Deze blog beschrijft het vijfde signaal dat aangeeft dat het tijd is voor een volgende stap in jouw BI-oplossing: het geborgde afdeling Dwh

1. De 8 BI-groeisignalen
voor managers - Situatie
5: het geborgd afdeling
data warehouse
Door: Gerrit Versteeg

2. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 5: het geborgd afdeling data warehouse
Pg, 2
“Signalen die wijzen op de noodzaak van een volgende stap voor jouw BI-omgeving”
Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor
managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in
begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.
Je hebt een goed lopende BI-omgeving ingericht voor Marketing of Finance. Je hebt verstoringen in
het BI-proces zoveel mogelijk verholpen door de omgeving te borgen in een goede organisatie
rondom jouw data warehouse en datalogistiek. Je zou zeggen, wat kan er nu nog misgaan? En
gelijk heb je. In principe. Toch kan er van alles op je pad komen, waardoor een nieuwe uitbreiding
toch noodzakelijk gaat worden.
Schets van de huidige BI-oplossing
Meestal is het eerste data warehouse (Dwh) dat binnen een organisatie ontstaat specifiek bedoeld
voor de managementinformatie van een bepaalde discipline of afdeling. Welke afdeling binnen jouw
organisatie de lead neemt en het budget weet te regelen, is afhankelijk van de bedrijfssituatie.

3. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 5: het geborgd afdeling data warehouse
Pg, 3
Vaak is dat marketing (verhoging omzet) of finance (beperking van kosten), soms operations
(verbetering end-to-end processen) en sporadisch HRM (aantrekken en vasthouden high-
potentials).
Laten we er, bij wijze van voorbeeld, vanuit gaan dat het Marketing - als meest ambitieuze afdeling
binnen jouw organisatie - is geweest die de lead heeft genomen. Als Marketing voldoende budget
en tijd heeft gekregen, dan zal hier mettertijd een goed georganiseerde marketing BI-omgeving
zijn ontstaan. Bestaande uit losse componenten voor datalogistiek (bijv. een ETL-tool), een data
warehouse (met voornamelijk klant-, product- en campagne-informatie) en mooie moderne front-
end BI-tooling met selfservice mogelijkheden. Hiermee kunnen zowel de data-analisten, list-
managers, marketeers en managers zelf dashboards maken. Het Dwh levert je met vaste
regelmaat betrouwbare en consistente klantinformatie, die netjes in dashboards tot adequate
managementinformatie wordt getransformeerd. Ook wordt klantdata direct uit het data warehouse
onttrokken als voeding voor marketing automation software, zoals Hubspot of Marketo. Jouw
marketing Dwh loopt zo robuust omdat je er een BI-organisatie omheen hebt ingericht met goede
procedures, werkafspraken, rollen en verantwoordelijkheden.

4. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 5: het geborgd afdeling data warehouse
Pg, 4
Feitelijk is dit een goed geborgde situatie waarin je vele jaren door kunt. Het enige dat roet in het
eten kan gooien komt uit onverwachte hoek, namelijk de toegenomen interesse van de rest van de
organisatie. Zij willen ook zo’n goedlopende oplossing die adequate managementinformatie voor
hen gaat leveren.
Waar gaat het mis?
Succes kent navolging. Dus het duurt niet lang of andere afdelingen, zoals Finance of Operations,
gaan managementinformatie vragen aan het marketing Dwh (“daar is immers zoveel goede data
toch al opgeslagen”). Of ze verzamelen budget om een eigen BI-omgeving op te zetten. Ook kan
het voorkomen dat de directie de behoefte krijgt om informatie uit jouw marketing Dwh te
gebruiken om organisatiebrede vragen te kunnen beantwoorden. Misschien gaan er zelfs stemmen
op om met behulp van de consistente klantgegevens in jouw BI-omgeving, alle klantbestanden in
de productie-applicaties te gaan synchroniseren.

5. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 5: het geborgd afdeling data warehouse
Pg, 5
Waar komt dit door?
Je kunt niet alle vragen van alle afdelingen beantwoorden vanuit jouw marketing BI-omgeving. Het
marketing Dwh bevat immers alleen brondata die interessant is voor marketing en die bewerkt is
en gebruikt wordt voor marketing-doeleinden. Alle andere disciplines vereisen andere cijfers en
daarmee deels andere brondata. Elke discipline kent zijn eigen taalgebruik en
begrippeninterpretatie. Elke discipline heeft ook eigen requirements aan data die voor hen bestemd
is.
Next Steps
Naarmate de roep om managementinformatie uit andere bedrijfsonderdelen toeneemt, sta je voor
een belangrijke keuze:
• Je kunt de BI-omgeving voor marketing uitbreiden om ook andere managementdisciplines van
dienst te zijn. Dat betekent dat het marketing Dwh wordt uitgebreid tot een meeromvattende
oplossing, die we vaak een ‘centraal data warehouse’ noemen. Dat betekent dat in dat data
warehouse een veel breder, meeromvattend datamodel moet worden ontworpen.

6. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 5: het geborgd afdeling data warehouse
Pg, 6
• Je kunt naast het marketing Dwh ook een BI-omgeving voor Finance en voor Operations
neerzetten. Dan ontstaat er een beperkt aantal BI-omgevingen (voor bijvoorbeeld Marketing,
Finance en Operations). Voor bedrijfsbrede, meer strategische vragen vanuit bijvoorbeeld de
directie, kun je een extra data warehouse lanceren dat de cijfers uit de afzonderlijke discipline
Dwh’s combineert tot een ‘consoliderend data warehouse’.
Een lastige, maar belangrijke keuze
Bij het gaan voorzien in bedrijfsbredere managementinformatie is bovenstaande keuze
onvermijdelijk en van groot belang. Deze keuze is afhankelijk van jouw specifieke situatie en
requirements. Bovendien is het een lastige keuze, eigenlijk één waar je het best een ervaren BI-
architect naar kan laten kijken. Een eerste indicatie van wat voor jou het beste is, kun je in ieder
geval al verkrijgen middels de BI-IntroScan.
Een verkeerde keuze leidt tot veel frustratie en mogelijk desinvesteringen bij een benodigde
terugkeer op het ingeslagen pad. Beide oplossingen zijn geschikt om bedrijfsbrede MI te leveren,
maar ze kennen ieder hun voor- en nadelen. In de volgende blog vertel ik over de consequenties en

7. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 5: het geborgd afdeling data warehouse
Pg, 7
problemen binnen het ‘consoliderend data warehouse’. De consequenties van een ’centraal data
warehouse’ bespreek in de blog daarna.
Als je een keer wilt controleren welk soort BI-omgeving het beste bij jouw situatie en requirements
past, gebruik dan onze gratis BI-IntroScan. Deze is direct online te gebruiken en genereert meteen
een indicatie over welke BI-omgeving het best bij jou past. Vergeet niet om de user guide voor de
BI-IntroScan te downloaden. Daarin vind je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke
resultaten je kunt verwachten en een toelichting op het gebruik van de resultaten.

8. De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 5: het geborgd afdeling data warehouse
Pg, 8