Независимый обзор систем управления задачами для малого и среднего бизнеса от компании Росконсалтинг: MS Outlook, Pyrus, Битрикс 24, Мегаплан.

1. Обзор инструментов контроля
поручений
2016. Сентябрь.

2. АКТУАЛЬНОСТЬ ДЛЯ ПЕРВОГО ЛИЦА
2

3. ОБЩАЯ СХЕМА КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ
3

4. ОБЩИЕ ВЫВОДЫ
4
ПараметрИнструмент MS Excel
MS Outlook+
Exchange
Pyrus Bitrix 24 Мегаплан
MS Project
Server
1. Простота системы для
конечного пользователя
(следовательно,скорость
обучения, сопротивление
внедрению)
2. Гибкость
(легкая перестройка бизнес-
процессов(система не
должна сковывать процесс
преобразований)
3. Функциональность
(важна не широта, а
оптимальность функционала)
4. Реализуемость принципов
тайм-менеджмента
5. Принцип одного окна
(почта+задачи)
ОБЩИЕ ВЫВОДЫ
MS Outlook+Exchange, Pyrus, B24 и Мегаплан
- подходящие системы управления для организации контроля поручений в компании

5. ПОДРОБНЫЙ ОБЗОР СИСТЕМ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ

6. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА MS OUTLOOK+EXCHANGE.
ЭТАП ПОСТАНОВКИЗАДАЧИ
6

7. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА MS OUTLOOK+EXCHANGE.
ЭТАП ПРИЕМКИ ЗАДАЧИ И ОТЧЕТНОСТЬ
7
Готово, % Значение:
0% Исполнитель не принял задачу
25% Исполнитель принял задачу
50% Выполнению задачи уделяется основное внимание, есть конкретные существенные результаты
(указать, какие).
75% Задача выполнена полностью, необходимо подтверждение выполнения руководителем. По
умолчанию – требуется подтверждение от руководителя. В случае если подтверждение
руководителя не требуется (об этом руководителю рекомендуется информировать при
постановке задачи), можно сразу завершить задачу.
100% Задача выполнена, руководитель подтвердил ее выполнение.

8. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА MS OUTLOOK+EXCHANGE.
ЭТАП КОНТРОЛЯ ЗАДАЧ
8

9. MS OUTLOOK+EXCHANGE: ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ
9
Основные достоинства данной комбинации в том, что она требует
минимального дополнительногообучения и полностью интегрированав
типовой рабочий процесс. Практически нет необходимости переключатся
между почтой (котораяпостоянно открыта) и какой-то другой системой. Это
благоприятствует внедрению.
Основной недостаток заключается в том, что функционал данной связки
резко ограничен и не предназначен для командной работы над задачами.
Основное назначение задач в аутлуке — делегирование между двумя
сотрудниками. Ограничены возможности обзора задач, коммуникации
между исполнителем и инициатором задачи, отсутствует иерархия задач и
т.п. Есть возможность развернуть систему контроля поручений руководителя,
однако это требует выработки и соблюдения неочевидных правил работы в
системе, а также дополнительногочеловеческого ресурса по поддержанию
порядка.

10. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА PYRUS.COM
БОЛЬШОЙ ПЛЮС - В СИСТЕМУ ЗАЛОЖЕНЫ ПРИНЦИПЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
10
•Все дела одним списком
•Все поставленные задачисразу появляются в папкеВходящие.
•Есть возможность установкиприложения Pyrus для iOS, Android, Windows
Phone. Работать в приложенияхможно даже при отсутствиидоступа к сети
интернет.
Pyrus – онлайн-платформа для запуска и автоматизации любых бизнес-процессов
самими пользователями.

11. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА PYRUS.COM
ПОСТАНОВКА, РЕАЛИЗАЦИЯ И ОТЧЕТНОСТЬ ПО ЗАДАЧЕ
11

12. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА PYRUS.COM
КОНТРОЛЬ И БИЗНЕС-АНАЛИЗ
12

13. PYRUS: ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ
13
Основное преимущество данного инструмента в редком сочетании простоты и
функциональности. Все основные действия совершаются в несколько нажатий и, по
большей части, интуитивны. Вместе с тем, система позволяет очень эффективно
(быстро и без привлечения профессионалов ИТ) автоматизировать документооборот и
другие регулярные процессы.
Pyrus позволяет отслеживать задачи, согласовывать документы и налаживать бизнес-
процессы. Pyrus отличает высокая скорость работы, понятный интерфейс и
возможность гибкой настройки продвинутым пользователем ПК. Меньше чем через
два года, прошедших с момента создания, к Pyrus подключились более 100 тыс.
пользователей из России и США. Совкомбанк (кредитная организация, в которой
работает более 7000 сотрудников) настроил в Pyrus свыше сотни процессов.
Возможность создавать фотоотчеты избавляет крупные компании с филиалами в
разных регионах от необходимости направлять туда ревизоров, проверяющих
внешний вид помещений на соответствие принятым в компании стандартам.
Основной недостаток в том, что Пайрус в любом случае является “еще одной
системой”, и для работы с задачами сотрудникам требуется регулярно заходить в него.
Отчасти это компенсируется расширениями Пайруса для пакета MS Office, однако они
не способны закрыть все вопросы, и Пайрус всегда будет соседствовать с почтой.

14. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА BITRIX24 (1 ИЗ 5)
14
Большой плюс системы, что задачи не оторваны от проектов!
«Битрикс24»—социальныйинтранет, включающийв себя, наряду с CRM, систему управления задачами.
Создан и поддерживается российскойкомпанией«1С-Битрикс». Работаеткак облачныйсервис, но
возможна и поставка коробочнойверсии. По оценкам компании-разработчика, сервисом «Битрикс24»
пользуются свыше188 тыс. компанийв странах СНГ и за рубежом.

15. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА BITRIX24 (2 ИЗ 5)
15
Удобный обзор стадий выполнения задач в различных разрезах

16. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА BITRIX24 (3 ИЗ 5)
16
Удобный интерфейс для исполнителя, позволяющий планировать
очередность выполнениязадач

17. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА BITRIX24 (4 ИЗ 5)
17
Возможность учета занятости.
При создании задачи есть возможность включения учета времени, определения плановых затрат времени по
задаче и контроля его расходов, анализа того, кто из подчиненных укладывается, а кто нет.
Следить за занятостью сотрудников с помощью диаграммы. Формирование отчетов по затратам времени и
подведение итогов работы за месяц - по отделу и по каждому сотруднику.
На счетчике на минимизированной панели«Рабочий день» есть возможность видеть сколько времени
потрачено на задачу и есть ли запас времени, возможность не допускать перерасход - вовремя ставьте задачу
на паузу или переключаться на другую.

18. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА BITRIX24 (5 ИЗ 5)
18

19. БИТРИКС24: ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ
19
«Битрикс24» обладает всем необходимым функционаломдля работыс задачами. К томуже
«Битрикс24» становится облачным хранилищем для всех рабочих файлов и документов,к
которым каждый сотрудник имеет доступ (права доступа настраиваются).Такое совмещение
очень практично,так как часто компаниям приходитсяиспользовать помимо системы для
управлениязадачами ещё и сторонний облачный сервис. Плюс ещё и в том,что документы,
загруженные в систему, можно редактироватьнепосредственно в ней,избегая повторных
закачек и путаницы в редакциях.
Самаяинтереснаяфишка системы — это рабочаясоциальнаясеть. В ней можно быстро и
легко обсудить текущие дела.«Живая лента» поможет всем всегда быть в курсе важных
событий компании.Возможность«лайкать»комментарии позволяет сотрудникам быстро
выражатьсвоё мнение.Встроенный мессенджер помогает общаться в режиме реального
времени,не используя посторонние программыобмена сообщениями.Причём мессенджер
сделан очень грамотно.При установке статуса «занят», сообщенияне всплывают на экране,
только индикатор обозначает количество новых сообщений.А вся переписка хранитсяв
истории и при необходимости всегда можно найти нужное сообщение.
Главным недостатокомсистемыявляется чрезмерный ненужный функционали большое
кол-во кнопок при работе с порталом.

20. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА МЕГАПЛАН (1 ИЗ 7)
20
В списке задач — ответы на главные вопросы
«Мегаплан» —облачная система управления бизнесом, включаетв себя CRM, ERP и
инструменты для постановкии делегирования задач.

21. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА МЕГАПЛАН (2 ИЗ 6)
21
Позволяет заметить проблему вовремя
Команда привлекает внимание
к проблемным задачам с помощью
«пожара». Горящие задачи выделяются
списке, и им можно уделить особое
внимание. Это поможет узнавать
о потенциальных проблемах до того, как
будет слишком поздно.
Позволяет понять причины
Вся информация о работе уже
собрана в задаче, и руководителю
легко разобраться в причинах
проблемы. Кто за что отвечал?
Что и когда пошло не так? Какая
часть работы сделана? Все ответы
здесь.

22. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА МЕГАПЛАН (3 ИЗ 6)
22
Позволяет позвать на помощь
Если сотрудник не справляется,
руководитель подключает
к задаче коллег или полностью
меняет команду. История задачи
и все документы остаются
на виду.
Позволяет запросить перенос
дедлайна

23. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА МЕГАПЛАН (4 ИЗ 6)
23
Позволяет находить бездельников

24. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА МЕГАПЛАН (5 ИЗ 6)
24
Позволяет оценить качество работы
сотрудников
Мегаплан помогает оценить не только
количество, но и качество работы. Зайдите
в любую задачу и посмотрите, какие
приложенырезультаты. Скачайте любой
документ. Оцените комментарии.
Позволяет вести
учет рабочеговремени

25. ОБЗОР СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ НА МЕГАПЛАН (6 ИЗ 6)
25
Правила
Часто бездельникипоявляются
в компании, гдене стандартизирована
работа. С помощью раздела
«Обсуждения» руководитель создаетсвод
правил компании, которыйувидятвсе
сотрудники.
Бонусы и штрафы
За срочныеи сверхурочныезадачи
назначаются денежныеили условные
бонусы. За просроченныезадачи
руководитель можетназначить штраф.
Бонусы и штрафы учитываются
в зарплате.
Спокойное увольнение
Когда все возможностиистощены и компания расстается
с сотрудником, Мегаплан поможетаккуратно передать
его дела. Так как переписка и файлы по каждойзадаче
сохраняются, новыйсотрудник легко входитв курс дела.
Работа продолжается.

26. МЕГАПЛАН: ЦЕНА ВОПРОСА И ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ
26
Система обладает хорошим, ясным, логичным интерфейсом (дизайн системы делала студия
Лебедева).
Достоинства.
Работниквидит только те задачи, по которым он назначен как ответственный или аудитор (т.е.
наблюдатель),можно легко отфильтроватьте задачи, которые сейчас нужны, и отсортироватьих по
разным критериям.Руководитель может видетьвсе задачи по всем проектам.
Структура компании гибко настраивается, например, уодного работника можетбытьнесколько
руководителей.
Если задачу назначает коллега или подчиненный, то можно задачу принять или отклонить.Если
руководитель, то она сразу становитсяв работу.После того, как исполнитель выполнил задачу,
руководитель, который ее поставилдолжен ее утвердить, или вернутьв доработку.
К любому комментариюможно прикрепитьфайл, это удобно.
Недостатки.
Недостатки несущственные.
Учет времени вроде есть, но реализован странно, когда пишешькомментарий, можноприписать,
сколько часов потратилна решение этой задачи в конкретный день. Нельзя посмотретьобщую
статистику . Есть ярлыки (они называются метки), но у каждого сотрудника они свои. Хотя их нужно
делать общими для всей команды.
Вывод: Интерфейс удобный, система хорошо продумана, за исключением небольших недоработок,
и есть надежда, что разработчики доведут ее до ума. Простая и удобная система контролядоступа.

27. ДЕТАЛЬНЫЙ СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ (1 ИЗ 2)
27
ПараметрИнструмент MS Excel
MS Outlook+
Exchange
Pyrus Bitrix 24 Мегаплан
MS Project
Server
ПОСТАНОВКА ПОРУЧЕНИЙ
1. Возможность
постановщиком
корректировать параметры
задачи в случае изменения
обстоятельств
2. Возможность автоматически
делать из письма поручение
(тесная интеграция с
почтовым сервисом)
КОНТРОЛЬ ПОРУЧЕНИЙ
3. Удобство электронных форм
для контроля
4. Гибкость настройки прав
доступа
ВЫПОЛНЕНИЕ И ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОРУЧЕНИЙ
5. Удобство работы с
задачами исполнителями
(единый список всех задач)
6. Возможность разбиения
задач на подзадачи. (Дерево
задач). Возможность
назначения каждой
подзадаче ответственного,
срок и круга доступа.
Возможность в подзадачу
копировать файлы и
переписку из основной
задачи.
7. Возможность настройки
маршрутов и шаблонов
задач
8. Возможность работы с
мобильного приложения, в
том числе оффлайн

28. ДЕТАЛЬНЫЙ СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ (2 ИЗ 2)
28
ВЫВОД: MS Outlook+Exchange, Pyrus, B24 и Мегаплан - подходящие системы для
организации контроля поручений. Основная причина того, почему при их покупке
система контроля поручений так и не начинает работать - отсутствие внедрения.
ПараметрИнструмент MS Excel
MS Outlook+
Exchange
Pyrus Bitrix 24 Мегаплан
MS Project
Server
АНАЛИЗ ПОРУЧЕНИЙ, НАЧИСЛЕНИЕ ПРЕМИЙ, ДЕПРИМИРОВАНИЕ
9. Возможность
автоматического запроса на
проверку качества
исполнения поручения
постановщиком при ее
выполнении
10. Возможность выгрузки
выполненных задач для
оценки за период
11. Гибкость при фильтрации и
выгрузки задач по нужным
срезам, в том числе по
проектам
ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ
12. Отсутствие необходимости
дополнительных затрат на
покупку лицензий
13. Интуитивность работы
инструмента (вирусность
внедрения)
ОБЩИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ MS Excel
MS Outlook+
Exchange
Pyrus Bitrix 24 Мегаплан
MS Project
Server

29. КАК ВНЕДРИТЬ СИСТЕМУ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ В КОМПАНИИ?
29
 Определить основные функциональные требования к системе контроля
поручений
 Выбрать ИТ-решение
 Апробировать систему контроля поручений в пилотном
режиме на базе одного подразделения
 Разработать регламент системы контроля поручений
 Провести групповое обучение работе в системе
 Провести индивидуальный коучинг руководителей работе в системе
 Разработать правила и провести обучение секретариата по контролю
поручений руководителя

30. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
САЙТ: WWW.RC.MSK.RU
ПОЧТА: INBOX@RC.MSK.RU