Dit artikel beschrijft het toepassen van structuur in een QlikView omgeving om het beheer te vereenvoudigen. Lees verder!

1. BI-Tooltip: Hoe beheer
Door: Robert Ruiter

2. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 2
Dit artikel is onderdeel van de themareeks BI-Tooltips, bedoeld om interessante nieuwsfeiten en
gebruikstips voor specifieke BI-Tools te publiceren. Deze tooltip behandelt enkele
aandachtsgebieden bij het beheren van QlikView omgevingen.
De eerste dashboards zijn snel gebouwd en de enthousiaste reacties van de gebruikers stromen
binnen. Plannen voor meer dashboards schieten als paddenstoelen uit de grond. Maar hoe zorg
je er nu voor dat al je dashboards dezelfde business rules hanteren? Dat ze dezelfde look & feel
hebben? En dat niet voor elk nieuw dashboard het wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden?
Context
QlikView is zeker een prettige self-service BI tool om snel dashboards mee te maken en analyses
uit te voeren. Maar naarmate het aantal dashboards groeit is het raadzaam om een aantal
richtlijnen in acht te nemen. Deze regels leiden tot duidelijke afspraken voor ontwikkelaars en
daardoor ook tot minder beheer. Je wilt immers de tijd en kosten aan ontwikkeling en beheer in
de hand houden.

3. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 3
De wijze waarop beheer is geregeld, verschilt per organisatie. Het kan belegd zijn bij een
separaat beheerteam dat meerdere applicaties beheert en zorgdraagt voor het uitvoeren van
kleine wijzigingen. Of het kan belegd zijn bij het ontwikkelteam dat daarmee ook het onderhoud
en beheer doet, hetgeen vaak het geval is bij kleinere omgevingen.
Ongeacht de vorm, een aantal richtlijnen voor beheer blijven hetzelfde.
Overzicht richtlijnen
Onderstaande regels zijn de belangrijkste en kun je per situatie toepassen.
• Structuur! Richt de QlikView omgeving gestructureerd in
• Maak gebruik van een multi-tier opzet
• Hergebruik zo veel mogelijk bestaande logica en instellingen door ze slechts één keer te
definiëren
• Maak een template applicatie die zorgt voor één look & feel

4. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 4
• Leer van andere organisaties en bestaande middelen (best practices)
Het zijn uiteraard geen wereldschokkende zaken, maar toch komt het nog te vaak voor dat er,
door een eerste snelle ontwikkeling van een dashboard, geen richtlijnen worden toegepast. De
kans is dan groot dat je volgende dashboards ook zonder richtlijnen ontwikkelt waardoor er al
snel sprake is van wildgroei en geen uniformiteit. Als de eerste grote wijzigingen zich dan
aandienen, of als je bestaande dashboards wilt combineren, loop je tegen de beperkingen aan
van het ontbreken van uniformiteit. Dat betekent extra werk, zoals het geheel opnieuw
ontwikkelen van datamodellen en het herbouwen van de gebruikers interface. Gebruikers
begrijpen dit niet en roepen vertwijfeld: “maar jullie waren zo snel en nu moet ik weken
wachten, hoe kan dat?”.
Laten we de richtlijnen eens nader bekijken en toelichten.
Structuur
Plaats de verschillende bestandssoorten en onderdelen van de QlikView omgeving in aparte

5. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 5
mappen. Dit zorgt voor duidelijkheid en overzicht en bevordert de beheerbaarheid en de
herbruikbaarheid. Zelf gebruik ik vaak deze indeling:
Dit heeft ook direct te maken met de richtlijnen rondom de
multi-tier opzet.
Multi-tier
Ik raad je aan om de QlikView omgeving ‘multi-tier’ of gelaagd op
te zetten, met minimaal twee lagen. Zo kun je in de eerste laag,
de brongegevens - of het nu databases of bestanden (xml, txt,
xlsx, etc.) zijn - direct in QlikView databestanden (QVD’s)
opslaan. De tweede laag vorm je dan door de datamarts, waarin de ruwe data is
getransformeerd naar betekenisvolle data. Deze datamarts vormen de grondstof voor het
uiteindelijke dashboard. In de praktijk worden tussen de aangeleverde gegevens en de
datamarts ook wel tussenlagen gebruikt, maar dat is voor deze discussie niet relevant; de
essentie is dat je de omgeving in aparte lagen opzet. Elk van deze lagen heeft een eigen locatie,
die we ook in de mappen-structuur terug willen zien (zie punt 1).

6. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 6
Het voordeel van het opdelen van het data-logistieke verwerkingsproces is dat het resultaat, de
datamarts (of qlikmarts), door meerdere dashboards gebruikt kan worden. Hiermee bereik je dat
je een bron maar één keer inleest waardoor je ook geen verschillen in naamgeving of betekenis
krijgt.
Probeer ook om zo veel mogelijk logica en berekeningen (de business rules) in een laag te
leggen in plaats van in het dashboard zelf. Dit voorkomt niet alleen complexe (en trage)
berekeningen in het dashboard, maar ook redundantie als je dezelfde berekening in meerdere
dashboards gebruikt.
Hergebruik
Maak zo veel mogelijk gebruik van centraal opgeslagen instellingen. Denk hierbij aan datum- en
getalsnotatie, bestandslocaties, variabelen voor kleurstellingen en routines. Maar ook meta-data,
de beschrijving van de data, leg je bij voorkeur centraal vast. In bovenstaande structuur is dat
de map ‘0. Settings’.

7. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 7
Je kunt een template maken van een dashboard waar je alle zaken zoals kleurgebruik in
definieert. Ook grafieken, gauges, etc. kun je hier in zetten. Gebruik deze template dan voor
nieuwe dashboards, hiermee spaar je veel tijd uit.
Look & Feel
Een goede datavisualisatie is essentieel om informatie goed over te brengen. Zorg daarbij voor
een consistente lay-out zodat de gebruiker dezelfde items op dezelfde plaats terugvindt in
dezelfde vorm. Dit geeft een rustig en helder beeld waarmee een gebruiker ook bij nieuwe

8. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 8
dashboards snel vertrouwd is. In de template (zie hierboven) kun je de algemene lay-out
regelen, zodat je deze niet elke keer hoeft in te richten.
Tot slot
Het toepassen van richtlijnen is essentieel om een goed beheerbare rapportageomgeving te
creëren die gebruikers ook het gevoel geeft van één geïntegreerde informatievoorziening.
Bovendien zorgt het ervoor dat de ontwikkeling van nieuwe dashboards sneller tot resultaat leidt
en de kwaliteit van een hoger niveau is. Weersta dus de verleiding om meteen te beginnen,
want de tijd die je besteedt aan het opstellen van een set van richtlijnen is snel terugverdiend
als de omgeving groter wordt.
Meer informatie over het gebruik van gestructureerde omgevingen vind je via onderstaande
links.
Handige links
• QlikView Components: een verzameling functies en standaarden voor QlikView
documenten.

9. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 9
• QlikView Deployment Framework: gestructureerde opzet volgens Qlik.
• Perceptual Edge: datavisualisatie volgens Stephen Few.
Heb jij nog aanvullende tips voor het gebruik van QlikView? Laat het mij weten in een reactie.
Je kunt je hieronder abonneren op ons Thema BI-Tooltips:

10. BI-Tooltip: Hoe beheer je een self-service BI-tool, zoals QlikView?
Pg, 10
Dit blogartikel is geschreven door Robert Ruiter.
Wil je meer informatie? Neem dan een kijkje op ons blog.