1. Microsoft Dynamics CRM 4.0
Executive search-consultants Atlantae plaatsen
meer kandidaten in minder tijd
Dankzij de integratie van een nieuwe CRM-software kon het executive
search en adviesbureau voor werving en selectie Atlantae zijn fichebakken
met papieren cv's bij het huisvuil zetten. Alle informatie over kandidaten
en profielen zit voortaan veilig opgeborgen in de webtoepassing Microsoft
Dynamics CRM.
www.traviata.be Hiermee kunnen de medewerkers op een eenduidige manier nieuwe cv's
+32 2 721 88 80 in het systeem invoeren. Dankzij een aantal verplichte en facultatieve vel-
info@traviata.be
den kunnen ze later hun zoekopdrachten verfijnen zodat ze snel het juiste
profiel weten te selecteren voor hun opdrachtgever. De HR-consultants
krijgen automatisch taken om nieuwe kandidaten uit te nodigen voor een
interview of om andere zaken, zoals verder loopbaanadvies op te volgen.
In samenwerking met CRM-specialist Traviata werkt Atlantae aan een spe-
cifieke wervingsmodule die in het najaar van 2008 geïntegreerd zal wor-
den met CRM. Daarmee zullen de executive search-consultants nog snel-
ler het juiste profiel kunnen bepalen.

2. Overzicht
Land: België
A tlantae kon met de installatie van Microsoft Dyna-
mics CRM de doorlooptijd van een vacature met de
helft terugschroeven. In de informaticamarkt waar bepaal-
de profielen bijna niet meer te vinden zijn en de concurren-
Sector: Werving en selectie tie moordend is, is dat van uitermate groot belang, weet
zaakvoerder Patrick Van Lijsebetten: "De HR-dienstverlener
Profiel die vandaag nog niet met een CRM-systeem werkt, is geen
Atlantae is gespecialiseerd in executive search of het aanwer-
lang leven beschoren. Zes jaar geleden installeerden we al
ven van commerciële en leidinggevende kaderleden en technis-
een eerste CRM-software, en later pionierden we ook met
che specialisten. Atlantaes klanten zijn actief in de industriële de eerste Microsoft Dynamics CRM. Het identificeren en
informatica, automatisering en elektronica. De Belgische onder- benaderen van kandidaten verloopt nu veel sneller en effi-
neming werd opgericht in 2001 en is ook actief in Nederland, ciënter dan vroeger."
waar het dertig procent van zijn omzet haalt. Atlantae telt acht
voltijdse medewerkers. In 2001 moest Atlantae voor elk gevraagd profiel nog gras-
duinen in een fichebak met kandidaten of lijst met nieuwe
Uitdaging cv's. Dat was een erg omslachtige manier van werken
Atlantae was op zoek naar software om zijn duizenden kandida- waarmee veel tijd verloren ging. Al na een jaar beschikte
ten te beheren. Het wilde komaf maken met de onhandige ma-
nier van grasduinen in ettelijke papieren fiches. Tegelijk wilde
Atlantae ook een aantal interne processen automatiseren met
de nieuwe software en telefoonoproepen in het systeem bijhou-
den.
Oplossing
Na de analyse van een aantal softwarepakketten koos Atlantae
voor Microsoft Dynamics CRM omwille van de gemakkelijke
integratie met zijn kantoor- en e-mailtoepassingen. Microsoft
CRM-partner Traviata implementeerde de software en begeleidt
Atlantae ook bij de verdere upgrades en aanpassingen.
Voordelen
 Fichebakken met papieren fiches behoren tot het verleden
 Zoekopdrachten naar cv's in de databank verlopen veel effici-
ënter
 Gebruik van een centrale database versnelt toegang tot infor-
matie
 Minder tijdverlies bij zoeken naar de juiste profielen
 Integratie met telefonie maakt automatische opvolging van
telefoons mogelijk
 Speciale wervingsmodule versnelt zoekopdrachten
"Alle medewerkers hebben zicht op de
 Medewerkers krijgen automatische melding van voor hen contacten met de kandidaat en de
interessante profielen activiteiten die we in het kader van een
 Automatische meldingen wanneer documenten worden gewij-
wervingsopdracht ondernamen. Met
zigd
 Minder papierverbruik
Microsoft Dynamics CRM kunnen we een
 Klanten genieten een snellere dienstverlening aantal van die communicatieprocessen
 Medewerkers kunnen de databank ook thuis raadplegen automatiseren."
 Snellere doorlooptijd sollicitatieprocedures
Patrick Van Lijsebetten, zaakvoerder van Atlantae

3. het bedrijf over meer dan vijfhonderd cv's van kandidaten. Eenvoudige aanpasbaarheid van CRM
Met de introductie van de CRM-software kon het bedrijf de Om de zoektocht te versnellen, creëerde Atlantae een eigen
fichebakken opzij schuiven. De kandidaten vond Atlantae entiteit 'vacancy' in CRM. Patrick Van Lijsebetten: "We kun-
voortaan in zijn nieuwe CRM-systeem. nen een e-mailadres van bijvoorbeeld een .NET-
programmeur koppelen aan alle mogelijke .NET-vacatures.
CRM = Candidate Relationship Management De consultant die op dat ogenblik een .NET-vacature heeft
"CRM is de link tussen de kandidaat en onze klant. CRM is openstaan, krijgt daarvan melding. Hij ontvangt een taak
voor Atlantae dus eigenlijk candidates rela-
tionship management", grapt Van Lijsebet-
ten. "Het systeem bevat vandaag om en bij
de twintigduizend kandidaten. CRM stelt
ons in staat om hun cv's op een efficiënte
manier te coderen, zodat het systeem een
eenvoudige zoekmotor is geworden. Wan-
neer je een bepaald profiel zoekt, geef je
een aantal criteria in en CRM geeft je een
selectie kandidaten. Door meer criteria in
te geven, verfijn je je zoekopdracht."
Die criteriavelden maakte Van Lijsebetten
zelf aan: "CRM is erg gebruiksvriendelijk. In
de contactfiche voegden we velden toe
voor de huidige functie van de kandidaten,
waar ze wonen, hun talenkennis, enzo-
voort. Een aantal velden is verplicht in te vullen. CRM is
"CRM stelt ons in staat om cv's op een
immers pas zo krachtig indien alle velden relevante infor-
matie bevatten." efficiënte manier te coderen, zodat het
systeem een eenvoudige zoekmotor is
Medewerkers krijgen automatisch opvolgingstaken
geworden. Wanneer je een bepaald pro-
De cv's komen bij Atlantae op vier manieren binnen: via de
eigen en betalende jobsites, via sociale netwerksites, via fiel zoekt, geef je een aantal criteria in en
betalende databases en via de headhuntingactiviteiten van CRM geeft je een selectie kandidaten."
Atlantae. Wanneer een kandidaat bijvoorbeeld reageert op
een vacature die op de website gepubliceerd is, kan hij zijn om het cv van de kandidaat te coderen, hem of haar uit te
cv doorsturen. Via een xml-vertaalslag wordt zijn cv opgeno- nodigen voor een interview, enzovoort. Zo houden we el-
men in de database. Het CRM-systeem kijkt vervolgens kaar zonder het echt te weten op de hoogte van nieuwe
welke medewerker verantwoordelijk is voor het gezochte profielen. En we kunnen ook onze klanten voor wie we een
profiel. Hij of zij krijgt dan een opdracht in zijn CRM- permanente zoekopdracht hebben sneller helpen. Zij vra-
takenlijst om contact op te nemen met de kandidaat. Dank- gen om bepaalde profielen steeds te melden, omdat ze er
zij de integratie met Outlook kan de medewerker er ook continu naar op zoek zijn."
voor kiezen om een e-mail te krijgen in plaats van een taak.
Het is voor Atlantae erg belangrijk om een goed contact te
Al het e-mailverkeer met de kandidaat wordt ook getra- onderhouden met de kandidaten. Microsoft Dynamics CRM
ceerd in CRM. "Alle medewerkers hebben zicht op de con- helpt het bedrijf daarbij. "Wanneer een kandidaat zijn cv op
tacten met de kandidaat en de activiteiten die we in het een jobsite plaatst, wordt hij diezelfde dag nog minstens
kader van een wervingsopdracht ondernamen. Met Micro- twintig keer gebeld”, zegt Patrick Van Lijsebetten “Enerzijds
soft Dynamics CRM kunnen we een aantal van die commu- moet je dus snel zijn, en CRM helpt ons om de systematiek
nicatieprocessen automatiseren. We kunnen automatisch erin te houden, maar anderzijds kunnen we ook beter ver-
een antwoord sturen naar de kandidaat of automatisch mijden dat verschillende medewerkers de kandidaat
activiteiten aanmaken zoals mensen terugbellen, mails meteen contacteren. Dankzij CRM hebben we daar een
sturen, interviews inplannen, praktische zaken die we moe- goed zicht op en vermijden we dat we kandidaten twee
ten opvolgen en niet mogen vergeten, noem maar op." keer in het systeem stoppen of twee keer contacteren. Ook

4. het antwoord van de kandidaat kunnen we aan het dossier
toevoegen."
Voor meer informatie
Nieuwe toepassing verbetert work-life balance van
Voor meer informatie over de beschreven producten en dien- medewerkers
sten van Microsoft, bel naar +32 2 704 30 00 of bezoek Dankzij het gebruik van een CRM-systeem is de werksfeer
http://www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven bij Atlantae er sterk op vooruit gegaan. Kandidaten kunnen
die soortgelijke toepassingen gebruiken. meestal pas na de kantooruren getelefoneerd worden.
Atlantaes HR-consultants klopten dan ook lange dagen,
Voor meer informatie over Traviata, bel naar +32 (0)2 721 88 want tijdens de interviews maakten ze notities die ze
80 of bezoek http://www.traviata.be. meteen ook in de desbetreffende map stopten. Vandaag
hoeven ze dankzij de webtoegang van CRM niet meer op
Voor meer informatie over de Atlantae surft u naar
kantoor te blijven. Ze kunnen thuis de interviews afnemen
en de velden meteen online invullen. Dankzij de gestan-
http://www.atlantae.be.
daardiseerde aanpak kunnen medewerkers de historiek
van projecten raadplegen en gemakkelijk overnemen van
collega's die met vakantie zijn.
Integratie met telefoons
Ook de integratie met de telefoniesystemen helpt de me-
dewerkers enorm. Wanneer een kandidaat belt, wordt zijn
fiche automatisch geopend als de database het nummer
herkent. Atlantae integreerde ook Microsoft SharePoint
Services met CRM. Patrick Van Lijsebetten: "We gebruiken
het als een moderne bestandsserver. Zo hebben we een
snelle koppeling naar allerlei documenten zoals offertes,
interviewrapporten, kwaliteitscertificaten, revisies van pro-
jectopvolging en facturen. Vanuit de bedrijfsfiche in CRM
kun je aan die informatie."
Van Lijsebetten gebruikt Microsoft Dynamics CRM ook voor
marketingdoeleinden: "Omdat CRM geïntegreerd is met
Microsoft Office, kunnen we onze klanten bijvoorbeeld
nieuwsbrieven of whitepapers toesturen vanuit CRM. Een
Software and Services
aantal van onze consultants heeft ervaring in het coachen
van commerciële profielen. We bundelen op regelmatige
Servers Desktop Applications basis nuttige informatie in een whitepaper die onze klan-
Microsoft SQL ten moet helpen om nog beter te verkopen. Vanuit CRM
Server 2005 Business Solutions
creëren we dan een sjabloon voor de whitepapers en se-
Microsoft Dynamics
Developer Tools CRM 4.0 lecteren we een aantal vaste contacten die het document
moeten ontvangen."
Windows Services
Atlantae zal nog dit jaar ook een wervingsmodule voor exe-
Technologies
cutive search integreren. "Daarmee willen we bijvoorbeeld
nog sneller het juiste profiel kunnen opdissen voor een
bepaalde vacature. Vandaag dekt CRM al voor 98% onze
Partner noden. Voor de overige 2% is een klein beetje maatwerk
nodig. Met deze wervingsmodule heeft onze partner Travia-
Traviata ta een pasklare oplossing klaar voor onze sector”, besluit
Patrick Van Lijsebetten.