Dit is een interview met Mariette Helmann. Het interview is opgenomen in het voorjaar van 2013.

1. BUSINESS & CONGRES
Business Amsterdam en Huib van Santen (directeur VAZO) in gesprek
met Mariëtte Helmann, directeur MCI Amsterdam
We leven in een nieuwe
realiteit
In een statig pand te Amsterdam Zuid ontmoeten Business Amsterdam en VAZO directeur Huib van
Santen de zeer vriendelijke Mariëtte Helmann, directeur van MCI Amsterdam. In een interessant gesprek
licht Helmann toe hoe zij ooit als nieuweling de markt van congresorganisatie betrad en haar bureau
Eurocongres Conference Management wist te laten groeien tot de internationale organisatie die zij nu is.
Daarnaast horen wij wat haar visie is op de toekomst van congresseren.
OBA (Organisatiebureau Amsterdam).
Dat leek me een mooi moment om te starten.” Het bleek een gat in de markt, gezien
sinds deze periode haar congresbureau
consistent is gaan groeien. Zelf congressen organiseren raakte uit de gratie en
kon eigenlijk niet meer, ze werden namelijk steeds complexer en vereisten daarom
een professionele aanpak.
Helmann richtte zich in eerste instantie
op associaties en organiseerde echte verenigingscongressen, voor zowel dakbedekkers als grote medische organisaties.
Hierna volgde al snel de overheid en de
zakelijke markt.
Het succes groeide en dat was mede te
danken aan Michelle Labouchere die eind
jaren tachtig de compagnon van Helmann
werd, zij bracht tien jaar ervaring in de
congreswereld mee. Technische ontwikkelingen droegen verder bij aan veranderingen binnen het bedrijf. Ten goede,
vindt Helmann: “Ik heb nog een ingelijste
deelnemerslijst, waar ik in die tijd met de
hand in een groot boekhoudboek alle
deelnemers en betalingen opschreef. We
weten allemaal wat er gebeurd is sinds die
tijd! De techniek van nu heeft ontzettend
veel bijgedragen aan de efficiëntie van het
vak.”
periode groeide het bedrijf van Helmann
verder en begon het met de organisatie
van congressen wereldwijd. Hierbij vervulde het Amsterdamse congresbureau de
functie van core PCO (Professional Congress Organiser). Op deze manier kan een
vereniging samenwerken met een vast
congresbureau op verschillende locaties.
Deze groei zette door en de internationale
scope versterkte, terwijl de RAI een terugkeer naar de kern prefereerde. De samenwerking met OBA werd daarom na
zeven jaar op sportieve wijze verbroken,
maar de band met de RAI bleef een warme. Inmiddels had Eurocongress International - zoals het Amsterdamse congresbureau toen heette - een behoorlijke groei
doorgemaakt en was het klaar voor een
nieuwe fase. “We zijn in 2010 overgenomen door MCI Group”, licht Helmann
toe. “Dit Zwitserse bedrijf is net zo begonnen als wij en ongeveer tien jaar geleden besloten ze de wereld te veroveren,
wat aardig gelukt is! Met 48 bedrijven in
23 landen hebben we nu global presence.
We zijn lokaal over de hele wereld.” Van
Santen herkent de veranderingen die
Helmann doormaakt met haar bedrijf.
“De VAZO gaat ook samenwerken met
twee andere bedrijvenverenigingen. Wij
gaan dat doen met ORAM en VEBAN,
het is een soort parallel.”
Lokaal over de wereld
Breder trekken
Technische vooruitgang
Het laten organiseren van een evenement
door een externe en gespecialiseerde partij is vandaag de dag heel gebruikelijk. In
de jaren zeventig was dit echter anders.
Dit is precies de periode dat Helmann
haar eigen congresbureau begon. Het idee
hiervoor kwam uit onverwachte hoek.
“Toen mijn broer voor zijn bedrijf een
congres moest organiseren, kwam hij niet
meer aan zijn eigen werk toe,” vertelt
Helmann, “vervolgens ben ik me erin
gaan verdiepen en kwam ik erachter dat
er maar drie congresbureaus in Nederland
bestonden waaronder de RAI met hun
24
Eind jaren negentig werd een samenwerking met het congresbureau van de RAI,
de OBA, tot stand gebracht. Tijdens deze
AMSTERDAM BUSINESS | NUMMER 2 | MEI 2013
MCI heeft naast de associatiemarkt ook
de corporate markt onder haar hoede en
combineert deze twee takken op strategi-

2. BUSINESS & CONGRES
Succes factoren
Na de jaren zeventig is er heel wat gebeurd op de congresmarkt. Er zijn sindsdien meer congresbureaus ontstaan, maar
ook weer verdwenen. Het is daarom uniek
te noemen dat het huidige MCI Amsterdam in onzekere periodes constante groei
weet te behouden. Van Santen is zeer
geïnteresseerd in het onderscheidende
element van MCI die hen zo sterk op de
markt positioneert. Helmann benadrukt
als reactie dat ‘empathie’ het sleutelwoord
is binnen haar bedrijf. “We hebben begrip
voor opdrachtgevers. Het begrijpen van
de klant is essentieel”, zegt Helmann.
“We moeten onszelf niet op de borst slaan
en zeggen dat we de grootste en de beste
zijn. We doen nog steeds allerlei projecten, van heel klein en fijn tot hele grote.”
Daarnaast vertelt Helmann dat ze ten tijde
van de oprichting de periode mee had, het
beroepsvak was toen nog in ontwikkeling.
Bovendien is het werk van MCI Amsterdam breder dan een gemiddeld congresorganisatie of communicatiebureau. Hiermee weten ze zich ook te onderscheiden,
omdat er weinig bureaus zijn die hetzelfde
kunnen bieden. “De grootste uitdaging is
om alle verschillende takken van onder
andere advisering, dienstverlening en logistieke uitvoering zodanig te integreren,
dat dit een nog grotere plusfactor is voor
onze klanten.”
Het feit dat Helmann een vrouw is heeft
de ontwikkeling van haar bedrijf absoluut
niet in de weg gestaan, gezien congresorganisatie geen historisch gegroeid mannenvak is. Ze hoefde niet te vechten voor
een positie en werkte in haar beginnende
kleine bedrijf veel samen met vrouwen.
“Langzamerhand komen er in de top toch
meer mannen,” zegt Helmann, “maar ik
denk dat we er, als vrouwen, alleen maar
plezier en voordelen van hebben gehad.”
Amsterdam als congresstad
Wat grote evenementen en congressen
betreft heeft Amsterdam heel wat concurrentie te verduren. Barcelona is daar een
goed voorbeeld van. Desalniettemin doet
de Nederlandse hoofdstad het heel goed
als congresstad. Bij het kiezen van een
locatie wordt tenslotte naar het gehele
pakket gekeken. Bovendien is Amsterdam
met haar RAI een uitstekende locatie voor
grote events van meer dan tienduizend
bezoekers. Met een dergelijke grootte is
de keuze in steden beperkt, er blijven vijf
tot tien steden over waar grote evenementen passen. Helmann benadrukt dat een
stad zich, onder andere door middel van
juiste prijsstelling, goede service en het
gebouw, moet onderscheiden. Amsterdam
Congres Bureau doet uitstekend werk en
ook Schiphol speelt hierin een grote rol,
vanwege de goede ligging dichtbij de
hoofdstad zelf. “Nederland is bovendien
een betrouwbare partner, wij houden ons
aan ons woord en zijn economisch stabiel”, vertelt Helmann. “Nederland doet
het wat dat betreft goed.”
Toekomstperspectief
TEKST: EILEEN BOSMAN FOTOGRAFIE: BUSINESS AMSTERDAM
sche wijze. Een 50/50 verhouding tussen
corporate klanten en verenigingsklanten
is de opzet, omdat er vaak sprake is van
‘kruisbestuiving’. Dit is vooral het geval
bij medische congressen, legt Helmann
uit. Daar zijn veel farmaceutische bedrijven aanwezig die op hun beurt ook weer
gasten uitnodigen. Een combinatie moet
dus gemaakt.
Combineren is sowieso een onderdeel
binnen de congresorganisatie dat MCI
goed beheerst. Aparte afdelingen regelen
diverse zaken die een evenement tot een
succes maken. Ovation DMC (Destination Management Consultants) is de afdeling die lokaal werkt. Hier werken mensen die de details op de ‘grond’ verzorgen,
zoals het vervoer, de mooiste locaties,
restaurants en de lokale medewerkers ter
ondersteuning tijdens het congres.
Een kleiner onderdeel van MCI Amsterdam heet association management and
consulting. Dit gaat verder dan congresorganisatie en blijft niet beperkt tot het onderhouden van het secretariaat waarmee
de betreffende vereniging gemoeid is.
“Wij runnen de vereniging in dat geval en
voeren het directoraat”, vertelt Helmann.
“Iemand van onze mensen is de executive
director en bepaalt met het bestuur de
strategie en de uitvoering daarvan. Daarnaast organiseren we ook de congressen.”
Waar het congresbureau vroeger een uitvoerder was, is die functie nu verschoven
naar adviseur/consultant. Ook hier trekt
Van Santen een vergelijking met de VAZO, die meer biedt dan in eerste instantie
de opzet was. “Je moet uniek blijven als
bedrijf”, zegt van Santen. “Wij zijn ook
meer dan alleen een bedrijvenvereniging
aan het worden.”
De manier waarop mensen elkaar tegenwoordig ontmoeten is veranderd vindt van
Santen, zeker met de komst van social
media. Helmann sluit zich aan bij deze
constatering. Net als dat de klanten niet
meer in een schriftelijk handboek worden
bijgehouden, verandert ook de manier van
ontmoeten . Hybrid meetings is een dergelijke nieuwe vorm van organiseren. Dit
is een combinatie van elkaar zien op locatie en andere vormen van communicatie.
Er zijn legio mogelijkheden wat dat betreft. “Eén van de opties om een congres
uit te breiden is e-learning”, aldus Helmann. “Je kunt de inhoud van verschillende
meetings online zetten en uitbouwen op
een website. Dit kan veel uitgebreider dan
de besproken zaken op het congres.”
Inspelen op deze trends, blijven ontwikkelen en zodoende de beste mogelijkheden blijven bieden zijn speerpunten van
MCI. Dit betekent tevens dat milieuvriendelijkheid een steeds grotere rol gaat spelen bij de organisatie van congressen. Dat
stopt niet bij de uitgang van de congreslocatie, maar werkt door tot bijvoorbeeld in
de gekozen hotels voor de overnachtingen
de catering en de materialen op de tentoonstelling. De opties moeten al met al
talrijk zijn. “Vroeger kon ik naar een
klant toe en aangeven wat wij te bieden
hadden”, vertelt Helmann. “Nu hoef je
daar niet meer over te praten, want als je
iets níet kunt bieden doe je direct niet
meer mee.”
Nieuwe realiteit
Recente ontwikkelingen kun je als organisatiebureau niet aan je voorbij laten
gaan. Zeker niet in de huidige (economische) tijden. Positief blijven en jezelf durven onderscheiden, zonder de menselijke
factor uit het oog te verliezen, zijn redenen waardoor MCI Amsterdam blijft
groeien. Kwaliteitsbewaking is het sleutelwoord als we Helmann mogen geloven.
Zelfs nu velen de neiging hebben om bij
de pakken neer te zitten, houdt MCI Amsterdam het hoofd hoog boven water. “We
draaien het om,” aldus Helmann, “er hoeft
niet meer gesproken te worden over crisis,
we hebben het over een nieuwe realiteit.
En daarom slaan wij nieuwe wegen in.” �
AMSTERDAM BUSINESS | NUMMER 2 | MEI 2013
25