Sim, rani novita sari, prof. dr. ir. hapzi ali, mm, cma , analisis dan perncanaan sistem informasi (ppt), universitas mercu buana, 2017

1. ANALISIS, PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PADA SEKERTARIAT
DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN
DEPARTEMEN PERTANIAN
NAMA : Rani Novita Sari
NIM : 43116110247
“Sistem Informasi Manajemen”
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

2. ABSTRAK
Sistem informasi atas pembayaran pada Sekertariat Direktorat Jenderal
Perkebunan Departemen Pertanian masih menggunakan sistem informasi
manual atas pembayaran. Selain itu banyaknya dokumen yang digunakan
mengakibatkan proses tidak berjalan dengan efektif. Oleh karena itu
penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi terkomputerisasi
atas pembayaran guna meningkatkan pengendalian internal pada sistem
informasi atas siklus pembayaran. Jenis data yang dikumpulkan adalah
data kualitatif yang diperoleh dari hasil observasi dan wawancara dengan
pihak terkait. Unit yang dianalisis adalah sistem informasi atas siklus
pembayaran. Penelitian ini berhasil merancang sistem informasi
terkomputerisasi atas siklus pembayaran yang berguna bagi Sekertariat
Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian.
Kata kunci : Pembayaran, Biaya, Sistem, Informasi

3. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI YANG SEDEMIKIAN
PESAT DAN CEPATNYA TELAH MEMBAWA DUNIA MEMASUKI ERA
BARU YANG LEBIH CEPAT DARI YANG PERNAH DIBAYANGKAN
SEBELUMNYA. MENURUT DR. RICHARDUS EKO INDRAJIT DALAM
BUKUNYA YANG BERJUDUL ‘PENGANTAR KONSEP DASAR
MANAJEMEN SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI’,
2000, DITINJAU DARI SEGI PENGERTIANNYA, SISTEM INFORMASI
DAPAT DIANALOGIKAN SEBAGAI SEBUAH DEMAND (PERMINTAAN)
DARI MASYARAKAT INDUSTRI, KETIKA KEBUTUHAN AKAN SARANA
PENGOLAHAN DATA DAN KOMUNIKASI YANG CEPAT DAN MURAH
(MENEMBUS RUANG DAN WAKTU).
Pendahuluan

4. KEGIATAN DI SEKERTARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN
DEPARTEMEN PERTANIAN MEMERLUKAN PENGELUARAN KAS,
SEPERTI BELANJA PERJALANAN DINAS, BELANJA PENGADAAN
BARANG DAN PERSEDIAAN VAKSIN, DAN BELANJA JASA LAINNYA
UNTUK MEMANTAU PELAYANAN MASYARAKAT YANG MERUPAKAN
SUATU KEGIATAN PENTING UNTUK KELANGSUNGAN KEHIDUPAN
MASYARAKAT. TUJUAN YANG INGIN DICAPAI ADALAH : MERANCANG
DAN MENGIMPLEMENTASIKAN SIKLUS PENGELUARAN UNTUK
MEMBANTU MEMPERMUDAH DALAM MENGOLAH DAN MENYIMPAN
DATA DENGAN INFORMASI YANG CEPAT, TEPAT,PASTI DAN
MEMBERIKAN ALTERNATIF SISTEM INFORMASI PEMBELANJAAN SERTA
DAPAT DIPERTANGGUNG JAWABKAN UNTUK MEMPERLANCAR
KEGIATAN DAN MEMUDAHKAN DALAM MENGHEMAT WAKTU
PEMBUATAN LAPORAN NANTINYA.

5. SISTEM INFORMASI MERUPAKAN SUATU SISTEM YANG TUJUANNYA
MENGHASILKAN SUATU INFORMASI. SISTEM ADALAH RANGKAIAN DARI DUA ATAU
LEBIH KOMPONEN – KOMPONEN YANG SALING BERHUBUNGAN, YANG
BERINTERAKSI UNTUK MENCAPAI SUATU TUJUAN TERTENTU (JOGIYANTO,
2005:34). AKUNTANSI MERUPAKAN BAHASA BISNIS YANG MENYEDIAKAN CARA
UNTUK MENYAJIKAN DAN MERINGKAS KEJADIAN – KEJADIAN BISNIS DALAM
BENTUK INFORMASI KEUANGAN KEPADA PARA PEMAKAINYA ( JOGIYANTO,
2005:227 ). INFORMASI ADALAH DATA YANG BERGUNA YANG DIOLAH SEHINGGA
DAPAT DIJADIKAN DASAR UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN YANG TEPAT
(JOGIYANTO, 2005:35). JADI DENGAN DEMIKIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DAPAT DIDEFINISIKAN SEBAGAI KUMPULAN SUMBER DAYA SEPERTI MANUSIA DAN
PERALATAN, YANG DIRANCANG UNTUK MENGUBAH DATA TRANSAKSI KEUANGAN
DAN DATA TRANSAKSI BISNIS LAINNYA MENJADI INFORMASI KEUANGAN YANG
BERGUNA BAGI PEMAKAINYA (JOGIYANTO, 2005 ; 227 )
TINJAUAN PUSTAKA

6. ANALISIS SISTEM DAPAT DIDEFINISIKAN SEBAGAI PENGURAIAN DARI
SUATU SISTEM INFORMASI YANG UTUH KE DALAM BAGIAN – BAGIAN
KOMPONENNYA DENGAN MAKSUD UNTUK MENIDENTIFIKASIKAN DAN
MENGEVALUASI PERMASALAHAN – PERMASALAHAN, KESEMPATAN –
KESEMPATAN, HAMBATAN – HAMBATAN YANG TERJADI DAN KEBUTUHAN
– KEBUTUHAN YANG DIHARAPKAN SEHINGGA DAPAT DIUSULKAN
PERBAIKAN – PERBAIKANNYA (JOGIYANTO, 1999:129). TUJUAN
UTAMANYA ADALAH UNTUK MEMAHAMI SISTEM DAN MASALAH YANG
ADA, UNTUK MENGURAIKAN KEBUTUHAN INFORMASI DAN UNTUK
MENETAPKAN PRIORITAS PEKERJAAN SISTEM SELANJUTNYA.
Analisis Sistem

7. 1. SURVEI SISTEM BERJALAN.
2. MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN INFORMASI
PEMAKAI.
3. MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM YANG
PERLU UNTUK MEMENUHI KEBUTUHAN INFORMASI
PEMAKAI.
4. PENYAJIAN LAPORAN ANALISIS SISTEM.
Terdapat 4 tahap atau langkah umum dalam
analisis sistem :

8. 1. Menentukan Jenis Penelitian
2. Merencanakan Jadwal Penelitian
3. Membuat Penugasan Penelitian
4. Membuat Agenda Wawancara
5. Mengumpulkan Hasil Penelitian
Dalam memahami kerja dari sistem yang ada dari beberapa tugas
yang perlu dilakukan, sebagai berikut :

9. SETELAH TAHAP ANALISIS SISTEM SELESAI DILAKUKAN, MAKA ANALISIS
SISTEM TELAH MENDAPATKAN GAMBARAN DENGAN JELAS APA YANG
HARUS DIKERJAKAN. TAHAP DESIGN SISTEM MEMPUNYAI DUA TUJUAN
UTAMA, YAITU :
1. UNTUK MEMENUHI KEBUTUHAN KEPADA PEMAKAI SISTEM.
2. UNTUK MEMBERIKAN GAMBARAN YANG JELAS DAN RANCANG
BANGUN YANG LENGKAP KEPADA PEMROGRAM KOMPUTER DAN AHLI –
AHLI TEKNIK LAINNYA YANG TERRLIBAT.
Design Sistem

10. 1. Design sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.
2. Design sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Design sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan
transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan
oleh manajemen, termasuk tugas – tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh
komputer.
4. Design sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk
masing – masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data, informasi
serta pengendalian intern.
Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat
mencapai sasaran – sasaran sebagai berikut :

11. 1. Evaluasi rancangan alternatif dari sistem
yang diusulkan.
2. Penyajian spesifikasi rancangan rinci.
3. Penyajian laporan perancangan sistem.
Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam
perancangan sistem.

12. 1. Menerapkan rencana implementasi.
2. Melakukan kegiatan implementasi.
3. Tindak lanjut implementasi
Konsep siklus hidup mempunyai implikasi bahwa setiap proyek
pengembangan sistem harus dibagi dalam tahap – tahap berbeda
dengan titik pengendalian manajemen yang formal diletakkan diantara
tahap – tahap.
Prinsip pengendalian dasar adalah setiap tahap harus menghasilkan
dokumentasi secara formal ditelaah dan disetujui sebelum memulai
tahap berikutnya dari siklus hidup proyek.
Tahap- tahap Impementasi

13. DATA YANG DITELITI ADALAH DATA YANG BERHUBUNGAN DENGAN PROSES
PEMBUATAN SIKLUS PENGELUARAN. PENELITIAN YANG DILAKUKAN ADALAH
DESKRIPTIF APLIKASI. PENELITIAN DESKRIPTIF ADALAH PENELITIAN YANG
MEMBERI GAMBARAN KEPADA PEMBACA DAN MENGUNGKAPKAN SUATU
MASALAH, KEADAAN, PERISTIWA SEBAGAIMANA ADANYA ATAU MENGUNGKAPKAN
FAKTA SECARA DETAIL. DARI PENELITIAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN
PENENTUAN SUATU SISTEM YANG BAIK, MAKA DIPERLUKAN ADANYA DATA. DATA
HARUS DIGOLONGKAN MENURUT JENIS DAN SUMBERNYA UNTUK DAPAT LEBIH
MENITIKBERATKAN PADA TUJUAN YANG DIINGINKAN.
SUMBER DATA BERASAL DARI INTERNAL SEKERTARIAT DIREKTORAT JENDERAL
PERKEBUNAN DEPARTEMEN PERTANIAN, KARENA SEMUA DATA YANG DIPEROLEH
BERASAL DARI DIREKTORAT TERSEBUT.
Metode Penelitian

14. 1. PERENCANAAN SYSTEM, PADA TAHAP INI DI LAKUKAN RINCIAN BIAYA PEMBUATAN
SISTEM PENGELUARAN MANUAL YANG ADA. RENCANA BIAYA YANG DI KELUARKAN
UNTUK MERANCANG DAN MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM INI, SEBESAR RP
10,000,000.
2. MENGANALISIS SISTEM, PADA TAHAP INI DILAKUKAN SURVEI DAN INVESTIGASI KE
SISTEM PENGELUARAN MANUAL YANG ADA, SEHINGGA DAPAT DIRUMUSKAN
INFORMASI APA SAJA YANG DIBUTUHKAN DAN DIPERLUKAN SISTEM.
3. MERANCANG SECARA KONSEPTUAL, PADA TAHAP INI DILAKUKAN EVALUASI
TERHADAP BERBAGAI ALTERNATIF RANCANGAN DAN MENYIAPKAN SPESIFIKASI
RANCANGAN YANG SESUAI DENGAN PERMINTAAN DAN KEBUTUHAN SISTEM.
SEDANGKAN MERANCANG SECARA FISIK MELIPUTI PERANCANGAN FORMULIR DAN
LAPORAN, PROSEDUR SERTA PENGENDALIAN.
4. IMPLEMENTASI SISTEM, PADA TAHAP INI DI LAKUKAN PENERAPAN SOFTWARE
YANG TELAH SELESAI. KEMUDIAN SOFTWARE TERSEBUT DI PAKAI DI SEKERTARIAT
DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN DEPARTEMEN PERTANIAN.
Tahapan – tahapan dalam sistem siklus pengembangan
sistem

15. ANALISIS
SISTEM INVESTIGASI AWAL
SEKERTARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN MERUPAKAN SUATU
DIREKTORAT YANG BERGERAK DALAM BIDANG PERTANIAN KHUSUSNYA BIBIT
TANAMAN BARU, PERLUASAN LAHAN PERKEBUNAN, DAN LAIN-LAINNYA.
BERDASARKAN WAWANCARA YANG DILAKUKAN, BAHWA BIBIT DAN BENIH TANAMAN
BARU, DARI TAHUN KE TAHUN MAKIN BERTAMBAH TERUTAMA TERHADAP
PERLUASAN LAHAN PERKEBUNAN, SEHINGGA MENGAKIBATKAN KEBUTUHAN AKAN
BARANG – BARANG DAN PERJALANAN DINAS TERSEBUT MENINGKAT.
BERDASARKAN OBSERVASI YANG DILAKUKAN PENINGKATAN BARANG INI
KHUSUSNYA BIBIT DAN BENIH INI DISEBABKAN MAKIN BANYAKNYA AREA LAHAN
PERKEBUNAN YANG TIMBUL DIMASYARAKAT, SEHINGGA DAPAT MENIMBULKAN
PERMASALAHAN – PERMASALAHAN YANG KHUSUSNYA DALAM PENGADAAN
BARANG
HASIL DAN PEMBAHASAN

16. 1. DALAM MELAKUKAN PROSES PEMBAYARAN MEMBUTUHKAN WAKTU YANG LAMA.
2. DALAM MELAKUKAN PEMBIBITAN TANAMAN BARU MASIH SEDIKIT TENAGA YANG ADA
DI KESEHATAN YANG ADA DIDAERAH SEHINGGA DIREKTORAT TERSEBUT SERING
MELAKUKAN PERJALANAN DINAS UNTUK MENGADAKAN PELATIHAN – PELATIHAN.
3. DOKUMEN – DOKUMEN SEPERTI SPPD DAN KUINTANSI – KUINTANSI LAINNYA
KADANG KALA DALAM PENYIMPANANNYA TIDAK DAPAT DIKETAHUI KEBERADAANNYA.
AKIBATNYA DALAM PENYUSUNAN LAPORANNYA SERING MENGALAMI KESULITAN.
4. PENCATATAN PADA DOKUMEN – DOKUMEN KADANG MENGALAMI KESALAHAN DAN
BARU DISADARI BEBERAPA LAMA KEMUDIAN.
5. DALAM PEMBUATAN LAPORAN BANYAK MENGALAMI KESALAHAN – KESALAHAN
NILAI DAN SERING TERLAMBAT DIBUAT DAN DILAPORKAN.
Permasalahan – permasalahan yang khususnya dalam
pengadaan barang

17. 1. PROSES PEMBAYARAN YANG DILAKUKAN LAMA.
2. SUMBER DAYA MANUSIA YANG ADA DI DIREKTORAT TERSEBUT TERBATAS MAKA
SERING DIADAKAN PELATIHAN OLEH DIREKTORAT TERSEBUT KEBERBAGAI DINAS
KESEHATAN YANG ADA DIDAERAH.
3. DOKUMEN – DOKUMEN PENTING SERING HILANG AKIBAT DARI KURANG BAIKNYA
ADMINISTRASI.
4. PENCATATAN YANG SALAH PADA DOKUMEN DAPAT MENGAKIBATKAN INFORMASI
YANG DIHASILKAN JUGA SALAH DAN TIDAK AKURAT. KESALAHAN BARU DISADARI
BEBERAPA LAMA KEMUDIAN KARENA SYSTEM MANUAL DI DIREKTORAT TIDAK
MEMUNGKINKAN UNTUK MENGADAKAN PENGECEKAN SATU PER SATU MENGINGAT
BANYAKNYA DATA YANG MASUK.
5. BANYAKNYA DATA YANG HARUS DIOLAH DALAM MEMBUAT LAPORAN TERSEBUT
MEMBUAT LAPORAN SERING TERLAMBAT DAN BANYAK MENGALAMI KESALAHAN
NILAI.
Beberapa penyebab permasalahan yang timbul didalam internal
perusahaan seperti yang telah disebutkan dalam investigasi awal
antara lain

18. 1. DAPAT MELAKUKAN PEMBAYARAN DENGAN CEPAT
DAN LEBIH BAIK.
2.MENGURANGI KESALAHAN YANG DIAKIBATKAN
KURANG BAIKNYA ADMINISTRASI.
3. MENYEDIAKAN LAPORAN YANG AKURAT DAN TEPAT
WAKTU.
Adapun kebutuhan sistem informasi adalah sebagai
berikut :

19. BERDASARKAN ANALISA DAN PENELITIAN YANG DILAKUKAN PADA SEKERTARIAT
DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN, SISTEM INFORMASI TERKOMPUTERISASI ATAS
SIKLUS PENGELUARAN DIRANCANG DENGAN MENGIKUTI BEBERAPA TAHAP DALAM SDLC
DAN OUTPUT YANG TELAH TERANCANG. INPUT YANG TELAH TERANCANG BERUPA
FORMAT FORM PADA LAYAR KOMPUTER. FORM TERSEBUT ANTARA LAIN FORM PEMASOK,
FORM PEGAWAI, FORM BARANG, SERTA FORM TRANSAKSI PEMBAYARAN.
KOMPUTERISASI TERHADAP SISTEM INFORMASI ATAS SIKLUS PENGELUARAN
DIHARAPKAN DAPAT MENGURANGI PERMASALAHAN YANG DIHADAPI OLEH SEKERTARIAT
DIREKTORAT JENDERAL PERKEBUNAN, SEPERTI KESALAHAN DALAM PENCATATAN
TRANSAKSI PEMBAYARAN DAN DAPAT MENYEDIAKAN INFORMASI YANG MEMADAI DAN
TEPAT WAKTU BAGI USER DALAM RANGKA MENGAMBIL KEPUTUSAN YANG BAIK.
Kesimpulan

20. SARAN
Saran yang dapat diberikan oleh penulis setelah
melakukan penelitian dan pembahasan terhadap
Direktorat Surveilans Epidemiologi Imunisasi dan
Kesehatan Matra, Sistem informasi yang manual
atas siklus pengeluaran sebaiknya diubah
menjadi sistem informasi atas pengeluaran yang
terkomputerisasi.

21. TERIMA KASIH