Dokumen tersebut membahas perancangan sistem informasi pembuatan surat keputusan pengangkatan CPNS di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat. Sistem informasi saat ini masih menggunakan formulir manual sehingga prosesnya lambat. Sistem baru diusulkan untuk menginput data secara online untuk mempercepat proses pembuatan surat keputusan secara digital.

1. Latar Belakang
 Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi dewasa ini yang sangat
berpengaruh terhadap kemajuan bisnis, baik secara individual, instansi pemerintah,
ataupun swasta. Perkembangan informasi mempunyai peranan yang sangat penting
didalam suatu usaha menciptakan kemajuan di semua bidang yang diperuntukan
bagi kepentingan manusia pada umumnya. Sistem informasi juga merupakan salah
satu bagian penting bagi perusahaan dalam meningkatkan produktifitas, baik dalam
memperoleh informasi, mengolah, dan mengunakan informasi tersebut.
 Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat merupakan badan yang mengurusi
segala yang berkaitan dengan kepegawaian yang ada di provinsi Jawa Barat, seperti
Penyelenggaraan Penerimaan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil), Pengangkatan
CPNS menjadi PNS (Pegawai Negeri Sipil), Pemutasian PNS, menyelenggarakan,
merumuskan, menetapkan, pengaturan dan kordinasi pelaksanaan kebijakan teknis
operasional pengadaan informasi pegawai.
 Penggunaan sistem komputer dalam perusahan sangat membantu sebuah
pengolahan data, sehingga proses penyajian laporan dapat dilakukan secara cepat,
tepat, efisien waktu, dan meminimalkan lambatnya informasi. Hal ini akan
memudahkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Sistem informasi
pembuatan surat keputusan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil) memegang peranan
penting dalam perusahaan ini, dimana sistem ini digunakan untuk memberi
kemudahan dalam proses penginputan informasi CPNS, serta untuk mempercepat
pembuatan dan penyampaian informasi.

2. IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH
IDENTIFIKASI MASALAH
 Proses pembuatan surat keputusan CPNS (Calon
Pegawai Negeri Sipil) belum efektif karena masih
menggunakan formulir pengisian manual.
 Media penyimpanan masih berupa arsip, sehingga
apabila data yang ada dalam jumlah banyak akan
membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup
besar juga, serta hilangnya arsip.
 Keterlambatan dalam menyampaikan informasi
status pengajuan surat keputusan pengangkatan
CPNS.

3. IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH
RUMUSAN MASALAH
 Bagaimana sistem informasi pembuatan surat keputusan CPNS
(Calon Pegawai Negeri Sipil) yang sedang berjalan saat ini.
 Bagaimana perancangan sistem informasi pembuatan surat
keputusan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil) yang diusulkan
pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat.
 Bagaimana pengujian sistem informasi pembuatan surat
keputusan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil) pada Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat.
 Bagaimana implementasi perangkat lunak sistem informasi
pembuatan surat keputusan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil)
pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat.

4. Maksud dan tujuan penelitian
Maksud Penelitian
 Maksud dari penelitian ini adalah untuk
merancang dan membangun sistem informasi
pembuatan surat keputusan pengangkatan
CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil) di Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, guna
membantu pengelolaan data CPNS (Calon
Pegawai Negeri Sipil) yang lebih baik, efisien,
hemat waktu dan meminimalkan kesalahan -
kesalahan dalam pengelolaanya.

5. Maksud dan tujuan penelitian
Tujuan Penelitian
 Untuk mengetahui sistem informasi perancangan sistem
informasi pembuatan surat keputusan CPNS (Calon
Pegawai Negeri Sipil yang sedang berjalan saat ini.
 Untuk membuat perancangan sistem informasi pembuatan
surat keputusan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil) pada
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat.
 Untuk melakukan pengujian sistem informasi pembuatan
surat keputusan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil) pada
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat.
 Untuk mengimplementasikan perangkat lunak sistem
informasi pembuatan surat keputusan CPNS (Calon
Pegawai Negeri Sipil) pada Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Barat.

6. Batasan Masalah
 Sistem informasi yang akan dibangun dibagian Bidang
Pengadaan dan Informasi Kepegawaian, yaitu untuk
mengurangi pengisian formulir pendaftaran surat
keputusan pengangkatan CPNS secara manual.
 Membangun sistem informasi berupa aplikasi/program
yang di dalamnya terdapat proses input, proses dan output
(dari mulai masukan, pengelolaan data CPNS (Calon
Pegawai Negeri Sipil), sampai pada pembuatan surat
keputusan pengangkatan CPNS (Calon Pegawai Negeri
Sipil)) agar dalam pembuatan surat keputusan
pengangkatan CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil) menjadi
lebih mudah, cepat, akurat, tepat waktu relevan dan
efektif.

7. Metode Pengembangan dan Pendekatan
 Metode Analisis dan PerancanganTerstruktur
 Metode Pengembangan (Prototyping)

8. Flow Map Pembuatan Surat
Keputusan Pengangkatan CPNS yang
sedang berjalan
Title
CPNS
Bag. Analisis
Kepegawaian
Kepala BKD BKN
Phase
Formulir
Pendaftaran Ulang
Formulir
Pendaftaran Ulang
Mengisi
formulir
pendaftaran
ulang
Formulir
Pendaftaran ulang
yang sudah diisi
Formulir
Pendaftaran ulang
yang sudah diisi
Cek
kelengkapan
lengkap
Formulir
Pendaftaran ulang
yang tidak lengkap
Cetak kartu
lulus uji CPNS
Cek
kelengkapan
persyaratan
CPNS
lengkap
1
Persyaratan CPNS
tidak lengkap
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Formulir
Pendaftaran ulang
yang lengkap, Kartu
lulus uji CPNS,
Persyaratan CPNS
Formulir
Pendaftaran ulang
yang lengkap, Kartu
lulus uji CPNS
Formulir
Pendaftaran ulang
yang lengkap, Kartu
lulus uji CPNS,
Persyaratan CPNS

9. Title
CPNS
Bag. Analisis
Kepegawaian
Kepala BKD BKN
Phase
1
Membuat
surat usul
penetapan
NIP
Surat usul
penetapan NIPSurat usul
penetapan NIP
Surat usul
penetapan NIP
Proses
legalisasi
Surat usul
penetapan NIP valid
Surat usul
penetapan NIP valid
Membuat
surat
pengantar
pengangkatan
CPNS
Membuat
formulir
penetapan
NIP
Formulir penetapan
NIP
Formulir penetapan
NIP
Formulir penetapan
NIP
Surat pengantar,
Surat usul
penetapan NIP valid
Surat pengantar,
Surat usul
penetapan NIP valid
A1
Keterangan : A1 (Arsip Formulir Pendaftaran ulang yang lengkap, Kartu lulus uji CPNS, Persyaratan CPNS)
Formulir
Pendaftaran ulang
yang lengkap, Kartu
lulus uji CPNS,
Persyaratan CPNS

10. Diagram Konteks yang Sedang Berjalan
0
S.I.
Pembuatan surat keputusan
pengangkatan CPNS
CPNS
Kepala BKD
BKN
Surat usul penetapan NIP
Formulir pendaftaran ulang, kartu lulus uji CPNS, persyaratan CPNS
Formulir pendaftaran ulang yang sudah diisi
Surat usul penetapan NIP
Surat pengantar,
surat usul penetapan NIP valid
Formulir penetapan NIP
Formulir pendaftaran ulang,
kartu lulus uji CPNS

11. DFD Level 1 yang Sedang Berjalan
1.1
Cetak kartu lulus uji program
CPNS
2.1
Membuat surat usul
penetapan NIP
3.1
Membuat surat pengantar
pengangkatan CPNS
Formulir
Pendaftaran ulang
Formulir pendaftaran ulang lengkap,
Kartu lulus uji CPNS,
persyaratan CPNS
Formulir
Pendaftaran ulang
tidak lengkap
Formulir
Pendaftaran ulang lengkap,
Kartu lulus uji CPNS
Persyaratan CPNS
Tidak lengkap
Formulir penetapan NIP
Surat usul penetapan NIP

12. Tujuan Perancangan System
 Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan
keakuratan informasi yang dihasilkan) dan
efisiensi (mengurangi biaya operasional)
dalam pengolahan administrasi.
 Memperoleh keakuratan data yang dapat
dipertanggungjawabkan.
 Memperkecil peluang dari kerusakan ataupun
kehilangan data.

13. Diagram Konteks yang Diusulkan
USER Admin
1.0
S.I.
Pembuatan Surat Keputusan
Pengangkatan CPNS
Data User Data Admin
Formulir penetapan NIPData Registrasi
Formulir penetapan NIP valid

14. DFD Level 1
yang Diusulkan
User
1
Aktivasi Akun
3
Login User
T_user
2
Login Admin
Admin
6
Membuat surat usul
penetapan nip
5
Cek data persyaratan
4
Upload Persyaratan
Form_upload
8
Membuat formulir
penetapan nip
9
Cetak formulir
penetapan nip
7
Validasi surat
Surat_usul_pen
etapan_nip
Data_user
Stat_user
Data_user
Data_user
Data_user
Sesion_reg
Data_user
Data_user
Data_admin
Data_admin
Data_persyaratan_cpns_diterima
Surat_usul_penetapan_nip
Data_user
Data_persyaratan_cpns
Data_persyaratan_cpns_diterima
Data_persyaratan_cpns_ditolak
Data_persyaratan_cpns_diterima
Data_persyaratan_cpns_ditolak
Surat_usul_penetapan_nip
Surat_usul_penetapan_n
ip_valid
Surat_usul_penetapan_nip
Surat_usul_penetapan_nipForm_penetapan_nip
Formulir_penetapan_nip
Data_admin
Formulir_penetapan_nip

15. DFD Level 2 proses 1 (Aktivasi Account)
User
1.1
Input data aktivasi user
1.2
Mengecek data aktivasi user
T_user
Data_reg_user
Data_reg_user
Data_reg_user
Data_user_reg
Stat_user

16. DFD Level 2 proses 2 (login system)
Admin
3.1
Input user name dan
password entitas admin
3.2
Login admin bkd
3.3
Login admin bkn
3.5
Session start
3.4
Verifikasi password
Data_admin
Data_admin
Data_admin
Data_admin
Info_salah_akun
Data_admin
Info_salah_akun
Data_admin
Session_reg
T_admin
Data_admin

17. DFD Level 2 Proses 3
User
2.1
Input username dan
password
2.2
Verivikasi dan password
2.3
Session start
T_user
Data_user
Info_salah_akun
Data_user
Session_reg
Data_user
Session_reg

18. Tabel Relasi

19. Kesimpulan
 Sistem Informasi Pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan di
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat masih berjalan
secara manual, sehingga terjadi keterlambatan dalam
pembuatan surat keputusan pengangkatan CPNS.
 Dengan Sistem Pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan
CPNS pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat
yang penulis rancang, maka permasalahan tersebut dapat diatasi
sehingga Sistem Informasi Pembuatan Surat Keputusan
Pengangkatan CPNS di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Jawa Barat dapat berjalan dengan lebih cepat dan mudah.
 Implementasi Sistem Informasi Pembuatan Surat Keputusan
Pengangkatan CPNS pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Jawa Barat dilakukan dengan dibuatnya suatu software aplikasi
Sistem Informasi Pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan
CPNS.

20. Saran
 Mengadakan pelatihan untuk operator
program ini, yaitu bagian BKD dan BKN agar
dapat mengoperasikan sistem/program ini
dengan baik, sehingga penyajian
informasinya berjalan dengan baik pula.
 Dibuatnya sistem yang lebih meluas.

21. ~ TERIMA KASIH ~