Dele heller enn å sende. Reduser epost, øk kunnskapsdeling og samarbeid

1. Dele eller sende?
COWI, Bergen, 12.juni 2015
Jørn Kippersund
Allmennlege, foredragsholder, legevaktsjef
Volda/Ålesund

6. Informasjonssamfunnet:
McKinsey, august 2012:
25 % økning i produktiviteten der
kunnskapsarbeidere tok i bruk sosial
delingsteknologi.

7. 25 % ???!!!!
• Raskere informasjonssøk
• Bedre internkommunikasjon og
samarbeid

8. prosjekt

9. Prosjekt
• Som regel mange oppgaver
• Er i utvikling, og kan endre status underveis,
både mhp. målsetting, virkemidler og
personer som er involvert
• Kan ha lange dvalefaser
• Ofte tidsfrister
• Ofte flere personer involvert

10. = Prosjektkontroll
Prosjektarkiv
- løste og uløste oppg
- referanseinfo
- verktøy
Dult
- tid
- kontekst
Arbeidsplattform
- der innholdet
produseres
+ +

12. Your inbox is your castle!

17. = Prosjektkontroll
Prosjektarkiv
- løste og uløste oppg
- referanseinfo
- verktøy
Dult
- tid
- kontekst
Arbeidsplattform
- der innholdet
produseres
+ +

18. Arbeidsplattform – dele med andre
• Tre ting å passe på
– Versjon
–Versjon
–VERSJON!!!!

19. Your inbox is your castle!

23. Arbeidsplattform – dele med andre

24. Dele
Plassere originalinformasjon i én
versjon på kontekstuelt plassert
delingsplattform tilgjengelig for
alle som antas å være relevante.
Faktisk endring i informasjonen
skjer i originalutgaven, men varsel
om endring kan sendes til
relevante personer.
Sende
Informasjon lokalt lagret hos
enkeltmedlem i organisasjonen.
Dupliseres og sendes så til
spesifikke mottagere som selv må
lagre info. Hvem som mottar er
låst ved hver sending. Ved
endring må informasjonen lagres
på nytt hos mottager.

25. KONTEKSTUELL INFORMASJON

29. Sende

30. Dele

41. Vi er vant til å tenke deling
• CRM-system
• Pasientjournalen
• Lovdata
• Fly- og hotellbestilling

42. Bare
én
versjon

44. Kan jeg få bli
med deg hjem
og se på
påloggingen
din?

45. Action
required?
Information I
need?
Original info or
notification?

50. Kanalforståelse
• Originalinformasjon/sluttprodukt
• Varslingskanal (e-post)
• Diskusjon/spørsmål

52. Delingskultur - diskusjoner
Hvilke delingsplattformer har vi?
Til hva brukes disse?
Gi eksempel på et prosjekt/oppgave fra noe du har
jobbet som burde vært jobbet med på
delingsplattform.
Hva gjør bruken av delingsplatformer vanskelig? Kan
disse vanskene overkommes?

53. Delingskultur - diskusjon
Hvordan kan du dele kunnskap og gode råd med
dine kolleger?
Hvordan etterspør du kunnskap og gode råd hvis du
ikke vet hvem som har den kunnskapen du er ute
etter?
Hvordan foregår samarbeidsjobbing på enkle word-
dokument? Hvordan håndteres
versjonsproblematikk?

54. Delingskultur - diskusjon
Hvordan er tilgjengeligheten på agenda og
møtereferat for de faste møtene?
Hvordan finner vi et møtetidspunkt når det skal
passe for mange?
Brukes vedlegg eller lenke til filer på intranettet?
Bruker man lenke til saksdokument i
møteinnkallinger?

55. (quick-fix)
innbokskontroll