Spectron Business Solutions integreert Microsoft Dynamics CRM met Web Shop

1. Microsoft Dynamics CRM
Spectron Business Solutions integreert
Microsoft Dynamics CRM met Web Shop
Het in Antwerpen gelegen Spectron Business Solutions is een
toonaangevende specialist in oplossingen voor datamarketing. Het
bedrijf, dat vandaag 50 werknemers telt, maakt deel uit van de
Zweedse groep Bisnode en mikt resoluut op de leiderspositie op de
Belgische markt.
Tot 2008 maakte Spectron gebruik van een op maat ontwikkelde
mainframetoepassing om de interne CRM-processen te beheren.
Omdat het onderhoud ervan handenvol geld kostte, besliste
Spectron Business Solutions om over te stappen op een gloed-
nieuwe standaard CRM-oplossing.
CRM partner Traviata is erin geslaagd om op amper één maand tijd
de eerste fase van het CRM-project tot een goed einde te brengen.
Vandaag kan Spectron Business Solutions uitpakken met een CRM-
systeem dat bovendien geïntegreerd is met de Web Shop van het
bedrijf.

2. Het in Antwerpen gelegen Spectron Business Solutions is
een welgekende leverancier van oplossingen voor
Overzicht datamarketing. De wortels van het bedrijf gaan terug tot
Ketels Direct Marketing, een naam die velen bekend in de
Land : België
oren klinkt. In de jaren ’90 werd Ketels overgenomen door
Sector : Marketing
De Post, waarbij de naam veranderde in Vicindo. Na de
eeuwwisseling volgde een nieuwe overname door
Bertelsmann Group; voortaan ging het bedrijf als Arvato
Profiel van Spectron Business Solutions Services door het leven. Sinds 2008 heet het bedrijf
Spectron Business Solutions, en maakt het deel uit van de
Spectron Business Solutions is een gekende leverancier Zweedse groep Bisnode. Spectron Business Solutions
van oplossingen voor datamarketing. Het bedrijf, dat met haalt vandaag met 50 werknemers een omzet van 5,5
50 werknemers een omzet van 5,5 miljoen euro haalt, miljoen euro.
behoort tot de internationale Zweedse groep Bisnode.
Nummer één
Uitdaging
Bisnode, Europees marktleider in de publicatie van digitale
Het op maat ontwikkelde systeem voor het beheer van
businessinformatie, overkoepelt ongeveer 80 bedrijven in
klantenrelaties bij Spectron Business Solutions was zeer
20 landen. De groep telt 3500 werknemers en haalt een
duur in onderhoud en bood geen integratiemogelijkheden
omzet van bijna een half miljard euro. De ambities van de
met de Microsoft omgeving.
groep zijn niet min: nummer één worden in Europa met
Oplossing een jaarlijkse groei van 10%.
Spectron Business Solutions vond in Microsoft Dynamics Ook de Belgische dochter, Spectron Business Solutions,
CRM een geschikte standaardoplossing die geïntegreerd wil niet bij de pakken blijven zitten. Alain De Schouwer,
werd met de Web Shop van het bedrijf. CRM partner General Manager bij Spectron Business Solutions:
Traviata is erin geslaagd om op één maand tijd het “Spectron Business Solutions is sterk gewapend om op de
CRM-project tot een goed einde te brengen. lokale markt de belangrijkste speler te worden in data-
marketing, met een reeks oplossingen die op vier pijlers
Voordelen rusten: data delivery, data quality, data intelligence en
database management.”
• Integratie van Microsoft Dynamics CRM met Web Shop
• Snelle implementatie op één maand tijd
Zelf ontwikkelde software
• Efficiënter werken met standaard Microsoft platform In het verleden maakte Spectron gebruik van een op maat
ontwikkelde mainframe toepassing waarmee de processen
• Managementrapportering met betere controle over de voor klanten-, relatie- en orderbeheer werden aangestuurd.
pipeline Peter De Witte, Data & Operations Manager: “Het voordeel
van zo’n systeem is natuurlijk dat het op maat geschreven
• Integratie met orders en facturen uit Dynamics NAV
is. Maar je botst al snel op een hele reeks nadelen. Iedere
• Vlotte samenwerking met CRM partner Traviata aanpassing in een maatoplossing kost namelijk een
fortuin, en het gebrek aan integratie met de Microsoft
omgeving is niet bepaald bevorderlijk voor de efficiëntie in
het dagelijks gebruik.”
Nieuwe CRM oplossing
In 2007 besliste het management om naar een nieuw
CRM-systeem over te stappen. De ervaring uit het verleden
indachtig, besliste Spectron dat het deze keer een
www.traviata.be standaardoplossing zou worden. “Natuurlijk moesten
+32 (0)2 721 88 80 aanpassingen aan de software mogelijk blijven, maar je
moet telkens toch de overweging maken of een aanpas-
sing echt nodig is”, aldus Peter De Witte.

3. Op de behoefteanalyse volgde de pakketselectie, en die
leidde naar Microsoft Dynamics CRM, de oplossing die ook
het toenmalige moederhuis Arvato had geselecteerd om in
alle Europese vestigingen te implementeren.
De overname door Bisnode in 2008 plaatste het bedrijf
voor een bijkomende uitdaging: de keuze voor Microsoft
Dynamics CRM lag immers vast, en Spectron moest het
nieuwe CRM-systeem op amper één maand tijd implemen-
teren. Gelukkig kon het bedrijf bouwen op de ervaring
van CRM partner Traviata, die al meer dan 100 Microsoft
Dynamics CRM implementaties achter de rug heeft.
Peter De Witte: “Een CRM-implementatie op één maand tijd
realiseren is een echte uitdaging. Wij waren onder de Foto: Alain De Schouwer (Spectron), Peter De Witte (Spectron),
indruk van het professionalisme en de snelheid waarmee Katie Smekens (Spectron), Wim Geukens (Traviata)
Traviata te werk ging. In één week tijd werd een
vergadering georganiseerd en een behoefteanalyse “Een salesmanager moet op ieder ogenblik weten
uitgevoerd; de volgende drie weken werden besteed aan wat er in zijn team gebeurt en hoe het met de
ontwikkeling, implementatie en opleidingen.” pipeline gesteld is. Daar ligt volgens ons de echte
Return on Investment van een CRM-oplossing”
Integratie tussen Web Shop en Dynamics CRM
Alain De Schouwer, General Manager, Spectron
De meest in het oog springende realisatie bij Spectron is
ongetwijfeld de integratie tussen Microsoft Dynamics CRM Business Solutions
en de Web Shop. Telkens iemand zich via de website
registreert, wordt automatisch een nieuwe relatie in Opportuniteiten voor nieuwe diensten
Microsoft Dynamics CRM aangemaakt.
Traviata voorzag bij de implementatie in een integratie via
Wanneer online een offerte wordt aangevraagd, wordt in Web Services tussen Microsoft Dynamics CRM en de
Microsoft Dynamics CRM een opportuniteit gecreëerd. Spectron database. Vanuit de fiche van een relatie in
Indien die offerte in een volgende fase tot een bestelling Microsoft Dynamics CRM roept men bijvoorbeeld het bedrijf
leidt, zorgt Microsoft Dynamics CRM er meteen voor dat in kwestie op in de Spectron database, om zo een controle
een order wordt aangemaakt. Het toegekende order- uit te voeren op de juistheid van de ingevoerde gegevens,
nummer wordt daarna overgenomen door Microsoft of om deze te verrijken met extra informatie zoals omzet,
Dynamics NAV, waarin de facturatie gebeurt. personeelsbestand of sector.
Commerciële opportuniteiten die niet via de website
ontstaan, worden door het salesteam van Spectron
rechtstreeks in Microsoft Dynamics CRM ingevoerd, waarna
ze hetzelfde traject volgen. Katie Smekens, Marketing
Manager: “De integratie van het systeem met Microsoft
Outlook draagt ongetwijfeld bij tot het gebruiksgemak voor
de medewerkers. Het beheer van de agenda’s en het
e-mailverkeer gebeuren nu vanuit één enkel systeem.” Men kan ook opteren om de update van bepaalde
gegevens in CRM automatisch te laten verlopen op het
Ook een verdere integratie tussen de CRM-oplossing en het
moment dat er in de Spectron Databank een update
boekhoudsysteem Microsoft Dynamics NAV staat op het
gebeurt op deze records via een abonnement, zoals bv een
verlanglijstje van Spectron. Peter De Witte: “De enige
adreswijziging, enz.
correcte cijfers zijn afkomstig uit het boekhoudsysteem.
Door de omzetgegevens uit Microsoft Dynamics NAV te Daarnaast is het mogelijk om via verschillende zoekcriteria
importeren in Microsoft Dynamics CRM, zullen wij in staat de databank van Spectron rechtstreeks te bevragen, en de
zijn om op basis van correcte cijfers analyses te kunnen gevonden gegevens met één klik te transfereren naar het
uitvoeren in het CRM-systeem.” eigen CRM systeem.

4. Dit opent voor Spectron Business Solutions alvast
perspectieven om aan klanten nieuwe diensten aan te
bieden. “Wij overwegen om dit als een extra vorm van
Voor meer informatie
dienstverlening te commercialiseren. Ieder bedrijf dat
gebruik maakt van een systeem zoals Microsoft Dynamics
Voor meer informatie over de beschreven producten en CRM, krijgt dan rechtstreeks toegang tot de Spectron
diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00 of database vanuit de CRM-oplossing. Zo kan ieder bedrijf de
bezoek http://www.microsoft.be/cases. U vindt er andere kwaliteit van haar eigen CRM-database op een efficiënte
bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken. manier optimaliseren”, aldus Alain De Schouwer.
Voor meer informatie over Traviata, bezoek de website
www.traviata.be of bel naar +32 (0)2 721 88 80.
Voor meer informatie over Spectron Business Solutions,
breng een bezoekje aan de website www.spectron.be of
bel naar +32 (0)3 610 33 00 .
Return on Investment
Software and Services
Terwijl de eerste fase van de Microsoft Dynamics CRM
Servers Business Solutions implementatie bij Spectron vooral gericht was op
Microsoft Dynamics CRM 4.0.
administratieve processen, wil Spectron zich in een
Developer Tools
Microsoft Services volgende fase toeleggen op de managementprocessen.
Windows
“Wij willen de standaard rapporteringsmogelijkheden van
Microsoft Technologies het systeem intensiever gebruiken. Een salesmanager
Desktop Applications moet op ieder ogenblik weten wat er in zijn team gebeurt
Other en hoe het met de pipeline gesteld is. Daar ligt volgens ons
de echte Return on Investment van een CRM-oplossing”,
Partner aldus Alain De Schouwer.
Traviata
www.traviata.be
+32 (0)2 721 88 80