1. DATABASE MANAGEMENT SYSTEM
Manajemen database (basis data) merupakan komponen penting dalam pembangunan
Sistem Informasi, karena menjadi terminal untuk menampung dan mengorganisasikan
seluruh data yang ada dalam sistem, agar dapat dieksplorasi untuk menyusun informasi-
informasi dalam berbagai bentuk dan keperluan manajemen.
Konsep Database
Database merupakan kelompok fakta atau keterangan yang diatur berhubungan dengan
pengolahan data, penyediaan informasi dan penggunaan referensi.
Database juga merupakan kumpulan data dan informasi dalam jumlah yang banyak,
sehingga diperlukan penyusunan dengan kriteria yang terpola dengan jelas. Oleh sebab
itu sebelum membangun sistem database dibutuhkan suatu perencanaan rancangan
sistem database, agar informasi yang diperlukan dapat diperoleh dengan efisien dan
efektif.
Manajemen data konvensional (sistem berkas)
Sebelum kemunculan sistem manajemen database, pemrosesan data menggunakan
pendekatan yang berbasis berkas. Pengorganisasian database masih terpisah antara
database satu dengan database lainnya. Perancangan sistem masih didasarkan pada
kebutuhan individual si pemakai atau per departemen, bukan berdasarkankebutuhan
sejumlah pemakai seluruh lini perusahaan/organisasi. Sehingga dapat diduga banyak
akibat negatif yang ditimbulkan dari sistem tersebut. Antara lain; redundansi atau
duplikasi data yang sering mengakibatkan kurang akurat-nya informasi yang dihasilkan,
karena terjadi perbedaan data antara data awal yang mungkin sudah diperbaharui
sedangkan data duplikatnya belum diperbaharui.
Departemen Keuangan
Data A
Data B
Laporan
Data C
Data D
Departemen Produksi
Data A
Data B Laporan
Data E
Data F
Departemen HRD
Data A
Data D Laporan
Data E
Data G
Gambar Ilustrasi Sistem Pengorganisasian Database Tradisional
STIE Petra Bitung APLIKASI KOMPUTER Ir. Daniel A. Rompas  1

2. Kelemahan sistem berbasis berkas
Kelemahan Keterangan
Duplikasi data Data yang sama terletak pada berbagai file/berkas, setiap
pemakai memiliki file/berkas tersendiri
Pemisahan data Karena data tersebar di beberapa file/berkas, pemaduan
data memerlukan langkah-langkah/ perintah yang detil,
rumit dan panjang.
Tidak konsisten Karena data terletak di beberapa file/berkas, ada
kemungkinan data menjadi tidak konsisten, yakni ketika
suatu data pada suatu file/berkas diubah, tetapi pada
file/berkas yang lain belum diubah.
Dependensi data- Perubahan dalam data membuat program juga harus
program diubah.
Format tidak Ada kemungkinan format file/berkas yang dibuat oleh
kompatibel suatu aplikasi berbeda dengan format yang dibuat oleh
aplikasi lain, sehingga untuk memadukan data yang
berasal dari dua file/berkas berbeda aplikasi memerlukan
usaha yang rumit dan menyita waktu.
Database Management System (DBMS)
Sistem Manajemen Database adalah suatu sistem pengelolaan sekumpulan data yang
saling terkait yang dapat mengakomodasi berbagai macam kebutuhan pemakai yang
berbeda-beda secara efisien dan praktis.
DBMS menyediakan fitur-fitur seperti;
 Independensi data-program
Program dapat ditulis tersendiri dan tidak bergantung pada struktur data dalam basis
data.
 Keamanan
Memiliki kemampuan untuk mencegah pengakesan data oleh orang yang tidak
berwenang.
 Konkurensi
Memungkinkan data dapat diakses oleh banyak pemakai
 Produktif
Menyediakan fasilitas pembangkit query dan pembangkit laporan.
Sedangkan kelemahan DBMS :
o Membutuhkan administrator dan pemakai (SDM) yang harus benar-benar memahami
fungsi-fungsi DBMS.
o Membutuhkan ruang penyimpanan data yang besar
o Membutuhkan perangkat keras dengan spesifikasi tertentu
o Diperlukan sistem security yang handal, karena jika terjadi kegagalan akan membuat
operasional organisasi tersendat bahkan dapat terhenti.
Beberapa contoh DBMS terkenal : Microsoft Access, FoxBase, Visual FoxPro, Sysbase,
Informix, MySQL.
STIE Petra Bitung APLIKASI KOMPUTER Ir. Daniel A. Rompas  2

3. Dep. Keuangan Dep. Produksi
Laporan Laporan
(DBMS) Data A
Database Data B
Management Data C
System Data D
Data E
Data F
Data G
Laporan
Dep. HRD
Top Managers
Gambar Ilustrasi Sistem Pengorganisasian Database Modern
Hirarki Data dalam Database
Data dalam subuah database disusun berdasarkan sistem hirarki yang unik;
1. Database, merupakan kumpulan file yang saling terkait satu sama lain,
misalnya file data induk karyawan, file jabatan, file pengajar dan lain sebagainya.
Kumpulan file yang tidak saling terkait satu sama lain tidak dapat disebut
database, misalnya file data induk karyawan, file tamu undangan perkawinan,
file barang retail pasar swalayan.
2. File, yaitu kumpulan dari record yang saling terkait dan memiliki format field
yang sama dan sejenis.
3. Record, yaitu kumpulan field yang menggambarkan suatu unit data individu
tertentu.
4. Field, yaitu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data sejenis
seperti nama, alamat, dan lain sebagainya.
5. Byte, yaitu atribut dari field yang berupa huruf yang membentuk nilai dari
sebuah field. Huruf tersebut dapat berupa numerik maupun abjad atau karakter
khusus.
6. Bit, yaitu bagian terkecil dari data secara keseluruhan, yaitu berupa karakter
ASCII nol atau satu yanmg merupakan komponen pembentuk byte.
STIE Petra Bitung APLIKASI KOMPUTER Ir. Daniel A. Rompas  3

4. Perbedaan representasi data tersebut menentukan abstraksi data, yang secara umum
dapat dibagi dalam 3 level abtraksi:
1. Level eksternal
2. Level konseptual
3. Level internal / level fisik
Pandangan Pandangan Pandangan
Level 1 2 3
Eksternal
File Mah. File Dosen
Level File KBM
Database
File Adm.
Konseptual Skema
Konseptual
File Mahasiswa
Nama NIM Alamat
Budi 132 Madidir
Citra 234 Girian
File
Doni 342 Pateten
Level Skema
Internal Internal Nama NIM Alamat Record
Budi 132 Madidir
Field
Nama
Budi
Basis B (kode ASCII) = 01000010
Organisasi data Data Byte
Secara fisik
0 = Bil. I dari 01000010
Bit
Ilustrasi hirarki dan level abstraksi data
STIE Petra Bitung APLIKASI KOMPUTER Ir. Daniel A. Rompas  4

5. Tipe Data
Text Data alphanumeric atau kombinasi huruf, angka, spasi dan tanda
baca lain, yang tidak dapat digunakan untuk operasi matematik,
panjang maksimal 255 karakter
Memo Data yang bersifat teks deskriptif, panjang data maks. 32.000
karakter
Number Data angka dengan berbagai macam format, dapat digunakan dalam
operasi matematis
Date/Time Data tanggal dan jam dengan berbagai format
Currency Data angka dalam format mata uang
AutoNumber Tipe data angka secara otomatis
Yes/No atau
True/False Tipe data yang hanya memiliki dua alternatif, Yes or No, True or False
OLE Object Tipe data yang berisikan objek atau gambar dengan ukuran maksimal
128 MB
Hyperlink Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maks
2048 karakter
LookUp Wizard yang mempunyai panjang yang sama dengan primary key
Desain Basis Data
Dalam merancang atau mendesain basis data ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Form masukan
- Form masukan yang dibuat harus mudah diisi oleh pemakai
- Dapat menghindari atau memperkecil kemungkinan kesalahan pengisian
- Penggunaan kata-kata yang tidak menimbulkan penafsiran ganda
- Sedapat mungkin memberi batasan panjang karakter di setiap pengisian item
- Sodorkan semua pilihan/option yang kemungkinan ada
- Beri keterangan untuk item yang memerlukan penjelasan
2. Form Keluaran
- Form keluaran yang dihasilkan harus mudah dipahami oleh pemakai
- Dapat diarsip dengan mudah
- Berikan penomoran halaman, tanggal dan jam bila perlu
- Sesuaikan dengan ukuran kertas dan jenis printer
STIE Petra Bitung APLIKASI KOMPUTER Ir. Daniel A. Rompas  5