Deze column gaat over het nut van Business Intelligence voor het MKB en over hoe ermee te beginnen.

1. Business Intelligence,
niet alleen voor de
groten
Door: John Boham

2. Business Intelligence, niet alleen voor de groten
Pg, 2
Dit artikel is onderdeel van de column-reeks van John ‘BI’ Boham. Hier worden op luchtige wijze
onderwerpen rond BI aangehaald. Deze keer gaat het om de associatie van Business Intelligence
met grote bedrijven en multinationals terwijl BI ook geschikt is voor kleinere spelers.
Nog steeds zie ik dat Business Intelligence (BI) vaak wordt geassocieerd met grote bedrijven en
multinationals. Waarom zou BI alleen voorbehouden zijn aan de grote spelers? Ook voor het
midden- en kleinbedrijf (MKB) kan inzicht in data grote voordelen opleveren, tegen steeds lager
wordende kosten. Daarom lees je in deze column over de redenen waarom kleinere ondernemers
deze optie moeten overwegen en welke voordelen BI op kleinere schaal kan bieden.
Het nut van Business Intelligence kortweg
Een goede informatievoorziening is essentieel in iedere organisatie. Of het nu gaat om een
miljoenenbedrijf of de broodjeszaak om de hoek, iedere ondernemer wil weten hoe de zaken ervoor
staan. Business Intelligence is het continue proces waarmee organisaties op gerichte wijze
bedrijfsdata verzamelen, opslaan en analyseren. Door de daaruit resulterende informatie en kennis
in besluitvormingsprocessen toe te passen, kun je de bedrijfsprestaties verbeteren. Kortweg: “BI

3. Business Intelligence, niet alleen voor de groten
Pg, 3
doet de kwaliteit van je informatievoorziening toenemen”. BI komt in allerlei vormen en maten
voor, waardoor ook kleinere bedrijven met BI uit de voeten kunnen.
Hoe beginnen we met BI?
Er zijn verschillende redenen voor het gebruik van BI in het MKB. In de praktijk valt het ontbreken
van een goede informatievoorziening het snelst op binnen operationele en tactische niveaus.
Daarom ontstaan daar vaak de eerste BI initiatieven, beperkt tot één of meerdere afdelingen.
Binnen een organisatie zullen deze initiatieven snel hun vruchten afwerpen omdat informatie veel
beter beschikbaar komt en makkelijker te presenteren is. Tevens ontstaat er meer kennis en doe je
ervaring op met nieuwe technieken. In feite zijn de overal voorkomende Excel-spreadsheets met
tabellen en grafieken, een voorbeeld van de start met die informatievoorziening op lokale en kleine
schaal. In BI-jargon noemen we ze ook wel “spreadmarts”, een samentrekking van spreadsheet en
datamart.

4. Business Intelligence, niet alleen voor de groten
Pg, 4
Van Excel naar BI-tool
Helaas loopt het gebruik van Excel als BI-tool al snel tegen beperkingen op. Denk aan een zwakke
data-ontsluiting, beperkte data-opslag, hoge foutgevoeligheid, beperkte visualisatie mogelijkheden,
beperkte interactiviteit en slecht beheerbaar. Dit maakt dat afdelingen vaak al vrij snel op zoek
gaan naar meer geschikte en gebruikersvriendelijke tools voor hun lokale informatievoorziening. De
meeste komen dan al snel uit bij self-service tools alsQlikView en Tableau. Hierbij is de data-
ontsluiting beter geregeld, de opslag geen directe beperking meer, data makkelijker te bestuderen
en een dashboard snel en eenvoudig op te zetten. Daarmee ontstaat een tevredenstellende situatie
die een aantal jaren tot flinke groei van de lokale informatievoorziening leidt.
Van BI-tool naar BI-oplossing
Ondanks deze initiële successen, zijn de lokale BI initiatieven niet ideaal vanwege twee belangrijke
storende factoren. Enerzijds hebben de lokale tools door de groei de neiging te complex te worden
en nemen de problemen rond het beheer snel toe. Anderzijds vormen deze losse BI-tools geen
samenhangend geheel, zeker niet als meer strategische besluitvorming om bedrijfsbrede informatie

5. Business Intelligence, niet alleen voor de groten
Pg, 5
gaat vragen. Zo kan het gaan voorkomen dat rapporten uit twee verschillende afdelings-tools,
onderling afwijkende cijfers gaan opleveren.
En wie heeft er dan gelijk?
Na de ervaringen met de lokale BI-tools, zal de organisatie meestal na zo’n drie tot vijf jaar dan
ook veranderen naar een meer structurele, bedrijfsbrede BI-oplossing. De migratie naar zo’n
integrale, professionele oplossing vanuit de verschillende lokale BI-tools, vormt vaak een redelijk
grote investering.
Business Intelligence voor MKB is haalbaar
Ook voor het MKB is Business Intelligence onmisbaar, zeker in de toenemende concurrentiestrijd
om de klant. Een rapport uit 2014 van Dresner Advisory Services gaf aan dat de hoofdreden voor
het MKB om BI te gaan gebruiken, het verbeteren van de besluitvorming is. Een goed ingerichte BI-
omgeving verbetert de beschikbaarheid van bruikbare informatie. Afhankelijk van het vraagstuk
waarvoor informatie wordt ingewonnen, kan BI je veel voordelen (inzicht, efficiency,
concurrentievoordeel, etc.) bieden.

6. Business Intelligence, niet alleen voor de groten
Pg, 6
Maar moet je als MKB-bedrijf door de hierboven beschreven en vaak-gebaande geschiedenis
heenlopen om tot een volwassen BI-oplossing te komen? Of moet je gelijk in die dure integrale
‘professionele’ BI-oplossing investeren, terwijl je organisatie nog onbekend is met BI en er dus
zeker niet zoveel budget voor over heeft? Nee, in feite niet…!
Door de schaalbaarheid van moderne ICT-mogelijkheden, kun je het BI leertraject tegenwoordig
ook anders laten verlopen. Klein beginnen betekent niet meer “Marketing koopt een BI-tool, daar
kunnen we starten met het leren en begrijpen van BI”. Je kunt ook een leertraject starten voor je
organisatie met een professionele BI-oplossing die vooralsnog buiten de organisatie staat, in de
cloud. Op die manier leren en ervaren de managers en analisten wat ze met BI kunnen doen,
zonder de investering en moeite van een compleet nieuw stuk ICT.
Iets voor jouw MKB-bedrijf?
Gezien de voordelen zijn veel MKB bedrijven bezig hun BI-omgeving in te richten. Als je erachter
wilt komen of jouw Excel of BI-tools voorzien in de behoefte aan managementinformatie binnen
jouw bedrijf probeer dan eens onze uitgebreide gratis Introscan. Met het resultaat van de Introscan

7. Business Intelligence, niet alleen voor de groten
Pg, 7
heb je direct inzicht in welke mate jouw BI-omgeving voldoet en op welk gebied eventueel
verbeteringen mogelijk zijn.
Ook kun je een kijkje nemen bij de voordelen van Xero, onze BI as a Service omgeving of eens
uitrekenen met de Xero-calculator dat een dergelijke omgeving niet duur hoeft te zijn.
Heb jij als MKB ondernemer al stappen gezet naar een BI-omgeving? Zoja, wat waren daarbij de
genomen hobbels? Ik hoor het graag van je in een reactie.