Je hebt MS/Excel ingeruild voor moderne front-end BI-tools, maar ook het gebruik van deze tools kent een einde. Wat doe je dan?

1. De 8 BI-groeisignalen
voor managers - Situatie
2: front-end BI-tools
Door: Gerrit Versteeg

2. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 2: front-end BI-tools
Pg, 2
“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”.
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor
managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in
begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Je hebt MS/Excel ingeruild voor moderne front-end BI-tools, zoals QlikView, Tableau en
MicroStrategy. De power-users binnen jouw organisatie hebben nu de beschikking over een
geavanceerd tool, waarmee ze veel makkelijker brondata kunnen structureren en dashboards
kunnen maken. Maar ook het gebruik van deze tools zonder verdere BI-componenten kent een
einde. Wat zijn de signalen waaruit blijkt dat deze oplossing te kort gaat schieten? Wat doe je
dan?
Schets van de huidige BI-oplossing
Je gebruikt off-the-shelf bedrijfssystemen voor je boekhouding, CRM, voorraadbeheer en
facturatie. Vanuit die applicaties worden standaard rapportages geleverd. Daar waar deze

3. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 2: front-end BI-tools
Pg, 3
rapportages tekortschieten gebruik je moderne front-end BI-tools, a la Tableau. Voor de
managementinformatie ben je afhankelijk van je informatiewerkers, de heroes die deze
selfservice tools van voor tot achter kennen. Deze power-users hebben de front-end BI-tool op
hun PC geïnstalleerd en voorzien jou van mooi vormgegeven dashboards. Als voeding voor hun
BI-tool gebruiken de power-users brondata vanuit de bedrijfsapplicaties, meestal in de vorm van
periodieke CSV-files.
Voorbeelden van front-end BI-tools zijn Business Objects en Cognos als representanten van de
klassieke rapportage tools en Tableau en QlikView als de moderne selfservice dashboarding
tools. Er zijn ook front-end BI-tools die er meer tussenin zitten, denk aan MicroStrategy.
Wat zijn BI-tools precies?
Even over de front-end BI-tools. Er is binnen de BI-wereld een weinig uitgesproken verwarring
rond de term ‘BI-tool’. Een complete BI-omgeving bestaat grofweg uit 3 grote delen:
1. een data logistieke component (in de vorm van een ETL-tool of Data-integratie tool);
2. een data warehouse;

4. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 2: front-end BI-tools
Pg, 4
3. en een rapport/dashboard-component (BI-tool).
Vroeger werd met de term ‘BI-tool’ altijd de rapport/dashboard tool bedoeld. Tegenwoordig
worden vaak alle tools in een BI-omgeving ‘BI-tools’ genoemd. Om aan deze semantische
verwarring te ontkomen, gebruik ik daarom de term ‘front-end BI-tool’ als ik het heb over de
rapport/dashboard-component.
Waar gaat het mis?
De belangrijkste indicatoren dat er iets mis gaat bij deze aanpak zijn:
• De cijfers verschillen steeds meer tussen de diverse dashboards, hierdoor weet je niet meer
zeker welk dashboard de juiste cijfers geeft;
• Je vertrouwen in de correctheid van cijfers op de dashboards daalt;
• Het maken van nieuwe managementinformatie ging eerst lekker vlot, maar neemt weer
steeds meer tijd in beslag;

5. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 2: front-end BI-tools
Pg, 5
• Naarmate het aantal dashboards toeneemt, stijgt de verwarring over welke de laatste versie
van een dashboard is.
Waar komt dit door?
Elke power-user heeft zijn eigen BI-tool client. Hij maakt daarop de dashboards die van hem
gevraagd worden met behulp van brondata in zijn eigen beheer (meestal files, soms een desktop
database). Om tot dashboards te komen past hij zijn eigen set van business rules toe, waarmee
hij de data kan opschonen, interpreteren en combineren. Hij maakt dus net als bij MS/Excel zijn
eigen set van data, metrics en logica. Wat dat betreft ben je niet veel verder opgeschoten dan
bij de situatie met MS/Excel, even daargelaten dat de regels en data wel een stuk inzichtelijker
zijn gemaakt. De logica die de power-user toepast is echter nog steeds individueel en dus niet
opgelijnd met de rest van de organisatie. Daardoor is er geen of weinig correlatie tussen de BI-
tool clients onderling. De data kent nog steeds definities per power-user en wordt op
verschillende manieren gecombineerd tot managementinformatie. Vandaar het grote risico op
cijfers die verschillen tussen de power-users.

6. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 2: front-end BI-tools
Pg, 6
De moderne BI-tools helpen om meer inzicht te krijgen in de data en maken het samenstellen
van grafieken en dashboards makkelijker. Maar zij vormen geen structurele oplossing voor
consistentie in de managementinformatie. De verwarring over de juistheid van de cijfers is
onvermijdelijk omdat elke power-user zijn eigen logica gebruikt.
De moderne front-end BI-tools nodigen uit tot meer en meer uiteenlopende en geavanceerdere
dashboards, die gebruik maken van steeds meer soorten brondata. De complexiteit van de
benodigde logica in de tool om het dashboard samen te stellen neemt hierdoor toe. Een kleine
aanpassing levert veelal een nieuwe versie van het dashboard. In de meeste gevallen ontstaat
een wildgroei aan versies van rapporten en dashboard. Dat is vooral lastig omdat de front-end
BI-tools in vrijwel alle gevallen geen of onvoldoende versiebeheer bieden. Slimme naamgeving
en handig directory-gebruik zijn broodnodig, maar bieden slechts beperkt soelaas.
Next Steps
Binnen de moderne front-end BI-tools bestaat meestal de mogelijkheid om een ‘server’-
component aan te schaffen. Op deze server-component kunnen centraal de rapporten en
dashboards worden opgeslagen, die dan benaderbaar zijn vanuit de front-end BI-tool clients op

7. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 2: front-end BI-tools
Pg, 7
de PC’s van alle power-users. Hierdoor wordt de gebruikte logica in de rapporten en dashboards
gemeenschappelijk over power-users heen en dat werkt hergebruik en consistentie in de hand.
De power-users kunnen als het ware in elkaars werk kijken om te zien of en hoe zij een bepaald
probleem hebben aangepakt.
Afhankelijk van jouw behoefte aan managementinformatie kan blijken dat het gebruik van een
server-component in jouw front-end BI-tool voldoende is om de consistentie van de
managementinformatie te verbeteren. In ieder geval is het weer een goede stap bij
het volwassen worden in het gebruik van Business Intelligence. Maar ook deze oplossing kent
een beperkte levensduur, meestal zo’n twee jaar. Hoe meer je gebruikt maakt van Business
Intelligence, des te meer nemen problemen rond performance, het combineren van databronnen
en de onzekerheid over de cijfers toe. Daarover vertel ik in de volgende blog in deze reeks.
Welke BI-omgeving past bij jouw organisatie?
Als je een keer wilt kijken welk soort BI-omgeving het beste bij jouw situatie en requirements
past, gebruik dan onze gratis BI-IntroScan. Deze kun je direct online starten en genereert
meteen een indicatie over welke BI-omgeving het best bij jou past. Vergeet niet om de user

8. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 2: front-end BI-tools
Pg, 8
guide voor de BI-IntroScan te downloaden. Daarin vind je wat onze BI-IntroScan voor je kan
betekenen, welke resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van die
resultaten.

9. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 2: front-end BI-tools
Pg, 9