Fra deling til sending. Mer effektiv kunnskapsdeling, internkommunikasjon og prosjektarbeidsflyt

1. Dele eller sende?
Nordhordland Handverk- og industrilag
Bergen, 16.september 2015
Jørn Kippersund
Allmennlege, foredragsholder, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

6. Vær raus med hvem du
setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få behov for å
skylde på.

10. Your inbox is your castle!
I N B O X

12. Your inbox is your castle!
I N B O X

17. Your inbox is your castle!
I N B O X

22. Informasjonssamfunnet:
McKinsey, august 2012:
25 % økning i produktiviteten der
kunnskapsarbeidere tok i bruk sosial
delingsteknologi.

23. ”Sosial delingsteknologi”
Brukerne fyller på innhold

24. 25 % ???!!!!
• Raskere informasjonssøk
• Bedre internkommunikasjon og
samarbeid

25. sende dele

26. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

27. prosjekt

28. DULT

29. Prosjekt
• Som regel mange oppgaver
• Er i utvikling, og kan endre status underveis,
både mhp. målsetting, virkemidler og
personer som er involvert
• Kan ha lange dvalefaser
• Ofte tidsfrister
• Ofte flere personer involvert

30. sende

31. Arbeidsplattform – dele med andre
• Tre ting å passe på
– Versjon
–Versjon
–VERSJON!!!!

32. sende dele

33. Sende
Informasjon lokalt lagret hos
enkeltmedlem i organisasjonen.
Dupliseres og sendes så til
spesifikke mottagere som selv må
lagre info. Hvem som mottar er
låst ved hver sending. Ved
endring må informasjonen lagres
på nytt hos mottager.
Dele
Plassere originalinformasjon i én
versjon på kontekstuelt plassert
delingsplattform tilgjengelig for
alle som antas å være relevante.
Faktisk endring i informasjonen
skjer i originalutgaven, men varsel
om endring kan sendes til
relevante personer.

34. Sende

35. Dele

36. Handleliste

37. Handleliste
Varsel!!

39. bit.ly/nhilpoll
(www.doodle.com)

40. KONTEKSTUELL INFORMASJON

44. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

52. E-post hva er egentlig problemet?
• Vedlegg med versjonsproblematikk
• Relevans – for hvem?

58. Vi er vant til å tenke deling
• CRM-system
• Pasientjournalen
• Lovdata
• Fly- og hotellbestilling

59. Bare
én
versjon

60. Kan jeg få bli
med deg hjem
og se på
påloggingen
din?

61. Kanalforståelse
• Originalinformasjon/sluttprodukt
(arbeidsplattform)
• Varslingskanal (e-post?)
• Diskusjon/spørsmål (sosialt
intranett/communities)

63. Avgjørende øyeblikk – golden
moments!

65. Case: Kontekstuell informasjon
• Prosjekt reunion i Bergen:
– Hvem blir med på turen over Vidden?
– Hvem er med fredag?
– Hvem er med lørdag
• Relevant info til de det viser seg å være
relevant for

66. Delingskultur - diskusjoner
Hvilke delingsplattformer har vi?
Til hva brukes disse?
Gi eksempel på et prosjekt/oppgave fra noe du har
jobbet som burde vært jobbet med på
delingsplattform.
Hva gjør bruken av delingsplatformer vanskelig? Kan
disse vanskene overkommes?

67. Delingskultur - diskusjon
Hvordan kan du dele kunnskap og gode råd med
dine kolleger?
Hvordan etterspør du kunnskap og gode råd hvis du
ikke vet hvem som har den kunnskapen du er ute
etter?
Hvordan foregår samarbeidsjobbing på enkle word-
dokument? Hvordan håndteres
versjonsproblematikk?

68. Delingskultur - diskusjon
Hvordan er tilgjengeligheten på agenda og
møtereferat for de faste møtene?
Hvordan finner vi et møtetidspunkt når det skal
passe for mange?
Brukes vedlegg eller lenke til filer på intranettet?
Bruker man lenke til saksdokument i
møteinnkallinger?

69. (quick-fix)
innbokskontroll