•Organization
•Confidentiality
•Objectivity

7. •संचार
•ननदान के शिए सिायता
•शिक्षा
•ननरंतरता का दस्तािे़िीकरण
•अनुसंधान
•कानूनी दस्तािेि
•व्यजततगत के स अध्ययन
•Communication
•Aids to diagnosis
•Education
•Documentation of continuity
•Research
•Legal documentation
•Individual case study
PURPOSE OF KEEPING RECORDS:

8. • Communication
• Aids to diagnosis
• Education
• Documentation of continuity
• Research
• Legal documentation
• Individual case study
PURPOSE OF KEEPING RECORDS:

9. •संचार
•ननदान के शिए सिायता
•शिक्षा
•ननरंतरता का दस्तािे़िीकरण
•अनुसंधान
•कानूनी दस्तािेि
•व्यजततगत के स अध्ययन
•Communication
•Aids to diagnosis
•Education
•Documentation of continuity
•Research
•Legal documentation
•Individual case study
PURPOSE OF KEEPING RECORDS:

13. Records
 Records the memory of the internal and external
transactions of an organization. Records contain a written evidence of the activities of an organ
ization in the form of letters, circulars, reports, contracts, invoices, vouchers, minutes of m
eeting, books of account etc.
[ S.L.Geol, 2001
आंतररक और बाह्य की स्मृतत ररकॉर्डडस एक संगठन के लेनदेन। ररकॉर्डडस में पत्र, पररपत्र, ररपोर्ड, अनुबंि, चालान, वाउच
र, म़ीटर्ंग के भमनर्, खाते की ककताब आटद के रूप में ककस़ी संगठन की गततववधियों का भलखखत सबूत होता है।